他のサービスからZoho Deskへのデータ移行(Zwitch)

他のサービスからZoho Deskへのデータ移行(Zwitch)

「Zwitch」 とは、他のサービスからZoho Deskへのデータ移行をZoho Deskの移行担当チームに依頼するための機能です。ちなみに、「Zwitch」という言葉自体は「Zoho」と「Switch」(スイッチ、移行)の2語を組み合わせた造語です。

一般に、顧客サポート用のシステム(ソフトウェア、ツール)を入れ替える場合、問い合わせ、顧客、ナレッジベース(商品やサービスに関するヘルプやよくある質問)、ユーザー情報などのデータを、必要な形でスムーズに移行できるかどうかは重要なポイントです。

Zoho Deskでは、他のサービスからデータを移行する場合にも、Zwitchを利用して専門のチームに依頼することで、スムーズにデータを移行することが可能です。   
 
Zwitch機能を利用すると、以下のサービスからのデータ移行を申請できます。
  1. Freshdesk
  2. Zendesk
  3. Salesforce
  4. Kayako
  5. Intercom
  6. HappyFox
  7. Helpscout
  8. その他のサービス 
必要な権限
データの移行を開始できるのは、組織の[メインの連絡先]であるユーザーまたはシステム管理者のみです。
各プランの機能と制限を確認する
メモ:
  1. Zwitchによるデータ移行は有料プランでのみ利用可能です。
  2. 移行できるのは、移行元のサービスの標準的な種類のデータのみです。

移行元のサービスからのデータの出力(エクスポート)

データ移行にあたっては、まず移行元のサービスから以下の形式でデータを出力(エクスポート)する必要があります。
  1. Freshdesk:XML
  2. Zendesk:JSON  
  3. Salesforce:CSV(ケースとソリューションを含む)。
  4. Kayako:SQL
  5. Intercom:CSV
  6. HappyFox:データはAPIを通じて取得可能です(添付ファイルはzipファイルとして取得します)。
  7. Helpscout:データはAPIを通じて取得可能です。
上記以外のサービスから移行する場合、SQL、CSV、JSON、XMLのいずれかの形式でデータを出力(エクスポート)する必要があります。また、それらのデータを担当チームに共有する必要があります。データの内容や形式が、移行開始前に担当チームによって分析されます。
 

基本設定

データの移行を申請するには、Zoho Deskの組織の管理者権限を持つユーザーが以下の設定を行う必要があります。

基本情報の入力
移行元のサービスの名前、アカウント情報、サービスURLを入力します。サービスURLとは、移行元のサービスの組織アカウントにアクセスするためのURLです(例: www.portalname.freshdesk.com)。   
ファイルのアップロード
移行データのファイルをアップロードします。データは、1つのファイルに圧縮する必要があります。また、圧縮ファイルのサイズの上限は2GB、ファイル数の上限は5件です。
移行先のタブや機能の選択
Zoho Deskへの移行先として選択可能なタブ/機能は以下のとおりです。
  1. 担当者(ユーザー)
  2. 取引先
  3. 連絡先
  4. 問い合わせ
  5. 問い合わせのやりとり(スレッド)
  6. 問い合わせのコメント
  7. 問い合わせの添付ファイル
  8. ナレッジベースのカテゴリー
  9. ナレッジベースのセクション
  10. ナレッジベースの記事
どのタブや機能にデータを移行(インポート)するかは選択可能です。
追加情報(備考)の入力
移行担当者に伝えたいことがあれば、こちらに記入します。   

申請の送信

ポータルの選択画面が表示された場合は、どのポータルにデータを移行(インポート)するかを指定します。この画面は、申請者がZoho Deskで複数のポータルを利用している場合にのみ表示されます。  
移行の開始
アクセス許可を行い、申請の送信が完了すると、申請者のメールアドレス宛てに確認メールが送信されます。移行は、担当チームによる確認や事前準備が完了し次第、開始されます。
移行完了までに要する時間は、他の依頼の発生状況や対象のデータの量によって異なります。なお、移行が完了すると、申請者にメールで通知されます。    


データを移行するには:
  1. 画面右上の (設定) アイコンをクリックします。
  2. [データ管理] の欄にある [Zwitch] をクリックし、 [新しい移行] をクリックします。
  3. 移行の設定画面 で以下の手順を実行します。
    1. データの移行元のサービスを選択します。
    2. サービスURLを入力します(例: www.portalname.freshdesk.com)。
    3. APIキー/トークンを入力します。
  4. [データのインポート元] の欄で移行対象のデータが保存されているファイルをアップロードします。 
  5. [データの移行先のタブ] の欄で、Zoho Deskのどのタブや機能にデータを移行(インポート)するかを指定します。
  6. [送信して認証する] をクリックします。

    認証ページが表示されます。
  7. ポータルの選択画面が表示された場合は、データの移行先のポータルを選択します。

  8. [送信する] をクリックします。
  9. アクセス許可に関する確認ページで [承認する] をクリックします。
  10. なお、アクセスを許可しない場合は、 [辞退する] をクリックします。この場合、申請は送信されません。
メモ :申請は、ステータスが 送信済み である間はいつでもキャンセルできます。ステータスが進行中である場合、申請をキャンセルすることはできません。
 
  データの移行を再開するには:
  1. 画面右上にある (設定) アイコンをクリックします。
  2. [データ管理] の欄にある [Zwitch] をクリックします。
  3. Zwitchの申請履歴のページで、認証待ちのデータの欄に移動します。
  4. [送信して認証する] をクリックします。

移行の履歴の表示

移行履歴のページでは、過去の申請が時系列で表示され、移行データのファイル名や申請のステータスなどを確認できます。各ステータスの詳細は以下のとおりです。
  1. 認証待ち:
    未認証の状態です。
  2. 送信済み:
    認証後、送信済みの状態です。
    1. 進行中 :移行処理が進行中です。      
    2. 完了 :移行処理が完了しています。
 
 
 


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