CRM内のドキュメントライブラリー

CRM内のドキュメントライブラリー

パンフレット、PDFドキュメント、RFP、請求書、比較資料、ガイド、プレゼンテーション、各種入力書式など、ユーザーがビジネスで頻繁に使用するドキュメントの一部にすぎません。これらのビジネス資料を常に変更し、最新で有用な状態に維持できます。このためには、ドキュメンの共通の保管場所が必要です。保管場所を通じて、業務に関連するすべてのファイルを整理・管理し、組織内のユーザーと共有できます。

Zoho CRMの[ドキュメント]タブは、さまざまな種類のファイルをアップロードし、組織のCRMアカウントの権限に基づいてユーザーと共有できるライブラリー(共通の保管場所)として機能します。

利用条件 

必要な権限
[ドキュメント]タブへのアクセス権限を持つユーザーは、この機能を使用できます。 


初期設定では、 管理者 または 標準 権限を持つユーザーが、この機能にアクセスできます。管理者は、他のユーザーに権限を付与する必要があります。

[ドキュメント]タブは、権限設定で タブの表示 権限の対象である他のタブと同様です。これ以外にも、ドキュメントとそのフォルダーに対するその他の特有の権限があります。

  • ドキュメントのフォルダーの場合:作成、 削除 権限
  • ドキュメントの場合: 表示 作成 変更 削除 権限

メリット

  • ストレージ容量を節約できる           
    Zoho CRMでは、データごとにZoho Docs、Google ドライブ、デスクトップからドキュメントを添付できます。同じファイルを複数のデータに添付することもできますが、その分ストレージは消費されます。これは、CRMで割り当てられたストレージ全体の容量が、添付ファイルごとに使用されるためです。たとえば、10MBのサイズのファイルを5つのデータにアップロードすると、占有される容量は50MB(10 x 5)になります。[ドキュメント]タブを使用すると、複数のデータに添付されているファイルごとにストレージが消費することがないため、ストレージ容量を大幅に節約できます。
    [ドキュメント]タブは、ドキュメントをアップロードしてさまざまなデータに関連付けられる一元的な保管場所です。たとえば、ファイルサイズが10MBのプレゼンテーションを[ドキュメント]タブにアップロードするとします。このプレゼンテーションを5つのデータの添付ファイルとして関連付けると、このプレゼンテーションは50MB(10 x 5)ではなく10MBの容量しか消費しません。

  • ファイルをかんたんに共有できる
    営業フォルダーにアップロードしたファイルを営業チームでのみ共有する場合は、[ドキュメント]タブの方がかんたんです。ユーザーだけでなく、役職、役職と下位役職、グループと共有することもできます。

  • よく使うファイルが参照しやすくなる
    フォルダーとサブフォルダーでドキュメントを整理して、必要に応じてすぐに参照して活用できます。

  • 同じドキュメントの複数のバージョンが存在しないようにできる
    他のユーザーがアクセスできるファイルの最新バージョンを1つにしておくことができます。ファイルをかんたんに変更し、最新のドキュメントを1つにしておくことができます。

  • ドキュメントをメールの添付ファイルとして送信できる
    見込み客や連絡先にメールを送信するときに、ドキュメントライブラリーにアップロードされたファイルを添付できます。デスクトップ、Zoho Docs、Google ドライブなどのファイルを添付するオプションに加えて、[ドキュメント]タブでアップロードされるファイルを添付できるようになりました。

権限の変更

初期設定では、 管理者 または 標準 権限を持つユーザーが、この機能にアクセスできます。管理者は、他のユーザーがこの機能にアクセスできる権限を付与する必要があります。前述のように、ドキュメントとそのフォルダーには次の権限設定があります。

  • ドキュメントフォルダーの場合 - 作成 削除 権限
  • ドキュメントの場合 - 表示 作成 変更 削除 権限

権限を変更するには

  1. [設定] アイコン)をクリックし、 [設定] > [ユーザーと権限] > [セキュリティー管理] > [権限] をクリックします。
  2. [権限] ページで、変更する権限に対応する [編集] リンクをクリックします。
  3. [権限の詳細] ページの [ドキュメント権限] で、権限設定に追加する権限を指定します。



  4. [保存] をクリックします。 
メモ 
  • 初期設定の権限、 管理者 標準 は編集できません。既存の初期設定権限に基づいて独自の権限を設定することをお勧めします。
  • 他のタブと同様に、[ドキュメント]タブの名前を変更したり、整理したり、非表示にしたりすることができます。 関連項目: タブの整理
  • Zoho CRMの[ドキュメント]タブはZoho Docsと同じではありません。Zoho Docsのすべてのファイルは、ここでは使用できません。Zoho Docsのファイルを[ドキュメント]タブで使用できるようにするには、Zoho CRMにアップロードする必要があります。

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