レポートの作成

レポートの作成

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レポートの設定

レポートを使用すると、受信したエントリーにフィルターを適用してフォームデータを並べ替え、集約できます。これにより、収集したデータをより詳細に分析し、チームを巻き込んで管理できます。レポートは、共有リンクを使用して 公開または特定のユーザーと共有したり、印刷 したり、 エクスポート したりできます。また、レポートを任意のウェブページに埋め込むこともできます。

フォームのレポートセクションには、次の 2 通りの方法でアクセスできます。

  1. ホームページ（フォーム一覧ページ）で、フォーム名の下にあるレポートリンクをクリックします。そのフォームに対して作成されたすべてのレポートの一覧が表示されます。

    Reports link below form name
  2. 新しいレポートを作成するには、ページ右上の新規レポートをクリックします。

    creating new report
  3. 作成したいレポートの種類を選択します。Zoho Forms では、データを表示する 2 種類の方法を提供しています。
    1. リストビュー
    2. かんばんビュー

リストビュー

リストビューでは、すべてのエントリーが集約され、スプレッドシートのような表形式で表示されます。リストビューを使用すると、1 画面でデータセット全体を俯瞰できます。項目名は列ヘッダーとして表示され、各データは 1 行として表示されます。これにより、すべての情報を一目で確認できます。

リストビューレポートを設定する手順

リストビューを選択した場合は、レポート名を入力し、作成をクリックしてレポートビルダーを表示します。
creating list view report

List View

かんばんビュー

かんばんビューレポートは、データを視覚的にわかりやすく表現する方法です。ドロップダウンやラジオボタンなどの選択項目を使用してエントリーを分類します。ドロップダウンやラジオボタンで設定した選択肢が列ヘッダーとなり、データセット内の各カテゴリを視覚的に明確に区別できます。レポート内の各データはカードとして表示されます。このカードにはエントリーに関する関連情報を表示できるため、内容を素早く確認して把握できます。エントリーは、そのデータで選択された値に基づいて自動的に該当する列にグループ化されます。これにより、各カテゴリにいくつのエントリーがあるかを一目で把握できます。

たとえば、さまざまなデジタルマーケティングのトピックで一連のウェビナーを開催しており、どのウェビナーに参加登録者の関心が最も集まっているかを把握したいとします。かんばんビューレポートを使用すると、参加者が選択したウェビナートピックに基づいてエントリーを即座に分類できます。これにより、オーディエンスの関心度を把握し、最も人気のあるトピックを特定できます。


かんばんビューレポートを設定する手順

  1. かんばんビューを選択した場合は、レポート名を入力し、グループ列でエントリーをグループ化する項目を選択し、次へをクリックします。
    Notes
    メモ: 選択できるのは、ドロップダウン項目とラジオボタン項目のみです。
    creating kanban view report
  2. レポートに表示する項目を選択します。をクリックして、さらに項目を追加します。
    Notesメモ: 追加できる項目は最大 4 つです。マトリックス項目とサブフォーム項目は、かんばんビューではサポートされません。
    adding fields to kanban view

  3. 最後に作成をクリックして、レポートビルダーを表示します。

    kanban view
Notes
メモ :
  1. かんばんビューで 1 つのレポートに表示できる列は、最大 20 列までです。グループ化に使用する項目の選択肢が 20 個を超える場合、初期設定では先頭の 20 個の選択肢のみが列として表示されます。レポートに表示する選択肢を編集するには、レポート内の ビューの変更をクリックします。
  2. 各列に表示できるエントリー数は、最大 1000 件です。

また、次の方法でも作成できます。

  1. ホームページでレポートタブをクリックします。作成済みのすべてのレポート一覧が表示されます。

    My reports section
  2. 新しいレポートを作成するには、ページ右上の新規レポートボタンをクリックします。
  3. レポートのビュータイプを選択し、設定します。
  4. 設定が完了したら、作成をクリックします。

新規レポートの作成時には、次のレポート設定を利用できます。

  1. 一般

  2. カスタムフィルター

  3. 自動フィルター
Notes
メモ: 自動フィルターオプションは、リストビューレポートビルダーでのみ利用できます。
  1. 列の表示/非表示

一般設定

General Settings

レポート名:ここでレポート名を変更できます。レポート名はいつでも変更可能です。

日付形式:レポート内の日付は、ここで選択した形式で表示されます。

タイムゾーン:レポートの日時列に表示される時刻は、選択したタイムゾーンに基づいて表示されます。

連番: このオプションを有効にすると、レポート内の各データに連番を表示できます。表示を選択すると、連番を表示する列がレポートに追加され、リスト内での位置に基づいて各エントリーを識別できます。初期設定では、連番オプションは非表示になっている場合があります。

名前の区切り文字: 名前項目のエントリーで、「名」と「姓」の間に使用する区切り文字を選択できます。

住所の区切り文字:  住所項目の各要素の間に使用する区切り文字を選択できます。

カスタムフィルター

このオプションを使用して、指定した条件に一致するエントリーだけを絞り込むことができます。設定した条件に一致するエントリーは、自動的にレポートに追加されます。

設定するには、

  1. カスタムフィルタータブをクリックし、フィルターを設定をクリックします。
  2. ここでは、複数の条件を指定して、レポートに含めたいエントリーだけを抽出できます。項目名を選択し、ドロップダウンリストから比較条件を選び、さらに一致させる値を指定します。
  3. 条件を追加または削除するには、それぞれ+アイコンと- アイコンをクリックします。
  4. エントリーが 2 つ以上の条件すべてを満たす必要がある場合は、すべてに一致オプションを選択します。複数条件のうちいずれか 1 つを満たせばよい場合は、いずれかに一致オプションを選択します。
  5. 保存をクリックします。

    Custom Filters
レポートを表示するには、Entriesタブをクリックします。

自動フィルター

自動フィルターを有効にすると、レポート検索で選択肢でフィルターオプションが表示されます。フォームのラジオボタンやドロップダウンに関連付けられているすべてのフォーム項目が、自動フィルターに一覧表示されます。

後からレポートのエントリータブで選択肢でフィルターオプションを使用し、選択した値に基づいてデータを表示できます。

Notes
メモ: このオプションは、リストビューのレポートビルダーでのみ利用できます。

列の表示/非表示

［列の表示/非表示］では、

  • レポートに表示するフォーム項目と非表示にするフォーム項目を選択できます。
  • 項目の表示名を変更できます。
  • レポート内の項目の並び順を変更するには、ドラッグして並べ替えます。

Notes
メモ : 
  1. かんばんビューで列の表示/非表示を設定しても、データ概要での表示方法のみに影響し、生成されるレポート自体には反映されません。
  2. かんばんビューのレポートを設定するために使用している項目は、［列の表示/非表示］で初期設定としてあらかじめ選択されており、非表示にはできません。これにより、データ概要に常に必要な情報が含まれるようになります。