Zoho Deskへのデータのインポート

Zoho Deskへのデータのインポート

Zoho Deskの前に別のサービスやソフトウェアを使用していた場合は、既存のデータをZoho Deskにインポートする必要があります。サポートの問い合わせ、連絡先、取引先、ナレッジベースの記事、商品、通話、予定、タスク等のデータをインポートして、すぐに顧客サポートやカスタマーサクセスの業務を開始できます。

[タブ]ごとにデータをインポートする必要があります。 初期設定では、インポートしたユーザーがデータの担当者になります。インポートするファイルには、データの担当者のメールアドレスを含める必要があります。

メモ:
  1. 無料 プランでは、データをインポートできません。
  2. 「データのインポート」 権限を持つユーザーのみ、この機能を利用できます。

インポート時のチェックリスト

データをインポートする前に、次の点をご確認ください:
  1. 権限
    Zoho Deskにデータをインポートする権限があることをご確認ください。
  2. ファイル形式
    インポートするファイルは、CSV(コンマ区切り)形式のファイルを使用してください。ファイルの文字コードがASCII(Windowsでは.txt形式、.csv形式のファイルは通常ASCIIです)で、1行につき1件のデータが入っていることを確認してください。対応している形式は、Excel(XLS)とコンマ区切り値(CSV)です。
  3. 禁止文字
    インポートするファイルには、二重引用符(")、縦棒(|)、角かっこ(<>)は使用しないでください。二重引用符は項目の区切りとしてのみ使用できます。
  4. 必須項目
    Zoho Deskの必須項目には値が含まれていなければならず、空白のままにしてはいけません。インポートする前に、必須項目に値が入力されていることを確認してください。[タブのインポート]ページでは、必須項目が赤で表示されます。
  5. チェックボックスのデータ
    真偽値、または、チェックボックスの項目の値が、インポート時に正常に変換できる値を含んでいることを確認してください。真偽値やチェックボックスの項目からインポートしたデータは、次のように変換されます:
    チェックボックスが選択されている場合: Trueまたは1
    チェックボックスが選択されていない場合:Falseまたは0
  6. 選択リスト
    選択リストで表示されるデータの値は、あらかじめZoho Deskの項目に登録しておく必要があります。例えば、問い合わせ情報をインポートする際に、商品の種類の項目が選択リストである場合、インポートする前にすべての商品の値が選択リストに登録されていることを確認してください。
  7. 項目名
    インポートするファイルのデータの最初の行は、実際のデータ値ではなく、列の見出しまたは項目名であることを確認してください。
  8. 空白行
    インポートするファイルの空白行を削除してください。空白行はファイルの最後と認識されます。
  9. 日時の値
    インポートするファイルの日付の値はMM/DD/YYYY形式で、日時の値はMM/DD/YYYY HH:MM:SS形式である必要があります。形式が異なる場合、日時のデータは登録されません。
  10. ファイルのサイズ
    インポートするファイルは5MB以下にしてください。
  11. インポートの上限
    インポート対象のCSV形式ファイルは、各プランごとのデータの上限内にする必要があります:
    エンタープライズ - 最大30,000件/回
    プロフェッショナル - 最大20,000件/回
    スタンダード - 最大10,000件/回

    データが上限を超える場合は、2つ以上のファイルに分割してインポートできます。

問い合わせのインポート 

Zoho Deskを利用する前に別のシステムやソフトウェアで問い合わせのデータを管理していた場合は、それらをインポートすることで、顧客とのやりとりの完全な履歴を残すことができ ます。

問い合わせのデータをインポートするには:
  1. 画面上部の 設定 アイコン  ) をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [データ管理] [インポートとエクスポート] をクリックします。
  3. [データのインポート] ページで、次の手順を実行します:
    • タブの選択リストで、 [問い合わせのインポート] を選択します。
    • インポートするファイルの場所を 参照  して、選択します。
    • 問い合わせの取引先を、連絡先のメインの取引先で更新する場合は、 [問い合わせの取引先を更新する] の切り替えスイッチをクリックして有効にします。
    • 問い合わせの取引先を更新する場合、既存の問い合わせの取引先も更新するかどうかを選択します。
      メモ:   取引先に関連付けられている連絡先の問い合わせのうち、アーカイブしていない問い合わせのみ更新されます。また、 複数の取引先への連絡先の関連付けの設定 を有効にした場合、既存の取引先がインポートしたファイル内の取引先で更新されます。


  4. 続けるには、 [次へ] をクリックします。
  5. [問い合わせのインポート] ページで、Zoho Deskの問い合わせの項目に、インポートするcsv形式のファイルのヘッダーの項目(最初の行の項目)を関連付けします(必須項目を適切に関連付けする必要があります)。
  6. 続けるには、 [次へ] をクリックします。



  7. [関連付けの確認] の欄で、すべての項目が適切に関連付けられていることを確認します。
  8. [インポート] をクリックします。
インポートが完了すると、追加した問い合わせの件数、更新した問い合わせの件数、スキップした問い合わせの件数を記載したメールが送信されます。


連絡先のインポート

Zoho Deskを利用する前に、別のシステムやソフトウェアで顧客情報を管理していた場合、Zoho Deskにデータをインポートすることで、既存の顧客データベースを継続的に利用できます。

連絡先のデータをインポートするには:
  1. 画面上部の 設定 アイコン  ) をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [データ管理] [インポートとエクスポート] をクリックします。
  3. [データのインポート] ページで、次の手順を実行します:
    • タブの選択リストで、[ 連絡先のインポート] を選択します。
    • インポートするファイルの場所を  参照   して、選択します。
    • 重複するデータに対して、 [スキップ] [上書き] [複製] を選択します。
    • 重複するデータを 上書き する場合、 [既存の問い合わせの取引先名を更新する]
      設定を有効にできます。これにより、既存の問い合わせの連絡先に関連付けられている取引先名を更新できます。
      メモ:   取引先に関連付けられている連絡先の問い合わせのうち、アーカイブしていない問い合わせのみ更新されます。また、 複数の取引先への連絡先の関連付けの設定 を有効にした場合、既存の取引先がインポートしたファイル内の取引先で更新されます。



  4. 続けるには、 [次へ] をクリックします。
  5. [連絡先のインポート] ページで、Zoho Deskの問い合わせの項目に、インポートするcsv形式のファイルのヘッダーの項目(最初の行の項目)を関連付けします(必須項目を適切に関連付けする必要があります)。
  6. 続けるには、 [次へ] をクリックします。
  7. [関連付けの確認] の欄で、すべての項目が適切に関連付けられていることを確認します。
  8. [インポート] をクリックします。
インポートが完了すると、追加した連絡先の件数、更新した連絡先の件数、スキップした連絡先の件数を記載したメールが送信されます。同様に、上記の手順に従って、 取引先 商品 をインポートできます。


スキップ、上書き、複製の動作

例えば、Zoho Desk内に「A」と「B」という名前のデータがあったとします。「B」と「C」をインポートする際に、 各オプションを選択した場合 の結果は次の表のとおりです:

 
データ「C」
データ「B」
スキップ
インポートされます
Zoho Deskにすでに登録済みのため、インポートされません。
上書き
インポートされます
インポートされます。関連付けた項目の値が既存のデータと異なる場合、インポートするファイルのデータと置き換えられます。
また、関連付けられている項目に既存のデータがない場合、インポートするファイルのデータが新しく追加されます(インポートの際に関連付けた項目の値のみが取り込まれます)。
複製
インポートされます
既存のデータに加えて、データ「B」が追加で作成されます。


ナレッジベースの記事のインポート

ナレッジベースの記事は、顧客が問題を自己解決するのに役立ちます。Zoho Deskを利用する前にFAQや記事を作成して管理していた場合、それらのデータをインポートできます。

記事をインポートするには:
  1. 画面上部の 設定 アイコン  ) をクリックします。
  2. [設定 ]ページで、 [デー タ管理] [インポートとエクスポート] をクリックします。
  3. [データのインポート] ページで、次の手順を実行します:
    • タブの選択リストで、 [記事のインポート] を選択します。
    • 選択リストから、インポートした記事を追加するナレッジベースのセクションを選択します。
    • インポートするファイルを 選択 します。



  4. 続けるには、 [次へ] をクリックします。
  5. [記事のインポート] ページで、Zoho Deskの問い合わせの項目に、インポートするcsv形式のファイルのヘッダーの項目(最初の行の項目)を関連付けします(必須項目を適切に関連付けする必要があります)。
  6. 続けるには、 [次へ] をクリックします。
  7. [関連付けの確認] の欄で、すべての項目が適切に関連付けられていることを確認します。
  8. [インポート] をクリックします。

タスクのインポート

Zoho Deskを使用する前にタスクを作成して管理した場合、インポートできます。

タスクのインポート:
  1. 画面上部の 設定 アイコン  ) をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [データ管理] [インポートとエクスポート] をクリックします。
  3. [データのインポート] ページで、次の手順を実行します:
    • タブの選択リストで、 [タスクのインポート] を選択します。
    • インポートするファイルの場所を  参照  して、選択します。
  4. 続けるには、 [次へ] をクリックします。
  5. [タスクのインポート] ページで、Zoho Deskの問い合わせの項目に、インポートするcsv形式のファイルのヘッダーの項目(最初の行の項目)を関連付けします(必須項目を適切に関連付けする必要があります)。
  6. 続けるには、 [次へ] をクリックします。
  7. [関連付けの確認] の欄で、すべての項目が適切に関連付けられていることを確認します。
  8. [インポート] をクリックします。

通話のインポート

Zoho Deskへの登録前に電話サポートを提供している場合は、Zoho Deskに情報をすぐにインポートできます。

通話をインポートするには:
  1. 上部バーの 設定 アイコン( )をクリックします。
  2. [設定]ページで、 [データ管理] の下の [インポートとエクスポート] をクリックします。
  3. [データのインポート] ページで、次の手順を実行します: 
    • [タブの選択]ドロップダウンリストから、 [通話のインポート] を選択します。
    • インポートするファイルの場所を 参照 して、選択します。
  4. 続けるには、 [次へ] をクリックします。
  5. [通話のインポート]ウィザードページで、 Zoho Deskの通話の項目に、インポートするcsv形式のファイルのヘッダーの項目(最初の行の項目)を関連付けします(必須項目を適切に関連付けする必要があります)。
  6. 続けるには、 [次へ] をクリックします。
  7. [関連付けの確定] の欄で、すべての項目が適切に関連付けられていることを確認します。
  8. [インポート] をクリックします。

予定のインポート

Zoho Deskを使用する前に、予定情報を作成して管理している場合は、 Zoho Deskに それらの情報をすぐにインポートできます。

予定をインポートするには:
  1. 上部バーの 設定 アイコン( )をクリックします。
  2. [設定]ページで、 [データ管理] の下の [インポートとエクスポート] をクリックします。
  3. [データのインポート] ページで、次の手順を実行します: 
    • [タブの選択]ドロップダウンリストから、 [予定のインポート] を選択します。
    • インポートするファイルの場所を 参照 して、選択します。
  4. 続けるには、 [次へ] をクリックします。
  5. [予定のインポート]ウィザードページで、 Zoho Deskの予定の項目に、インポートするcsv形式のファイルのヘッダーの項目(最初の行の項目)を関連付けします(必須項目を適切に関連付けする必要があります)。
  6. 続けるには、 [次へ] をクリックします。
  7. [関連付けの確定] の欄で、すべての項目が適切に関連付けられていることを確認します。
  8. [インポート] をクリックします。

インポート履歴の表示

Zoho Deskアカウント内での活動の履歴の記録は、色々と役立ちます。データがいつ編集されたか、だれが追加したかを確認できます。同様に、インポートの履歴も、誰がデータをインポートしたか、いつインポートしたか、適切にインポートできたかどうかを把握できます。Zoho Deskの[インポート履歴]のページでは、インポート機能を使って最近インポートしたファイルの詳細を確認できます。[インポート履歴]では以下の詳細を確認できます:
  • インポートしたファイル名
  • データをインポートしたタブ名
  • データをインポートしたユーザー名
  • インポートした日時
[インポート履歴]ページで、次の操作ができます:
  • インポートの詳細の確認
  • インポートの確定
  • インポートの取り消し

インポート履歴を表示するには:
  1. 画面上部の 設定 アイコン  ) をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [データ管理] [インポートとエクスポート] をクリックします。
  3. [インポートとエクスポート] メニューの [インポート履歴] をクリックします。
  4. [インポート履歴] ページで、すべてのインポートに関する詳細が記録されています。



インポートの確定または取り消し

データをZoho Deskにインポートした後に問題がなければ、データを確定することで、Zoho Deskのアカウントにデータが追加されます。また、インポートを取り消すことで、インポートしたデータをZoho Deskから削除することも可能です。

インポートを確定または取り消すには:
  1. 画面上部の 設定 アイコン  ) をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [データ管理] [インポートとエクスポート] をクリックします。
  3. [インポートとエクスポート] メニューの [インポート履歴] をクリックします。
  4. [インポート履歴] ページで、これまでのインポート操作が一覧表示されます。
  5. 各インポートの履歴を確認し、次のいずれかの操作を実行します:
    • データを追加するには、 [確定する] をクリックします。
    • インポートの操作を取り消してデータを削除するには、 [元に戻す] をクリックします。
メモ:
  • 一度確定すると、取り消すことはできません。
  • 連絡先のインポートを取り消す(元に戻す)と、連絡先に関連してインポートした取引先データも削除されますので、ご注意ください。
  • 取引先のインポートを取り消す(元に戻す)と、取引先に関連してインポートした連絡先データも削除されますので、ご注意ください。

よくある質問

インポート時にデータの重複を判断する基準は何ですか?

データのインポート時、重複データに関して上書き、スキップ、複製を選択できます。データの種類に応じて、重複の判断基準となる項目が異なります。データの種類ごとに判断基準となる項目は以下のとおりです。
  • 連絡先:メールアドレス
  • 取引先:取引先名
  • 商品:商品名



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