[セールスインボックス]タブでのメールの一覧表示
[セールスインボックス]タブでは、さまざまな条件でメールを抽出して一覧表示できます。
なお、この機能を利用するには、メール分析の機能を有効にしておく必要があります。メール分析の機能を有効にすると、開封、クリック、到達、不達などの情報を確認できるようになります。
これらの情報をもとに、特定の条件に当てはまるメールのみを抽出して一覧表示することが可能です。たとえば、自分が未開封のメールの一覧、顧客が未開封のメールの一覧、顧客が開封したものの返信がないメールの一覧などを確認できます。確認できる一覧の種類は、以下のとおりです。
未読
受信したメールのうち、自分がまだ開封していないメールの一覧です。
未開封
送信したメールのうち、受信者である顧客がまだ開封していないメールの一覧です。
応答なし
送信したメールのうち、受信者である顧客が開封したもののまだ返信がないメールの一覧です。
未返信
受信して開封したメールのうち、自分がまだ返信していないメールの一覧です。
すべてのメッセージ
すべてのメールの一覧です。開封、クリック、返信などにかかわらず、すべてのメールが表示されます。
注:
- 上記の一覧は、[セールスインボックス]タブであらかじめ用意されているものであり、編集や削除はできません。
- メール分析の機能を無効にすると、未読とすべてのメッセージ以外の一覧は、参照できなくなります。
受信したメールから読み取れる感情の確認
日々の業務でやりとりするたくさんのメールのうち、顧客からの特に否定的(ネガティブ)な感情が読み取れるものには注意が必要です。Zoho CRMのAIアシスタント「Zia」(ジア)を利用すると、メールの内容を分析し、どのような感情が読み取れるかを表示してくれます。なお、この機能は、IMAP方式を通じてメールアカウントを設定した場合にのみ利用可能です。
感情の情報は、[セールスインボックス]タブに加えて、他のタブのメール一覧でも確認できます。
- [セールスインボックス]タブでは、受信トレイにおいて、受信したメールから読み取れる感情を確認できます。
- 他のタブでは、メールをやりとりしている相手に対応するデータ(例:見込み客、連絡先)の詳細ページにおける[メール]の関連リストで、感情の情報を確認できます。
注:
- 感情の情報を確認できるのは、IMAP方式を通じてメールアカウントを設定している場合のみです。なお、感情の種類を手動で指定することで、自動検出の精度を高める手助けをすることも可能です。
感情をもとにしたメールの抽出
メールから読み取れる感情をもとに、メールを抽出することが可能です。具体的な利用例は以下のとおりです。
否定的(ネガティブ)な感情をもとにしたメールの抽出
今月完了予定の商談のうち、関連する顧客から否定的(ネガティブ)な感情が読み取れるメールを抽出することで、急いで対応する必要があるメールをすぐに確認できます。なお、最後のやりとりで否定的な感情が示されたメールや、否定的な感情に該当するメールの件数や割合を確認することも可能です。
肯定的(ポジティブ)な感情をもとにしたメールの抽出
見込み客のうち、ここ数週間のメールでのやりとりにおいて肯定的(ポジティブ)な感情を示した見込み客を抽出して一覧で確認することができます。該当の見込み客を優先してフォローアップすることで、商談数を増加させることができます。
データの一覧ページにおいて感情をもとにメールを抽出するには
- 対象のタブに移動します。
- 画面左側に表示されているフィルターの欄で、[メールの温度感]のチェックボックスにチェックを入れます。
- 一覧から、どのような感情に当てはまるメールを抽出するかを選択します。
- 抽出対象の期間を選択します。
- なお、必要に応じて、件数や割合(%)を条件として追加することも可能です。また、最後のメールのみを対象とすることもできます。
シグナルやメールマグネットの通知欄での感情の確認
メールから読み取れる感情の情報は、シグナルやメールマグネットの通知欄でも確認することができます。通知から感情の情報を確認したうえで、すぐに詳細を確認したり、必要な対応をとったりすることが可能です。