Zoho CRMでの同意管理 - GDPR

Zoho CRMでの同意管理 - GDPR

Zoho CRMの同意管理の設定は、見込み客と顧客からの同意を得るのに役立ちます。Zohoのシステムでは、同意フォームのカスタマイズやメールテンプレートへの追加、同意関連の設定を行うことができ、最も重要な同意情報の履歴の確認が可能です。

同意は、連絡先、見込み客、仕入先、カスタムタブのデータに適用できます。Zoho CRMでGDPRコンプライアンス設定を有効にすると、データ処理の法的根拠の記録を開始し、必要に応じて基本的な同意を得ることができます。

まず、データを処理する前に同意の取得が必要なデータに印をつける必要があります。次に、同意フォームをカスタマイズし、そのリンクをメールテンプレートに含めます。このメールテンプレートを使用して、同意が必要なデータ主体にメールを送信できます。後から、データの同意ステータスを個別または一括で追跡できます。 

Zoho CRMでの同意管理について

同意管理のベストプラクティス

  • 同意やデータ処理の目的について、データ主体に通知します。
  • 同意を得たデータ処理の本来の目的から逸脱した場合は、データ主体から再度同意を得る必要があります。
  • 同意要求は、他の諸条件とは別にします。
  • 同意フォームで、事前にチェックの入っているチェックボックスやその他のデフォルトで選択されているオプションを使用しないでください。同意は、データ主体による意図的な選択操作である必要があります。
  • 同意要求または同意フォームには、同意を収集する人物(データ管理者)、データが処理される場所(データ処理者)、データが共有される場所に関する情報が含まれる必要があります。
  • 収集した同意の記録を適切に管理します。これは、データ主体がデータ処理に対する適切な同意を与えたことを示すために重要です。
  • 同意を得る間は、技術的用語や法律用語の使用を避けてください。明確かつシンプルなメッセージにします。
  • 定期的に更新の同意を得るようにします。

同意の取得方法

データ主体から同意を得るには、いくつかの方法があります。

  • 同意フォーム - Zoho CRMで利用可能な同意フォームは、連絡手段の確認やデータ主体ごとの同意表明など、さまざまな項目でカスタマイズ可能です。同意を得るために、メールテンプレートでこのフォームへのリンクを使用して送信できます。
    メールはデータから個別に送信したり、データのリストに一括送信したりすることができます。
  • 手動での更新 - 電話または対面で同意を得た場合は、データの [データのプライバシー] セクションで、手動で更新できます。
  • ポータル経由 - Zoho CRMポータルにアクセスできるデータ主体は、ポータルから同意を更新できます。

同意管理の段階

データ処理の法的根拠としての同意に関して、Zoho CRMで追跡できる3つの段階があります。メインのメールの項目は、Zoho CRMアカウントの他の同様のデータ(該当のメールがメインとして設定されているもの)についての同意ステータスを更新するために使用されます。たとえば、見込み客から同意を得てその見込み客を顧客に変換すると、作成済みの連絡先がその同意ステータスで更新されます。

  • 保留中 - 同意要求がデータ主体に送信されていない場合。
  • 待機中 - 同意フォームが送信され、返信を待っている場合。
  • 取得済み - データ主体から同意を得た場合。
  • 未回答 - 同意設定で定義した待機期間内にデータ主体から同意を得ていない場合。


同意ステータスを表示するダッシュボード 

[設定] > [ユーザーと権限] > [コンプライアンス設定] > [概要] から、 保留中 待機中 取得済み の各同意ステータスに該当するデータを表示できます。ステータスをクリックすると、データが表示され、選択したデータへの同意メールの送信、データ処理の根拠の更新など、必要な処理を実行できます。



同意設定の定義

同意設定では、次の2つの内容を定義します:

  • 同意を得るまでの待機期間 :データ主体から同意要求への回答を得るまでの期間を定義します。日数または月数を指定できます。指定した期間内に同意を得られない場合、同意ステータスは [未回答] と設定され、自動的にロックされます。これらのデータのデータは今後処理されません。
  • データに対する処理の制限 :この待機期間中、データ管理者がデータ主体からの回答を待っているときに、データに対する必要な処理を決定できます。選択肢には、通常のデータ処理、データ処理の中止、メール、通話、編集などのデータに対する特定の処理の制限などがあります。

同意設定を定義するには

  1. [設定] > [ユーザーと権限] > [コンプライアンス設定] > [環境設定] をクリックします。
  2. [同意設定] セクションで、次の手順を実行します:
    • 待機期間 - 日数 または 月数 で期間を選択します。
      この待機期間が終了すると、同意ステータスが 未回答 として更新されます。



    • 同意が得られない場合に、データで処理を管理する - 次のいずれかを選択します。
      • 通常のデータ処理 - 通常どおりデータの処理を続行できます。
      • データ処理の中止 - データがロックされ、データのデータは以後処理されません。
      • 特定の処理の制限 - 同意をまだ得ていない場合に制限する必要がある行動を選択します。
  3. [保存] をクリックします。 

同意フォームの設定

同意フォームはカスタマイズ可能で、データ管理者は同意を得るための情報をわかりやすく記載できます。フォームには、次の情報を追加できます。 

  • データ収集の目的。
  • 優先する連絡方法。

同意フォームを設定するには

  1. [設定] > [ユーザーと権限] > [コンプライアンス設定] をクリックします。
  2. [コンプライアンス設定] ページで、 [同意フォーム] の下層のタブをクリックします。
  3. データ主体に表示するフォーム用の 言語 を選択します。
  4. 同意ポータル で、次の操作を行ってフォームをカスタマイズします: 
    1. 関連するテキストを追加して、個人情報を使用する目的と同意を得る理由を説明します。 
    2. 連絡手段の設定 で、かんたんな説明を入力します。例: 次の方法でご連絡いたします
    3. 対応する選択肢(メール、電話、アンケート)の 表示 / 非表示 リンクをクリックして、フォームの表示/非表示を切り替えます。
      選択内容に応じて、対応するデータのメール送信、電話発信、アンケート送信の選択肢が無効になります。



    4. 同意表明 の欄には、データ主体にコメントの入力を求めるメッセージを追加します(必要に応じて)。
    5. テキストボックスに プライバシーについての記載 を追加します。
    6. 追加テキストがある場合は、フォームの [送信] ボタンを押す前に指定します。                       
  5. [プレビュー] をクリックしてフォームを確認し、 [保存] をクリックします。 
メモ
  • 同意が収集され、データ主体が電話ではなくメールのみで連絡を受けることに同意した場合は、Zoho CRMで自動的にそのように制限されます。電話番号の横の通話アイコンは無効になります。同様に、顧客が電話のみでの連絡を希望している場合は、 [メールの送信] ボタンが無効になります。メールは、ビューからのメールの送信、一括メール送信、ワークフローなどの方法では送信されません。
  • 同様に、顧客がアンケートを介した連絡を希望しない場合は、メール作成画面の [アンケートの挿入リンク] が無効になります。また、関連リストの下にある [アンケートの送信] オプションは使用できません。ビューから、アンケートのリンクを含むテンプレートを使用してメールを送信しても、メールは顧客に送信されません。警告メッセージには、メールを送信しない理由が一覧表示されます。
  • ポータルのユーザーは、Zoho CRMポータルから同意情報を更新できます。また、追加した見込み客/連絡先の同意情報を更新することもできます。 関連項目:


メールテンプレートへの同意リンクの追加

Zoho CRMでは、収集したデータをデータ管理者が所定の目的にのみ使用し、データのプライバシーとセキュリティーを確保するために、複数の方法を用意しています。同意の収集方法は、次の2つです。

  • データ主体に対し、同意フォームへの記入と希望の記載を依頼するメールを送信する。
  • 電話またはその他の手段で同意を得て、CRMアカウントで更新する。

同意フォームのリンクの追加方法:

  • メールテンプレートに追加し、メール送信で使用する。
  • 個別に送信するメールの作成時に追加する。

メールテンプレートに同意リンクを追加するには

  1. [設定] > [カスタマイズ] > [テンプレート] > [メール] に移動します。
  2. [+ 新しいテンプレート] をクリックします。
    既存のメールテンプレートにリンクを追加することもできます。
  3. メールテンプレートの作成が必要なタブを一覧から選択し、 [次へ] をクリックします。
  4. のテンプレートまたは既存のテンプレートを選択し、カスタマイズします。
  5. 必要な項目を [すべての項目] セクションからテンプレートにドラッグ&ドロップし、必要に応じてカスタマイズします。
  6. 適切なテキストを選択し、編集画面から [リンクの作成] アイコンをクリックします。

    1. [リンクを追加] ポップアップで、 [同意フォームのリンク] を選択します。  
    2. 一覧から [同意フォームの言語] を選択します。  
    3. [保存] をクリックします。 
  7. テンプレートをカスタマイズし、適切なフォルダーに [保存] します。 関連項目: メールテンプレート 
メールに同意リンクを追加するには
  1. 同意フォームのリンクを送信するデータを選択します。
  2. [データの詳細] ページで、 [メールの送信] をクリックします。
  3. メール作成画面でメールを作成します。
  4. フォームへのリンクを含む単語または語句を選択します。
  5. [リンク] アイコンをクリックし、 [同意フォーム] アイコンを選択します。



  6. ポップアップで、一覧から [同意フォームの言語] を選択し、 [保存] をクリックします。
  7. [送信] をクリックします。

同意情報を手動で更新するには

  1. CRMアカウントでデータ主体のデータの詳細を開きます。
    見込み客、連絡先、仕入先、または、GDPRコンプライアンスが有効になっているその他のカスタムタブのデータが対象となります。
  2. [データのプライバシー] をクリックします。



  3. [同意情報] で、 データ処理の根拠 必要に応じて 設定し、一覧から [同意] を選択します。
  4. [保留中] ステータスの、 [同意情報の更新] リンクをクリックします。
  5. [同意情報の更新] ポップアップで、次の手順を実行します:  
    1. [メール] [電話] を選択して、同意を得た方法の記録を管理します。
    2. [同意日] の項目で、同意を得た日付を入力します。


    3. [同意のコメント] があれば追加します。
    4. データ主体が指定した 連絡手段の設定 を一覧から選択します。 
    5. [保存] をクリックします。

                      

同意要求のステータスの表示

同意要求のステータスを表示するには

  1. [設定] > [ユーザーと権限] > [コンプライアンス設定] > [概要] をクリックします。
    [データ処理の根拠] では、さまざまな同意のステータスが一覧表示されます。
  2. 同意のステータスを確認するタブを一覧から選択します。
  3. ステータスをクリックすると、そのカテゴリーのデータが表示されます。
    ステータスが保留中のデータに対しては、データを選択して同意フォームを送信するか、データ処理の根拠を更新できます。

顧客の同意管理の開始

同意管理を開始する前に、データ主体の3つのカテゴリーを理解しておく必要があります。

  • 同意を得る必要のない顧客。
  • 同意を得る必要がある既存の顧客。
  • 同意を得る必要がある新規顧客。

I.  同意を得る必要のない顧客。

状況や判断に応じて、法的根拠に基づいて個人情報の取り扱いに関する同意が得られていないデータ主体は事前に除外する必要があります。方法:

  1. これらのデータを除外するビューを作成します。 関連項目: ビューの管理
  2. ビューでデータを選択します。
  3. [詳細] アイコンをクリックし、 [データ処理の根拠の更新] をクリックします。
  4. 必要に応じて、データ処理の根拠に [不要] または [同意] 以外のいずれかの根拠を適用します。


II. 同意を得る必要がある既存の顧客。

CRMアカウントの既存の顧客やその他のデータ主体については、Zoho CRMの同意フォームを使用して同意を得ることができます。

  1. 同意フォームをカスタマイズします。
  2. 同意フォームのリンクを含むメールテンプレートを作成します。
  3. 同意メールの送信先の新しいデータを除外するビューを作成します。 関連項目: ビューの管理
  4. ビューからデータを選択し、 [メールの送信] オプションを使用します。
  5. 同意フォームのリンクが含まれるテンプレートを選択し、選択したデータ主体に送信します。

II I . 同意を得る必要がある新規顧客。 

新規顧客やその他のデータ主体の場合は、同意フォームのリンクを含むメールテンプレートを作成して準備します。

  1. 同意フォームをカスタマイズします。
  2. 同意フォームのリンクを含むメールテンプレートを作成します。
  3. メールテンプレートを使用して、ビューやワークフローからメールを送信します。













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