ホテル管理
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- カテゴリー- ホスピタリティ
- 販売者- Zoho Corporation
- Pricing- 無料
概要
分厚い宿泊台帳とはお別れして、このアプリでホスピタリティサービスを運営しましょう。この堅牢なホテル管理ソフトウェアにより、ホテルの各種業務を効率化しつつ、ゲストにとって印象に残る滞在体験を提供できます。従業員情報やゲスト情報の管理・追跡、予約やチェックイン／チェックアウト時間の把握、ゲストからの問い合わせ・クレームの受付、領収書・請求書の作成、支払い処理など、さまざまな業務を行えます。メンテナンスやルームサービスの依頼、支払いリマインダーなど、それぞれに専用タブが用意されているため、日々のオペレーションを単一の統合されたホテル管理ソリューションから一元管理できます。
このアプリケーションを利用できるユーザー
主にホテル運営に携わっている場合、このアプリは必須ツールと言えます。このアプリケーションは、ホテルオーナー、総支配人、フロントデスクスタッフ、ハウスキーピングおよびメンテナンスチーム、営業・マーケティングチーム、経理・財務部門、フード＆ビバレッジスタッフ、宴会・イベントマネージャー、ゲストサービススタッフなど、幅広いユーザーを対象としています。
主な機能
- ゲストを個人または法人として区分し、それぞれに応じた請求処理を行えます。
- ワンクリックでゲストのチェックイン／チェックアウトを行い、空室数を即座に把握できます。
- 顧客がアプリケーション内から食事の予約や各種リクエスト、部屋の変更を行えるようにできます。
- 請求プロセス全体を簡素化・安全化し、すぐに請求書を作成できます。
上記に加えて、次のことも行えます。
- カスタマイズするアプリケーションのテーマやカスタムロゴを使用して、自社ブランドに合わせてアプリケーションをカスタマイズできます。
- ダウンロードするアプリケーションをモバイルやタブレット端末にダウンロードし、すぐに利用を開始できます。
アプリケーションのフロー
このアプリケーションのタブ
この包括的なホテル管理アプリケーションは、ゲスト情報の保存、支払い処理の効率化、ワンクリックでのチェックイン／チェックアウト、メンテナンス依頼の管理などを行える、複数の専用タブを備えたユーザーインターフェイスを提供します。
設定タブ
このタブには、管理者、スーパ管理者、マネージャーがアクセスできます。フロントオフィスエグゼクティブロールのユーザーは、このタブ内の一部レポートにアクセスできます。
このタブでは、ホテル名、所在地、Webサイト、チェックイン／チェックアウト時間などのホテル情報を保存するなど、管理者向けの処理を行えます。また、部屋タイプ（デラックス、スタンダードなど）、料金、アメニティ、1室あたりの最大宿泊人数などの詳細も登録できます。これにより、部屋に関する情報をすぐに参照できるようになります。
さらに、レクリエーション、ランドリーサービス、インルームダイニングなど、提供している各種サービスの詳細や、ホテルで働くスタッフの情報も追加できます。スタッフを追加すると、設定された権限に基づき、このアプリケーションがスタッフと共有されます。
アプリケーション内で利用可能な既存のスタッフロールから選択できます。デフォルトでは、このアプリケーションの管理者には「Manager」ロールが割り当てられます。
このタブでは、テーブルの総数、各テーブルの席数、食事の提供時間（朝食、ブランチ、ランチ、ディナーなど）、メニューに掲載する料理とその料金など、レストランに関するホスピタリティ情報も保存できます。
部屋タブ
このタブには、管理者、スーパ管理者、マネージャーがアクセスできます。フロントオフィスエグゼクティブロールのユーザーは、このタブ内の一部レポートにアクセスできます。
このタブでは、ホテル内の空室の部屋番号、タイプ、フロア、内線番号などの詳細を登録・保存できます。また、各部屋で利用可能なその他のアメニティも、対応するフォームから追加できます。このタブには、すべての部屋をClean（空室）、Occupied（使用中）、Dirty（清掃待ち）、メンテナンスのカテゴリ別に表示するレポートも用意されています。各カテゴリ内のデータは、ドラッグ＆ドロップで必要なカテゴリに移動できます。清掃が必要な部屋はDirty Roomsレポートに一覧表示され、清掃後にMove to Cleanをクリックすることで、Cleanカテゴリに移動できます。
連絡先タブ
このタブには、管理者、スーパ管理者、マネージャー、フロントオフィスエグゼクティブがアクセスできます。
このタブでは、ゲストおよび契約先の情報を追加・管理できます。ゲストを個人または法人として設定し、それぞれに応じた請求処理を行えます。法人ゲストについては、前払費用、繰越支払い、会社負担の請求書などを考慮し、チェックアウト時のスムーズな精算を実現します。法人顧客に対しては支払い頻度を設定し、リマインダーを追加することもできます。このタブには、法人ゲストとその他のゲストをそれぞれ表示するレポートが用意されています。
フロントデスクタブ
このタブには、管理者、スーパ管理者、マネージャー、フロントオフィスエグゼクティブがアクセスできます。
このタブでは、フロントデスク業務をデジタル化し、アップグレードできます。カレンダー形式のチャートで空室数を即座に把握し、その場でスムーズに予約を受け付けて確定または必要に応じてキャンセルし、今後の予約一覧や予約履歴を表示できます。
部屋予約を確定し部屋タイプを選択すると、部屋料金と合計金額が税金計算を含め自動で算出されます。支払済みの前受金額を指定すれば、その部屋は宿泊可能な状態になります。未確定の予約はAwaiting Confirmationsレポートに一覧表示され、確定ボタンをクリックして予約ステータスを更新できます。チェックイン予定のゲストがいる場合は、ワンクリックでチェックイン／チェックアウト処理を行うこともできます。
また、公開機能を使用して予約フォームを公開し、ユーザーがオンラインで部屋を予約できるようにすることもできます。
リクエスト管理タブ
このタブには、管理者、スーパ管理者、マネージャー、フロントオフィスエグゼクティブがアクセスできます。
このタブは、顧客がアプリケーション内から各種リクエストや部屋の変更を行えるようにすることで、カスタマーサービスのスピード向上に役立ちます。顧客の要望をリアルタイムで把握し、対応可能なスタッフを割り当ててサービスリクエストに迅速に対応し、ボタンをクリックするだけでリクエストをクローズできます。完了したリクエストは専用レポートに表示され、対応の迅速さを追跡し、カスタマーサービスの改善に役立てることができます。
メンテナンスタブ
このタブには、管理者、スーパ管理者、ハウスキーピング担当者がアクセスできます。
このタブでは、部屋ごとのメンテナンスタイプを設定し、改装やメンテナンス実施中の特定期間について、その部屋の予約をブロックできます。アプリ内レポートを通じて、今後予定されているメンテナンス、進行中のメンテナンス、過去のメンテナンス履歴を確認し、部屋のメンテナンス状況を把握できます。
サービス利用状況タブ
このタブには、管理者、スーパ管理者、マネージャー、フロントオフィスエグゼクティブがアクセスできます。
このタブでは、ホテルで提供しているすべてのサービスの利用状況を追跡できます。設定タブで追加したサービスから対象サービスを選択し、利用された部屋を指定して、サービスの領収書・請求書を作成できます。合計金額は税金を含め自動計算されます。前受金がある場合は、その金額も指定できます。
追加の枕や毛布など、追加アメニティに対して料金を請求する場合は、対応するフォームでその領収書・請求書を作成できます。サービスおよびアメニティの領収書・請求書は、個別レポートで確認できます。
レストランタブ
このタブでは、顧客が店内飲食、テイクアウト、ルームサービスなど、希望する形態で注文を行えます。管理者は、注文を無料（complimentary）として設定し、料金を発生させないようにすることもできます。商品を選択すると、注文時間と合計金額が自動入力されます。注文はステータスに応じて保留中、支払い待ちとして、それぞれのレポートで表示できます。保留中の注文では、商品を追加するか、注文を完了するかを選択できます。
顧客の注文を追加した後、対応するフォームに注文内容を入力して、キッチンスタッフに依頼を回送できます。追加された注文は、承認または却下できます。注文を承認した後は、ボタンをクリックするだけで、ステータスを「提供準備完了」「提供済み」「キャンセル済み」などに変更できます。
完了した注文の領収書・請求書は、注文履歴レポートで確認できます。支払い待ちの注文については、支払いステータスを変更し、「Awaiting 支払い」レポートから領収書・請求書を印刷できます。
支払いタブ
このタブでは、請求プロセス全体を簡素化・安全化し、期日どおりに支払いを受け取れるようにします。前受金の受領、前払金額の入力、ワークフローを利用した自動リマインダーの送信により、会員やゲストが期限内に支払うよう促し、支払い遅延が発生した場合には通知を受け取れます。レポート機能により、財務状況や法人としてのパフォーマンスを把握し、ホテル運営を効率的に管理できます。支払いが保留中の会員（法人ゲスト・その他ゲストの両方）の一覧や、支払い履歴全体を確認することもできます。
進捗タブ
このタブでは、日次および月次ベースでホテルの進捗状況を表示します。組み込みのカスタマイズ済みダッシュボードを使用して、成長中のホテルビジネスの運営状況を可視化できます。チェックイン／チェックアウト時間、予約状況、メンテナンス、ルームサービスのリクエストなどをダッシュボードで把握し、その他の指標もあわせて管理できます。
アプリケーションをインストールする
アプリは次の 3 つの場所からインストールできます:
Zoho マーケットプレイスからのアプリケーションのインストールは簡単です。インストールが完了すると、アプリは自動的に設定され、すぐに利用できる状態になります。アプリ内のタブを確認し、自社の利用ケースに合わせてアプリを調整し、データの追加、編集、表示を行うことができます。
また、ユーザーを追加して、追加、編集、削除、データの表示などのロールや権限を定義し、定義した権限にユーザーを割り当てることで、アプリへのアクセス権を制限またはフルアクセスに設定できます。
- Zoho マーケットプレイスに移動します。
- Zoho Creator セクションまでスクロールし、[すべて表示]をクリックします。
- Hotel Management アプリを選択し、[Install] をクリックします。
アプリケーションはデバイスにインストールされ、すぐに利用を開始できます。
アプリケーションの設定
このアプリケーションは、ホテルおよび宿泊施設ビジネスの要件に対応できるよう設計されています。アプリケーションをインストールした後、スーパー管理者または管理者が自社の組織設定を開始できます。
手順 1: Configuration セクションに移動します。
1. About Hotel フォームにアクセスし、ホテル名、所在地、ロゴ、Web サイト、チェックイン／チェックアウト時間などのホテル情報を追加します。
2. 次に、追加する 部屋の種類 フォームで、利用可能な部屋タイプを追加し、ベッドの種類、許容人数、アメニティ、部屋画像などの詳細を入力します。
3. 追加する 単価 種類 フォームにアクセスし、料金タイプと 1 泊あたりの料金を入力します。
4. 追加する サービス および 追加する 税金 種類 フォームで、提供しているホスピタリティサービスと、それに対して請求する税金をそれぞれ入力します。
5. 次に、追加する スタッフ フォームにアクセスし、スタッフの詳細と本人確認書類情報を入力します。
このアプリケーションは、割り当てられたロールに基づいてスタッフと共有されます。
6. 追加する Table フォーム、Food Timings フォーム、および Food and Beverages フォームで、テーブル情報、食事提供時間、メニュー項目をそれぞれ追加します。
手順 2: Rooms セクションに移動します。
- 追加する Room フォームにアクセスし、フロア、部屋番号、部屋タイプ、各部屋固有の電話番号などの詳細を入力します。
- 次に、追加する Room Amenity フォームにアクセスし、客室で提供しているアメニティの詳細を入力します。
- Rooms レポートで、すべての部屋を表示できます。ここでは、必要なカテゴリにデータをドラッグ＆ドロップできます。
手順 3: 連絡先 セクションに移動します。
- 追加する Guest フォームにアクセスし、ゲストの基本情報および連絡先情報を入力し、連絡先の種別を個人ゲストまたは法人ゲストとして設定します。また、法人顧客向けの追加情報を登録し、支払いサイクルを設定することもできます。
- Corporate Guests and Other Guests レポートで、法人ゲストおよび個人ゲストの詳細をそれぞれ表示・編集できます。
手順 4: Front Desk セクションに移動します。
フロントデスクのスタッフは、ゲストに代わって客室の予約を行うことができます。ゲスト自身による直接予約は、公開フォームから行うことができます。
- Reservation フォームにアクセスし、チェックイン／チェックアウト日、部屋数、大人と子どもの人数などの詳細を追加します。その後、ゲスト種別を選択し、連絡先 タブに保存されているゲストデータを関連付けることができます。
- Awaiting Confirmation レポートで、すべての客室予約の一覧を表示できます。ここから、部屋の詳細を選択して予約を確定できます。
予約を確定すると、Upcoming Check-Ins レポートに表示されます。有効なチェックインの詳細、チェックイン履歴、予約後に来館がなかったケースなどは、それぞれのレポートで追跡できます。滞在期間分の請求書はチェックアウト時に作成され、Check-In 履歴 レポートから印刷できます。
これでアプリを利用する準備が整いました。
自動化
このアプリには、業務プロセスをスムーズかつ明確にするための自動化が組み込まれています。次のようなワークフローが含まれます:
- フォーム内の特定の項目を非表示／表示したり、有効化／無効化したりする。
- 入力データの検証に基づいてアラートを表示する。例えば、「入力された日付では利用可能な部屋がありません」というメッセージは、ユーザーが予約のために入力した日付に基づいて表示されます。
- 支払いおよび今後のメンテナンス作業のリマインダーをスケジュールする。
- チェックイン、チェックアウト、予約のキャンセル、請求書の印刷などのカスタムボタンのクリックをトリガーとして処理を実行する。
- 苦情が登録された際に管理者へ通知を送信する。
- 関数を使用して金額や税金を自動計算する、など。
アプリの共有
このアプリは、ロールと権限を定義することで、組織内のユーザーと共有できます。これにより、特定のロールを持つユーザーに対して、アプリの各コンポーネントへのアクセスレベルを制御できます。アプリの共有方法については、こちらをクリックして参照してください。
メモ: このアプリケーションは、モバイルまたはタブレット端末のアプリとしてダウンロードして利用できるよう最適化されています。
このアプリケーションをアンインストールする場合は、次の操作を行います。
1. Solutions に移動し、Hotel Management アプリケーションをクリックします。
2. カード上にマウスカーソルを合わせ、省略記号 アイコン（3 つの点）をクリックします。
3. [削除] をクリックします。
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