タスクの割り当てを自動化するワークフロールールの作成

たとえば、商談の担当者が商談を受注させるたびに、タスクを自動的に割り当てるとします。また、タスクを割り当ててから1週間後に、タスクについてのフォローアップメールを該当する営業担当者に送信するとします。Zoho CRMのワークフロー自動化を使用して、このプロセスを簡単に自動化できます。その方法は次のとおりです。

1. 基本情報： タブを選択します。この場合は ［商談］ タブです。ルールの名前と詳細を入力します。
   
   
   
   
   
   
   
2. ルール実行の指定：
   
   ［データの処理時］ を選択します。商談ステージが「受注」の新しい商談が作成されるか、既存商談のステージが「受注」に更新されると同時に、ルールを実行する場合、最適なルール実行は［作成/編集］です。
   
   
   
   
   
   
   
3. ルール条件の設定 ：条件は、 商談の［ステージ］［が次の値と等しい］［受注］ に設定します。 ［条件に一致する場合、常にワークフローを実行する］ は選択しないでください。このチェックボックスがオフの場合は、初めて条件が満たされたときのみ、ワークフローが実行されます。このシナリオではこちらが適切です。
   
   
   
   
   
   
   
4. 処理： このシナリオでは、すぐに実行する処理と、スケジュール処理の両方を呼び出します。 
   
   • すぐに実行する処理： タスクを作成したり、ワークフロールールに関連付けたりすることで、すぐに実行する処理を関連付けます。
     
     
     
     
     
     
     
   • スケジュール処理： ルールが実行されてから5日後に実行されるよう、スケジュール処理を関連付けます。
     
     
     
     
     
     
     

顧客にメールでリマインダー通知を自動送信するワークフロールールの作成

たとえば、顧客にメールでリマインダー通知を自動送信し、期日の2日前にライセンスを更新するように依頼するとします。これを、Zoho CRMで簡単に実行できます。その方法は次のとおりです。

1. 基本情報： タブを選択します。この場合は ［連絡先］ タブです。ルールの名前と詳細を指定します。
   
   
   
   
   
   
   
2. ルール実行の指定：
   
   ［特定の日付/日時］を選択します。 ルールを実行する、基準となる日付項目を選択します。この場合は ［ライセンス更新日］です。 必要に応じて、実行日（この場合は期日の2日前）、時間、サイクルを指定します。
   
   
   
   
   
   
   
3. ルール条件の設定 ：特定のデータセットのみにルールを適用する場合は、適切なルール条件を指定します。そうでなければ、 ［すべてのデータ］ を選択します。その場合、ルールは［連絡先］タブのすべてのデータに適用できます。
   
   
   
   
   
   
   
4. 処理： このシナリオでは、すぐに実行する処理のみを呼び出します。論理的には、日付/日時項目に基づき実行されるワークフロールールに、スケジュール処理は設定できません。このルールのすぐに実行する処理として、リマインダー通知を関連付けます。