フォームの基本と使い方

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概要

フォームはデータを入力するために使用され、アプリケーションの中核を成すコンポーネントです。入力されたデータは Creator に保存され、レポートとして表示できます。フォームは、さまざまなデータ入力用の項目と、送信・更新・リセット用のボタンで構成され、テーマ、セクション、レイアウトでカスタマイズできます。

フォームは、ゼロから作成する、ファイルをインポートする、AI を利用する、あらかじめ定義されたテンプレートを利用する、他のデータソースと連携する、などの方法で作成できます。データを保存せず、一時的なユーザー入力の収集と処理に使用するステートレスフォームを作成することもできます。

提供状況

フォームは、ゼロから作成する、データをインポートして作成する、テンプレートから作成する、といった方法で、Creator のすべてのプランで作成できます。一方、連携フォームは有料プランでのみ作成できます。
フォームを作成および管理できるのは、スーパー管理者、管理者、開発者のみです。

1. 概要

フォームは、エンドユーザーが組織側で収集したい情報を入力するためのユーザーインターフェイスを提供します。また、このデータを構造化された整理された形式で収集し、安全に保存します。サービスリクエスト、注文の受付、アンケート形式の意見、その他さまざまな情報をフォームを通じて収集できます。

フォームは、Zoho Creator アプリケーションでデータを収集・保存するためのコンポーネントです。言い換えると、エンドユーザーがアプリケーションにデータを入力するための手段です。これにより、フォームはユーザーとアプリケーションとの主な接点の 1 つとなります。Zoho Creator アプリケーションをデータベースにたとえると、フォームはデータベース内のテーブルに相当します。Zoho Creator アプリケーションを表計算シートにたとえると、フォームはその表計算シート内のシートに相当します。

フォームはアプリケーションの最も重要なコンポーネントとみなすことができ、その周囲で他のすべての処理が行われます。フォームは、さまざまな種類の情報を収集するための複数の項目で構成されます。フォーム送信時に、このデータはレポート内のレコードとして保存されます。フォームビルダーでは、フォーム全体に共通するプロパティと、各項目固有のプロパティの両方をカスタマイズできます。フォームが送信されると、そのフォームの作成時に初期設定で作成される一覧レポートにレコードが追加されます。同じフォームに対して、レポートの種類を変えて、かんばん、カレンダー、スプレッドシートレポートなどを追加で作成することもできます。フォームのRead、Write、またはカスタム権限を持つユーザーは、付与された権限に応じてフォームのすべてのデータを表示・編集できます。

フォームから送信されたデータに加えて、Creator は、どのユーザーがレコードを追加したか、そのレコードが追加された日時、最後に更新したユーザーなど、いくつかの詳細情報も自動的に取得します。これらの詳細はシステム項目に保存されます。

Creator では、フォームを作成して初めて、データをさまざまな形式で表示できるレポートや、特定のタイミングで特定の処理を実行するワークフローをアプリケーション内に作成できます。

フォームに対しては、次の 3 種類の処理にワークフローを関連付けることができます。

フォーム送信前: フォームの読み込み時、ユーザーが入力したときなどに発生する処理。
フォーム送信時: 入力欄に入力されたデータを検証する際に発生する処理。
フォーム送信後: フォームが正常に送信されたとき、または項目が更新されたときに発生する処理。

1.1. 動作イメージ

1.2. ユースケース

フォームをゼロから作成する - たとえば、「注文管理」アプリケーション向けに、カスタマイズしたサポートチケット登録フォームを作成したいとします。このフォームには、次の項目が必要です。

名前
メール
ドロップダウン（注文種別）
ドロップダウン（サポートチケット種別）
画像（不具合に関する画像用）
複数行（説明）

このような場合は、フォームをゼロから作成し、必要な要素をすべて含めて、独立性が高く細部まで設計されたフォームを作成できます。

データをインポートしてフォームを作成する - すでに不正保険請求に関するデータを含む .xls ファイルがあり、そのファイルに含まれるすべての項目を持つフォームを作成したいとします。このファイルを使用して、新たな申請を受け付けるフォームを作成できます。ファイルの列はフォームの項目として表示され、行のデータはレポート内のレコードとして登録されます。

1.3. フォーム作成のナビゲーションガイド

アプリケーションの編集モードで:

初めてフォームを作成する場合、新しいフォームを作成ボタンをクリックすると、Creator で利用できるすべてのフォーム作成方法が画面に表示されます。

コンポーネントを作成した後は、 + ボタンをクリックすると、そのアプリケーションで作成できるコンポーネントの一覧が表示されます。ここでフォームをクリックすると、Creator で利用できるすべてのフォーム作成方法が表示されます。

1.4. フォームの構成要素

アプリケーションの有効モードでは、フォームは主に次の要素で構成されます。

項目 - 項目は入力欄として機能し、エンドユーザーからフォームで取得したい特定の情報を収集します。Creator では、収集するデータの種類ごとに異なる項目タイプが用意されており、フォームに追加できます。各項目のプロパティは、要件に応じてフォームビルダーからカスタマイズできます。

メモ: 項目名には機密性の高い情報を含めないようにし、項目を通じて秘密情報を収集しないようにしてください。

ボタン - フォームに配置されたボタンは、入力データの送信、更新、リセットなどの処理を開始します。これらのボタンのクリック時に実行されるワークフローを作成することもできます。

メモ: ユーザーがデバイスのEnter/Returnキーを押した際に、誤ってフォームを送信してしまうことを防ぐには、スーパー管理者または管理者がフォームプロパティの「フォーム送信の確認」を有効にしてください。これにより、実際に送信処理を行う前に、フォーム送信の確認を求めるポップアップが表示されます。

1.5. Creator におけるフォームの種類

Zoho Creator では、次の方法でフォームを作成できます。

フォームの作成方法の種類	説明
自分で作成 - ゼロから作成	フォームを一から作成し、項目、構造、見た目をカスタマイズします。
自分で作成 - データをインポートして作成	すでにファイルとして保有しているデータを基にフォームを作成します。このファイルは、次の形式で Creator にアップロードできます。ローカルストレージ - .xls, .xlsx, .xlsm, .csv, .tsv, .ods, .accdb, .mdb, .json, .numbers URL - .xls, .xlsx, .xlsm, .csv, .tsv, .ods, .accdb, .mdb, .json, .numbers クラウドサービス - .xls, .xlsx, .xlsm, .csv, .tsv, .ods, .json, .numbers
テンプレートから作成	Creator が用意している事前定義テンプレートから、ビジネスニーズに合ったものを選んでフォームを作成します。フォームテンプレートのライブラリには、教育、ビジネス、建設、営業、IT 業界など、さまざまな業務分野をカバーするテンプレートが含まれます。
連携データソースを使用	Creator を他のサービスと連携するフォームを作成し、送信されたフォームのデータを、連携先サービス内のタブに転送できるようにします。

1。6. ステートレスフォーム

ステートレスフォームを使用すると、フォームコンポーネントを、Creator に送信データを保存しない形で利用できます。そのため、アプリケーションに保存するほどではない、ささいなデータや不要なデータを扱う場合に便利です。

フォームを複製して既存フォームから作成する場合、Creator では、複製したフォームのデータをアプリケーションに保存するかどうかを選択できます。このチェックボックスをオフにした状態でフォームを作成すると、ステートレスフォームとして作成されます。初期設定では、このチェックボックスはオフになっています。

この種類のフォームはデータがアプリケーションに保存されないため、そのフォームを基にレポートを作成することはできません。

ステートレスフォームのボタン - これらのフォームには、初期設定で送信ボタンとリセットボタンがあり、不要な場合は削除できます。さらに、クリック時にワークフローを実行するカスタム（スクリプト可能な）ボタンを追加することもできます。初期設定では、送信ボタンには操作は割り当てられておらず、リセットボタンは入力済みデータをクリアします。送信ボタンにワークフローを関連付けることで、クリック時に任意の操作を実行させることができます。

例 - たとえば、病院管理アプリケーションを作成しているとします。病院で勤務するさまざまな専門医の種類を含むドロップダウンを持つフォームを作成します。来院者がこのドロップダウンから麻酔科医などの専門医の種類を選択し、検索ボタンをクリックすると、該当する医師の一覧が表示されます。これは、患者が専門医について素早く情報を得るための仕組みにすぎないため、「誰がどの専門医を選んだか」という一覧をレポートとして保持する必要はありません。このような場合は、データを Creator に保存しないように設定し、ステートレスフォームとして作成することができます。

1。7. フォームの見た目をカスタマイズする

フォームは、ビジネスニーズに合わせて構成およびカスタマイズできます。アプリケーション全体（すべてのフォームを含む）にテーマを設定したり、アイコンを個別に設定したり、アプリケーションの有効な表示方法における項目や入力ボックスの配置を決めたりできます。

アイコン	アイコン名	説明
	テーマ	アプリケーションにテーマを設定すると、選択したテーマがフォームを含むアプリケーションのすべてのコンポーネントに適用されます。レイアウトの選択、色の設定、フォントの選択などが含まれます。
	セクション	フォームのセクションを管理し、見分けやすくするためのアイコンを設定するなど、さまざまなカスタマイズが行えます。
ブラウザーの場合: 電話／タブレットの場合:	ラベル配置	項目名（ラベル）の配置と、入力エリアの横に表示するか上に表示するかを定義します。ブラウザー、電話、タブレットそれぞれに適したレイアウトを選択できます。

2. 注意点

連携フォームを除くすべての種類のフォームで、ワークフロー（フォームワークフロー、支払いワークフロー、ブループリントなど）を利用できます。
フォームに追加できる選択肢の数は、各項目に設定された文字数制限によって異なります。文字数制限がデフォルト値の場合、メール項目（80文字）は最大 200 個、選択項目（100文字）は最大 160 個、単一折れ線グラフ項目（255文字）は最大 60 個の選択肢を追加できます。文字数制限を 1 文字に減らすと、各種類につき最大 10,000 個の選択肢を追加できます。詳細については、制限事項ページをご覧ください。
連携フォームでは、フォームワークフロー、支払いワークフロー、ブループリントなど、いかなるワークフローも利用できません。詳しくは、連携フォームの制限事項セクションをご参照ください。
ステートレスフォームでは、次の項目は利用できません：サブフォーム、署名、ファイルアップロード、音声、動画、自動採番、数式、予測、キーワード抽出、感情分析、OCR、物体検出。