レポートに関するよくある質問（FAQ）

レポートに関するよくある質問（FAQ）

作成したレポートを他のユーザーに共有するには？

次の2通りの方法で、レポートを共有できます。
  1. レポートをエクスポートして共有する ：各レポートは、Excel／CSV／PDF形式のファイルとしてエクスポート（出力）できます。エクスポートしたファイルを他のユーザーに共有することが可能です。
  2. フォルダーを作成してレポートを保存し、該当のフォルダーをユーザーに共有する ：フォルダーを使用すると、複数のレポートをまとめて他のユーザーと簡単に共有できます。なお、レポートを保存するフォルダーは必要に応じて変更可能です。

レポート内の一部の項目が表示されないのはなぜですか？

管理者が無効化した項目や権限のない項目は、レポートで表示されません。レポートには、自分の権限に基づいてページのレイアウトに表示される項目のみを確認できます。自分が担当者となっているデータや他のユーザーから共有されたデータなどを含め、編集権限のあるデータはすべて表示されます。


レポートを定期的に作成して、同僚や上司など他のユーザーやその他の宛先にメールで送信するように設定できますか？


はい、可能です。定期レポート機能を使用することで、毎日／毎週／毎月／毎年などの間隔でレポートを作成し、メールで自動送信するよう予約設定が可能です。同僚や上司のほか、Zoho CRMに登録していない人に対しても送信できます。  
定期レポートを設定すると、指定した間隔でレポートが自動作成され、メールに添付されて、受信者のメールアドレスに自動送信されます。メールの文中には、該当のレポートへのアクセス用リンクが記載されます。また、送信するファイルの形式（PDF、XLS、CSV）を選択することも可能です。詳細につ
いては、 レポートの設定 をご参照ください。


レポートにはどのような種類がありますか？

Zoho CRMで利用可能なレポートは、表形式レポート、要約レポート、マトリクスレポートです。

表形式レポートでは、データが一覧形式で表示されます（合計や平均などの集計値は表示されません）。表形式レポートは、連絡先のメールアドレスの一覧や未完了の商談の一覧などを作成するのに適しています。 

要約レポートでは、データをグループ化したり集計したりすることが可能です。マトリクスレポートでは、データを縦と横の軸でクロス集計して表示できます。  

自分用に作成したレポートをフォルダーに保存できますか？

はい、自分用に作成したレポートをフォルダーに保存できます。また、自分と管理者権限を持つユーザーにのみフォルダーが表示されるように設定することもできます。必要に応じて、フォルダー内のレポートを組織内の他のユーザーにまとめて共有することも可能です。

レポートへのアクセスを特定のユーザーのみに制限することはできますか？

はい、できます。レポートへのアクセス権限は、ユーザー、役職、グループ単位で設定することができます。ただし、アクセス権限の設定は、レポート単位ではなくフォルダー単位で行います。対象のレポートをまとめてフォルダーを作成し、フォルダーごとにアクセス権限を設定することが可能です。レポートのフォルダーを作成してアクセス権限を設定するには、次の手順に従います。
  1. ［レポート］タブをクリックします。
  2. 対象のレポートを選択し、［フォルダーに移動する］メニューから［フォルダーを作成する］をクリックします。
  3. ［フォルダーを作成する］ページで、次の操作を行います。
  • ［フォルダー名］を入力します。
  • ［フォルダーを共有］欄で、アクセスを許可する対象を選択します。
  • 対象は、以下の3つから選択します。
  • 自分のみ：フォルダーへのアクセスを、自分に対してのみ有効にする場合に選択します。
  • すべてのユーザー：フォルダーへのアクセスを、すべてのユーザーに対して許可する場合に選択します。
  • 特定のユーザー：フォルダーへのアクセスを、特定のユーザーに対して許可する場合に選択します（許可対象はグループや役職をもとに指定することも可能です）。
      4.［保存して移動する］をクリックします。

特定の状態（ステータス）において一定期間動きのない見込み客を確認するためのレポートを作成することはできますか？

はい、ブループリントのレポート機能を使用することで可能です。ブループリントのレポートでは、見込み客における特定の状態（ステータス）ごとに留まっている（滞留している）期間を把握できます。   

また、ブループリント機能を利用していない場合でも、ワークフロー（自動処理）による項目値の更新を活用することで、上記と同様のレポートを作成することも可能です。この場合、実行条件やレポートの項目などをより柔軟にカスタマイズできます。 

概要 
一定期間、特定の状態で動きがない見込み客を確認するレポートを作成します。例：20日以上、同じステータスから動きがない見込み客の一覧を表示するレポートを作成します。 

手順 
まず、［見込み客］タブにおいて、日付の種類のカスタム項目を作成します。以下では、［ステータスの最終更新日］という名前の項目を作成したとして説明します。この項目には、見込み客ステータスが変更された日付を自動で入力するよう設定します。 

そのために、処理を自動的に実行するためのワークフローを設定します。具体的には、見込み客のステータスが変更されたときに、その日付を［ステータスの最終更新日］の項目に自動で入力するように設定します。上記の処理が問題なく実行されることを確認できたら、［ステータスの最終更新日］の項目を使用して見込み客ステータスに関するレポートを作成します。

上記のワークフロールールを作成するには、以下の手順に従ってください。 
  1. 新しいワークフローの作成ページを開きます。［このルールをいつ実行しますか？］欄で、［データの操作］を選択し、［編集］→［特定の項目が更新されたとき］をクリックします。対象の項目として［見込み客ステータス］を選択し、［次へ］をクリックします。 
  2. ルールの適用条件として、［すべての見込み客］を選択し、［次へ］をクリックします。 
  3. ［すぐに実行する処理］欄で［項目の更新］を選択します。
    ［新しい更新］をクリックします。［名前］を入力後、更新対象の項目として［ステータスの最終更新日］を選択し、［YYYY/MM/DD］をクリックして表示されたカレンダー下部の［実行日］をクリックします。 

この設定により、［見込み客ステータス］の値を変更した日付が［ステータスの最終更新日］に自動入力されるようになります。設定が完了したら、［レポート］タブで、この［ステータスの最終更新日］を利用してレポートを作成します。具体的には、レポートの基準を［見込み客］に設定し、レポートに表示する［列］に［ステータスの最終更新日］を含めます。また、フィルターの条件で［経過日数］［>=］［20］と設定することで、20日以上動きのない見込み客を抽出するようにします。 



レポートの条件の設定が完了したら、レポート名を付けて保存します（例：20日以上動きのない見込み客）。 

注： 
上記の例で作成した［ステータスの最終更新日］の日付と、見込み客データの更新日時として表示される日時の意味合いや挙動は異なります。見込み客データの更新日時として表示される日時には、［見込み客ステータス］以外の項目の更新日も反映されます。一方、［ステータスの最終更新日］には、［見込み客ステータス］が更新された日付だけが反映されます。