ドキュメントのフォルダーの管理

ドキュメントのフォルダーの管理

現在、新しくユーザー登録を行った場合、アカウント内の[ドキュメント]タブには、Zoho WorkDriveの機能を通じて提供される新しいバージョンが適用されます。今後、過去にユーザー登録済みのアカウントにおいても、新しいバージョンの[ドキュメント]タブが順次適用される予定です。新しい[ドキュメント]タブでの操作については、「Zoho CRMでのドキュメント管理」および「[ドキュメント]タブのフォルダーの管理」のヘルプ記事をご参照ください。

このヘルプ記事では、従来の[ドキュメント]タブでの操作方法について説明しています。


利用条件
必要な権限
[ドキュメント] 権限の [フォルダーの管理] 機能を持つユーザーが、この機能を利用できます。

ドキュメントのフォルダーの作成

フォルダーは、ドキュメントの整理や管理に役立ちます。フォルダーをうまく活用することで、必要なドキュメントが探しやすくなります。Zoho CRMの[ドキュメント]タブでは、フォルダーにドキュメントをアップロードして、個々のユーザー、特定の役職とその部下、グループにフォルダーを共有できます。

フォルダーを作成するには

  1. [ドキュメント] タブをクリックします。
  2. [ドキュメント] タブで、画面の左上にある [作成] をクリックし、メニューから [フォルダー] を選択します。
    代わりに、 (フォルダーの追加)アイコンをクリックすることでも、作成可能です。
  3. フォルダーの作成 画面で、フォルダー名を入力します。
  4. フォルダーを共有しない場合は、 [自分のみ] を選択します。
  5. フォルダーを他のユーザー、特定の役職とその部下、グループに共有する場合は、 [その他] を選択します。
  6. (ユーザーの追加)アイコンをクリックすると、フォルダーを共有する対象として、ユーザー、役職とその部下、グループを追加できます。
  7. [作成] をクリックします。

サブフォルダーの作成

フォルダーの下位にサブフォルダーを作成して、ドキュメントを管理することも可能です。サブフォルダーには、その上位のフォルダー(親フォルダー)と同じ共有権限が適用されます。

サブフォルダーを作成するには

  1. [ドキュメント] タブをクリックします。
  2. [ドキュメント] タブで、対象のフォルダーにカーソルを合わせます。
  3. (設定)アイコンをクリックし、メニューから [サブフォルダーの作成] を選択します。
  4. サブフォルダー名を入力し、 [作成] をクリックします。
    サブフォルダー名を右クリックすると、メニューから、名前の変更、ごみ箱への移動(削除、サブフォルダーの作成を実行できます。

サブフォルダーの名前変更/削除

サブフォルダーに対しては、その上位のフォルダー(親フォルダー)と同じ権限が適用されるため、サブフォルダーの権限の設定などの変更を個別に行うことはできません。サブフォルダーに対しては、名前の変更/削除のみを実行できます。

サブフォルダーの名前を変更/削除するには

  1. [ドキュメント] タブをクリックします。
  2. [ドキュメント] タブで、対象のフォルダーをクリックします。
  3. 対象のサブフォルダーを右クリックし、名前の変更またはごみ箱への移動する(削除)のメニューを選択します。

ドキュメントのフォルダーの削除

フォルダーの削除は、削除の権限がある場合にのみ、可能です。なお、フォルダーを削除すると、そのフォルダー内のファイルも削除され、ごみ箱に移動しますのでご注意ください。

フォルダーを削除するには

  1. [ドキュメント] タブをクリックします。
  2. [ドキュメント] タブで、削除するフォルダーにカーソルを合わせます。
  3. 表示された (設定)アイコンをクリックし、メニューから [ごみ箱に移動する] を選択します。
    確認メッセージが表示されます。
  4. [OK] をクリックして、削除を確定します。
    該当のフォルダーと、フォルダーにアップロードしたファイルは、ごみ箱に移動します。

注意:
  • [ドキュメント]タブのごみ箱からファイルやフォルダーを削除すると、元に戻せませんのでご注意ください。



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