経費精算承認

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あなたが従業員で、ちょうど仕事の旅行を完了し、経費精算書を送信する必要があると想像してみてください。ホテルの請求書、飲食費、交通費などの領収書を全て添えて、そのフォームを記入して送り、通常の承認手続きが行われることを期待します。しかし、メールを待つ代わりに、各段階の承認プロセスがシームレスに行われ、その複雑さがZohoフォームの裏側で動作しています。

従業員が経費精算書を送信し、承認プロセスは経費の金額と種類に基づいて複数の段階を経ます。これらの要因に基づいて異なる承認ルートが活性化されます。

まず、必要な項目が記入されたフォームを作成します。

次に、このフォームを送信した際に実行される承認ワークフローを理解しましょう。

承認ワークフロー

あなたの経費が500ドル以下で出張に関連していない場合、チームマネージャーが素早くそれを確認し、承認もしくは否認します。この初期の確認は迅速で、日々の小さな経費の処理を簡素化します。しかし、あなたの経費が500ドルを超えるか出張経費を含む場合、フォームの処理はそこで停止しません。次に何をすべきかを知っています。

500ドルを超える任意の払い戻し、または出張に関連する場合、部署の責任者が介入します。このレベルでは、経費にはより密接な精査が必要です。それが会議への出張であれ、プロジェクトのための大きな購入であれ、部署の責任者はそれがチームの予算とポリシーに一致していることを確認します。そしてあなたの経費の合計が1,000ドルの設定を超えた場合、フォームは自動的に財務部門へ送られます。

払い戻し額が1,000ドルを超える場合、財務部門は全ての数字が合計すること、そして正しく計上された全てのペニーが適切に計上されていることを確認します。彼らは会社の資金の保護者であり、全ての経費が正当で十分に文書化されていることを保証します。

だけど、あなたの払い戻し額が2,500ドルを超えて何か普通でない場合はどうでしょうか？このような場合、フォームは直接CEOや経営者に対して送られ、決定を下すためです。このレベルは確認が必要とされる大きな支出が慎重に確認されることを保証します。

これらの条件を明確に把握しましょう。