ドキュメントのフォルダーの管理

ドキュメントのフォルダーの管理

現在、新しくユーザー登録を行った場合、アカウント内の［ドキュメント］タブには、Zoho WorkDriveの機能を通じて提供される新しいバージョンが適用されます。このアップデートは、現在、既存ユーザーにも順次適用されています。新しい［ドキュメント］タブでの操作については、「Zoho CRMでのドキュメント管理」のヘルプ記事をご参照ください。

こちらのヘルプ記事では、上記のアップデートが適用されていないユーザー向けに、旧式の［ドキュメント］タブでの操作方法が説明されています。

利用条件
必要な権限
［ドキュメント］ 権限の ［フォルダーの管理］ 機能を持つユーザーが、この機能を利用できます。

ドキュメントのフォルダーの作成

フォルダーは、ドキュメントの整理や管理に役立ちます。フォルダーをうまく活用することで、必要なドキュメントが探しやすくなります。Zoho CRMの［ドキュメント］タブでは、フォルダーにドキュメントをアップロードして、個々のユーザー、特定の役職とその部下、グループにフォルダーを共有できます。

フォルダーを作成するには

  1. ［ドキュメント］ タブをクリックします。
  2. ［ドキュメント］ タブで、画面の左上にある ［作成］ をクリックし、メニューから ［フォルダー］ を選択します。
    代わりに、 （フォルダーの追加）アイコンをクリックすることでも、作成可能です。
  3. フォルダーの作成 画面で、フォルダー名を入力します。
  4. フォルダーを共有しない場合は、 ［自分のみ］ を選択します。
  5. フォルダーを他のユーザー、特定の役職とその部下、グループに共有する場合は、 ［その他］ を選択します。
  6. （ユーザーの追加）アイコンをクリックすると、フォルダーを共有する対象として、ユーザー、役職とその部下、グループを追加できます。
  7. ［作成］ をクリックします。

サブフォルダーの作成

フォルダーの下位にサブフォルダーを作成して、ドキュメントを管理することも可能です。サブフォルダーには、その上位のフォルダー（親フォルダー）と同じ共有権限が適用されます。

サブフォルダーを作成するには

  1. ［ドキュメント］ タブをクリックします。
  2. ［ドキュメント］ タブで、対象のフォルダーにカーソルを合わせます。
  3. （設定）アイコンをクリックし、メニューから ［サブフォルダーの作成］ を選択します。
  4. サブフォルダー名を入力し、 ［作成］ をクリックします。
    サブフォルダー名を右クリックすると、メニューから、名前の変更、ごみ箱への移動（削除、サブフォルダーの作成を実行できます。

サブフォルダーの名前変更／削除

サブフォルダーに対しては、その上位のフォルダー（親フォルダー）と同じ権限が適用されるため、サブフォルダーの権限の設定などの変更を個別に行うことはできません。サブフォルダーに対しては、名前の変更／削除のみを実行できます。

サブフォルダーの名前を変更／削除するには

  1. ［ドキュメント］ タブをクリックします。
  2. ［ドキュメント］ タブで、対象のフォルダーをクリックします。
  3. 対象のサブフォルダーを右クリックし、名前の変更またはごみ箱への移動する（削除）のメニューを選択します。

ドキュメントのフォルダーの削除

フォルダーの削除は、削除の権限がある場合にのみ、可能です。なお、フォルダーを削除すると、そのフォルダー内のファイルも削除され、ごみ箱に移動しますのでご注意ください。

フォルダーを削除するには

  1. ［ドキュメント］ タブをクリックします。
  2. ［ドキュメント］ タブで、削除するフォルダーにカーソルを合わせます。
  3. 表示された （設定）アイコンをクリックし、メニューから ［ごみ箱に移動する］ を選択します。
    確認メッセージが表示されます。
  4. ［OK］ をクリックして、削除を確定します。
    該当のフォルダーと、フォルダーにアップロードしたファイルは、ごみ箱に移動します。
Warning
注意：
  • ［ドキュメント］タブのごみ箱からファイルやフォルダーを削除すると、元に戻せませんのでご注意ください。