ユーザーの追加

ユーザーの追加

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このページは Bookings 2.0 のみに適用されます。Bookings 1.0 版の内容を確認するには、こちらのページをご覧ください。

1. 概要

Bookings では、ユーザーは Bookings にアクセスして自分の空き時間を追加し、予約を管理できます。顧客（クライアント）は予約ページを通じてユーザーとの予約を行います。ユーザーは複数のワークスペースに割り当てることができ、各ワークスペースに属する予約のみにアクセスできます。これは、異なる部門に割り当てられるイメージです。

2. 機能の提供状況

Idea
  1. すべてのプランで利用可能です。ユーザーの追加は、購入済みのユーザーライセンス数に基づきます。
  2. ロール
    1. スーパー管理者と管理者は、任意のワークスペースにユーザーを追加できます。
    2. ワークスペース管理者は、自分のワークスペースにのみユーザーを追加できます。
    3. マネージャーは追加されたユーザーを閲覧できますが、スタッフは他のユーザーを閲覧できません。

3. 概要

組織の従業員やスタッフを、Bookings アカウントのユーザーとして追加できます。これにより、各ユーザーは自分のログインで Bookings にサインインできます。ユーザーは自分のカレンダーを追加し、対応可能な時間を設定し、クライアントが予約できる予約ページでミーティングやサービスを提供できます。

ユーザーには、ロールを割り当てることができ、それぞれにあらかじめ定義された権限セットがあります。Bookings には5 種類のロールがあります。
  1. スーパー管理者 - すべての機能にフルアクセスできるユーザー。（組織にスーパー管理者は 1 名のみ）
  2. 管理者 - すべての機能にフルアクセスできるユーザー。
  3. ワークスペース管理者 - 特定のワークスペース内のすべての機能（連携機能を除く）にアクセスできるユーザー。
  4. マネージャー - 割り当てられたワークスペースの予約、イベントタイプ、ユーザーを編集できるユーザー。それ以外の機能については、連携機能を除き閲覧権限を持ちます。
  5. スタッフ - 割り当てられたワークスペースの自分の予約と顧客データのみにアクセスできます。
上記の権限は、ロールと権限機能を使用して、スタッフロール向けに調整できます。

4. 利用例

顧客との予約スケジュール管理に Zoho Bookings を利用している組織を例に考えてみます。
  1. この組織では、IT 部門長（オペレーション責任者）がサインアップしてスーパー管理者になります。その後、Zoho Bookings の管理をシニアマネージャーに委任し、すべてのワークスペースを管理できる管理者ロールを付与します。
  2. 管理者は、各部門長にワークスペース管理者ロールを割り当てます。部門長は、自分のワークスペース内の予約とユーザーのみを管理できます。
  3. 部門長は、各チームマネージャーにマネージャーロールを割り当てます。マネージャーは、自分のワークスペース内のすべての予約とユーザーを閲覧できます。
  4. チームメンバーにはスタッフロールが割り当てられ、自分の予約のみを閲覧・管理できます。
このようにユーザーロールによる階層構造を設けることで、プライバシーとセキュリティを維持しながら、効率的に予約を管理できます。

5. 新しいユーザーを追加する手順

Bookings にユーザーを追加するには、スーパー管理者／管理者がユーザーのメールアドレスを入力して招待メールを送信します。招待を承諾すると、ユーザーは Bookings にログインしてアクセスできるようになります。
手順は次の 2 段階です。

5.1 ユーザーを招待する

  1. 左上の Bookings アイコンの下にあるワークスペース名をクリックして、目的のワークスペースに切り替えます。
    画面左側のサイドバーで Users を選択します。

    Notesメモ: Users とは異なる名称が表示されている場合は、アカウントでカスタムラベルが設定されています。 カスタムラベルの設定を確認し、その用語に従ってください。

  2. 右上の + New User ボタンをクリックします。


  3. 招待を送信するユーザーのメールアドレスを、Invite Users ポップアップに入力します。複数のメールアドレスを入力することで、同時に複数ユーザーを招待できます。


  4. Workspaces ドロップダウンでは、ユーザーに複数のワークスペースを割り当てることができます。つまり、ユーザーは割り当てられたすべてのワークスペースのデータにアクセスできます。
  5. Role で、そのユーザーに割り当てるロールを選択します。
  6. Invite をクリックします。
Notes
メモ: 一度に入力できるメールアドレスは最大 50 件です。招待するすべてのユーザーに、同じロールを一括で割り当てることができます。

5.2 ユーザーがアカウントを確認する

ユーザーは、メールで送信された招待の Confirm Your Account リンクをクリックして招待を承諾します。リンクをクリックすると Bookings にリダイレクトされ、名前、連絡先番号、性別などの基本情報を入力し、プロフィール画像をアップロードできます。


ユーザーが追加されると、割り当てられたワークスペースの Users タブに一覧表示されます。ここから、プロフィールの編集、イベントタイプの割り当て、空き状況の管理、連携状況の確認、予約リンクの取得、提供するイベントごとの個別料金の設定が行えます。ユーザー管理オプションの詳細はこちら。

6. ユーザーを管理する

  1. ユーザーのプロフィールを編集する
  2. ユーザーを再招待する

6.1 ユーザーのプロフィールを編集する

  1. Users に移動し、対象のユーザーを選択します。
  2. Profile タブをクリックし、右側の Edit を選択します。
    ここでユーザー情報を更新できます。次の操作が可能です。
    1. ロールの変更
    2. ユーザーを 有効／無効 に設定
    3. ユーザーのプロフィール画像のアップロード
    4. 役職、連絡先番号、名前、生年月日の更新
    5. ユーザーに関する説明を追加（該当ユーザーの予約ページに表示されます）


6.2 ユーザーを再招待する

ユーザーが組織に参加していない場合、そのユーザーは Pending と表示されます。Users に移動し、該当ユーザーのカードで Re-invite ボタンを選択すると、招待メールを再送できます。


7. 注意事項

  1. スーパー管理者はデフォルトでユーザーとして追加されます。スーパー管理者をアカウントから削除することはできません。
  2. API 用のスタッフ ID は、対象ユーザーのプロフィールをクリックした際の URL から取得でき、API コールで使用できます。以下の URL でハイライトされているスタッフ ID を参照してください。https://bookings.zoho.com/#/app/staffs/summary/4050029000000026099/staff-info
  3. ユーザーが組織に参加できない場合、管理者はそのユーザーを再招待するか、ユーザーに対して (https://bookings.zoho.com) に直接アクセスして組織に参加するよう依頼できます。