「Zwitch」
とは、他のサービスからZoho Deskへのデータ移行をZoho Deskの移行担当チームに依頼するための機能です。ちなみに、「Zwitch」という言葉自体は「Zoho」と「Switch」(スイッチ、移行)の2語を組み合わせた造語です。
一般に、顧客サポート用のシステム(ソフトウェア、ツール)を入れ替える場合、問い合わせ、顧客、ナレッジベース(商品やサービスに関するヘルプやよくある質問)、ユーザー情報などのデータを、必要な形でスムーズに移行できるかどうかは重要なポイントです。
Zoho Deskでは、他のサービスからデータを移行する場合にも、Zwitchを利用して専門のチームに依頼することで、スムーズにデータを移行することが可能です。
Zwitch機能を利用すると、以下のサービスからのデータ移行を申請できます。
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Freshdesk
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Zendesk
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Salesforce
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Kayako
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Intercom
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HappyFox
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Helpscout
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その他のサービス
メモ:
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Zwitchによるデータ移行は有料プランでのみ利用可能です。
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移行できるのは、移行元のサービスの標準的な種類のデータのみです。
移行元のサービスからのデータの出力(エクスポート)
データ移行にあたっては、まず移行元のサービスから以下の形式でデータを出力(エクスポート)する必要があります。
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Freshdesk:XML
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Zendesk:JSON
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Salesforce:CSV(ケースとソリューションを含む)。
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Kayako:SQL
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Intercom:CSV
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HappyFox:データはAPIを通じて取得可能です(添付ファイルはzipファイルとして取得します)。
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Helpscout:データはAPIを通じて取得可能です。
上記以外のサービスから移行する場合、SQL、CSV、JSON、XMLのいずれかの形式でデータを出力(エクスポート)する必要があります。また、それらのデータを担当チームに共有する必要があります。データの内容や形式が、移行開始前に担当チームによって分析されます。
基本設定
データの移行を申請するには、Zoho Deskの組織の管理者権限を持つユーザーが以下の設定を行う必要があります。
基本情報の入力
ファイルのアップロード
移行データのファイルをアップロードします。データは、1つのファイルに圧縮する必要があります。また、圧縮ファイルのサイズの上限は2GB、ファイル数の上限は5件です。
移行先のタブや機能の選択
Zoho Deskへの移行先として選択可能なタブ/機能は以下のとおりです。
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担当者(ユーザー)
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取引先
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連絡先
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問い合わせ
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問い合わせのやりとり(スレッド)
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問い合わせのコメント
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問い合わせの添付ファイル
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ナレッジベースのカテゴリー
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ナレッジベースのセクション
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ナレッジベースの記事
どのタブや機能にデータを移行(インポート)するかは選択可能です。
追加情報(備考)の入力
移行担当者に伝えたいことがあれば、こちらに記入します。
申請の送信
ポータルの選択画面が表示された場合は、どのポータルにデータを移行(インポート)するかを指定します。この画面は、申請者がZoho Deskで複数のポータルを利用している場合にのみ表示されます。
移行の開始
アクセス許可を行い、申請の送信が完了すると、申請者のメールアドレス宛てに確認メールが送信されます。移行は、担当チームによる確認や事前準備が完了し次第、開始されます。
移行完了までに要する時間は、他の依頼の発生状況や対象のデータの量によって異なります。なお、移行が完了すると、申請者にメールで通知されます。
データを移行するには:
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画面右上の
(設定)
アイコンをクリックします。
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[データ管理]
の欄にある
[Zwitch]
をクリックし、
[新しい移行]
をクリックします。
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移行の設定画面
で以下の手順を実行します。
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データの移行元のサービスを選択します。
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サービスURLを入力します(例:
www.portalname.freshdesk.com)。
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APIキー/トークンを入力します。
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[データのインポート元]
の欄で移行対象のデータが保存されているファイルをアップロードします。
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[データの移行先のタブ]
の欄で、Zoho Deskのどのタブや機能にデータを移行(インポート)するかを指定します。
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[送信して認証する]
をクリックします。
認証ページが表示されます。
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ポータルの選択画面が表示された場合は、データの移行先のポータルを選択します。
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[送信する]
をクリックします。
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アクセス許可に関する確認ページで
[承認する]
をクリックします。
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なお、アクセスを許可しない場合は、
[辞退する]
をクリックします。この場合、申請は送信されません。
メモ
:申請は、ステータスが
送信済み
である間はいつでもキャンセルできます。ステータスが進行中である場合、申請をキャンセルすることはできません。
データの移行を再開するには:
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画面右上にある
(設定)
アイコンをクリックします。
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[データ管理]
の欄にある
[Zwitch]
をクリックします。
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Zwitchの申請履歴のページで、認証待ちのデータの欄に移動します。
-
[送信して認証する]
をクリックします。
移行の履歴の表示
移行履歴のページでは、過去の申請が時系列で表示され、移行データのファイル名や申請のステータスなどを確認できます。各ステータスの詳細は以下のとおりです。
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認証待ち:
未認証の状態です。
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送信済み:
認証後、送信済みの状態です。
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進行中
:移行処理が進行中です。
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完了
:移行処理が完了しています。