Zoho Backstage連携

Zoho Backstage連携

Zoho Backstageは、イベント管理ソフトウェアです。ミーティング、展示会、トレーニングなどを開催するのに役立ちます。

Zoho CRMとZoho Backstageを連携すると、Zoho CRMから直接Zoho Backstageのイベントを作成、管理できます。Zoho CRMの見込み客または連絡先を、イベントの参加者として招待することもできます。また、購入されたチケット数、売上情報、チェックインした参加者数、キャンペーンを通じて発生した売上、スポンサー、発表者、主催者に関する詳細などの重要な統計情報も確認できます。さらに、Zoho Backstageで作成したイベントは、Zoho CRMのキャンペーンとして自動的に反映され、双方向の同期が可能です。

利用条件
必要な権限
管理者が、この機能を利用できます。


メモ
  1. Zoho Backstage連携により、[キャンペーン]タブにZoho Backstage用のレイアウトが追加されます。
  2. 連携すると、次の項目が[Zoho Backstage]レイアウトに追加されます:
    1. イベント名
    2. イベントの言語
    3. イベントの場所
    4. イベントの開始日
    5. イベントの終了日
    6. イベントのカテゴリー
    7. Zoho Backstageのポータル

Zoho Backstage連携の設定

Zoho CRMの[キャンペーン]タブからイベントを作成するには、まずマーケットプレイスからZoho Backstage連携を有効にする必要があります。

[Zoho Backstage連携]ページで、次の手順を実行します:

  • ポータルの一覧
    このセクションには [管理者ID] と関連付けられている [ポータル] が表示されます。
    • ポータルの選択
      連携を設定するには、[Zoho Backstage連携]ページから適切なポータルを選択する必要があります。作成または追加したポータルが、一覧に表示されます。利用可能なポータルがない場合は、Zoho Backstageでポータルを作成し、連携ページでそのポータルを選択する必要があります。

ポータルを有効にすると、次の操作を実行できます:

  • ユーザーの関連付け
    Zoho CRMのユーザーをZoho Backstageに追加し、選択したポータルへのアクセスを許可できます。

  • 登録設定 
    Zoho Backstage内のイベントの 参加者 ゲスト を、Zoho CRMアカウントの 見込み客 または 連絡先 として登録できます。 


Zoho Backstage連携を設定するには

  1. [設定] > [マーケットプレイス] > [Zoho] > [Zoho Backstage] に移動します。
  2. [設定する] > [利用を開始] をクリックします。
  3. [Zoho Backstage連携] ページで、次の手順を実行します:
    1. ポータルのリスト で、 [ポータルの選択] 項目から対象のポータルを選択します。
      Zoho Backstageにポータルがない場合は、 [新しいポータルの作成] をクリックします。 



    2. [有効にする] をクリックします。
    3. [ユーザーの関連付け] で、 [ユーザーの追加] をクリックし、Zoho CRMのユーザーを選択します。
    4. [割り当て] をクリックします。



    5. [登録設定] で、 参加者 ゲスト を、Zoho CRMに登録する方法を選択します。
      [見込み客]または[連絡先]のいずれかを選択できます。



  4. [更新] をクリックします。

イベントの作成

連携が完了すると、Zoho CRMの[キャンペーン]タブから直接、Zoho Backstageのイベントを作成できます。

イベントを作成するには

  1. [キャンペーン] タブに移動します。
  2. 追加 (+)アイコンをクリックして、 [Zoho Backstage] を選択します。
  3. [キャンペーンの作成] ページで、 [Backstageの詳細] [キャンペーン情報] [詳細情報] を入力します。



  4. [保存] をクリックします。
メモ
  1. [Zoho Backstageの詳細]は、Zoho Backstageからのみ編集できます。
  2. また、キャンペーンを新しく作成したり、見込み客や連絡先を選択して既存のキャンペーンを関連付けたりすることも可能です。
    1. キャンペーンを作成するには
      1. 見込み客または連絡先を選択します。
      2. その他の操作アイコン(…) > [キャンペーンに追加] をクリックします。
      3. [既存] をクリックし、作成済みのキャンペーンを選択します。



        その他の操作アイコン(…) > [キャンペーンに追加] > [新しく作成] > [Zoho Backstage] を選択して、Zoho Backstageに新しいキャンペーンを作成することもできます。

      4. [かんたん作成]ページで、詳細を入力します。キャンペーン ページで、 [保存] をクリックします。



        Zoho Backstageでイベントが作成されます。ただし、参加者はまだ登録されていない状態で作成されます。これは、Zoho Backstageでチケットを設定してイベントを公開した後でのみ、参加者の追加が可能なためです。
        Zoho CRMのキャンペーン詳細ページから、かんたんリンクをクリックすると、Zoho Backstage内の関連ページに移動します。 また、Zoho Backstageのアイコンをクリックして、Zoho Backstage内のイベントにアクセスすることもできます。

Zoho Backstageでイベントのカスタマイズ

イベント名、イベントの開始日、イベントの終了日、イベントのカテゴリーなどの基本情報以外に、イベントの場所、ソーシャルメディアのページやアカウント、日程、発表者、チケット、スポンサー、マイクロサイトのデザインなどの詳細情報を追加できます。

イベントをカスタマイズするには

  • イベントの詳細の入力

    1. データの詳細 ページに移動し、 [Zoho Backstageに移動] をクリックします。
      イベントの下書きが開きます。
    2. 必要な イベントの詳細 を追加します(関連項目:イベント詳細の入力 )。
  • 日程の追加
    日程とは、イベントのタイムスケジュールを表したものです。プログラムや講演など、イベントで実施する内容と実施時間を参加者に伝えるための情報です。Zoho Backstage内のイベントのページから、イベントの日程を追加できます( 関連項目:日程の設定)。

  • イベントメンバーの追加
    Zoho Backstageのイベントに主催者、スタッフ、発表者、ゲスト発表者を追加できます( 関連項目:イベントメンバーの追加)。

  • チケットの設定
    Zoho Backstageで作成したイベントのチケットを設定できます。有料のチケットを販売するには、必ず決済方法を設定してください( 関連項目:チケットの設定)。

  • スポンサーの追加
    Zoho Backstageのイベントにスポンサーを追加できます。適切なスポンサーカテゴリーを選択します( 関連項目:スポンサーの管理)。

  • マイクロサイトの設計
    マイクロサイトとは、イベントの情報が記載された簡易的なWebサイトです。参加を検討している人に対して、イベントの詳細やチケットの購入方法などを案内します。参加してほしい人の興味や関心に合うようにマイクロサイトを設計することが重要です( 関連項目:マイクロサイトの設計)。

  • イベントの公開
    Zoho CRMの[キャンペーン]タブから作成して、Zoho Backstageでカスタマイズしたイベントは、公開する必要があります( 関連項目:イベントの公開)。

Zoho BackstageからZoho CRMへのイベント登録

Zoho CRMと連携する前に、Zoho Backstageでイベントをすでに作成している場合があります。そのようなイベントをZoho CRMに送信し、キャンペーンとして登録することができます。これにより、Zoho BackstageのポータルとZoho CRMの間でデータの同期が可能になり、Zoho Backstageポータルの参加者情報やイベントの更新情報が、Zoho CRMに反映されます。Zoho CRMからZoho Backstageへの反映も同様です。この同期は、有効にするか無効にするかを切り替えることができます。

Zoho CRMにイベントを登録するには

  1. Zoho Backstageアカウントにログインします。
  2. [設定] > [連携] > [CRM] に移動します。
  3. [設定の詳細] をクリックします。
    イベントの一覧が表示されます。



  4. [Zoho CRMに登録] をクリックします。

見込み客と連絡先の招待

[キャンペーン]タブからイベントを作成したら、Zoho CRMアカウント内の見込み客または連絡先を招待できます。

見込み客と連絡先を招待するには

  1. [キャンペーン] タブに移動して、対象のデータを選択します。
  2. [データの詳細] ページで、関連リストから [見込み客] または [連絡先] をクリックします。
  3. [+ 見込み客の招待] をクリックします。



  4. 見込み客または連絡先を選択し、 [次へ] をクリックします。
  5. 一覧から [キャンペーン参加ステータス] を選択し、 [保存] をクリックします。
メモ
見込み客を招待する画面で、新しい見込み客または連絡先を追加することもできます。

新しい見込み客または連絡先を追加するには
  1. [見込み客]または[連絡先]関連リストの[+ 見込み客の招待]ボタンをクリックします。
  2. [新しい見込み客]または[新しい連絡先]ボタンをクリックします。



  3. [かんたん作成]ページで、詳細を指定して[保存]をクリックします。



  4. チケットが設定され、Zoho Backstageでイベントが公開された後にのみ、見込み客または連絡先を招待できます。

キャンペーン統計の表示

データの詳細ページでは、次の統計情報を表示できます:

  • チェックインのステータス
    イベントにチェックイン済みの参加者と、まだチェックインしていない参加者の数が、円グラフに表示されます。
  • 会計情報

    グラフ(ウォーターフォールチャート)には、次の項目が表示されます:

    • スポンサー料とチケット代金から発生した売上

    • 商談から発生した売上

    • 売上の合計(スポンサー料とチケット代金から発生した売上と、商談から発生した売上を足し合わせた金額)

    • 経費 

    • 利益(売上から経費を差し引いた金額)

      また、以下の2つの方法で表示を切り替えることができます:

      • 未完了の商談を含める - この設定を有効にすると、キャンペーン(Zoho Backstage内のイベント)に関連付けられているすべての未完了の商談および受注した商談から発生した売上金額が、グラフに含まれます。

      • 連絡先に関連付けられている商談を除外する - 未完了の商談からの売上は、初期設定で [商談からの売上] グラフに追加されます。必要に応じて、これらの値を除外できます。



  • チケットの詳細
    残り のチケット数、 販売済み のチケット数、 キャンセル済み のチケット数に関する統計情報が、こちらに表示されます。



  • スポンサー、発表者、主催者の一覧
    Zoho Backstageのイベントに追加されたスポンサー、発表者、主催者の情報を、Zoho CRMのデータ詳細ページから確認できます。


メモ
  1. 経費の詳細を入力していない場合、またはチケットを設定していない場合、統計情報は使用できません。
  2. スポンサーとチケットに選択した通貨がZoho CRMで設定されていない場合、グラフには適切な値が表示されません。
    適切な値でグラフを表示するには、Zoho CRMで通貨を設定する必要があります。



  3. スポンサー、発表者、主催者の追加は、Zoho Backstageからのみ可能です。

イベントステータスの表示

Zoho Backstageのイベントのステータスは、次の3つに分類されます:
  1. 公開中 - イベントがZoho Backstageで公開された状態
  2. 開催中 - イベントが現在開催中の状態
  3. 完了 - イベントが完了した状態
[Zoho Backstageにアクセス] ボタンをクリックして、イベントにアクセスすることもできます。



キャンペーンの抽出

Zoho CRMアカウント内の見込み客または連絡先は、複数のキャンペーンに関連付けられている場合があります。データの詳細ページにある[キャンペーン]関連リストで、フィルターを使用して特定のキャンペーンを抽出することができます。この操作を行うには、抽出対象の項目に対し、抽出条件の値を指定します。関連リストに表示する項目を追加または削除することもできます。

データを抽出するには

  1. [見込み客] または [連絡先] のタブに移動します。
  2. データを選択して、 [キャンペーン] の関連リストに移動します。
  3. [フィルター]アイコンをクリックして、必要な項目の条件を選択または設定します。



  4. なお、関連リストに表示して抽出条件に使用する項目を選択することもできます。
    項目の表示順を変更することも可能です。



  5. [適用] をクリックします。

セールスシグナルによる通知

セールスシグナルを使用すると、参加者がチケットを購入した時、イベントにチェックインした時、購入済みのチケットをキャンセルした時に、通知を受け取れます。

これらの通知は、すぐにフォローアップ対応を行うのに役立ちます。例:イベントへのチェックイン時に参加者の詳細をすぐに確認する、チケットがキャンセルされたらできるだけ早く返金処理を開始する。
メモ  
  1. Zoho CRMにZoho Backstageを連携している場合にのみ、Zoho Backstage用のセールスシグナル通知を有効にできます。

Zoho Backstage用のセールスシグナル通知を有効にするには 
  1. [設定] > [チャンネル] > [セールスシグナル] に移動します。
  2. [セールスシグナルの設定] ページの [Backstage] の欄で、 [チケットの購入]または[チェックイン]または[チケットのキャンセル] の横にあるチェックボックスを選択し、適切な通知を有効にできます。



  3. [保存] をクリックします。

スコアリングルールへのZoho Backstage条件の追加

スコアリングルール で、Zoho Backstage内の以下の条件に対するスコアの加算または減算を設定できます:     
  1. チケットの購入
  2. イベントへのチェックイン
  3. チケットのキャンセル



Zoho Backstage連携の一時的な無効化

Zoho Backstageの関連付けをZoho CRMから一時的に解除する場合、Zoho Backstage連携を無効にできます。

無効にすると:

  1. すべてのキャンペーンのZoho Backstageとの関連付けが解除され、Zoho CRMから直接Zoho Backstageのデータにアクセスできなくなります。
  2. Zoho Backstageを有効にすると、同期は再開します。
  3. Zoho CRMで作成したキャンペーンが、Zoho Backstageに登録されなくなります。

Zoho Backstage連携を無効にするには

  1. [設定] > [マーケットプレイス] > [Zoho] > [Zoho Backstage] に移動します。
  2. [Zoho Backstage連携] ページで、 [無効にする] をクリックします。


  3. 確認画面 で、 [無効にする] をクリックします。

Zoho Backstage連携の完全な無効化

Zoho CRMからZoho Backstageを今後利用しない場合、Zoho Backstage連携を完全に無効にすることもできます。

完全に無効にすると:

  1. Zoho CRMから直接、Zoho Backstageポータルにアクセスできなくなります。
  2. すべてのZoho Backstageキャンペーンはオフラインキャンペーンに変換され、連携をもう一度有効にした後もオフラインキャンペーンのままになります。
  3. Zoho BackstageとZoho CRMの間のデータ同期が利用できなくなります。

Zoho Backstage連携を完全に無効にするには

  1. [設定] > [マーケットプレイス] > [Zoho] > [Zoho Backstage] に移動します。
  2. [Zoho Backstage連携] ページで、 [無効にする] をクリックします。
  3. 確認画面 で、 [完全に無効にする] のラジオボタンを有効にします。


  4. [完全に無効にする] をクリックします。

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