1. データ元ファイルの準備

Zoho Creator は、.xls、.xlsx、.xlsm、.csv、.tsv、.ods、.accdb、.mdb、.json、.numbers ファイル形式からのデータインポートに対応しています。ただし、スムーズにインポートするために、以下のガイドラインを参照してデータを準備することをお勧めします。

表計算シートや表形式ファイルからのデータインポート

データインポート時のガイドライン：

• ファイル内のデータがUTF-8でエンコードされていることを確認してください。
• インポートしたデータに基づいて、1つまたは複数のフォームが作成されます。
• インポートしたい各シートやテーブルには、最低2行のデータが必要です。データが2行未満の場合、そのシートやテーブルは検出されません。
• ファイル内の各シートは、インポート画面で「テーブル」として認識され、アプリケーション内でフォームとして追加されます。
• 各行はデータ、各列は項目として扱われます。そのため、シートの各行や列には、同様の種類のデータが含まれている必要があります。
• 列ヘッダーは1行目に配置してください。ヘッダーの前に空行がいくつかあっても問題ありません。インポート画面で行の削除が可能です。
• 空行もインポートされます。アップロード前に削除するか、インポート画面の機能で管理してください。
• すべての表計算シートから空の列を削除してください。ただし、インポート画面でインポートしたくない列の選択を解除できます。
• Excelファイル内の数式もインポート可能です。
• 表計算シートで定義されたデータ検証は、該当するフォームの「オン認証ワークフロー」ブロック内のDelugeスクリプトに変換されます。
• サブフォームデータのインポートについて：親データと子データは別々の表計算シートに分かれている必要があります。親データのシートは「親テーブル」または「メインフォーム」と呼ばれ、子データのシートは「サブフォーム」と呼ばれます。
• 電話番号のインポートについて：Zoho Creatorの電話番号項目では、有効な海外電話番号を取得できます。そのため、データをインポートする際には、各電話番号が以下を満たしていることを確認してください。
  
  • 「+」記号と有効な海外通話コードが含まれていること。または、standardize 電話番号 numbers 操作をインポートインターフェースで利用することで、この部分を自動で割り当てることも可能です。この機能では、同じシート内の別の列にある国データに基づき、自動で通話コードが付与されます。
  • 有効な地域コード（米国やイギリスなどの国に該当）
  • その国の規則に沿った適切な桁数
• 制限事項：
  
  • 1セルあたり最大65,536文字まで入力可能
  • 1シートあたり最大70列まで作成可能
  • ファイルのサイズは、アカウントがZohoのUS DCに含まれる場合は最大100MB、その他のDCの場合は最大10MBまで対応しています。

データベースファイルからのデータインポート

データインポートのガイドライン：

• インポートしたデータに基づいて、1つまたはその他のフォームが作成されます。
• データベースファイル内の各テーブルは、アプリケーション内のフォームとなります。
• サブフォームデータをインポートする場合、親データと子データは別々のテーブルに分けておく必要があります。親データを含むテーブルは「親テーブル」または「メインフォーム」、子データを含むテーブルはその「サブフォーム」と呼びます。
• 電話番号のインポートについて：Zoho Creator の電話番号項目では、有効な海外電話番号を取得できます。そのため、データをインポートする際には、各電話番号が次の条件を満たしていることを確認してください。
  
  • 「+」記号および有効な海外通話コードが含まれていること。または、standardize 電話番号 numbers 操作をインポートインターフェイスで利用することで、この部分を自動的に他の列にある国データに基づき割り当てることも可能です。
  • 有効な地域コード（米国やイギリスなどの国に該当）
  • その国の規則に従った適切な桁数であること
• 制限事項：
  
  • 1セルあたり最大65,536文字まで入力可能
  • 1テーブルあたり最大70列まで作成可能
  • ファイルサイズは、ZohoのUS DCにアカウントがある場合は最大100MB、その他のDCの場合は最大20MBまで対応しています。

2. Zoho Creator でファイルをアップロードする

Zoho Creatorはファイルを読み取り、インポートインターフェースのデザインタブに移動します。

3. インポートインターフェース

インポートインターフェースには2つのタブがあります：デザインとデータです。

  デザインタブでは、実際のデータモデルが表示されます。つまり、ファイル内のテーブル、各テーブルに含まれる列、各列にマッピングされた項目種類、テーブル間のリレーションシップが表示されます。データタブでは、データが表示され、インポートするデータのフィルター、精査、クレンジングを可能にするさまざまなスマート機能が利用できます。

インポートするインターフェースの便利な機能として、元に戻す（Undo）およびやり直し（Redo）を最大10回まで実行できます。スタンダードなキーボードショートカットも使用可能です。これらの操作は、削除またはリセットされたリレーションシップには影響しません。

4. テーブル、カラム、日付の形式の選択

テーブルの選択／選択解除

初期設定では、ファイル内のすべてのテーブルが選択されています。必要に応じて、テーブルの選択を解除できます。選択解除されたテーブル（およびその中のデータ）はアプリにインポートされません。テーブルを選択／選択解除するには：

• デザインタブから、必要なテーブルのチェックを外す／付ける。
• データタブから:
  
  1. 必要なテーブルの下向き矢印をクリック。
  2. このテーブルを含めるチェックボックスのチェックを外す／付ける。
     

     

テーブル名の変更

初期設定では、テーブルの名前はアップロードした表計算シートのシート名、またはデータベースファイルのテーブル名が設定されます。テーブルの名前は、インポート後に該当するフォームの表示名となります。テーブルの名前を変更するには：

• Designタブから:
  
  1. テーブルの名前をクリックし、必要に応じて編集します。
  2. 操作が終わったら、変更内容を保存します。
• Dataタブから:
  
  1. 該当するテーブルの下向き矢印をクリックします。
  2. テーブルの名前をクリックし、必要に応じて編集します。
  3. 操作が終わったら、変更内容を保存します。

  

列の選択／選択解除

初期設定では、すべての列が選択されています。必要に応じて列の選択解除が可能です。選択解除された列（およびそのデータ）はアプリにインポートされません。列のチェックボックスを外す／付けることで、選択解除／選択が行えます。

列の名前を変更する

初期設定では、列の名前はファイル内の名称がそのまま設定されます。列の名前は、インポート後に該当する項目の表示名となります。列の名前を変更するには：

• Designタブから:
  
  1. 列名をクリックし、「必須」として編集します。
  2. 操作が完了したら、変更を保存します。
• Dataタブからは、列名をクリックして「必須」として編集するだけです。または、以下の手順でも可能です:
  
  1. 必須列の下向き矢印をクリックし、カスタマイズする項目を選択します。
  2. 列名を「必須」として編集します。
  3. 操作が完了したら、変更を保存します。

インポートエラー時の動作を定義する

インポートインターフェースでは、データのフィルタリング、絞り込み、クレンジングなど多様な機能を利用できます。ただし、新しいアプリケーションにデータをインポートする際にエラーが発生した場合の管理方法として、Zoho Creator に対して該当する行をスキップするか、列に空の値を設定するかを指示できます。

1. アプリケーション設定（ギア）アイコンを画面左上付近でクリックします。設定パネルが右側からスライドイン表示されます。
2. インポートエラー時の希望するオプションを選択します。
   

   

日付の形式を設定する

日付の形式を設定することは重要です。これにより、Zoho Creator がファイル内の日付値をどのように解釈するかが決まります。日付の形式を設定するには：

1. インターフェイス左上付近に表示されているApplication 設定（ギア）アイコンをクリックします。設定パネルが右側からスライドインして表示されます。
2. 日付の形式の下にあるドロップダウンから必要な値を選択します。
   

   

アプリケーションはロケールに基づいた日付の認識が可能です。たとえば「dd.mm.yyyy」のような日付は、ロケールがUSの場合、日付として認識されず、インポート時にテキストとして処理されます。今後は、すべての可能な日付および時間の形式が認識されます。列ごとに日付形式が異なる場合は、Standardize 日付 and 時間 オプションで共通の形式に統一できます。

6. フォーム間のリレーションシップの作成と管理

ファイルをインポートしてフォームを作成する際、Zoho Creatorはファイル内のテーブル間のリレーションシップを自動的に検出します。インターフェイスでは、次の操作が可能です。

• インポートするテーブル間で、ルックアップ項目やサブフォーム項目によるリレーションシップの作成および管理
• インポート対象テーブルと、すでにアプリ内に存在するフォーム間で、ルックアップ項目を利用した新規リレーションシップの作成

デザインタブからもリレーションシップの表示や管理が可能です。

• 左上付近のリレーションシップを表示ドロップダウンを使用して、テーブルごとのリレーションシップを確認できます。
  
  • すべてのテーブルが初期設定で選択されています
  • テーブルを選択すると、そのテーブルと関連するすべてのテーブルが表示されます
• 削除ボタンを使って、選択したテーブルのリレーションシップをすべて削除できます。ドロップダウンですべてのテーブルが選択されている場合は、代わりにすべて削除ボタンが表示されます。
  
• すべてのテーブルが選択されていて、既存のリレーションシップに変更を加えた場合は、すべてリセットボタンも表示され、すべてのテーブルリレーションシップを元の状態に戻すことができます。
  

7. 特定の項目へのデータインポート

Zoho Creator では、さまざまな種類の項目が用意されており、それぞれ特定のデータを取得するために設計されています。フォーム作成用にデータをインポートする際、すべての表計算シートやテーブル内の列は自動的に適切な項目種類に設定されます。列の項目種類を変更するには、以下の手順を実行してください。

1. 必須列の横にある下向き矢印をクリックし、カスタマイズする項目を選択します。
2. 項目種類を必須の値で設定します。すべての項目種類にデータをインポートできますが、追加するメモ、integration、ファイルアップロード、オーディオ、ビデオ、画像、および署名は除きます。

以下のセクションを参照してください。

• サブフォームデータのインポート - 親子またはマスター-詳細の関係にあるデータ
• 氏名のインポート
• 住所のインポート
• 電話番号のインポート
• ブール値データのインポート

サブフォームデータのインポート

Zoho Creator では、サブフォームはマスター-詳細の関係にあるデータの管理に最適な項目です。例えば、注文管理のシナリオでは、注文と注文商品はマスター-詳細、または親子関係にあり、1つの注文に複数の商品が含まれる場合があります。

テーブル内のデータに子データが含まれていることをZoho Creatorに伝え、アプリ内でサブフォームとして設定するには、次の手順に従ってください。

1. 必須テーブルの横にある下向き矢印をクリックし、サブフォームにするにチェックを入れます。
2. 親データを含むテーブルを選択します。インポート操作後、このテーブルが親（メイン）フォームとなります。
3. メインフォーム内で各行を一意に識別する列を選択します。
   
   メモ: ルックアップ項目として設定されている列は、このドロップダウンには表示されません。デザインタブに移動し、ルックアップに基づく関連付けを削除してから、再度この手順を実行してください。
4. 現在のテーブルで親行の識別子となる列を選択します。
   

   

名前のインポート

Zoho Creator では、名前は 接頭語、名、姓、接尾語 のサブフィールドで構成される複合項目です。名前のインポートは、両方のケースに対応しています。

ケース 1: フルネームが1つの列にある場合、次の操作を行います。

1. 名前データが含まれる列を選択します。
2. その右側の下向き矢印をクリックし、カスタマイズする項目を選択します。
3. 項目種類を名前に設定します。分割アイコンが列ヘッダーに表示されます。
4. 分割アイコンをクリックします。システムは、次のように名前を分割します。
   
   • 空白文字を使用して、名前を順に接頭語、名、姓、接尾語へ分割します。
   • Mr.、Ms.、Mrs.のみが接頭語として認識されます。接頭語の識別には末尾のピリオド（.）が必須です。

   

ケース 2 ：名前が複数の列に分割されている場合、以下の操作を行います。

1. 名データが入力されている列を選択します。
2. その隣にある下矢印をクリックし、カスタマイズする項目を選択します。
3. 項目種類を名前に設定します。該当列が名サブフィールドとしてマッピングされます。
4. 他のサブフィールドデータが含まれる列も選択します。

住所のインポート

Zoho Creator では、住所は住所1、住所折れ線グラフ2、市区町村/地区、都道府県／州、郵便番号、国のサブフィールドから構成される複合項目です。住所のインポートは、どちらの場合にも対応しています。

ケース 1： 完全な住所が1列内に存在する場合は、次の操作を行います。

1. 住所データが入力されている列を選択します。
2. その隣にある下矢印をクリックし、カスタマイズする項目を選択します。
3. 項目種類を住所に設定します。分割アイコンが列ヘッダーに表示されます。
4. 分割アイコンをクリックします。システムが住所データをカンマ（,）で区切り、サブフィールドごとに分割します。最初のカンマより前にあるすべてのテキストが住所1と見なされ、以降も同様に分割されます。

ケース 2：住所が複数の列に分割されている場合、次の操作を行います。

1. 住所データが含まれている列を選択します。
2. その横にある下向き矢印をクリックし、カスタマイズする項目を選択します。
3. 項目種類を住所に設定します。列は住所1サブフィールドにマッピングされます。
4. 他のサブフィールドデータが含まれている列も選択します。
   

   

電話番号のインポート

1. 電話番号が含まれている列を選択します。
2. その横にある下向き矢印をクリックし、カスタマイズする項目を選択します。
3. 項目種類を電話番号に設定します。
   

   

ブール値データのインポート

ファイル内のテーブルには、「真/無効」「0/1」「はい/いいえ」「Y/N」などの値を格納している列がある場合があります。これらはブール値と呼ばれます。Zoho Creator には、そのようなデータを格納するためのDecision 箱項目があります。

列に「真」と「無効」のみが含まれている場合、Zoho Creator は自動的にその列を Decision 箱 項目に関連付けます。他のブール値の場合は、列がRadio項目に関連付けられます。列がブール値データを含んでいることをZoho Creatorに知らせるには、以下の手順で操作します。

1. 必須列を選択し、カスタマイズする項目をクリックします。
2. 項目種類をDecision箱に設定します。Zoho Creatorは列内に存在するブール値を一覧表示します。
3. どの値を真として、どの値を無効とみなすかをマッピングします。
4. 必要に応じて、作成される項目のInitial値プロパティを設定します。
   

   
   

スキーマを使用したインポート

8. データのクレンジング

• データを並べ替える
• 行を削除する
• データをフィルターする
• データの検索と置き換え

データを並べ替える

特定の列を基準に、テーブル内のデータを昇順または降順で並べ替えることができます。適用した並べ替え順は、作成されるフォームには反映されません。必要な順序でデータを表示できるため、並べ替えはデータの精査などを行う前に役立ちます。

データを並べ替えるには：

1. 対象となる列の下向き矢印をクリックします。
2. 必要な並べ替え順序を選択します。
   

   

行を削除する

インポート画面では、テーブルから行を削除することが可能です。アップロードした表計算シートに空白行が含まれている場合や、特定の条件に合致した行を削除したい場合（データをフィルターして条件を決めることができます）に利用できます。

1. 1つまたは複数のデータを選択します。
2. 右クリックし、行を削除を選択します。削除された行数を示すバナーが表示されます。

ヒント: インポートインターフェイスでは元に戻すおよびやり直しが最大回数まで可能です。

データのフィルター

テーブル内のデータをフィルタリングすることで、データ精査の操作を行う前に役立ちます。フィルタリングされたデータのみがフォーム作成時にインポートされます。テーブル内のデータをフィルタリングするには:

1. 必須のテーブルを選択します。
2. フィルターをクリックします。
3. 必要な条件を設定します。条件には最大20個のサブ条件を含めることができます。
   

   

データの検索と置き換え

テーブル全体または特定の列内で値を検索し、別の値に置き換えることができます。このオプションはデータタブで利用可能です。

10. データの精査

インポート画面では、次のようなスマートなデータ精査操作を利用できます。

• 表記ゆれの修正 - スペルの不一致や誤字・脱字を特定するのに役立ちます。文字数、発音、文字の繰り返しなどの条件が近いクラスターを表示します。クラスター内の値は、提案された値や任意の値に修正できます。
• 欠損値の修正 - 列に空のセルが含まれているかを検出し、以下のいずれかの方法で修正できます：
  
  • 空のセルを直前の行にある値で埋める
  • 空のセルを任意の値で埋める
  • 空のセルをその列で最も多く出現する値で埋める
  • その列に値が存在しない行を削除する
• 列の分割 - 列内のデータを2つに分割できます。分割には区切り文字（空白、カンマ、ハイフンなど）を指定する必要があります。
• 列の結合 - 2つ以上の列のデータを、選択した順序で結合できます。オプションで、値または結合する列の間に区切り文字（空白、カンマ、ハイフンなど）を追加することも可能です。結合後の値をプレビューできます。
• 探索と編集 - 列内の値の頻度分布を表示します。検索と置換や表記揺れの修正操作を使ってデータを更新するかどうかの判断に役立ちます。
• 日付・時間の標準化 - 日付/日付・時間の列を共通の形式に標準化できます。この機能を利用すると、複数の日付形式をアップロードして統一することが可能です。「ピボット年」の選択もできます。ピボット年は、年の値が2桁の場合に役立ちます。この場合、2桁の年の値がピボット年より小さい場合は20xx、ピボット年以上の場合は19xxとして展開されます。
  

  

• 電話番号の標準化 - 電話番号を国際E.164方式に準拠して標準化できます。次のいずれかを実行可能です：
  
  • 選択した列のすべての電話番号に、特定の国の国際電話コードを先頭に付与します。例：国としてアメリカ合衆国を選択した場合、選択列のすべての電話番号に+1が付加されます。同様に、オーストラリアの場合は+61が電話番号に付加されます。
  • 同じシート内の別の列に記載された国の国際電話コードを先頭に付与します。国データは国名、または標準の2文字・3文字のISO 3166コードである必要があります。例：ある行の電話番号列が「222-555-019」、国列が「アメリカ合衆国」の場合、「+12225550191」に変更されます。

  

• Fix 複製する rows - この操作では、シートやテーブル内の1つまたは複数の列にまたがる複製データを検索して削除できます。削除対象の複製データに行を含めたり除外したりすることが可能です。行を除外すると、その行はグレー表示され保持されますが、残りの複製行は削除されます。以下のGIFは、データを含めたり除外したりする方法を示しています。
  
  • Exact 照合する は、選択済み列内で同じ（大文字・小文字を区別）値を含む行を検索します。
  • Similar 照合する は、選択済み列内で似ている値を含む行を検索し、大文字・小文字、句読点、単語の順番、空白を無視します。
  • Fuzzy 照合する は、選択済み列内で似ている値を含む行を検索し、タイプミス、発音の類似、転置ミス（例：「項目」の「ei」と「ie」など）を無視します。
  • テキストベースおよび電話番号の列では、exact、similar、fuzzy のいずれかの方法で重複を検索できます。
  • 番号、日付、時間、および日付-時間項目タイプにマッピングされた列では、3つの照合方法はいずれも同じ複製クラスターを表示します。
  • 必要な重複クラスターを選択すると、該当する行が左側に表示されます。行の1つをmaster データとして設定でき、UI上でハイライトされます。
  • 削除する Duplicatesボタンをクリックすると、各クラスターのmasterデータおよび除外した行を除き、すべての行が削除されます。以下のGIFは、インポート画面でexact照合により複製データを削除する様子を示しています。
    

    

12. Ziaによるスマート提案

Zia（Zohoのインテリジェントアシスタント）は、ファイルからアップロードされたデータに存在する可能性がある問題に基づいて提案を行います。Ziaは、以下のような問題に対して提案を行います。

• テーブルの再構築
• テーブルレベルで複製された行
  
• データの不整合
• 複数のデータ型
• 欠損値
• 電話番号の標準化がされていない
• 名前や住所の標準化がされていない
• 日付／日付-時間／時間の標準化がされていない
• エスケープされていないHTMLエンティティを含むデータ
• 引用符で囲まれている値

スマート提案ボタンをクリックすると、Ziaの提案がスライダーで一覧表示されます。上記の各問題が検出され、カードとして表示されます。

13. フォームの作成

1. データの閲覧と修正が完了したら、インポート画面右上の作成をクリックします。進捗状況を示すポップアップが表示されます。
2. ポップアップ内のデータのインポートが成功しましたをクリックし、インポートされたデータの概要を表示します。
3. アプリケーションへアクセスをクリックすると、新たに作成されたフォームにアクセスできます。