データ共有の仕組み

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概要

データ共有では、どの役割のユーザーが追加したデータを、どの役割に共有するかを定義できます。たとえば、マネージャーが追加したデータをスタッフメンバーと共有できます。共有は「表示のみ」または「表示と編集」のいずれかに設定できます。

役割階層では、上位階層のユーザーは自分自身と自分の部下が追加したデータのみを表示できますが、データ共有を使用すると、この役割の既定の動作を上書きできます。

提供状況

データ共有は、Creator のすべてのプランで利用できます。
スーパー管理者、管理者、開発者のみが、データ共有を作成および管理できます。

1. 概要

どの組織も、基本的にはデータによって運営されています。公開用、社内用、個人用のいずれのアプリケーションであっても、フォームなどの基本タブから取得されるデータが、その後に行われるすべての処理の基盤となります。このデータを組織内の関係者間で共有することで、さまざまな業務プロセスを円滑に進められます。ただし、無制限なデータ共有を避けるためには、共有範囲を制限し、明確で厳格なガイドラインを設ける必要があります。

ユーザー権限は、アプリケーションのコンポーネントおよびそこに保存されるデータへのアクセス性を制御する 3 つの要素を内包しています。アプリケーションで権限、役割階層、データ共有ルールの機能を組み合わせて活用することで、標準化され、統制されたデータ管理を実現できます。

Creator では、不要な情報共有を防ぐために、データ保護を強化する複数のセキュリティレイヤーを用意しています。組織内のすべてのユーザーが、アプリケーションで保護されているすべてのデータにアクセスする必要はありません。そのため、データの流れは制限されている必要があります。このようなカスタマイズを行うには、既定ではデータにアクセスできないユーザーや役割に対してアクセス権を拡張する機能であるデータ共有を使用します。

この機能により、必要なデータだけが対象のユーザー/役割にアクセスされるようになります。データ共有ルールを設定すると、他の役割やグループに関連付けられているユーザーも、他のユーザーに属するデータへ追加のアクセス権を得られます。データ共有ルールでは、データに対するアクセスレベルを設定できます。アクセスレベルには次の 2 種類があります。

表示専用 - 共有されたデータを表示のみできます。
Read/Write - 共有されたデータを表示できるほか、そのデータの編集も有効になります。

1。1 動作イメージ

1。2 ユースケース

プロジェクト管理会社を運営しているとします。顧客エグゼクティブチームは顧客とやり取りし、「プロジェクト詳細の追加」フォームでデータを作成します。一方、プロジェクト作成チームはプロジェクトの実行を担当します。これらは互いに報告関係のない別々の役割の 2 つのチームであるため、既定ではプロジェクト作成チームは顧客エグゼクティブチームのデータにアクセスできません。そこで、顧客エグゼクティブチーム（役割）からプロジェクト作成チームへデータを共有するデータ共有ルールを作成します。これにより、後者のチームはプロジェクトの詳細にアクセスし、作業を開始できるようになります。

1。3 画面遷移ガイド

アプリケーションの編集モードでは、ユーザー権限は設定ページの権限セクション内にあります。データ共有タブをクリックすると、新しい共有ルールを追加したり、既存のルールを管理したりできる画面が表示されます。

1。4 データ共有ルールの設定

名前 - データ共有ルールの名前を指定できます。
フォーム - 共有したいデータを持つフォームを選択できます。
共有元データ - どの役割／ユーザーが追加したデータを共有するかを選択します。
共有先データ - データを共有する対象の役割／ユーザーを選択します。
アクセスレベル - アクセスレベルとして表示専用またはRead/Writeの 2 種類から選択できます。

2. ユーザー権限によるきめ細かなアクセス制御の実現

どの組織も、自社データが組織内でどのように流通するかを細かく管理したいと考えています。アプリケーションのデータに「誰が」「どのように」アクセスできるかを決める体系的な仕組みが整うことで、データ管理とセキュリティの両方を確保できます。権限、役割階層、データ共有ルールを組み合わせて利用することで、これを実現できます。

上記の各機能は、アプリケーションのデータに対してユーザーに付与する外部アクセスの種類をそれぞれ異なる形で定義します。これらは異なる仕組みで動作し、組織が必要とする緻密なデータ制御を実現します。

権限と役割階層の違い

次の表は、ユーザーに以下の権限を割り当てた場合に、そのユーザーがどのデータにアクセスできるかを示しています。

権限セットの操作	役割階層無効	役割階層有効
表示	自分が追加したデータ。	自分が追加したデータ。
編集	自分が追加したデータ。自分の部下が追加したデータ。	自分が追加したデータ。自分の部下が追加したデータ。
すべて表示	すべてのデータ。	すべてのデータ。
すべて変更	すべてのデータ。	すべてのデータ。

データ共有と権限の違い

データ共有ルールを使用すると、あるレポートのデータを、あるユーザー／役割から別のユーザー／役割へ共有できます。ただし、共有されたデータは、受信側がそのレポートにアクセスする権限を持っている場合にのみ利用できます。

データ共有と役割階層の違い

データ共有ルールは役割階層の制限を上書きし、ユーザー／役割が共有されたデータにアクセスできるようにします。

ユースケース：アプリケーションにユーザー Teresa を追加するとします。アプリケーションに追加する際に、彼女に役割と権限セットを割り当てます。以下では、ユーザー権限をどのように使用して、彼女がアクセスできるデータを定義できるかを、いくつかのシナリオで説明します。

シナリオ 1 - レポート内で、彼女自身が追加したデータのみを閲覧および削除できるようにするには、表示、編集、削除操作を許可する権限セットを割り当てます。
シナリオ 2 - 彼女自身のデータと部下のデータの両方にアクセスできるようにするには、役割階層を有効にします。
シナリオ 3 - 既定ではアクセス権がない役割／ユーザーから彼女へのデータ共有方法をカスタマイズするには、データ共有ルールを定義します。
シナリオ 4 - 誰が追加したかに関係なく、レポート内のすべてのデータを表示できるようにするには、すべて表示／すべて変更操作を許可する権限セットを割り当てます。