ワークフローのシナリオ

ワークフローのシナリオ

ワークフロールールを使用すると、ビジネスにおける各営業プロセスを自動化できます。ここでは、Zoho CRM 2016でワークフロールールを使用する、2つのシナリオを紹介します。

タスクの割り当てを自動化するワークフロールールの作成

たとえば、商談の担当者が商談を受注させるたびに、タスクを自動的に割り当てるとします。また、タスクを割り当ててから1週間後に、タスクについてのフォローアップメールを該当する営業担当者に送信するとします。Zoho CRMのワークフロー自動化を使用して、このプロセスを簡単に自動化できます。その方法は次のとおりです。

  1. 基本情報: タブを選択します。この場合は [商談] タブです。ルールの名前と詳細を入力します。



  2. ルール実行の指定:
    [データの処理時] を選択します。商談ステージが「受注」の新しい商談が作成されるか、既存商談のステージが「受注」に更新されると同時に、ルールを実行する場合、最適なルール実行は[作成/編集]です。



  3. ルール条件の設定 :条件は、 商談の[ステージ][が次の値と等しい][受注] に設定します。 [条件に一致する場合、常にワークフローを実行する] は選択しないでください。このチェックボックスがオフの場合は、初めて条件が満たされたときのみ、ワークフローが実行されます。このシナリオではこちらが適切です。



  4. 処理: このシナリオでは、すぐに実行する処理と、スケジュール処理の両方を呼び出します。 
    • すぐに実行する処理: タスクを作成したり、ワークフロールールに関連付けたりすることで、すぐに実行する処理を関連付けます。



    • スケジュール処理: ルールが実行されてから5日後に実行されるよう、スケジュール処理を関連付けます。



これで、商談が「受注」になる度に、商談の担当者にタスクが自動的に割り当てられ、タスクが自動割り当てされてから5日後にフォローアップメールが送信されます。



顧客にメールでリマインダー通知を自動送信するワークフロールールの作成

たとえば、顧客にメールでリマインダー通知を自動送信し、期日の2日前にライセンスを更新するように依頼するとします。これを、Zoho CRMで簡単に実行できます。その方法は次のとおりです。

  1. 基本情報: タブを選択します。この場合は [連絡先] タブです。ルールの名前と詳細を指定します。



  2. ルール実行の指定:
    [特定の日付/日時]を選択します。 ルールを実行する、基準となる日付項目を選択します。この場合は [ライセンス更新日]です。 必要に応じて、実行日(この場合は期日の2日前)、時間、サイクルを指定します。



  3. ルール条件の設定 :特定のデータセットのみにルールを適用する場合は、適切なルール条件を指定します。そうでなければ、 [すべてのデータ] を選択します。その場合、ルールは[連絡先]タブのすべてのデータに適用できます。



  4. 処理: このシナリオでは、すぐに実行する処理のみを呼び出します。論理的には、日付/日時項目に基づき実行されるワークフロールールに、スケジュール処理は設定できません。このルールのすぐに実行する処理として、リマインダー通知を関連付けます。



こうすることで、ライセンス期日の2日前に、すべての連絡先にメールでリマインダー通知を自動送信できます。



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