1. インポート用ファイルの準備

Zoho Creator では、.xls、.xlsx、.xlsm、.csv、.tsv、.ods、.accdb、.mdb、.json、.numbers 形式のファイルからデータをインポートできます。スムーズにインポートするために、事前に以下のガイドラインに沿ってデータを準備することをおすすめします。

スプレッドシートおよび表形式ファイルからのデータインポート

データインポートのガイドライン:

• ファイル内のデータは UTF-8 でエンコードされている必要があります。
• インポートしたデータに基づいて、1つ以上のフォームが作成されます。
• インポートする各シートまたはテーブルには、少なくとも 2 行のデータが含まれている必要があります。条件を満たさない場合、そのシートまたはテーブルは検出されません。
• ファイル内の各シートは、インポート画面ではテーブルとして扱われ、アプリケーション内ではフォームとして作成されます。
• 各行はレコードになり、各列は項目になります。そのため、シート内の各行、および列内の各セルには、同種のデータを入力してください。
• 列ヘッダーは 1 行にまとめて配置してください。その前に数行の空白行があっても問題ありません。インポート画面で行を削除できます。
• 空白行もインポートされます。ファイルをアップロードする前に削除するか、インポート画面の機能を使って管理してください。
• すべてのスプレッドシートから、空の列は削除してください。ただし、インポート画面でインポートしたくない列の選択を解除することもできます。
• Excel ファイル内の数式もインポートできます。
• スプレッドシートファイルで定義されているデータ検証は、対応するフォームの「認証時」ワークフローブロック内の Deluge スクリプトとして変換されます。
• サブフォームデータをインポートする場合: 親データと子データは別々のスプレッドシートに分けてください。親データを含むシートは「親テーブル」または「メインフォーム」、子データを含むシートはその「サブフォーム」と呼ばれます。
• 電話番号をインポートする場合: Zoho Creator の「電話番号」項目では、有効な国際電話番号を取得できます。そのため、データをインポートする際は、各電話番号に次の要素が含まれている必要があります。
  
  • 「+」記号と有効な国際電話の国コード。あるいは、インポート画面で提供されている 電話番号の標準化操作を使用して、この部分を自動的に補完できます。この操作では、同じシート内の別の列にある国データに基づいて国コードが自動的に割り当てられます。
  • 有効な市外局番（米国やイギリスなどの国に該当）
  • その国の規則に従った桁数の電話番号
• 制限事項:
  
  • 1 つのセルに入力できる文字数は最大 65,536 文字です。
  • 1 つのシートに含められる列数は最大 70 列です。
  • Zoho の US データセンターにアカウントがある場合、ファイルサイズは最大 100 MB、それ以外のデータセンターの場合は最大 10 MB までアップロードできます。

データベースファイルからのデータインポート

データインポートのガイドライン:

• インポートしたデータに基づいて、1つ以上のフォームが作成されます。
• データベースファイル内の各テーブルは、アプリケーション内でフォームとして作成されます。
• サブフォームデータをインポートする場合: 親データと子データは別々のテーブルに分けてください。親データを含むテーブルは「親テーブル」または「メインフォーム」、子データを含むテーブルはその「サブフォーム」と呼ばれます。
• 電話番号をインポートする場合: Zoho Creator の「電話番号」項目では、有効な国際電話番号を取得できます。そのため、データをインポートする際は、各電話番号に次の要素が含まれている必要があります。
  
  • 「+」記号と有効な国際電話の国コード。あるいは、インポート画面で提供されている 電話番号の標準化操作を使用して、この部分を自動的に補完できます。この操作では、同じシート内の別の列にある国データに基づいて国コードが自動的に割り当てられます。
  • 有効な市外局番（米国やイギリスなどの国に該当）
  • その国の規則に従った桁数の電話番号
• 制限事項:
  
  • 1 つのセルに入力できる文字数は最大 65,536 文字です。
  • 1 つのテーブルに含められる列数は最大 70 列です。
  • Zoho の US データセンターにアカウントがある場合、ファイルサイズは最大 100 MB、それ以外のデータセンターの場合は最大 20 MB までアップロードできます。

2. Zoho Creator へのファイルのアップロード

Zoho Creator がファイルを読み取り、インポートインターフェイスのデザインタブに移動します。

3. インポートインターフェイス

インポートインターフェイスには、デザインタブとデータタブの2つのタブがあります。

  ［デザイン］タブには、データの実際のデータモデルが表示されます。つまり、ファイル内のテーブル、その各テーブルに含まれる列、それぞれの列にマッピングされる項目タイプ、およびテーブル間のリレーションが表示されます。［データ］タブにはデータが表示され、インポート予定のデータをフィルタリング、絞り込み、クレンジングするためのさまざまなスマート機能が提供されます。

インポート画面には便利な機能として、最大 10 回分までの元に戻す／やり直すが用意されています。これらの操作には標準的なキーボードショートカットも使用できます。これらの操作は、削除またはリセットされたリレーションシップには影響しません。

4. テーブル、列、日付形式の選択

テーブルを選択／選択解除する

デフォルトでは、ファイル内のすべてのテーブルが選択されています。必要に応じてテーブルの選択を解除できます。選択を解除したテーブル（およびそのテーブル内のデータ）はアプリにインポートされません。テーブルを選択／選択解除するには、次の操作を行います：

• ［Design］タブから、対象のテーブルのチェックを外す／付けます。
• ［Data］タブから行う場合：
  
  1. 対象テーブルの下向き矢印をクリックします。
  2. ［このテーブルを含める］チェックボックスのチェックを外す／付けます。
     

     

テーブル名を変更する

デフォルトでは、テーブル名には、（スプレッドシートをアップロードした場合は）シート名、または（データベースファイルをアップロードした場合は）テーブル名が設定されます。テーブル名は、インポート後に作成される対応するフォームの表示名になります。テーブル名を変更するには：

• ［Design］タブから行う場合：
  
  1. テーブル名をクリックし、必要に応じて編集します。
  2. 別の場所をクリックして変更を保存します。
• ［Data］タブから行う場合：
  
  1. 対象テーブルの下向き矢印をクリックします。
  2. テーブル名をクリックし、必要に応じて編集します。
  3. 別の場所をクリックして変更を保存します。

  

列を選択／選択解除する

デフォルトでは、すべての列が選択されています。必要に応じて列の選択を解除できます。選択を解除した列（およびその列内のデータ）はアプリにインポートされません。列のチェックを外す／付けることで、それぞれ選択解除／選択できます。

列名を変更する

デフォルトでは、列名にはファイル内の見出しがそのまま使用されます。列名は、インポート後に作成される対応する項目の表示名になります。列名を変更するには：

• ［Design］タブから行う場合：
  
  1. 列名をクリックし、必要に応じて編集します。
  2. 別の場所をクリックして変更を保存します。
• ［Data］タブから行う場合は、列名をクリックしてそのまま編集できます。別の方法として、次の手順でも変更できます。
  
  1. 対象列の下向き矢印をクリックし、［項目をカスタマイズ］をクリックします。
  2. 必要に応じて列名を編集します。
  3. 別の場所をクリックして変更を保存します。

インポートエラー時の動作を定義する

インポート画面では、データのフィルター、精査、クレンジングなど、さまざまな機能を利用できます。一方で、新しいアプリケーションにデータをインポートする際に発生する可能性のあるエラーを処理するために、Zoho Creator に対して、該当する行をスキップするか、その列の値を空にするかを指定できます。

1. 画面左上付近に表示されているアプリケーション設定（歯車）アイコンをクリックします。右側から設定ペインがスライド表示されます。
2. ［インポートエラー時］の項目で、目的に合ったオプションを選択します。
   

   

日付形式を設定する

日付形式を設定することで、ファイル内の日付値を Zoho Creator がどのように解釈するかを指定できます。日付形式を設定するには：

1. 画面左上付近に表示されているアプリケーション設定（歯車）アイコンをクリックします。右側から設定ペインがスライド表示されます。
2. ［日付形式］の下にあるドロップダウンから、目的の形式を選択します。
   

   

アプリケーションはロケールに基づいて日付を認識します。たとえば「dd.mm.yyyy」のような日付は、ロケールが US の場合、日付として認識されず、インポート時にテキストとして扱われる可能性があります。今後は、考えられるすべての日付および時間の形式が認識されます。列ごとに日付形式が異なる場合は、日付と時間の標準化オプションで、共通の形式に揃えることができます。

6. フォーム間のリレーションシップの作成と管理

フォームを作成するためにファイルをインポートすると、Zoho Creator はファイル内のテーブル間のリレーションシップを検出します。インターフェイスでは、次の操作が可能です。

• インポートするテーブル間のリレーションシップを、ルックアップ項目とサブフォーム項目を使って作成・管理する
• インポートするテーブルと、アプリ内に既に存在するフォームとの間に、ルックアップ項目を使って新しいリレーションシップを作成する

[デザイン]タブからも、リレーションシップを表示および管理できます。

• 左上付近にあるリレーションシップを表示ドロップダウンを使用して、テーブルごとのリレーションシップを表示します。
  
  • すべてのテーブルオプションが既定で選択されています
  • テーブルを選択すると、そのテーブルと関連付けられているすべてのテーブルが表示されます
• 選択したテーブルのすべてのリレーションシップを削除するには、削除ボタンを使用します。ドロップダウンですべてのテーブルが選択されている場合は、代わりにすべて削除ボタンが表示されます。
  
• すべてのテーブルが選択されていて、既存のリレーションシップに変更を加えた場合は、すべてのテーブルリレーションシップを元の状態にリセットするすべてリセットボタンも表示されます。
  

7. 特定の項目へのデータのインポート

Zoho Creator にはさまざまな種類の項目があり、それぞれ特定の種類のデータを取得するためのものです。フォームを作成するためにデータをインポートすると、すべてのスプレッドシート／テーブルの列に、適切な項目タイプが自動的に設定されます。列の項目タイプを変更するには、次の操作を行います。

1. 対象の列の横にある下向き矢印をクリックし、項目をカスタマイズを選択します。
2. 項目タイプに必要な値を設定します。追加メモ、連携、ファイルアップロード、音声、動画、画像、署名以外のすべての項目タイプにデータをインポートできます。

次のセクションを参照してください。

• サブフォームデータのインポート - 親子関係またはマスター・詳細関係にあるデータ
• 名前のインポート
• 住所のインポート
• 電話番号のインポート
• ブール値データのインポート

サブフォームデータのインポート

Zoho Creator では、サブフォームはマスター・詳細関係にあるデータを管理するのに最適な項目です。例えば、注文管理のシナリオでは、注文と注文商品の間にはマスター・詳細、または親子関係があり、1 件の注文に複数の商品が含まれます。

テーブル内のデータに子データが含まれており、アプリ内でサブフォームとして扱うことを Zoho Creator に知らせるには、次の操作を行います。

1. 対象のテーブルの横にある下向き矢印をクリックし、サブフォームにするにチェックを入れます。
2. 親データを含むテーブルを選択します。このテーブルは、インポート処理後に親フォーム（メインフォーム）になります。
3. メインフォーム側で、各行を一意に識別する列を選択します。
   
   メモ: ルックアップ項目として設定されている列は、このドロップダウンには表示されません。[デザイン]タブに移動してルックアップベースのリレーションシップを削除し、その後でもう一度この手順を実行してください。
4. 現在のテーブル側で、親行を識別する列を選択します。
   

   

名前のインポート

Zoho Creator では、名前は敬称、名、姓、敬称（後置）のサブフィールドで構成される複合項目です。名前のインポートは、次の両方のケースでサポートされています。

ケース 1：フルネームが 1 つの列に含まれている場合は、次の操作を行います。

1. 名前データを含む列を選択します。
2. その列の横にある下向き矢印をクリックし、項目をカスタマイズを選択します。
3. 項目タイプを名前に設定します。列ヘッダーに分割アイコンが表示されます。
4. 分割アイコンをクリックします。システムは次のように名前を分割します。
   
   • 空白文字を区切りとして使用し、この順序で敬称、名、姓、敬称（後置）に分割します。
   • Mr.、Ms.、Mrs. のみが敬称として認識されます。敬称を識別するには、末尾のピリオド（.）が必須です。

   

ケース 2：名前が複数の列に分かれている場合は、次の操作を行います。

1. 名データを含む列を選択します。
2. その列の横にある下向き矢印をクリックし、項目をカスタマイズを選択します。
3. 項目タイプを名前に設定します。この列は名サブフィールドにマッピングされます。
4. その他のサブフィールドデータを含む列を選択します。

住所のインポート

Zoho Creator では、住所は住所行 1、住所行 2、市区町村／地区、州／都道府県、郵便番号、国のサブフィールドで構成される複合項目です。住所のインポートは、次の両方のケースでサポートされています。

ケース 1：完全な住所が 1 つの列に含まれている場合は、次の操作を行います。

1. 住所データを含む列を選択します。
2. その列の横にある下向き矢印をクリックし、項目をカスタマイズを選択します。
3. 項目タイプを住所に設定します。列ヘッダーに分割アイコンが表示されます。
4. 分割アイコンをクリックします。システムはカンマ（,）を区切りとして住所データをサブフィールドに分割します。最初のカンマより前にあるすべてのテキストが住所行 1 と見なされ、その後も同様に割り当てられます。

ケース 2：住所が複数の列に分かれている場合は、次の操作を行います。

1. 住所データを含む列を選択します。
2. その列の横にある下向き矢印をクリックし、項目をカスタマイズを選択します。
3. 項目タイプを住所に設定します。この列は住所行 1サブフィールドにマッピングされます。
4. その他のサブフィールドデータを含む列を選択します。
   

   

電話番号のインポート

1. 電話番号を含む列を選択します。
2. その列の横にある下向き矢印をクリックし、項目をカスタマイズを選択します。
3. 項目タイプを電話番号に設定します。
   

   

ブール値データのインポート

ファイル内のテーブルには、true/false、0/1、yes/no、Y/N などの値を格納する列が含まれている場合があります。これらはブール値と呼ばれます。Zoho Creator では、このようなデータを保存するためにチェックボックス項目を使用します。

ある列に true と false の値のみが含まれている場合、Zoho Creator はその列を自動的にチェックボックス項目に関連付けます。その他のブール値が含まれている場合、Zoho Creator はその列をラジオボタン項目に関連付けます。列にブール値データが含まれていることを Zoho Creator に指定するには、次の操作を行います。

1. 対象の列を選択し、項目をカスタマイズをクリックします。
2. 項目の種類をチェックボックスに設定します。Zoho Creator により、その列に含まれるブール値が一覧表示されます。
3. どの値をtrue、どの値をfalseとして扱うかをマッピングします。
4. 必要に応じて、作成される項目の初期値プロパティを設定します。
   

   
   

スキーマを使用したインポート

8. データのクレンジング

• データを並べ替える
• 行を削除する
• データをフィルターする
• データの検索と置換

データを並べ替える

列を基準に、テーブル内のデータを昇順または降順に並べ替えることができます。適用した並べ替え順は、作成されるフォームには引き継がれません。これは、フォームでデータを任意の順序で表示できるようにするためです。データの並べ替えは、データの精査処理を行う前の準備として役立ちます。

データを並べ替えるには：

1. 対象列の下向き矢印をクリックします。
2. 必要な並べ替え順を選択します。
   

   

行を削除する

インポート画面では、テーブルから行を削除できます。アップロードしたスプレッドシートの先頭に空白行がある場合や、特定の条件を満たす行（データをフィルターして抽出可能）を削除したい場合などに、行を削除することがあります。

1. 1 つまたは複数のデータ行を選択します。
2. 右クリックし、行を削除を選択します。削除された行数を示すバナーが表示されます。

ヒント：インポート画面では、変更を最大一定回数まで元に戻すおよびやり直すことができます。

データをフィルターする

テーブル内のデータをフィルターすると、データの精査処理を行う前の準備として役立ちます。フィルターされたデータのみが、作成されるフォームにインポートされます。テーブル内のデータをフィルターするには：

1. 対象のテーブルを選択します。
2. フィルターをクリックします。
3. 必要な条件を設定します。条件には最大 20 個のサブ条件を含めることができます。
   

   

データの検索と置換

テーブル全体または特定の列から値を検索し、別の値に置き換えることができます。このオプションは[データ]タブで利用できます。

10. データの精査

インポート画面では、次のようなスマートなデータ精査操作を利用できます。

• スペルの不整合を修正 - スペルの不整合やタイポを特定できます。文字数、発音、文字の繰り返しの観点からほぼ同じ値を含むクラスターが表示されます。クラスター内の値は、提案された値、または任意の値に変更できます。
• 欠損値を修正 - 列に空のセルが含まれているかどうかを検出し、次のいずれかの方法で修正できます。
  
  • 空のセルを、直前の行にある値で埋める
  • 空のセルを、任意の値で埋める
  • 空のセルを、その列で最も頻出する値で埋める
  • その列に値がない行を削除する
• 列の分割 - 1 つの列内のデータを 2 つに分割できます。データを分割する際に使用する区切り文字（空白、カンマ、ハイフンなど）を指定する必要があります。
• 列の結合 - 2 つ以上の列のデータを、選択した順序で結合できます。必要に応じて、値や列の間に空白、カンマ、ハイフンなどの区切り文字を挿入することもできます。結合後の値はプレビューできます。
• 探索と編集 - 列内の値の頻度分布を表示します。これにより、データを検索と置換で更新するか、スペルの不整合を修正操作を使用して更新するかを判断するのに役立ちます。
• 日付と時刻の標準化 - 日付/日時列を共通の形式に標準化できます。これにより、複数の形式の日付をアップロードして標準化できます。また、「ピボット年」を選択するオプションも利用できます。ピボット年は、西暦が 2 桁で入力されている場合に役立ちます。この場合、ピボット年より小さい 2 桁の年値 xx は 20xx に展開され、ピボット年以上の年値は 19xx に展開されます。
  

  

• 電話番号の標準化 - 電話番号を国際 E.164 表記に基づいて標準化できます。次のいずれかを実行できます。
  
  • 選択した列内のすべての電話番号に、特定の国の国際電話コードを付加する。たとえば、国として United States を選択した場合、選択した列内のすべての電話番号の先頭に +1 が付加されます。同様に、Australia に関連付けられた電話番号には +61 が付加されます。
  • 同じシート内の別の列に含まれる国の国際電話コードを付加する。この国データは、国名、または ISO 3166 の 2 文字もしくは 3 文字の標準コードである必要があります。たとえば、ある行で電話番号列に「222-555-019」、国列に「United States」とある場合、「+12225550191」に変更されます。

  

• 重複行の修正 - シートまたはテーブル内の 1 つ以上の列にまたがる重複データを検出し、削除できます。削除対象として残った重複データの中から、行を含めるか除外するかを選択できます。行を除外すると、その行はグレー表示され保持され、残りの重複行が削除されます。次の GIF は、データを含めたり除外したりする操作の様子を示しています。
  
  • 完全一致 は、選択した列で同一（大文字・小文字を区別）の値を含む行を検索します。
  • 類似一致 は、選択した列で、大文字・小文字、句読点、単語の順序、空白の違いを除いて類似している値を含む行を検索します。
  • あいまい一致 は、タイポ、発音の類似、文字の入れ替え（「item」での「ei」と「ie」のような）などの違いを除いて類似している値を、選択した列に含む行を検索します。
  • テキスト型および電話番号型の列では、完全、類似、あいまい のいずれかの一致方法で重複を検索できます。
  • 数値、日付、時刻、日時の項目タイプにマッピングされた列では、3 種類の一致方法すべてで同じ重複クラスターが表示されます。
  • 必要な重複クラスターを選択すると、対応する行が左側に表示されます。その中から 1 行を マスターデータ として設定でき、UI 上で強調表示されます。
  • 削除 Duplicates ボタンをクリックすると、各クラスターのマスターデータと、除外した行を除き、すべての行が削除されます。次の GIF は、インポート画面で完全一致の重複データを削除する様子を示しています。
    

    

12. Zia によるスマートサジェスト

Zia（Zoho のインテリジェントアシスタント）は、アップロードしたファイル内のデータに含まれる可能性のある問題に基づいて、修正の提案を行います。Zia は、次のような代表的な問題に対してサジェストを提供します。

• テーブル構造の再構成
• テーブルレベルでの重複行
• データの不整合
• 複数のデータ型の混在
• 欠損値
• 標準化されていない電話番号
• 標準化されていない氏名および住所
• 標準化されていない日付／日時／時刻
• エスケープされていない HTML エンティティを含むデータ
• 引用符で囲まれた値

[Smart suggestions] ボタンをクリックすると、Zia のサジェストが一覧表示されたスライダーが表示されます。上記の各問題が検出され、それぞれカードとして表示されます。

13. フォームの作成

1. データの確認と調整が完了したら、インポート画面の右上にある [作成] をクリックします。進行状況を示すポップアップが表示されます。
2. ポップアップで [Data imported successfully] をクリックして、インポートしたデータの概要を表示します。
3. [Access Application] をクリックして、アプリ内で新しく作成されたフォームにアクセスします。