［ナレッジベース］タブに関するアクセス権限の設定

［ナレッジベース］タブに関するアクセス権限の設定

Zoho Deskの組織では、サポート担当者のアクセス権限を適切に管理することが重要です。異なる役職のユーザーには、異なる権限が必要である可能性があります。 

組織内の一般のサポート担当者に必要な情報や機能は、管理職（リーダーやマネージャー）よりも少ないのが一般的であるためです。また、必要な権限は、部門によっても異なります。

たとえば、ある部門のサポート担当者の場合、［ナレッジベース］タブの特定のカテゴリーの記事を編集／更新することはあっても、それ以外のカテゴリーの記事を編集／更新することはありません。それに対して、管理者の場合、［ナレッジベース］タブのすべてのカテゴリーや部門の記事にアクセスし、記事を管理する必要があります。Zoho Deskでは、ナレッジベースに関する権限を役職に応じて設定することが可能です。 

権限に基づいてアクセスできるデータや実行できる操作を制限することで、機密データを保護し、組織内の秩序を適切に維持できます。

権限の設定画面では、ナレッジベースに関して、以下の権限を有効／無効にできます。
  1. 表示 
  2. 作成
  3. 更新
  4. 削除
  5. 一括更新／削除
  6. ナレッジベースの管理
  7. 管理用アクセス


各権限の詳細は、以下のとおりです。 
  1. 表示：所属している部門の記事の表示を許可します。なお、［制限付き担当者］の権限に対しては、表示権限のみを付与できます。
  2. 作成：記事の作成／編集／複製を許可します。ただし、関連部門の担当者は、記事を作成したり、複製したりすることはできません。 
  3. 更新：既存の記事の更新を許可します。  
  4. 削除：記事の削除を許可します。削除権限は、一部のユーザーに対してのみ許可するようにします。重要なデータも完全に削除できる権限であるためです。たとえば、ナレッジベースの管理者や顧客サポート部門の管理職などに対してのみ有効にすることが可能です。
  5. 一括更新／削除: 記事の一括更新／削除を許可します。
  6. ナレッジベースの管理：対象の部門における記事の作成／編集／削除や、一括更新／削除を許可します。
  7. 管理用アクセス：すべての部門の記事に関して、管理操作を許可します（記事の作成／編集／更新、部門をまたぐ一括更新／削除）。組織全体のナレッジベースの管理を許可したい場合に付与します。
権限を有効にするには
  1. ［設定］→［ユーザー管理］→［権限］の順に移動します。
  2. 権限の一覧で、対象の権限を選択します。
  3. ［タブの権限］の欄で、［ナレッジベース］をクリックします。
  4. 表示された画面で、権限を選択します。
  5. ［保存する］をクリックします。

［管理用アクセス］と［ナレッジベースの管理］の権限の違い
管理用アクセス
ナレッジベースの管理
アクセス権限の適用範囲
組織
部門
記事の管理（表示／作成／更新／削除）
すべての部門ですべての操作を実行できます。
  1. 自分が所属するすべての部門で記事を表示できます。
  2. 自分が所属する部門がメインの部門として関連付けられているカテゴリーで、記事を作成／編集／削除できます。
カテゴリーの管理

（作成／編集／削除／有効化／無効化／並べ替え）
すべての部門ですべての操作を実行できます。
  1. 自分が所属するすべての部門でカテゴリーを作成／編集／削除／有効化／無効化できます。
  2. カテゴリーを並べ替えることはできません。
記事の並べ替え
すべての部門ですべての操作を実行できます。
  1. 自分が所属するすべての部門で記事を並べ替えることができます。
  2. 自分が所属する部門がメインの部門として関連付けられているカテゴリーで、記事を並べ替えることができます。
ごみ箱
すべての記事を表示／復元／削除できます。
自分が所属する部門の記事を表示できます。
アクセス設定の管理
ナレッジベースのアクセス設定を変更できます。
設定内容を表示することのみが可能です。