Zoho Creator Procurementの概要
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調達とは、コストを抑えつつ時間を管理し、仕入先との協力的な関係を構築しながら、組織の調達プロセスを効率化して期待される成果を達成するための体系的な手法です。
調達の目的は、必要な物資が、適切なタイミングで、適正な価格で利用でき、かつ自社のニーズを満たしていることを確実にすることです。
サプライチェーンマネジメントにおける調達の役割
簡単に言うと、サプライチェーンマネジメント（SCM）とは、原材料の調達から最終目的地への製品の納品まで、製品やサービスに関わるモノの流れ、データ、資金の流れを管理する取り組みです。
調達はサプライチェーンマネジメントの重要な一部です。サプライチェーンマネジメントにおける調達機能の役割は、企業活動を支えるために必要な物品やサービスを特定し、取得することです。これにより、適切な製品が、適切なタイミングで、適切な数量で利用できるようにします。
調達と購買は似ていますが、SCM の領域では両者の違いを理解しておくことが重要です。
調達プロセスに含まれるステップ
これは、調達ライフサイクルに含まれるすべての段階を管理するプロセスです。具体的には、品目の取得、申請内容の確認、発注書の作成、仕入先への入札依頼、請求書の起票、契約の管理などが含まれます。
各組織の固有のプロセスに応じて、いくつかの段階で構成されますが、一般的には次の 8 段階があります。
➤ 要件の収集
➤ 購買申請の作成
➤ 入札に基づく仕入先の選定
➤ 発注書の作成
➤ 受領済み発注の検証
➤ 請求書の承認
➤ 支払いの実行
➤ 契約およびデータの管理
従来、調達プロセス全体の対応には、手作業での処理、大量の書類作業、電話でのやり取りなど、多くの手間がかかっていました。しかし、世界的なデジタル変革の流れは調達にも影響を与えています。調達をデジタルで行うことを選択することで、より戦略的かつ効果的な形で調達を見直すことができます。
調達プロセスにおける課題
以下は、調達分野でよく見られる課題と、それらを当社の調達ソリューションがどのように解決できるかの概要です。
仕入先とのコミュニケーション:
複数の仕入先から見積もりを取得する必要があるため、仕入先とのコミュニケーションが体系化されていないことは、多くの組織にとって大きな問題です。購買担当者と仕入先が生産的なコミュニケーションを行える集中管理された場があれば、より良いコラボレーションが可能になります。
不要な支出:
調達全体には、各自の要件に応じて調達を行う複数のステークホルダーが関与する場合があります。不要な支出を抑えるために承認プロセスが設けられていますが、従業員がこれを迂回してしまうと、コストの増加、品質のばらつき、コスト削減の機会損失につながることがあります。
手作業のプロセス:
調達依頼、承認、請求書を手作業で処理すると、時間がかかり、人手も多く必要となり、ミスも発生しやすくなります。その結果、生産性が低下し、不正確さが増大する可能性があります。
可視性の不足:
仕入先のトラッキング、調達支出、経費分析に関する可視性が限定的、あるいはまったくない場合、コスト削減や戦略的な意思決定の場面で行き詰まってしまいます。
コンプライアンス:
コンプライアンスの維持は、社内ポリシー、法的要件、仕入先との契約順守など、調達における重要な要素を含むため、非常に重要です。これらを適切に管理しなければ、高いリスク、仕入先の不遵守、データ侵害などにつながる可能性があり、対応が難しく時間的制約も生じます。
テクノロジーを活用してプロセスやワークフローを最適化・自動化することで、組織は業務の進め方を改善できます。多くの企業がデジタルソリューションとして SaaS（Software as a Service）モデルを選ぶのは、大規模なデータやシステムの事前準備が不要で、統合も不要または最小限で済み、数日から数週間で成果を得られるためです。
調達に関しては、調達ソフトウェアを導入することで、購買機能および調達プロセス全体のシステム化に大きく貢献します。データ入力、発注書の作成、請求書処理といったタスクを自動化することで、時間とコストを削減し、ミスを減らすことができます。
Zoho Creator の調達ソリューションのご紹介
概要
Zoho Creator の調達ソリューションは、調達管理のニーズをシームレスに満たすために開発された統合ソリューションです。申請からトラッキングまでの固有のプロセスをデジタル化し、調達ライフサイクルにおける頻繁な手順を、すべて 1 つのプラットフォーム上で管理できます。
データ入力、発注書の作成、請求書処理といったタスクを自動化することで、企業は時間とコストを削減し、ミスを減らすことができます。
画一的な「ワンサイズフィットオール」のソリューションではなく、自社や顧客のニーズに合わせて調達ソリューションをカスタマイズできます。Zoho Creator には、そのようなオーダーメイドの顧客体験ソリューションを提供するための機能が備わっています。
メリット
この包括的なソリューションは、前述の課題を解決するために、法人ニーズに合わせて次のようなメリットを提供します。
一元化: 申請から支払いまで、調達プロセス全体を 1 つの統合プラットフォーム上で効率化します。
- 一元リポジトリ - すべてのステークホルダー情報をクラウドに保存することで、大量のスプレッドシートを手作業で検索・入力する必要がなくなります。ベンダー権限、契約、ドキュメントを 1 か所に保存・整理し、スムーズなアクセスとコラボレーションを実現します。
自動化: 発注書の作成や発注書メールの送信など、繰り返し発生するタスクを自動化し、時間を節約してミスを削減します。
- 発注書のデジタル化 - ワンクリックで、購買申請から発注書や注文確認を簡単に生成したり、ゼロから数分で作成したりできます。
- シンプルな購買申請 - 調達依頼を簡単に作成し、必要な承認フローを自動化できます。
セキュア: 堅牢な承認ワークフローを実装し、すべての購買が実行前に適切な担当者によって承認されるようにします。
- 多段階承認 - 事前に定義した条件に基づいて、リクエストを関連するステークホルダーに回付できます。承認プロセスの透明性と可視性を高め、進捗を追跡し、ボトルネックを特定し、タイムリーに対応できます。
統制: 仕入先や契約をより効果的に管理し、調達に対する可視性とコントロールを強化します。
- ベンダーポータル - 仕入先の選定・オンボーディング・評価、契約交渉、パフォーマンスのモニタリングを、集中管理されたプラットフォーム上で行えます。
コントロール: 支出をリアルタイムで把握し、調達予算の状況を明確に可視化して、十分な情報に基づいた意思決定を行えます。
- 入庫検収（GRN） - 供給品の品質と数量を簡単に検証し、要件を満たしていることを確認することで、潜在的なトラブルを回避できます。
- 支払いの迅速化 - 請求書と仕入先への支払いをトラッキングし、可視性を高めます。
- 高度な分析 - 調達ライフサイクルに関する有益なインサイトを得て、戦略を最適化し、根拠ある意思決定を行えます。
ユースケース
製造業:
製造業の企業は、生産に必要な原材料、部品、設備を調達します。たとえば、自動車メーカーは、鋼材、タイヤ、電子部品などを調達します。
運輸業:
航空会社や海運会社などの運輸関連組織は、車両・航空機・船舶、燃料、保守サービス、物流サポートなどを調達します。
医療機関:
病院や医療機関は、医療機器、医薬品、医療消耗品などを調達します。たとえば、MRI 装置、手術器具、包帯などを購入する場合があります。
フロー
ハイライト
単なる調達ソフトウェアではなく、エンドツーエンドのデジタル化プラットフォームです。
➤ カスタマイズ可能なタブ:
新しいプロセスを導入した際に、専用のタブが必要になる場合があります。そのようなときは、Creator の機能を活用して特定の項目やワークフローを作成し、ユーザーコントロールを変更し、拡張機能をカスタマイズし、API を利用して専用タブを追加できます。これらはすべて既存アプリの上に、手間なく構築できます。
➤ シームレスなデータ移行:
Zoho Creator のエンタープライズグレードのデータ管理機能により、データのインポート、変換、保守を容易に行えます。暗号化、クラウドバックアップ、容易な連携により、レガシーアプリケーションからのデータ移行もスムーズで、データ品質を維持できます。
➤ クラウドベース:
クラウドベースの調達ソリューションは、迅速な導入、優れたコラボレーション、高い稼働率を、はるかに低いコストとゼロの固定資本で実現します。これにより、メンテナンスやセキュリティの心配を専門家に任せ、自社のコアコンピタンスに集中できます。当社が保有する完全暗号化されたデータセンターは、99.9% の稼働率と、データリスクからの万全の保護を提供します。
➤ 予算管理:
予算をコントロールし、より賢明な意思決定を行いましょう。動的な承認ワークフローと明確に定義された支出ルールにより、効率的な購買を実現します。自動化された支出モニタリングと事前アラートにより、潜在的な財務リスクを早期に検知し、タイムリーに対処できます。承認フローをカスタマイズし、支出に関する透明性の高いインサイトを得ることで、先を見据えた意思決定が可能になります。
FAQ
Zoho Creator の調達ソリューションとは何ですか？
Zoho Creator の調達ソリューションは、固有のプロセスを効率化するためのカスタム e 調達管理ソフトウェアです。申請からトラッキングまで、調達ライフサイクルにおける頻繁な手順をシームレスに管理できます。
Zoho Creator の調達ソリューションは、どのようにして自社の時間とコスト削減に役立ちますか？
データ入力、発注書の作成、請求書処理などのタスクを自動化することで、企業は時間とコストを削減し、ミスを減らすことができます。画一的な「ワンサイズフィットオール」のソリューションではなく、自社や顧客のニーズに合わせて調達ソリューションをカスタマイズできます。調達ソリューションには、そのようなオーダーメイドの顧客体験を提供するための機能が備わっています。
調達管理とは何ですか？
品目の取得、申請内容の確認、発注書の作成、仕入先への入札依頼、請求書の起票、契約の管理など、調達ライフサイクルに含まれるすべての段階を管理するプロセスを、調達管理と呼びます。
調達における ERP システムとは何ですか？
ERP は調達プロセスの一部であり、機能やサービスをまたいで、すべての業務プロセスと情報を集中・統合的に管理する仕組みです。もともとは 1960 年代の製造業における資材調達と在庫管理のために考案されましたが、その後急速に進化し、現在ではあらゆる業界・分野において、企業運営に不可欠なシステムとなっています。
製品の無料トライアルは利用できますか？
はい、14 日間の無料トライアルをご利用いただけます。
14 日間の無料トライアルはどのように機能しますか？
トライアルに登録すると、14 日間、調達プロセスのすべての機能を無料でご利用いただけます。14 日間のフル機能トライアルが終了した後は、今後の支払い方法やサブスクリプション設定について、詳細をお問い合わせいただけます。
無料トライアルにスタータープランはありますか？
トライアルプランでは、調達プロセスのすべての機能をご利用いただけます。これにより、正式なお申し込み前に製品の詳細を把握することができます。
トライアル終了後はどうなりますか？
14 日間のフル機能トライアルが終了した後は、今後の支払い方法やサブスクリプション設定について、詳細をお問い合わせいただけます。
自分のデータはどの程度安全ですか？
Zoho Creator では、顧客ごとのデータを論理的に分離しています。データの保持とバックアップは安全な方法で行われます。すべての顧客データは複数の地域にあるデータセンターに保存されており、高いセキュリティと可用性を確保しています。Zoho は ISO 27001/27017/27018 認証を取得しており、SOC 2 に準拠しています。
GDPR に準拠していますか？
Zoho は ISO 27001/27017/27018 認証を取得しており、SOC 2 に準拠しています。
Zoho Creator の調達ソリューションは Zoho One に含まれますか？
いいえ、スタンドアロンの調達ソフトウェアです。
Zoho Creator の調達ソリューションのデモは受けられますか？
はい、このフォームにご記入いただくことで、デモをリクエストできます。
支払い方法にはどのようなものがありますか？
Visa、Mastercard、American Express、PayPal によるお支払いに対応しています。また、年間サブスクリプションについては、銀行振込または小切手でのお支払いにも対応しています。
サポートチームへの連絡方法を教えてください。
procurement-support@zohocreator.com までお問い合わせください。
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