フォームの基本と使い方

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概要

フォームはデータを入力するために使用される、アプリケーションの中核となるコンポーネントです。入力されたデータは Creator に保存され、レポートとして表示できます。フォームは、さまざまなデータを入力するための項目と、送信／更新／リセット用のボタンで構成され、テーマ、セクション、レイアウトでカスタマイズできます。

フォームは、ゼロから作成する、ファイルをインポートする、AI を利用する、あらかじめ定義されたテンプレートを利用する、他のデータソースと連携するなど、さまざまな方法で作成できます。また、データを保存せず、一時的なユーザー入力の収集と処理に使用するステートレスフォームを作成することもできます。

提供状況

ゼロから作成したフォーム、データをインポートして作成したフォーム、テンプレートから作成したフォームは、Creator のすべてのプランで利用できます。一方、連携フォームは有料プランでのみ作成できます。
フォームの作成と管理ができるのは、スーパー管理者、管理者、開発者のみです。

1. 概要

フォームは、エンドユーザーが組織側で収集したい情報を入力するためのユーザーインターフェイスを提供します。また、この情報を構造化された整然とした形式で収集し、安全に保存します。サービスリクエスト、注文の申し込み、アンケート形式の意見など、さまざまな情報をフォームを通じて収集できます。

フォームは、Zoho Creator アプリケーションでデータを収集・保存するためのコンポーネントです。言い換えると、エンドユーザーがアプリケーションにデータを入力できるようにするものです。これにより、フォームはユーザーとアプリケーションとの主な接点の 1 つとなります。Zoho Creator アプリケーションをデータベースにたとえると、フォームはデータベース内のテーブルに相当します。表計算シートにたとえると、フォームはスプレッドシート内のシートに相当します。

フォームはアプリケーションの中で最も重要なコンポーネントとみなすことができ、その周囲で他のあらゆる処理が行われます。フォームは、さまざまな種類の情報を収集するための複数の項目で構成されます。送信されたデータは、フォーム送信時にレポートのレコードとして保存されます。フォームビルダーでは、フォーム全体に共通するプロパティと、各項目固有のプロパティの両方をカスタマイズできます。フォームが送信されると、そのフォーム作成時に既定で作成される一覧レポートにレコードが追加されます。同じフォームに対して、さらにレポートを追加で作成することもでき、かんばん、カレンダー、スプレッドシートレポートなど、さまざまな形式で表示できます。フォームに対してRead、Write、またはカスタム権限を持つユーザーは、付与された権限に応じてフォームのすべてのデータを表示／編集できます。

フォームから送信されたデータに加えて、Creator は、どのユーザーがレコードを追加したか、そのレコードが追加された日時、最後に更新したユーザーなど、いくつかの詳細情報も自動的に取得します。これらの詳細はシステム項目に保存されます。

Creator では、フォームを作成して初めて、データをさまざまな形式で表示できるレポートや、特定のタイミングで特定の処理を実行するワークフローをアプリケーション内に作成できます。

フォームに対しては、次の 3 種類の処理にワークフローを関連付けることができます。

フォーム送信前: フォームの読み込み時、ユーザーが入力したときなどに発生する処理。
フォーム送信時: 入力エリアに入力されたデータを検証する際に発生する処理。
フォーム送信後: フォームが正常に送信されたとき、または項目が更新されたときに発生する処理。

1.1. 動作イメージ

1.2. ユースケース

フォームをゼロから作成する - たとえば、「注文管理」アプリケーション向けに、カスタマイズしたサポートチケット登録フォームを作成したいとします。このフォームには、次の項目が必要です。

名前
メール
ドロップダウン（注文種別）
ドロップダウン（サポートチケット種別）
画像（不具合に関する画像の添付用）
複数行（説明）

このような場合は、フォームをゼロから作成し、必要な要素をすべて含めることで、独立性が高く細部まで設計されたフォームを作成できます。

データをインポートしてフォームを作成する - すでに不正保険金請求に関するデータを含む .xls ファイルがあり、そのファイルに含まれるすべての項目を持つフォームを作成したいとします。このファイルを利用して、新たな申請を受け付けるフォームを作成できます。ファイルの列はフォームの項目として表示され、行のデータはレポート内のレコードとして登録されます。

1.3. フォーム作成のナビゲーションガイド

アプリケーションの編集モードで:

初めてフォームを作成する場合、新しいフォームを作成ボタンをクリックすると、Creator で利用できるすべてのフォーム作成方法が表示されます。

コンポーネントを作成した後は、 + ボタンをクリックすると、そのアプリケーションで作成できるコンポーネントの一覧が表示されます。ここでフォームをクリックすると、Creator で利用できるすべてのフォーム作成方法が表示されます。

1.4. フォームの構成要素

アプリケーションの運用モードでは、フォームは主に次の要素で構成されます。

項目 - 項目は入力エリアとして機能し、フォームでエンドユーザーから取得したい特定の情報を収集します。Creator では、特定の種類のデータを取得するためのさまざまな項目タイプが用意されており、フォームに追加できます。各項目のプロパティは、要件に応じてフォームビルダーからカスタマイズできます。

メモ: 項目の名前を設定する際や、項目で情報を収集する際には、機密性の高い情報を入力しないようにしてください。

ボタン - フォームに配置されたボタンは、入力データの送信、更新、リセットなどの処理を開始します。また、これらのボタンのクリック時に実行されるフォームワークフローを作成することもできます。

メモ: ユーザーがデバイスのEnter/Returnキーを押した際に、誤ってフォームを送信してしまわないようにするには、スーパー管理者／管理者は、フォーム送信の確認プロパティを有効にできます。これにより、実際に送信処理を行う前に、フォーム送信を確認するポップアップが表示され、ユーザーに送信の意思を確認できます。

1.5. Creator におけるフォームの種類

Zoho Creator では、次の方法でフォームを作成できます。

フォーム作成の種類	説明
自分で作成 - ゼロから作成	フォームを一から作成し、項目、構造、見た目をカスタマイズします。
自分で作成 - データをインポートして作成	すでにお持ちのファイル内のデータを基にフォームを作成します。Creator には次の形式のファイルをアップロードできます: ローカルストレージ - .xls, .xlsx, .xlsm, .csv, .tsv, .ods, .accdb, .mdb, .json, .numbers URL - .xls, .xlsx, .xlsm, .csv, .tsv, .ods, .accdb, .mdb, .json, .numbers クラウドサービス - .xls, .xlsx, .xlsm, .csv, .tsv, .ods, .json, .numbers
テンプレートから作成	Creator が用意する事前定義テンプレートからフォームを作成し、ビジネスニーズに合わせて利用できます。フォームテンプレートのライブラリには、教育、ビジネス、建設、営業、IT 業界など、さまざまな業務分野をカバーするテンプレートが含まれます。
連携データソースを使用	Creator と他のサービスを連携するフォームを作成し、送信されたフォームのデータを対象サービス内のタブへ転送できるようにします。

1。6. ステートレスフォーム

ステートレスフォームを使用すると、Creator に送信データを保存しない形でフォームコンポーネントを利用できます。そのため、アプリケーションに保存するほどではない、または保存が不要なデータを扱う場合に便利です。

フォームを複製して既存フォームから作成する場合、Creator では複製したフォームのデータをアプリケーションに保存するかどうかを選択できます。このチェックボックスをオフにした状態でフォームを作成すると、ステートレスフォームとして作成されます。初期設定では、このチェックボックスはオフになっています。

この種類のフォームはデータがアプリケーションに保存されないため、基にしたレポートを作成することはできません。

ステートレスフォームのボタン - これらのフォームには、初期設定で送信ボタンとリセットボタンがあり、不要な場合は削除できます。さらに、クリック時にワークフローを実行するカスタム（スクリプト可能な）ボタンを追加することもできます。初期設定では、送信ボタンには操作は割り当てられておらず、リセットボタンは入力済みデータをクリアします。送信ボタンにワークフローを関連付けることで、クリック時に任意の操作を実行させることができます。

例 - たとえば、病院管理アプリケーションを作成しているとします。病院で勤務するさまざまな専門医の種類を含むドロップダウンを持つフォームを作成します。来院者がこのドロップダウンから麻酔科医などの専門医の種類を選択し、検索ボタンをクリックすると、該当する医師の一覧が表示されます。これは患者が専門医について素早く情報を得るための仕組みにすぎないため、「誰がどの専門医を選んだか」という一覧をレポートとして保持する必要はありません。このような場合、データを Creator に保存しないステートレスフォームとして作成することを選択できます。

1。7. フォームの見た目をカスタマイズする

フォームは、ビジネスニーズに合わせて構成およびカスタマイズできます。アプリケーション全体（すべてのフォームを含む）にテーマを設定したり、アイコンを個別に設定したり、アプリケーションの有効な表示方法における項目や入力ボックスの配置を決めたりできます。

アイコン	アイコン名	説明
	テーマ	アプリケーションにテーマを設定すると、選択したテーマがフォームを含むアプリケーションのすべてのコンポーネントに適用されます。レイアウトの選択、色の設定、フォントの選択などが含まれます。
	セクション	フォームのセクションを管理し、見分けやすくするためのアイコンを設定するなど、さまざまな操作が行えます。
ブラウザーの場合: 電話番号/タブレットの場合:	ラベル配置	項目名（ラベル）の配置と、入力エリアの横に表示するか上に表示するかを定義します。ブラウザー、電話番号、タブレット用に、適切なレイアウトを選択できます。

2. 注意点

連携フォームを除くすべての種類のフォームで、ワークフロー（フォームワークフロー、支払いワークフロー、ブループリントなど）を利用できます。
フォームに追加できる項目数は、各項目に設定された文字数制限によって異なります。文字数制限がデフォルト値の場合、メール項目（80文字）は最大 200 個、選択項目（100文字）は最大 160 個、単一折れ線グラフ項目（255文字）は最大 60 個まで追加できます。文字数制限を 1 文字に減らすと、各種類につき最大 10,000 項目まで追加できます。詳細は制限事項ページをご覧ください。
連携フォームでは、フォームワークフロー、支払いワークフロー、ブループリントなど、いかなるワークフローも利用できません。詳しい一覧は、連携フォームの制限事項セクションを参照してください。
ステートレスフォームでは、次の項目は利用できません：サブフォーム、署名、ファイルアップロード、音声、動画、自動番号、数式、予測、キーワード抽出、感情分析、OCR、物体検出。