メールでのトッピング
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お客様が販売やサポートの問い合わせを送るために最もよく利用されるコミュニケーション手段はメールです。顧客対応チームはこれらのメールから詳細を収集し、手動でBiginアカウントに記録を作成して顧客フォローアップを行います。
このプロセスを簡素化し、これらのメールを自動的にパイプラインのレコードに変換する方法を見つけました。Email-Inトッピングを使用すると、Biginアカウントのパイプラインにメールエイリアスを作成し、これらのエイリアスで受信したメールを対応するパイプラインの新しいレコードに自動的に変換できます。さらに、レコードの詳細ページから直接これらのメールの問い合わせに返信することもできます。
2つのパイプライン（セールスとサービス）を持っていると仮定しましょう。Email-inのおかげで、これらのパイプラインに2つのエイリアスを作成できます - sales@zylker.bigin.com と service@zylker.bigin.com
注意
- もしメールが既存の連絡先からのものであれば、作成されるパイプラインのレコードはその連絡先に関連付けられます。
- もしメールが新しい顧客からのものであれば、送信者のメールアドレスで連絡先のレコードが作成され、それがパイプラインのレコードに関連付けられます。
利用可能性
- 最初のメールエイリアスは無料です。追加のメールエイリアスは、1つにつき5ドル/月で購入できます。
許可 - 管理者プロファイルを持つユーザーは、Email-inトッピングをインストールし、メールエイリアスを作成できます。
メール受信の設定
以下の手順に従って、Biginアカウントのメール受信設定を構成することができます。
- Email-inトッピングのインストール
- メールエイリアスの作成
Email-in Toppingのインストール
- 管理者権限を持つBiginアカウントにログインしてください。
- ［設定］→［統合/トッピング］に移動してください。
- ［Email-in］を検索し、［インストール］をクリックしてください。
メールエイリアスの作成
各パイプラインには1つのメールエイリアスを作成できます。最初のメールエイリアスは無料で、追加のメールエイリアスは1つにつき5 USD/月が請求されます。
メールエイリアスを作成するには
- ［設定］→［統合］→［トッピング］→［受信メール］
- ［メールエイリアスを追加］をクリックします。
- ［メールエイリアスの作成］ウィンドウで、
- メールエイリアスを入力してください。
エイリアスはbigin.comドメインを含みます。例えば、'sales.zylker'と入力すると、メールエイリアスはsales.zylker@bigin.comとなります。 - エイリアスの名前を入力してください。
- ドロップダウンからパイプラインを選択し、レコードが追加される場所を指定してください。
- ドロップダウンリストからレコードの所有者を割り当ててください。このエイリアスを介して追加されたすべてのレコードは、選択したユーザーに割り当てられます。
- 該当する場合、関連するタグを追加してください。
選択したタグは、このエイリアスを介して追加されたすべてのレコードに追加されます。 - クリック保存してください。
組織のメールアドレスに新しいメールアドレスが追加されると、対応するドメインが配信設定に追加されます。Biginからメールを送信する際に組織のメールアドレスを使用するためには、手動で確認する必要があります。メールインドメインの確認用には別の列がありますので、プライマリサーバー用とメールイン用の2つの列があります。
注意:
- Email-Inのインストールプロセス中、すべてのアクティブユーザーのドメインと確認済みのメールアドレスが、Email-Inのカスタム送信元アドレスとして含まれます。その後、このBiginアカウントに新しいユーザーが追加されるたびに、新しいユーザーのメールアドレスと確認済みの組織メールも自動的に追加されます。
- プライマリサーバーとEmail-Inサーバーの両方のメールドメインを、必要に応じて検証できます。たとえば、特定のドメインをEmail-Inからのメール送信にのみ使用したい場合は、そのドメインをEmail-Inサーバーのみに検証できます。ドメインが検証されていないメールアドレスは、赤いアラートアイコンで表示されます。
クローズされたレコードを自動的に再開する
この設定をオンにすると、以前にクローズされたパイプラインのレコードは、顧客がそのレコードに返信すると自動的に再オープンされます。たとえば、サポートリクエストが「解決済み」などのクローズされたステージに移行した場合、顧客がそのメールスレッドに後から返信すると、システムは自動的にレコードをクローズされたステージ（「解決済み」）からオープンなステージ（「再オープン」）に戻します。
例: 顧客がソフトウェア製品に関する技術的な問題を提出したとします。この問題は、メール経由でBiginにチケットとして作成されます。問題が解決された後、サポートチームは問題を解決済みとマークし、チケットをクローズします。数日後、顧客は同じスレッドにメールを送信して似たような問題に遭遇します。この機能を使用すると、システムを設定して顧客のメールアドレスを認識し、継続的なサポートの必要性を認識し、問題をオープンなステージに戻すことができます。これにより、サポートチームは新しいサポートチケットを開始するのではなく、迅速に問題に対応することができます。
閉じたレコードを再オープンするオプションの有効化
- セットアップに移動し、トッピングをインストールします。メールでサポートチケットを受け取るためのメールエイリアスを作成します。
- 閉じたレコードを再開するために、[返信時に閉じたレコードを再開する]オプションをオンに切り替えます。
- オープンおよびクローズドのステージを設定します。クローズドのステージは、レコードが再オープンする必要のあるステージを指し、オープンのステージは、再オープンされたレコードがメールを受信した後に移動するステージを指します。
例：サポートチームがチケットの処理に対してよく構築されたステージセットを実装しているとします。主要なステージは「オープン」と指定されており、サポートチケットが最初に作成されたときに入り、チームが顧客の問い合わせや問題に対応します。サポートチームが顧客の問題や照会を満足に解決した場合、チケットは「解決済み」などの「クローズド」ステージに進みます。この時点で、チケットは解決済みと見なされ、アクティブなキューから削除されます。一部の場合には、顧客が以前にクローズドされたチケットに関連するさらなる質問や問題があるかもしれません。そのような場合、顧客はクローズドされたチケットに返信し、フォローアップの質問や問題を示します。Biginは自動的にチケットを再オープンし、適切な「オープン」ステージに戻します。例えば、「再オープン」といったステージに戻り、サポートチームの対応を受けることができます。 - さまざまなクローズドステージから選択し、移行したい特定のオープンステージを選択できます。
- 保存をクリックします。これにより、レコードが「クローズ」ステージに移動し、顧客がメールでチケットに返信すると、再オープン機能によりチケットは自動的に「オープン」ステージに戻ります。
ドメインのメールエイリアスからメールを転送する
Email-Inで作成されたすべてのメールエイリアスには、bigin.comドメインが含まれます。（例：sales@zylker.bigin.com）ただし、すでにビジネスドメインのメールエイリアスを所有している場合（例：sales@zylker.com）、各メールクライアントでメール転送を設定して、自分のエイリアスからの受信メールをBiginに転送することができます。詳細はこちらをご覧ください。
メールによって追加されたレコードの管理
メールエイリアスで受信したメールは、新しいレコードとして変換され、対応するパイプラインに追加されます。レコードの詳細ページについて注意すべき重要なポイントは次のとおりです。
- レコードを他のステージに移動するには、ステージドロップダウンをクリックします。
- 同じメールスレッドで行われたメールの会話は、会話タブの下に時系列で表示されます。メールスレッド外の新しいメールは、パイプライン内の新しいレコードとして変換されます。
- メールには、会話タブから直接返信することができます。
- レコード詳細ページのメモと同様に、会話タブにはコメントオプションがあります。これらのコメントは内部で使用され、組織内の他のユーザーにタグ付けすることができます。
メールイントッピングのアンインストール
必要なくなった場合、BiginアカウントからEmail-inトッピングをアンインストールすることができます。このトッピングをアンインストールしても、以前に作成されたレコードは削除されません。
Email-inトッピングをアンインストールするには
- ［設定（
）］→［統合/トッピング］に移動してください。
- ［メール受信］の下にある［管理］をクリックしてください。
- ［アンインストール］をクリックしてください。