Zoho Forms : au-delà de la collecte des données

Zoho Forms : au-delà de la collecte des données



Il est reconnu que les formulaires en ligne sont depuis longtemps des outils efficaces pour la collecte de données. Leur potentiel ne se limite toutefois pas à cela. Les organisations, peu importe leur taille, ont tendance à intégrer le processus d'approbation dans leur quotidien. Qu'il s'agisse de demandes de congés, d'achat, de propositions de projets ou de remboursements de frais, les demandes d'approbation peuvent être compliquées à gérer et prendre beaucoup de temps. Les heures passées à rechercher les approbateurs à travers différentes documentations et à s'efforcer de maintenir la transparence peuvent nuire à la productivité et avoir un impact sur l'efficacité globale de votre entreprise.
Cet article montre comment Zoho Forms vous permet de mettre en place et d'automatiser un processus d'approbation au sein de votre organisation. 

Automatiser les approbations en toute simplicité

Un processus d'approbation guide une demande du début à la fin, en s'assurant que toutes les bonnes personnes en prennent connaissance et donnent leur accord. Avant d'aborder les avantages spécifiques de l'utilisation de Zoho Forms pour rationaliser les processus d'approbation, passons rapidement en revue les premières étapes d'une transition fluide vers un processus d'approbation efficace et rationalisé.



  • Identifier les processus d'approbation de votre organisation qui comportent plusieurs étapes. Ce sont ceux qui peuvent bénéficier le plus de l'automatisation.
  • Examiner les critères et exigences spécifiques de chaque processus d'approbation et s'assurer que le système automatisé peut se conformer aux politiques et procédures de votre organisation.
  • Choisir un créateur de formulaires en ligne doté de puissantes capacités d'automatisation qui vous permet de concevoir et de mettre en œuvre facilement des flux de travail d'approbation.
  • Créer des formulaires d'approbation qui capturent toutes les informations nécessaires pour chaque processus.
  • Définir une séquence d'approbateurs pour chaque étape du processus.
  • Garder les approbateurs et les demandeurs dans la boucle en envoyant des notifications.
Comme l'automatisation de l'approbation est un processus itératif, vous devrez évaluer et adapter en permanence vos flux de travail afin d'optimiser l'efficacité et de répondre aux besoins qui se font jour.

En quoi Zoho Forms vous aide-t-il à rationaliser vos processus d'approbation

Zoho Forms vous offre une solution automatisée et efficace pour rationaliser tous vos processus d'approbation grâce à des formulaires d'approbation personnalisés, adaptés à vos besoins. Prenons par exemple le processus d'approbation des demandes d'achat. Au lieu d'avoir à gérer des piles de formulaires papier ou de longues discussions par e-mail, vous pouvez concevoir un formulaire en ligne intuitif qui capture les informations nécessaires à l'achat, telles que les détails du produit, les quantités, les budgets et les justifications. Une fois le formulaire soumis, le processus d'approbation s'enclenche.
 
Avec Zoho Forms, vous pouvez mettre en place des workflows d'approbation automatisés pour transférer les demandes aux responsables des services concernés de votre entreprise. Vous vous assurez ainsi que les bonnes personnes reçoivent les demandes, ce qui élimine les blocages et accélère le processus d'approbation.
  • Créer des workflows d'approbation sans avoir de connaissances en codage.
  • Configurer plusieurs niveaux d'approbation avec des approbateurs désignés au sein de votre organisation.
  • Notifier les approbateurs lorsque de nouvelles entrées de formulaire sont reçues pour revue.
  • Recevoir des mises à jour en temps réel directement dans votre boîte mail à chaque étape du processus d'approbation.
  • Envoyer des e-mails personnalisés aux demandeurs à chaque étape de l'approbation et lors de l'approbation finale ou du refus.
  • Permettre aux approbateurs de donner les raisons de leur décision afin que les autres approbateurs puissent en tenir compte.
  • Faciliter la collaboration entre les approbateurs en autorisant les commentaires et les discussions.
  • Autoriser l'administrateur chargé de l'approbation à approuver ou à refuser les demandes au nom des autres approbateurs.
  • Envoyer un e-mail ou un SMS, ou assigner une tâche, lorsqu'un ensemble défini de conditions sont remplies lors de l'approbation finale ou du refus. Par exemple, si une demande de dépense dépassant un certain montant est approuvée, vous pouvez envoyer un e-mail aux responsables concernés, afin qu'ils soient informés des dépenses importantes qui requièrent leur attention.
  • Intégrer des formulaires dès l'approbation des données qui y sont saisies.
  • Mettre en place un workflow d'approbation en ligne ou hors ligne grâce à l'application mobile de Zoho Forms.

Les cas d'utilisation du workflow d'approbation des formulaires

Les workflows d'approbation de formulaires sont courants dans les entreprises et les organisations qui ont besoin de collecter des données, puis de les examiner et de les approuver avant de les traiter. Voici quelques exemples d'utilisation des workflows d'approbation de formulaires :

Onboarding des employés

Dans les organisations où toutes les activités administratives sont gérées par une seule personne ou qui n'ont pas encore mis en place une division RH, le responsable peut utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les informations concernant les nouveaux employés, telles que les données personnelles, la fonction et le service, puis envoyer le formulaire pour approbation aux responsables ou chefs d'équipe concernés avant que l'employé ne puisse être officiellement intégré dans l'entreprise.

Demandes de congé

Les organisations peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les demandes de congé des employés, y compris le type de congé, les dates et les raisons. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables concernés avant que le congé ne soit autorisé.

Demandes d'achat

Les entreprises peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les demandes d'achat des employés, en indiquant les articles, les quantités et les budgets. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables ou chefs de service concernés avant que l'achat ne soit autorisé.

Rapports de dépenses

Les entreprises peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les notes de frais des employés, y compris les dépenses telles que les voyages, l'hébergement et les repas. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables concernés ou au personnel comptable avant que les dépenses puissent être remboursées.

Demandes de services

Les prestataires de services peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour recueillir les demandes de services des clients, y compris le type de service, l'étendue et le budget. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux chefs de projet ou au personnel chargé de la prestation de services avant que le service puisse être lancé.
 
 
Utilisez-vous Zoho Forms dans votre organisation ? Partagez avec nous dans les commentaires comment vous utilisez Zoho Forms à différentes fins dans votre organisation.

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                                    Imagine this: You're a recruiter working with multiple vendors on a high-volume hiring project. You’ve just updated a job description after a last-minute change from the hiring manager. One of your vendors, however, is still working off the older version
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                                    Hello. I need to make a constraint on expired batch items not to be sold. Is it possible in Zoho Inventory? if so, then how? Thanks for further help.
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                                    Dear Zoho Books This is not the first time but it seems to be 3 times per week now that the system is extremely slow. I work on Zoho Books 95% of my day so this is very frustrating. Zoho you need to do something about this. I have had my IT guy check
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                                    We maintain our product details in an other system. These details are synchronized with Zoho at the end of each day, through an API. This has worked perfectly sofar. But last Monday, all product codes and some other product data have been wiped during
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                                    I purchased a customer user license, but we cannot see the project I added in the customer account. I would like to ask for support on what we should do.
                                  • Add Ability to Use Zoho Finance Tags

                                    For Zoho Finance (Books and Inventory), the current actions do not allow us to affect the tags associated with the entities in question (customers, vendors, items, etc.). Please consider adding this functionality into the actions.
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                                    We have implemented Zoho Sign in our website by using embeded signing, It works perfectly on Chrome. But it fails on Safari, We get stuck on Zoho Sign Page during redirection from Zoho Sign to our website after signing the document, Please let us know
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                                    I have two problems : 1 - I am using Airflow to trigger my pipeline, and when I tested it, it worked fine a couple of times. However, after that, I received an error: {"code":429,"message":"Request rate limited"}. I didn’t send too many requests — maybe
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                                  • how to differentiate if whatsapp comes from certain landing page?

                                    I create a Zobot in SalesIQ to create a Whatsapp bot to capture the lead. I have 2 landing pages, one is SEO optimized and the other want is optimized for leads comes from Google Ads. I want to know from which landing page this lead came through WhatsApp
                                  • YouTube Live #1: AI-powered agreement management with Zia and Zoho Sign

                                    Hi there! We're excited to announce Zoho Sign’s first YouTube live series, where you can catch the latest updates and interact with our Zoho Sign experts, pose questions, and discover lesser-known features. We're starting off by riding the AI wave in
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