レポートの作成

レポートの作成

関連するタブのデータを組み合わせて新しいレポートを作成できます。たとえば、[取引先]タブで、[連絡先]、[商談]、[見積書]などの他のタブに関連するレポートを作成できます。

レポートの種類

  • 表形式レポート: レポートに小計欄なしのデータを表示します。この種類のレポートは、連絡先メールアドレスの一覧、営業パイプラインの概要表示などの作成に使用できます。
  • 要約レポート: データを小計、グループ、その他の概要情報とともに表示します。
  • マトリクスレポート: 横列と縦列の両方に対してグリッドで集計したデータを表示します。

レポートの作成

組織の要件に従って、新しいレポートを作成できます。レポートのカスタマイズには、次の手順が含まれます: 

  • タブと、関連する他のタブを選択する
  • レポートの種類(表形式、要約、またはマトリクスレポート)を選択する
  • レポートの列を選択する
  • 列をグループ化する
  • 集計方法を選択する
  • 詳細な並べ替えフィルターを指定する
  • レポートをフォルダーに保存する


メモ 
  • [レポート]ホーム ページの [カスタマイズ] リンクをクリックすると、要件に応じて標準レポートをカスタマイズできます。カスタマイズしたレポートを初期設定のレポートに戻すことはできません。
  • 作成したレポートを組織内の他のユーザーと共有する場合、一部の項目を表示する権限がないユーザーにも、レポート内のすべての項目が表示されることにご注意ください。
  • メインのタブとして各種書類タブを選択することで、各種書類データのレポートを作成できます。サブタブとして、各タブのサブフォームを選択できます(例:見積商品、発注商品、受注商品、請求商品)。 

手順1: タブと関連するタブを選択する

  1. [レポート] タブをクリックします。
  2. [レポート] ホーム ページで、 [レポートの作成] をクリックします。
  3. [レポートの作成] ページで、次の処理を行ってください。
    1. 一覧から主要タブを選択します。 
    2. [関連タブ] リストボックスから、機能横断タブを選択します。
      [関連タブ]の項目を使用して、条件の定義、レポートへの列の追加、集計する列の選択を行うことができます。 
  4. [続行] をクリックします。

手順2: レポート種類を選択する

  1. [レポートの作成] ページの [レポート種類] タブで、次のいずれかのレポートオプションを選択します。
    • 表形式レポート
    • 要約レポート
    • マトリクスレポート 
メモ 
  • [要約レポート] を選択すると、 [グループ化] タブも使用できるようになります。
  • レポートは、作成中にいつでも 実行 または 保存 できます。
  • [実行] ボタンをクリックすると、レポートの保存を促すメッセージが表示されます。レポートが一時的に保存され、レポートのプレビューが作成されます。
  • [保存] ボタンをクリックすると、指定したフォルダーにレポートが保存されます。

手順3: レポートの列を選択する

  1. [レポートの作成] ページで、 [列] タブをクリックします。
  2. レポートに表示する列を選択するには、次の処理を行ってください。
    • [選択可能な項目] リストボックスから列を選択します。 
    • [追加] をクリックします。 
    • [選択した項目] リストボックスに列が追加されます。
    • 列の表示順序を並べ替えるには、 矢印キーを使用します。
    • 列名を選択し、 をクリックすると、選択した列が削除されます。 
  3. [保存] をクリックします。
    ポップアップウィンドウで、 レポート名 詳細 レポートのフォルダー の詳細を指定します。
  4. [実行] をクリックして、レポートを保存してから実行します。
  5. レポートの列を選択したら、要約レポートを使用している場合は [グループ化] タブをクリックします。それ以外の場合は、 [データ集計] タブをクリックします( 手順5 を参照)。

手順4: レポートの列をグループ化する 

メモ 
  • こちらで選択したものだけが( [列] タブの)列名に表示されます。
  • [レポートの作成] ページで、 [グループ化] タブをクリックします。
    このタブは、 [レポートの種類] タブで要約レポートを選択した場合にのみ使用できます。
  • [グループ化] ページでは、指定したグループ化条件に基づいてデータをグループ化できます。
  • それぞれのリストから値を選択します。
  • リストから [昇順] または [降順] を選択します。

手順5: 計算関数を選択する

  1. [レポートの作成] ページで、 [データ集計] タブをクリックします。
  2. [データ集計] セクションで、必要な計算関数( 合計 平均 最小 最大値 )を選択します。

手順6: 高度な並べ替えフィルターを指定する

  1. [レポートの作成] ページで、 [条件] タブをクリックします。
  2. [条件] セクションで、レポートの追加条件を選択します。
  3. レポートのカスタマイズが完了したら、次のいずれかを実行します。
    • [実行] をクリックしてレポートをプレビューします。 
    • [保存] をクリックします。 
    • [キャンセル] をクリックします。 
メモ 
  • データの [作成者] 項目と [変更者] 項目を使用して、条件を定義することもできます。

手順7: レポートをフォルダーに保存する

  1. [レポートの作成] ページで、 [実行] または [保存] をクリックします。
    レポートは、保存した後でのみ実行できることにご注意ください。
  2. [レポートの保存] ダイアログボックスで、次の処理を行ってください。
    • [レポート名] を入力します。
    • レポートの [説明] を入力します。
    • レポートを保存する [レポートのフォルダー] を選択します。 
  3. [保存] をクリックします。

レポートのフォルダーの作成

フォルダーを使用すると、データを整理して、他のユーザーに簡単に共有できます。Zoho CRMには標準のレポートフォルダーの一覧があり、自由に選択できます。また、独自のフォルダーを作成することもできます。フォルダーの作成方法には、次の2通りがあります:
  1. 既存のレポートからフォルダーを作成する
  2. レポートの作成時にフォルダーを作成する
組織のユーザーのうち、レポートフォルダーにアクセス可能なユーザーを選択して、設定することもできます:
  1. 自分のみ:このオプションを選択すると、フォルダーの作成者のみがフォルダー内のレポートにアクセスできるように制限できます。個人のフォルダーのように利用できます。
  2. すべてのユーザー:Zoho CRM内のすべてのユーザーが、フォルダーとフォルダー内のレポートにアクセスできるようになります。
  3. 選択したユーザー:選択したユーザーのみ、フォルダーにアクセスできるようになります。たとえば、「年間レポート」という名前のフォルダーを作成して、マネージャーまたは上位階層のユーザーのみがアクセスできるように設定できます。この方法では、個々のユーザーにレポートを共有する必要がなく、それぞれのフォルダーにレポートを保存すると、該当のフォルダーにアクセス可能なすべてのユーザーが保存されたレポートを表示できます。
既存のレポートからレポートフォルダーを作成するには
  1. [レポート]タブに移動し、対象のレポートを選択します。
  2. [フォルダーに移動]をクリックし、[フォルダーを作成]を選択します。



  3. [レポートフォルダーの作成]のポップアップ画面で、[フォルダー名]を入力します。
  4. レポートにアクセス可能なユーザーを選択します:
    1. 自分のみ
    2. すべてのユーザー
    3. 選択したユーザー
  5. [保存して移動]をクリックします。
レポート作成時にフォルダーを作成するには
  1. [レポート]タブに移動し、[新しいレポート]をクリックします。
  2. 必要な変数を選択して、レポートを作成します。
  3. [基本情報]で、ドロップダウンリストから[フォルダーを選択][フォルダーを作成]をクリックします。



  4. [レポートフォルダー]のポップアップ画面で、[フォルダー名]を入力します。
  5. レポートにアクセス可能なユーザーを選択します:
    1. 自分のみ
    2. すべてのユーザー
    3. 選択したユーザー
  6. フォルダーのタイトルと説明を追加します。
  7. [保存]をクリックします。







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