「Zoho Backstage」(ゾーホー・バックステージ)は、イベント管理ツールです。展示会や商談会、講演会やセミナー、交流会など、さまざまなイベントの開催を管理するのに役立ちます。
Zoho Backstage連携を利用すると、Zoho CRMから直接、Zoho Backstageのイベントを作成、管理できます。Zoho CRMの見込み客または連絡先を、イベントの参加者として招待することも可能です。また、参加申し込み状況、申し込み後の参加有無、チケットの販売状況、売上と経費、主催者/登壇者/出展者/スポンサーの詳細など、イベントに関する情報をZoho CRM上で確認できます。さらに、Zoho Backstageで作成したイベントは、Zoho CRMのキャンペーンとして自動的に登録され、双方向のデータの同期が可能です。
Zoho CRMの[キャンペーン]タブからイベントを作成できるようにするには、まずマーケットプレイスからZoho Backstage連携を有効にする必要があります。
Zoho Backstage連携の設定画面で、次の手順を実行します。
ポータルを有効にすると、次の操作を実行できます。
ユーザーの関連付け
Zoho CRMのユーザーをZoho Backstageに追加し、選択したポータルの利用を許可できます。
参加者データの登録設定
Zoho Backstage内のイベントの
参加者
と
ゲスト
を、Zoho CRMアカウントの
見込み客
または
連絡先
として登録できます。
Zoho Backstage連携を設定するには
イベント名、イベントの開始日、イベントの終了日、イベントのカテゴリーなどの基本情報以外に、イベントの場所、ソーシャルメディアのページやアカウント、日程、登壇者、チケット、スポンサー、イベント専用サイトのデザインなどの詳細情報を追加できます。上記の項目値の編集以外に、ブランドの変更や、実施方法に応じたイベントの種類の変更(オフライン/オンライン/ハイブリッド)も可能です。
Zoho Backstageでイベントをカスタマイズするには
イベントの詳細の入力
日程の追加
イベントの日程/タイムスケジュールを登録します。プログラムや講演など、イベントで実施する内容と実施時間を、参加者や参加を検討中の人に伝えることができます。Zoho Backstage内のイベントの詳細ページから、イベントの日程を追加できます。
関連情報
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日程の設定
イベントのメンバーの追加
Zoho Backstageのイベントに主催者、スタッフ、登壇者、出展者などを追加できます。
関連情報
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イベントのメンバーの追加
チケットの設定
Zoho Backstageで作成したイベントのチケットを設定できます。有料のチケットを販売するには、必ず決済方法を設定してください。
関連情報
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チケットの設定
スポンサーの追加
Zoho Backstageのイベントにスポンサーを追加できます。料金や特典の設定に基づくカテゴリーを設定して、スポンサーを分類することもできます。
関連情報
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スポンサーの管理
イベント専用サイトの設計
イベントに関するさまざまな情報を掲載したイベント専用サイトを作成して公開できます。参加者や参加を検討している人に対して、イベントの詳細やチケットの購入方法などを案内できます。対象者の興味や関心に合うようにイベント専用サイトを設計することで、より効果的に集客を行うことができます。
関連情報
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イベント専用サイトの設計
イベントの公開
Zoho CRMの[キャンペーン]タブから作成したイベントは、Zoho Backstageでカスタマイズした後、公開する必要があります。任意のタイミングで公開することが可能です。
関連情報
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イベントの公開
Zoho CRM連携を設定する前に、Zoho Backstageですでに作成済みのイベントがある場合、該当のイベントの情報はZoho CRMに送信され、キャンペーンとして登録されます。これにより、Zoho BackstageのポータルとZoho CRMの間でデータの同期が可能になり、Zoho Backstageにおける参加者情報やイベントの更新情報が、Zoho CRMに反映されます。データは双方向に同期されるため、Zoho CRMからZoho Backstageへも同様に反映されます。なお、データの同期は、無効にすることも可能です。
Zoho BackstageからZoho CRMにイベントを登録するには
[キャンペーン]タブでイベントを作成した後、Zoho CRMに登録されている見込み客/連絡先をイベントに招待できます。
見込み客/連絡先を招待するには
イベントに対応するキャンペーンのデータの詳細ページでは、以下の統計情報を確認できます。
売上と経費
チケットの売上とスポンサー料に関する以下の項目が、棒グラフ(ウォーターフォールチャート)に表示されます。
スポンサー料とチケット代金から発生した売上
商談から発生した売上
売上の合計(スポンサー料とチケット代金から発生した売上と、商談から発生した売上を足し合わせた金額)
経費
利益(売上から経費を差し引いた金額)
また、以下の2つの方法で表示を切り替えることができます。
未完了の商談を含める
:グラフの右上にある切り替えスイッチをクリックして有効にすると、キャンペーン(Zoho Backstageのイベント)に関連付けられている未完了の商談と受注済み商談の総額が、売上と経費のグラフに反映されます。
連絡先に関連付けられている商談を除外する
:[売上と経費]のグラフ名にカーソルを合わせると表示されるリンクをクリックして有効にすると、イベントの参加者として登録されている連絡先(キャンペーンに関連付けられている連絡先)に関連付けられている未完了の商談の総額を、売上と経費のグラフから除外できます。これにより、キャンペーンに直接的に関連付けられている商談のみを対象として集計できます(キャンペーン→連絡先→商談という形で間接的に関連付けられている商談は集計対象から除外できます)。なお、初期設定では、未完了の商談の総額は
[商談からの売上]
グラフに含められています。
Zoho CRMアカウント内の見込み客/連絡先に、複数のイベント(キャンペーン)が関連付けられている場合、[キャンペーン]の関連リストでフィルターを使用して、特定のイベントに対応するキャンペーンを抽出することができます。フィルターには、項目の値を指定して抽出条件を設定できます。また、関連リストに表示する項目(列)を追加/削除することもできます。
関連リストでイベント(キャンペーン)を抽出するには
Zoho CRMからZoho Backstageの関連付けを一時的に解除する場合、Zoho Backstage連携を一時的に無効にすることができます。
一時的に無効にする場合の留意事項は、以下のとおりです。
Zoho Backstage連携を一時的に無効にするには
Zoho CRMからZoho Backstageを今後利用しない場合、Zoho Backstage連携を完全に無効にすることができます。
Zoho Backstage連携を完全に無効にする場合の留意事項は、以下のとおりです。
Zoho Backstage連携を完全に無効にするには
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