Zoho Deskでのカスタム関数の使用
カスタム関数は、独自の処理を実行する内容を記述したもので、サポート関連のデータの処理や他の外部アプリケーションでのデータの更新等に役立ちます。データがワークフローの条件に一致した際に、カスタム関数を自動で実行でき、データを更新することが可能です。カスタム関数では、Delugeスクリプト（Zoho Creatorの機能）を使用して独自のスクリプトを記述し、ワークフローのルールに関連付けて、自社用の処理を自動化できます（関連項目：Delugeスクリプト - ガイド）。
利用例
- Zoho Deskで連絡先が作成または変更されたときに、Zoho CRMで新しい連絡先を追加するか、既存の連絡先を更新します。これにより、連絡先データベースをアプリ間で完全に同期させることができます。
- Zoho Deskで取引先が作成または変更されたときに、Zoho CRMで新しい取引先を追加するか、既存の連絡先を更新します。これにより、取引先データベースをアプリケーション間で完全に同期させることができます。
- Zoho Deskで新しい問い合わせが作成されるごとに、Zoho CRMで新しい連絡先を追加するか、既存の連絡先を更新します。これにより、営業チームの担当者が、Zoho CRMアカウント内で見込み客、連絡先、取引先の情報とあわせてサポートの情報を確認できます。
対象者
- ワークフローの自動化ルールを設定するヘルプデスク管理者
- REST APIやDelugeスクリプトの知識がある技術者
メモ：
- 必要な権限：ヘルプデスクの自動化権限のあるユーザーのみ、この機能を利用できます。
- カスタム関数は、エンタープライズプランでのみ利用できます。
カスタム関数の設定
カスタム機能は、次の3つの簡単なステップで設定できます：
- カスタム関数を作成する
- カスタム関数をワークフロールールに関連付ける
- カスタム関数の連携をテストする
カスタム関数を作成する：
- 上部のバーにある設定アイコン (
)をクリックします。
- 設定ページの［自動化］で［ワークフロー］をクリックします。
- ［ワークフロー］のサブメニューで、［カスタム関数］をクリックします。
- ［カスタム関数］ページで、右上にある［新しいカスタム関数］をクリックします。
- ［ギャラリー］から関数を選択するか、Delugeスクリプトを使用して新しく作成します。
- ［保存する］をクリックします。
カスタム関数の作成方法についての詳細は、こちらの記事をご参照ください。
ワークフロールールにカスタム関数を関連付けるには：
- 上部のバーにある設定アイコン (
- 設定ページの［自動化］で［ワークフロー］をクリックします。
- ［ワークフロールール］ページで、右上にある［ルールを作成する］をクリックします。
- ［新しいワークフロー］ページで、ワークフローに関する基本情報を入力して、［次へ］をクリックします。
- 次のページで、実行する処理とワークフロールールのパラメーターを設定します。
- ［処理］で、関数の追加アイコン (
)をクリックし、既存のカスタム関数を選択します。
- ［保存する］をクリックします。
カスタム関数の連携をテストするには：
- ワークフロールールの条件に基づいて、Zoho Deskにデータを追加する必要があります。
- カスタム関数を利用してZoho Deskから取得したデータの内容を確認します。
- データが受信されなかった場合、またはアプリケーションに不一致があった場合は、Zoho Deskでカスタム関数コードを変更します。
- Zoho Deskから必要なデータを取得できるまで、このテストを続けます。
重要事項
- 1件のワークフローにつき関連付けられるカスタム関数は、1件だけです。
- Zoho Deskから外部アプリケーションに対し、最大10件のサポート項目の値（引数）を送信できます。
- カスタム関数を使用して、他のアプリケーションからZoho Deskにデータを取得することができます。
- APIの認証情報は、外部アプリケーションの制限にしたがって、定期的に更新する必要があります。
- カスタム関数において、外部アプリケーションの問題が原因で機能を停止しても、通知メールが送信されることはありません。
- Zoho Creatorサービスへの接続が確立できなかった場合、システムはその特定のワークフローの通知の送信を停止する前に3回再試行します。エラーが発生した場合、［失敗］セクションに表示されます。
- 一日あたりの上限を超えた場合、システムは外部アプリにカスタム関数の残数の情報は送信しませんが、管理者に障害を通知します。
- 「send mail」（メール送信）のdelugeタスクを設定する際、「差出人」または「宛先」アドレスのいずれかにヘルプデスク管理者のメールアドレスが含まれている必要があります。
- 対象のサービスに応じた「連携タスク」を初めて作成すると、それぞれのユーザーの認証情報がそのサービスに保存されます。
カスタム関数の上限
- 関数の実行：50,000回/日。
- ステートメント：200,000件/関数。
- 連携タスク：Zoho APIの実行数500,000回/月。
- URLの呼び出し：回数無制限
- メールの送信 - 2,500通/日
- カスタム関数の反復的な実行は、2回までに制限されています。この制限は、システムのパフォーマンス維持、不要なAPI実行の防止、データに関する問題の発生の回避を目的として設けられています。
エラーメッセージとその詳細
カスタム関数の使用中に表示される可能性のある失敗メッセージは、次のとおりです：
- メールタスクの実行エラー - 「メール送信」タスクを実行できませんでした。
- API呼び出しタスクの評価エラー：{0} - API呼び出しを実行できませんでした。
- 間違ったデータの種類が指定されました。テンプレート変数「{0}」の種類は{1}である必要があります - 「set variable」（変数の設定）タスクにおいてデータの種類を文字列として記述していましたが、整数値を指定していました。
- {0}タスクの実行エラー - 「call function」（関数の呼び出し）で連携タスクを呼び出すことができませんでした。
- テンプレート変数「{0}」を更新できません - 式を実行できませんでした。
- URLの呼び出し関数の評価エラー - 設定されたパラメーターが間違っているか、URLからの適切な応答がありません。