Zoho Backstage連携

Zoho Backstage連携

「Zoho Backstage」（ゾーホー・バックステージ）は、イベント管理ツールです。展示会や商談会、講演会やセミナー、交流会など、さまざまなイベントの開催を管理するのに役立ちます。

Zoho Backstage連携を利用すると、Zoho CRMから直接、Zoho Backstageのイベントを作成、管理できます。Zoho CRMの見込み客または連絡先を、イベントの参加者として招待することも可能です。また、参加申し込み状況、申し込み後の参加有無、チケットの販売状況、売上と経費、主催者／登壇者／出展者／スポンサーの詳細など、イベントに関する情報をZoho CRM上で確認できます。さらに、Zoho Backstageで作成したイベントは、Zoho CRMのキャンペーンとして自動的に登録され、双方向のデータの同期が可能です。

利用条件
必要な権限： 管理者権限を持つユーザーが、この機能を利用できます。

必要なライセンス： Zoho CRMのエンタープライズプラン以上のプラン、Zoho Backstageのプレミアムプラン以上のプランのご購入が必要です。

Notes
メモ：
  1. Zoho Backstage連携とレイアウト機能は、Zoho CRMのスタンダードプラン、プロフェッショナルプラン、エンタープライズプラン、アルティメットプランで利用できます。Zoho Backstage用のレイアウトは、Zoho CRMで利用中のプランにおけるレイアウト数の上限にカウントされます。
  2. Zoho Backstage連携により、［キャンペーン］タブにZoho Backstage用のレイアウトが追加されます。
  3. ［Zoho Backstage］レイアウトに追加される項目は、以下の通りです。
    1. Event Name（イベント名）
    2. Event Language（イベントの言語）
    3. Event Location（イベントの場所）
    4. Event Start Date（イベントの開始日）
    5. Event End Date（イベントの終了日）
    6. Event Category（イベントのカテゴリー）
    7. Backstage Portal（Zoho Backstageのポータル名）
    8. Brand（ブランド）
    9. Event Type（イベントの種類）

Zoho Backstage連携の設定

Zoho CRMの［キャンペーン］タブからイベントを作成できるようにするには、まずマーケットプレイスからZoho Backstage連携を有効にする必要があります。

Zoho Backstage連携の設定画面で、次の手順を実行します。

  • ポータルの一覧
    このセクションには、 管理者ID （管理者のメールアドレス）と、アカウント内で作成済みの ポータル名 が表示されます。
    • ポータルの選択
      連携を設定するには、［Zoho Backstage連携］ページから適切なポータルを選択する必要があります。作成または追加したポータルが、一覧に表示されます。利用可能なポータルがない場合は、Zoho Backstageでポータルを作成し、連携の設定画面で該当のポータルを選択する必要があります。

ポータルを有効にすると、次の操作を実行できます。

  • ユーザーの関連付け
    Zoho CRMのユーザーをZoho Backstageに追加し、選択したポータルの利用を許可できます。

  • 参加者データの登録設定
    Zoho Backstage内のイベントの 参加者 と ゲスト を、Zoho CRMアカウントの 見込み客 または 連絡先 として登録できます。

Zoho Backstage連携を設定するには

  1. Zoho CRMで、 ［設定］ → ［マーケットプレイス］ → ［Zoho］ → ［Zoho Backstage］ の順に移動します。
  2. ［設定する］ → ［利用を開始する］ の順にクリックします。
  3. Zoho Backstage連携 の設定画面で、次の手順を実行します。
    1. ［ポータルの一覧］ 設定で、 ［ポータルを選択］ のドロップダウンから、対象のポータルを選択します。
      Zoho Backstageでポータルをまだ作成していない場合は、 ［新しいポータルを作成する］ をクリックして、直接ポータルを作成して選択できます。 

    2. ［有効にする］ をクリックします。
    3. ［ユーザーの関連付け］ 設定で、 ［ユーザーを追加する］ をクリックし、Zoho CRMのユーザーを選択します。
    4. ［割り当てる］ をクリックします。

    5. ［登録設定］ で、イベントの 参加者 と ゲスト のデータを登録するZoho CRMのタブを選択します。
      ［見込み客］または［連絡先］のいずれかを選択できます。

  4. ［更新する］ をクリックします。

イベントの作成

連携が完了すると、Zoho CRMの［キャンペーン］タブから直接、Zoho Backstageのイベントを作成できます。

イベントを作成するには

  1. ［キャンペーン］ タブに移動します。
  2. ［キャンペーンを作成］ ボタンをクリックして、メニューから ［Zoho Backstage］ を選択します。
  3. キャンペーンの作成 画面で、 Backstage Details （Zoho Backstageのイベントの詳細）、 キャンペーン情報 （Zoho CRMのキャンペーンの詳細）、 詳細情報 を入力します。

  4. ［保存する］ をクリックします。
Notes
メモ：
  1. ［Zoho Backstageの詳細］セクション内の項目は、Zoho Backstageからのみ編集できます。
  2. また、見込み客や連絡先を選択して、既存のキャンペーンを関連付けることが可能です。また、必要に応じて新しいキャンペーンを作成したうえで関連付けることも可能です。
    1. キャンペーンを関連付ける／作成するには
      1. ［見込み客］／［連絡先］タブで対象のデータを選択します。
      2. データの一覧ページで、画面の右上にある ［処理］ ボタンをクリックし、メニューから ［キャンペーンに追加する］ をクリックします。
      3. メニューから ［既存］ を選択して、作成済みのキャンペーンのいずれかを選択します。


        また、Zoho Backstageで新しいキャンペーンを作成することも可能です。これには、 ［処理］ → ［キャンペーンに追加する］ → ［+新規 キャンペーン］ → ［Zoho Backstage］ の順にクリックします。
      4. キャンペーンのかんたん作成画面で、キャンペーンの詳細を入力し、 ［保存する］ をクリックします。


        上記の操作を完了すると、Zoho Backstageでイベントが作成されます。ただし、参加者はまだ登録されていない状態で作成されます。これは、参加者を追加できるのは、Zoho Backstageでチケットの設定とイベントの公開を行った後であるためです。
        Zoho CRMのキャンペーンの詳細ページから、［Zoho Backstageにアクセスする］リンクをクリックすると、Zoho Backstage内の該当のイベントの詳細ページに移動します。  

Zoho Backstageでのイベントのカスタマイズ

イベント名、イベントの開始日、イベントの終了日、イベントのカテゴリーなどの基本情報以外に、イベントの場所、ソーシャルメディアのページやアカウント、日程、登壇者、チケット、スポンサー、イベント専用サイトのデザインなどの詳細情報を追加できます。上記の項目値の編集以外に、ブランドの変更や、実施方法に応じたイベントの種類の変更（オフライン／オンライン／ハイブリッド）も可能です。

Zoho Backstageでイベントをカスタマイズするには

  • イベントの詳細の入力

    1. Zoho CRMで、該当のキャンペーンの データの詳細 ページに移動し、画面の右上にある ［Zoho Backstageにアクセスする］ リンクをクリックします。
      Zoho Backstage内のイベントの詳細ページが、下書きの状態で表示されます。
    2. 必要な イベントの詳細 を追加します。 関連情報 ： イベントの詳細の入力

  • 日程の追加
    イベントの日程／タイムスケジュールを登録します。プログラムや講演など、イベントで実施する内容と実施時間を、参加者や参加を検討中の人に伝えることができます。Zoho Backstage内のイベントの詳細ページから、イベントの日程を追加できます。 関連情報 ： 日程の設定

  • イベントのメンバーの追加
    Zoho Backstageのイベントに主催者、スタッフ、登壇者、出展者などを追加できます。 関連情報 ： イベントのメンバーの追加

  • チケットの設定
    Zoho Backstageで作成したイベントのチケットを設定できます。有料のチケットを販売するには、必ず決済方法を設定してください。 関連情報 ： チケットの設定

  • スポンサーの追加
    Zoho Backstageのイベントにスポンサーを追加できます。料金や特典の設定に基づくカテゴリーを設定して、スポンサーを分類することもできます。 関連情報 ： スポンサーの管理

  • イベント専用サイトの設計
    イベントに関するさまざまな情報を掲載したイベント専用サイトを作成して公開できます。参加者や参加を検討している人に対して、イベントの詳細やチケットの購入方法などを案内できます。対象者の興味や関心に合うようにイベント専用サイトを設計することで、より効果的に集客を行うことができます。 関連情報 ： イベント専用サイトの設計

  • イベントの公開
    Zoho CRMの［キャンペーン］タブから作成したイベントは、Zoho Backstageでカスタマイズした後、公開する必要があります。任意のタイミングで公開することが可能です。 関連情報 ： イベントの公開

Zoho BackstageからZoho CRMへのイベントの登録

Zoho CRM連携を設定する前に、Zoho Backstageですでに作成済みのイベントがある場合、該当のイベントの情報はZoho CRMに送信され、キャンペーンとして登録されます。これにより、Zoho BackstageのポータルとZoho CRMの間でデータの同期が可能になり、Zoho Backstageにおける参加者情報やイベントの更新情報が、Zoho CRMに反映されます。データは双方向に同期されるため、Zoho CRMからZoho Backstageへも同様に反映されます。なお、データの同期は、無効にすることも可能です。

Zoho BackstageからZoho CRMにイベントを登録するには

  1. Zoho Backstageアカウントにサインインします。
  2. ［設定］ → ［連携］ → ［ZOHO CRM］ の順に移動します。
  3. 右上にある ［設定の詳細］ リンクをクリックします。
    イベントの一覧が表示されます。

  4. 対象のイベントの処理で ［CRMに送信する］ ボタンをクリックします。

見込み客／連絡先の招待

［キャンペーン］タブでイベントを作成した後、Zoho CRMに登録されている見込み客／連絡先をイベントに招待できます。

見込み客／連絡先を招待するには

  1. ［キャンペーン］ タブに移動して、対象のキャンペーンをクリックします。
  2. キャンペーン データの詳細 ページで、関連リストから ［見込み客］ ／ ［連絡先］ をクリックします。
  3. ［招待する］ ボタンをクリックします。

  4. 一覧から対象の見込み客／連絡先を選択し、 ［次へ］ をクリックします。
  5. ［キャンペーン反応ステータス］ の一覧から設定するステータスを選択し、 ［保存する］ をクリックします。
Notes
メモ：
イベントへの招待の操作時に、新しい見込み客／連絡先を追加して招待することもできます。
新しい見込み客／連絡先を追加して招待するには
  1. ［見込み客］／［連絡先］の関連リストの［招待する］ボタンをクリックします。
  2. 一覧の右上にある［新しい見込み客］／［新しい連絡先］ボタンをクリックします。

  3. かんたん作成画面で、新しい見込み客／連絡先の詳細を指定して［保存する］をクリックします。

  4. 見込み客／連絡先の招待は、Zoho Backstageでイベントのチケット設定とイベントの公開を行った後でのみ、実行できます。

イベントに関する統計情報の表示

イベントに対応するキャンペーンのデータの詳細ページでは、以下の統計情報を確認できます。

  • チェックイン状況
    イベントにチェックイン（来場登録）済みの参加者と、未チェックインの参加者の人数の内訳が、円グラフに表示されます。

  • 売上と経費

    チケットの売上とスポンサー料に関する以下の項目が、棒グラフ（ウォーターフォールチャート）に表示されます。

    • スポンサー料とチケット代金から発生した売上

    • 商談から発生した売上

    • 売上の合計（スポンサー料とチケット代金から発生した売上と、商談から発生した売上を足し合わせた金額）

    • 経費 

    • 利益（売上から経費を差し引いた金額）

      また、以下の2つの方法で表示を切り替えることができます。

      • 未完了の商談を含める ：グラフの右上にある切り替えスイッチをクリックして有効にすると、キャンペーン（Zoho Backstageのイベント）に関連付けられている未完了の商談と受注済み商談の総額が、売上と経費のグラフに反映されます。

      • 連絡先に関連付けられている商談を除外する ：［売上と経費］のグラフ名にカーソルを合わせると表示されるリンクをクリックして有効にすると、イベントの参加者として登録されている連絡先（キャンペーンに関連付けられている連絡先）に関連付けられている未完了の商談の総額を、売上と経費のグラフから除外できます。これにより、キャンペーンに直接的に関連付けられている商談のみを対象として集計できます（キャンペーン→連絡先→商談という形で間接的に関連付けられている商談は集計対象から除外できます）。なお、初期設定では、未完了の商談の総額は ［商談からの売上］ グラフに含められています。

  • チケットの詳細
    購入可能 なチケット数、 販売済み のチケット数、 キャンセル済み のチケット数に関する統計情報が表示されます。

  • スポンサー、登壇者、主催者の一覧
    Zoho Backstageのイベントに追加されたスポンサー、登壇者、主催者の情報を、Zoho CRMのキャンペーンデータの詳細ページから確認できます。

Notes
メモ：
  1. Zoho Backstageでイベントの経費の詳細が未入力の場合、またはチケットが未設定の場合は、キャンペーンの統計情報は表示されません。
  2. Zoho Backstageでイベントのスポンサーとチケットに選択した通貨がZoho CRMで設定されていない場合、グラフには適切な金額が表示されません。
    適切な金額でグラフを表示するには、Zoho CRMの組織情報で該当の通貨を設定する必要があります。

  3. イベントへのスポンサー、登壇者、主催者の追加は、Zoho Backstageからのみ可能です。

イベントのステータスの表示

Zoho Backstageにおけるイベントのステータスは、次の3つに分類されます。
  1. 公開中 ：イベントがZoho Backstageで公開された状態
  2. 開催中 ：イベントが現在開催中の状態
  3. 完了 ：イベントが完了（終了）した状態
［Zoho Backstageにアクセスする］ リンクをクリックして、Zoho Backstage内のイベントの詳細ページを表示することもできます。


イベントの抽出

Zoho CRMアカウント内の見込み客／連絡先に、複数のイベント（キャンペーン）が関連付けられている場合、［キャンペーン］の関連リストでフィルターを使用して、特定のイベントに対応するキャンペーンを抽出することができます。フィルターには、項目の値を指定して抽出条件を設定できます。また、関連リストに表示する項目（列）を追加／削除することもできます。

関連リストでイベント（キャンペーン）を抽出するには

  1. ［見込み客］ ／ ［連絡先］ のタブに移動します。
  2. 対象のデータを選択し、データの詳細ページで ［キャンペーン］ の関連リストに移動します。
  3. フィルターアイコンをクリックして、必要な項目を使用して抽出条件を設定します。

  4. なお、関連リストに表示する項目（列）を追加して、抽出条件に使用することもできます。
    また、項目（列）を並べ替えることも可能です。

  5. 設定した条件を適用して、関連リスト内のイベント（キャンペーン）のデータを抽出できます。

シグナルによる通知

シグナルによる通知機能を使用すると、参加者がチケットを購入した時、イベントにチェックイン（来場登録）した時、購入済みのチケットをキャンセルした時に、通知を受け取ることができます。

これにより、迅速なフォローアップ対応が可能になります。たとえば、イベントへのチェックイン時に参加者の詳細をすぐに確認して適切に対応したり、チケットがキャンセルされた時にできるだけ早く返金処理を開始したりすることが可能です。
Notes
メモ：  
  1. Zoho Backstage用のシグナル通知を有効にできるのは、Zoho Backstage連携を有効にしている場合のみです。
Zoho Backstage用のシグナル通知を有効にするには 
  1. ［設定］ → ［チャネル］ → ［シグナル］ の順に移動します。
  2. シグナルの設定 画面で、 ［Backstage］ の3種類のシグナル（ ［チケットの購入］、［チェックイン］、［チケットのキャンセル］ ）について、それぞれのチェックボックスを選択することで通知を有効にします。

  3. ［保存する］ をクリックします。

スコアリングルールへのイベントに関する条件の追加

スコアリングルール で、Zoho Backstageのイベントに関する以下の3種類の条件を満たす場合に、スコアを自動的に加算／減算するように設定できます。 
  1. チケットの購入
  2. イベントへのチェックイン（来場登録）
  3. チケットのキャンセル

Zoho Backstage連携の一時的な無効化

Zoho CRMからZoho Backstageの関連付けを一時的に解除する場合、Zoho Backstage連携を一時的に無効にすることができます。

一時的に無効にする場合の留意事項は、以下のとおりです。

  1. すべてのキャンペーンのZoho Backstageとの関連付けが解除され、Zoho CRMから直接、Zoho Backstageのイベントデータにアクセスできなくなります。
  2. Zoho Backstage連携をあらためて有効にすると、同期は再開します。
  3. Zoho CRMで作成したキャンペーンが、Zoho Backstageに登録されなくなります。

Zoho Backstage連携を一時的に無効にするには

  1. ［設定］ → ［マーケットプレイス］ → ［Zoho］ → ［Zoho Backstage］ → ［管理］ の順に移動します。
  2. Zoho Backstage連携の設定 画面で、右上にある ［無効にする］ ボタンをクリックします。


  3. 確認画面 で、 ［無効にする］ を選択して、 ［無効にする］ ボタンをクリックします。

Zoho Backstage連携の完全な無効化

Zoho CRMからZoho Backstageを今後利用しない場合、Zoho Backstage連携を完全に無効にすることができます。

Zoho Backstage連携を完全に無効にする場合の留意事項は、以下のとおりです。

  1. Zoho CRMからZoho Backstageのポータルに直接アクセスできなくなります。
  2. ［Zoho Backstage］の種類に該当するすべてのキャンペーンはオフラインの種類のキャンペーンに変換され、連携をもう一度有効にした後もオフラインの種類のままになります。
  3. Zoho BackstageとZoho CRMの間でデータが同期されなくなります。

Zoho Backstage連携を完全に無効にするには

  1. ［設定］ → ［マーケットプレイス］ → ［Zoho］ → ［Zoho Backstage］ → ［管理］ の順に移動します。
  2. Zoho Backstage連携の設定 画面で、右上にある ［無効にする］ ボタンをクリックします。
  3. 確認画面 で、 ［完全に無効にする］ ボタンを選択します。

  4. ［完全に無効にする］ をクリックします。

Idea

トラブルシューティング（問題の調査と解決）のヒント