Tip #7: データの重複を未然に防ぐには事前の設定が重要
こんにちは。 先週に続いて、今週もCRMのデータメンテナンスについて紹介します。 CRMの機能を最大限活用するのと同じくらい、データベースを最新かつきれいな状態に保つことは重要です。今回は、CRMの重複レコードが登録されないよう予め設定するヒントをご紹介します。 Tip #7: データの重複を未然に防ぐには事前の設定が重要 CRMを使う人が増えれば増えるほど、データの重複が発生しやすくなり、登録されているデータ数が増えると手動で重複を確認することも難しくなるでしょう。 まずは登録段階で重複を防ぐことが大事です。 一意の項目として設定する 項目の設定で、「値の重複を許可しない」を選択すると、その項目に同じデータが登録されないように予め設定することができます。たとえば、メールアドレスの項目を一意の項目として設定しておくと、既に同様のメールアドレスがCRM上に登録されている場合、同じメールアドレスのレコードが登録できないようになります。 パスポート番号や会員番号などをカスタム項目を使って管理する場合にも、同様の設定をすることでデータの重複を防げます。 このように、Zoho CRMではすでに存在しているデータがある場合、重複するデータを持つ見込み客や連絡先の登録ができないよう予め設定できます。
Tip #4: フィードの自動フォロールールを使って重要なレコードの最新情報を見逃さない
4回目を迎える今回は、「Tips&Tricks」シリーズの4番目のヒントは、あなたにとって重要な情報を見逃さない環境を整える機能を紹介します。 CRM上のデータベースにはたくさんの情報が溢れかえっているため、重要な情報を見逃してしまう場合があります。それは色々なケースで発生します。 今月の目標達成に関わる大型商談など、注意が必要なもの 受注の見通しが低い商談 最近の施策で獲得した見込み客で、まだアプローチを行なっていないもの 先週完了予定なのに未完了になっているタスク 追加の割引が必要な見積りや商談 ここで課題になるのが、これら全ての情報を管理できるかどうかです。 それを可能にするのが、フィードの自動フォロールールーです。 フィードでは、自分がフォローするよう設定したレコードの最新情報を得られることはご存知かと思いますが、どのようにレコードを決めますか? 自分が所有するレコードの更新は自動的に取得されますが、チームの他メンバーが所有するレコードをフォローする必要がある場合に、各レコードを手動で確認しながらフォローするのは非効率的です。 その場合は、指定した条件に基づいて自動でフォローできる自動フォロールールを設定しましょう。レコードが、指定した条件を満たすと自動的にフォローし、フィードで更新が表示されます。
「ZOHO ONE」とは
Zoho Oneとは何でしょうか? Zoho oneは、手頃な価格で完全な管理統制を実現しています。 Zoho One組織の管理者と所有者は、ユーザー管理、チームガイダンス、セキュリティポリシーなど、ビジネスデータ全体にわたるすべての権限も持っています。 モバイルアプリは、1回のログインとパスワードで、ノートパソコンまたはデスクトップで同様のユーザーエクスペリエンスを達成することができます。 Zoho Oneは柔軟性があり、Zoho Oneを使用して組織全体のすべての従業員が活用できます。AndroidおよびiOS用のモバイルアプリケーションを介して作業を行うことも可能です。 利点: ①オールインワンソリューション Zoho Oneは、あらゆる規模のビジネスを効率的に実行するための40以上のアプリケーションを含むフル機能のプラットフォームです。すべてのアプリケーションはエンタープライズ機能を備えているため、販売、ビジネスのマーケティング、経理、チームメイト、顧客などとのコミュニケーションが円滑に行われ、ワークフローがスムーズになります。 Zoho Oneは、このプラットフォームが各部門をより低いコストで接続するため、経費の削減に役立ちます。ビジネスは、チームと連携してワークフローを統合し、組織の効率性を円滑にすることができます。
zoho サービス同士のの連携
ZohoOneでは、統合できるアプリケーションは事前に承認されているため、 好みのデータを同期を設定することができます。 ほとんどのzohoサービスに”連携”リンクがあるので、そちらから変更することが可能です。 例えばCRMでは、Zohoの統合は主に "Market Place> Zoho"のにあります。 オンラインヘルプに各アプリケーションの統合に関する内容もございますので是非お目通しください。
商談: 関連リスト:チェックリストに関して
商談タブで関連リストの順番を変更していた所、「チェックリスト」という項目が表示されていました。 この項目は何を目的にどの状況で活用するものですか?
Tip #3: モバイルアプリのチェックイン機能でクライアントへの訪問を記録
こんにちは! 今週も活用法をご紹介します。前回の投稿を見逃した方はこちらよりご覧ください。 今回は、全ての営業担当者と営業マネジャーにおすすめの機能をピックアップしてお届けします。 Tip #3: モバイルアプリのチェックイン機能でクライアントへの訪問を記録 クライアントへの訪問が終わり一息ついたのもつかの間、やる事はたくさん。 次はマネージャーに電話して結果を報告しなければいけません。その後、Zoho CRMで予定を作成/更新して、上司に報告した内容と同じ内容をメモに残します。 マネージャーに電話して訪問結果を報告 Zoho CRMで予定を作成/更新して、見込み客または連絡先に関連付ける 上司に報告した内容と同じ内容をメモに残す 一日に多くのクライアントを訪問する営業担当者にとって、上記のプロセスは時間のムダと言わざるを得ません。モバイルアプリのチェックインをぜひ使ってください。担当者が訪問の合間に簡単に情報を追加できるので、作業の効率化がはかれるだけでなく、営業マネージャーと担当者間での情報共有にも最適です。 営業担当者は訪問が終わったあと、チェックインすればワンクリックで訪問に地図タグを付けることができます。会ったクライアントの情報を記録するだけでなく、リアルタイムでCRMのデータに追加されるので、チームメンバーも状況を簡単に把握できます。
Tip #2: タブのレイアウトに基づいて見込み客の変換の関連付けを設定する
こんにちは! Zoho Communityより、今週のTipsを紹介します。前回の投稿では、見込み客のスコアリングでフォロー優先度をつける方法をご紹介しました。見逃した方はこちらをご覧ください。 今週のヒントは、CRMの重要な機能の一つであるカスタマイズに関連する情報をお届けします。 Tip #2: タブのレイアウトに基づいて見込み客の変換の関連付けを設定する 事業が複数に分かれていたり、様々な製品やサービスを扱う場合、CRMでページレイアウトを設定しているかもしれません。例えば、不動産会社で住宅用不動産と商業用不動産の売買を行なっているとします。 例えば、見込み客の項目は、その見込み客が何に興味を持っているのか、たとえば、マンションや別荘(住宅用不動産)か、オフィスビルや工場(商業用不動産)かによって異なります。したがって、見込み客タブには、住居用と商業用の2つのレイアウトがあります。 これは、一つのタブで多様な要件の管理を実現します。そして、見込み客を変換するときは、取引先と連絡先に同じ住居用/商業用レイアウトに関連付けする必要があります。 これは、見込み客の変換の関連付けの機能で設定が可能です。
Tip #1 優先順位をつけて効率的に見込み客をフォローする
こんにちは! Zohoコミュニティでは、皆さんから寄せられた質問や運用例に焦点を当てて、週一度「Tips and Tricks」を投稿します。 CRMを効率的にカスタマイズするのに役立つ機能や、まだあまり知られていない機能も紹介していきます。 ぜひお試しいただき、役に立った機能があれば教えてください。 本日のトピックはこちらです。 Tip #1:優先順位をつけて効率的に見込み客をフォローする 日々の営業活動で、すべての新規見込み客をフォローアップし、未完了のタスクと問い合わせを処理し、かつ新たな見込み客を開拓するのは容易ではありません。 日々の業務を円滑にこなすには、就業時間内にいかに生産性高く業務に取り組めるかが重要です。 本日は、購入につながりそうな重要な見込み客から優先的にフォローできるCRMの機能をご紹介します。 それがpro見込み客のスコアリングです。 スコアリングの設定方法を見てみましょう! まずは、項目に基づいたスコアルールを設定する必要があります。 例えば、ヘルスケア業界の見込み客、または年間売上が1万ドルを超える見込み客は、購入につながる可能性があるとします。そしたら、対象の項目により高い点数を設定することで、これらの見込み客に優先順位を付けられます。優先的にフォローが可能です。その他にも、メールを開封やクリックした場合や、SNSでのコメントやいいねに基づいたルールの設定も可能です。スコアリングルールの詳細はヘルプをご覧ください。