ワークフロー機能によって、営業、マーケティング、サポートなどの幅広い業務における定型作業を自動化できます。設定した条件に基づいて、タスクをユーザーに自動的に割り当てたり、特定の項目を更新したりすることが可能です。 ワークフローの設定内容は以下のとおりです。
- ワークフロールール:処理を実行する条件(ルール)を設定できます。
- メール通知:条件に該当した場合に、メールを自動で送信できます。
- タスク:条件に該当した場合に、タスクを自動で割り当てることができます。
- 項目の更新:条件に該当した場合に、特定の項目の値を更新できます。
- Web通知:条件に該当した場合に、Web通知(Webhook)を外部アプリケーションに送信できます。
- カスタム関数:独自の関数(簡単なプログラム/スクリプト)を作成して、条件に該当した場合に、他のアプリケーションからデータを受信したり、Zoho CRMタブの項目の値を更新できます。
ワークフロールールは、メール通知/タスク/項目の更新の処理が関連付けられている場合にのみ、有効になります。たとえば、メール通知を自動で送信するには、ワークフロールールにメール通知を関連付ける必要があります。同様に、タスクを自動で割り当てるには、ワークフロールールにタスクを関連付ける必要があります。
ワークフロールールでは、処理を実行する条件を指定することも可能です。たとえば、商談の売上金額と受注確度が指定の値を超えたときに、ワークフロールールを実行し、営業チームの責任者や他のメンバーに通知メールを送信するように設定できます。なお、既存のワークフロールールの設定を、必要に応じて編集することも可能です。
メリット
- メールの送信や項目の更新などの手作業を自動化できます。
- 業務効率を向上できます。
- 業務の進め方を標準化できます。