Microsoft Office 365の予定、連絡先、タスクの同期

Microsoft Office 365の予定、連絡先、タスクの同期

Zoho CRMの予定とMicrosoft Office 365の同期

Zoho CRMアカウントの予定をMicrosoft Office 365に同期し、Microsoft Office 365内から管理できます。また、Microsoft Office 365アカウントに追加した予定をZoho CRM に自動で同期することが可能です。

Office 365カレンダーとのZoho CRMの予定の同期を有効にするには

  1. Zoho CRMアカウントで、 [マーケットプレイス] > [連携] > [Microsoft] をクリックします。
  2. [Office 365] ページで、 [予定] の下の [有効にする] をクリックします。
    同期のステータスが [有効] になります。


メモ 
  • Office 365とZoho CRMのログインユーザーのメールアドレスが同じ場合、すぐに同期が有効になります。メールアドレスが異なる場合、同期を有効にするには、Office 365アカウントにサインインする必要があります。初回有効時にのみ、ログインが必要です。


  • Zoho CRMで予定に追加された参加者は、Office 365には同期されません(自分の予定のみがOffice 365に同期されます)。 
  • 初回の同期の際は、Zoho CRMのカレンダーから最大5,000件の予定をOffice 365に同期できます。
  • 最初に今後の予定が同期され、その後、最近完了した予定が同期されます。
  • Zoho CRMにインポートされた予定はOffice 365と同期されません。ただし、Zoho CRMで個別に作成された予定や、一括更新された予定は、Office 365に同期されます。

予定の同期の無効化

予定の同期を無効にするには
  1. Zoho CRMアカウントで、 [マーケットプレイス] [連携] [Microsoft] をクリックします。
  2. [Office 365] ページで、 [予定] の下の [無効にする] をクリックします。
  3. Office 365とZoho CRMの間で予定の同期が無効になります。
    また、予定の同期の無効化は、Office 365アカウントでZoho CRMのカレンダーを削除することによっても可能です。
Notesメモ
Notes
  1. Office 365でZoho CRMのカレンダーの同期を無効にしたり、Zoho CRMのカレンダーを削除したりすると、Office 365からZoho CRMの予定が削除されます。ただし、Zoho CRM内の予定は保持されます。

Zoho CRMの連絡先とOffice 365の同期

Zoho CRMの連絡先とOffice 365を同期することで、アプリケーションを切り替えることなく、どちらのアプリケーションからでも効率的に連絡先を管理できます。Zoho CRMユーザーであれば、Zoho CRMアカウントとOffice 365アカウントの間で、連絡先の同期を有効にできます。同期を有効にすると、自分の担当する連絡先のみが、Office 365に同期されます。 

Zoho CRMの連絡先とOffice 365の同期を有効にするには

  1. Zoho CRMアカウントで、 [マーケットプレイス] [連携] [Microsoft]をクリックします。
  2. [連絡先] セクションで、 [有効にする]をクリックします。


  3. [設定]ポップアップで、Microsoftの項目とZoho CRMの項目を関連付けます。初期設定の関連付けが使用でき、必要に応じて編集も可能です。



  4. Office 365で連絡先が削除されたときにZoho CRMの連絡先を削除する場合は、チェックボックスを選択します。
    API経由でサポートされていないMicrosoftの連絡先項目は、この [設定] ポップアップでは関連付けできませんのでご注意ください。 
    これで、Office 365とZoho CRMの間で、連絡先の同期が有効になります。Office 365アカウントに、[Zoho CRM Contacts](Zoho CRMの連絡先)フォルダーが表示されます。




    いずれかのアプリケーションで作成した連絡先は、相互に同期されます。同期された連絡先はZoho CRMの連絡先に表示され、その他の連絡先には表示されませんのでご注意ください。 

  • 初回の同期の際は、Zoho CRMの[連絡先]タブから最大10,000件の連絡先がOffice 365に同期されます。
  • データ移行やインポートを通じてZoho CRMに追加された連絡先は、Office 365と同期されません。ただし、Zoho CRMで個別に作成された連絡先や、一括更新された連絡先は、Office 365に同期されます。

連絡先の同期の無効化

Zoho CRMの連絡先とOffice 365の同期を無効にするには

  1. Zoho CRMアカウントで、 [マーケットプレイス] [連携] [Microsoft] をクリックします。
  2. [連絡先] セクションで、 [無効にする] をクリックします。 



    Office 365とZoho CRMの間で、連絡先の同期が無効になります。
    また、Office 365アカウントで[Zoho CRM Contacts](Zoho CRMの連絡先)フォルダーを削除しても、同期を無効にできます。 
メモ 
  • 同期を無効にすると、Office 365から[Zoho CRM Contacts](Zoho CRMの連絡先)フォルダーが削除されます。ただし、連絡先はZoho CRMにそのまま保持されます。

Office 365ユーザーの招待

Office 365用のZoho CRMアプリを有効にすると、Zoho CRMでOffice 365アカウントからユーザーを招待できます。ユーザーの招待方法には、次のケースがあります。
Notes
メモ
  1. Zoho CRMとOffice 365でログインユーザーのメールアドレスが同じ場合にのみ、Zoho CRMにOffice 365のユーザーを追加できます。両者のメールアドレスが異なる場合は、Zoho CRMにOffice 365のユーザーを追加できません。

ケース #1: 管理者がOffice 365ユーザーに招待メールを送信する

この場合、管理者がOffice 365ユーザーに招待メールを送信した後、ユーザーが招待を承諾します。

Office 365アカウントからユーザーを招待するには

  1. Zoho CRMアカウントで、[設定] [ユーザーと権限] [ユーザー]に移動します。
  2. [ユーザー]ページで、[+ Office 365ユーザー]をクリックします。



    [新しいユーザー]オプションは、Office 365を使用していない新規ユーザーをZoho CRMに招待するために使用します。

  3. [ユーザーの追加]ポップアップで、一覧から対象のユーザーを選択し、[保存]をクリックします。



    選択したユーザーに、招待メールが送信されます。

Zoho CRMへの招待を承諾するには

  1. Office 365アカウントの管理者から届いたメール内の招待リンクをクリックします。
    代わりに、Office 365アカウントの[アプリ]セクションから、[Zoho CRM]アプリを参照してクリックすることも可能です。
  2. Zoho CRMへのログインページで、サービス規約と利用条件に同意した上で、Zoho CRMの組織アカウントに参加します。
    別のメールアドレスで登録済みの既存のZoho CRMアカウントを関連付けたい場合は、[アカウントの関連付け]をクリックして、既存のZoho CRMアカウントのログイン情報を使用して、ログインします。この場合、招待メールを受け取ったZoho CRMアカウントには参加せず、すでに所属しているアカウントに参加しますのでご注意ください。

 ケース #2:  365ユーザーがZoho CRMへの参加を申請する

この場合、Office 365ユーザーが管理者に対して、Zoho CRMアカウントに自分を追加するよう申請します。管理者がこの申請を承認します。

Zoho CRMの組織アカウントへの参加を申請するには

自分の組織のZoho CRMアカウントにまだ招待されておらず、参加したい場合、アカウントへの参加申請を送信できます。

  1. Office 365アカウントで、[アプリ]アイコンをクリックします。
  2. [Zoho CRM]アプリを参照して、クリックします。
    [Zoho CRM]ページで、すでに自分の組織のZoho CRMアカウントがあることが表示されます。
  3. [参加を申請する]をクリックします。
    [ユーザーの管理]権限を持つ、すべてのZoho CRMユーザーに申請メールが送信されます。

Office 365ユーザーからのZoho CRMアカウントへの参加申請を承認するには

  1. Office 365ユーザーから届いた申請メール内に記載されている、承認リンクをクリックします。
    Zoho CRMの[ユーザー]画面が開きます。
    Zoho CRMのユーザー権限で[ユーザーの管理]権限がある場合のみ、ユーザーを追加できますのでご注意ください。
  2. [新しいユーザーの追加]ポップアップで、[承認して追加する]をクリックします。
    該当のOffice 365ユーザーが、Zoho CRMユーザーとして追加されます。

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