メール監査

メール監査

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メール通知は、効果的なコミュニケーションを維持するうえで重要な要素であり、これらのメールが確実に受信者に配信されることが不可欠です。メール通知の配信状況を追跡するメール監査を実施することで、メールコミュニケーション戦略を監視・最適化する能力を大幅に高めることができます。

メール監査とは？

メール監査とは、メール通知の配信状況を体系的に追跡・分析し、メール配信プロセスにおける問題を特定・修正して、到達率を向上させるための仕組みです。

フォームでメール監査を有効にする

フォーム送信後に送信されるメールの監査を有効にするには、
フォームビルダーで、
  1. ナビゲートして、設定> Compliance & Audit> メール Auditを開きます。
  2. Auditオプションを有効にします。
  3. 保存をクリックします。

    Email Audit
メール監査を有効にすると、メール配信状況について包括的なインサイトを得るために、次の3つのレベルで監査リストを表示できます。
  1. フォームレベル
  2. データレベル
  3. 組織レベル

フォームレベル：フォームのメール監査ログを表示する

フォームレベルでは、特定のフォームに固有のメール監査を表示できます。これにより、そのフォームから送信されたメールを追跡・管理できます。
フォームのメール監査ログを表示するには、次の操作を行います。
  1. フォーム一覧（ホームページ）に移動します。
  2. メール監査ログを表示したいフォーム名の下にあるAuditをクリックします。

    Click Audit

  3. メール Auditタブに移動します。ここに、処理済みのメール配信の一覧が表示されます。
    Email Audit log
  4. 特定のメール配信の詳細なステータスを表示するには、詳細を確認したいメール配信をクリックします。

  5. 次のような重要な情報を含む、詳細なメール概要が表示されます。

    • Request ID:このメール配信を一意に識別するID。
    • 差出人住所:メールが送信された差出人メールアドレス。
    • 配信日時:メールが送信された正確な日時。
    • Recipients:メールが送信された宛先メールアドレスの一覧。
    • 実行元:メール送信をトリガーした方法または操作が表示されます。たとえば、My テンプレートは、メール通知設定で設定された特定のテンプレートに基づいてメールが送信されたことを示します。
    • メール送信元:メール送信に使用されたメールサービスまたはサーバー。
    • 配信ステータス:メール配信の現在のステータス。正常に配信されたか、バウンスしたか、または送信に失敗したかが表示されます。
      この情報により、問題の特定や正常な配信の確認に役立ちます。

      Email Summary
      メール概要の右上にあるデータを表示オプションをクリックすると、該当するメール配信に関連付けられているフォーム送信内容を表示できます。これにより、そのメールをトリガーしたフォーム送信の詳細を確認できます。なお、データを表示オプションは、フォームの所有者と、フォームとデータの変更権限を持つフォーム共同管理者のみが利用できます。
  6. メール Auditタブでメール配信を確認する際、配信ステータスに基づいて配信結果をフィルタリングできます。表示されているように、配信ステータスのドロップダウンフィルターをクリックします。ドロップダウンメニューから、該当するステータスフィルター（すべて、配信済み、送信済み、送信失敗、ハードバウンス）を選択して、そのステータスのメールのみを表示します。

    Filter by Delivery Status

    1. すべて: 配信ステータスに関係なく、すべてのメールを表示します。配信済み、送信済み、送信失敗、ハードバウンスのメールが含まれます。

    2. 配信済み: 受信者のメールサーバーに正常に配信されたメールです。このステータスは、メールが想定された受信者の受信トレイに到達したことを示します。

    3. 送信済み: 送信は完了していますが、まだ配信完了が確認されていないメールです。これらのメールは配送中であり、後に配信済みになるか、配信エラーが発生する可能性があります。

    4. 送信失敗: サーバーエラー、不正なメールアドレス、その他の理由により送信できなかったメールです。これらの要因により、メールが送信されませんでした。

    5. Hard Bounce: 不正なメールアドレスや受信者側メールサーバーによる拒否など、恒久的な理由により送信者に返送されたメールです。ハードバウンスは、そのメールが正常に配信されないことを示します。
      これらのフィルターを使用することで、メール配信を効率的に管理・監査し、メッセージが想定した受信者に届いているかを確認できます。

  7. メール配信を効率的に管理・確認するために、さまざまなフィルターを適用してメール配信リストを絞り込むことができます。

    1. 日付 & 時間: 日付 & 時間フィルターを使用して、メールが送信された日付範囲を指定します。開始日と終了日、および時間を選択します。指定した期間内に送信されたメールのみが一覧に表示されます。

    2. 差出人: 差出人フィルターを使用して、特定のメールアドレスから送信されたメールのみを表示します。

    3. TO/CC: TO/CCフィルターを使用して、特定の受信者宛、またはCCに含まれているメールを検索します。

    4. 件名: 件名フィルターを使用して、特定の件名文字列を含むメールを検索します。このフィルターは大文字と小文字を区別します。一致する件名文字列を持つメールのみが一覧に表示されます。

データレベル：フォーム入力のメール監査ログを表示する

データレベルでは、個々のフォーム送信に対するメール監査を表示できます。これは、特定のデータや入力に関連するメールを追跡する際に便利です。
フォーム入力のメール監査ログを表示するには、次の操作を行います。
  1. すべてのデータまたはレポートセクションに移動します。
  2. データの左側にある三点リーダーアイコンをクリックし、メール Auditオプションをクリックします。左側に、そのデータに対して処理されたメール配信の一覧が表示されます。

  3. 詳細を確認したいメール配信をクリックします。次のような重要な情報が表示されます。

    • Request ID:このメール配信を一意に識別するID。
    • 差出人住所:メールが送信された差出人メールアドレス。
    • 配信日時:メールが送信された正確な日時。
    • Recipients:メールが送信された宛先メールアドレスの一覧。
    • メール送信元:メール送信に使用されたメールサービスまたはサーバー。
    • 配信ステータス:メール配信の現在のステータス。正常に配信されたか、バウンスしたか、またはまだ保留中かが表示されます。
      この情報により、問題の特定や正常な配信の確認に役立ちます。
Notes
メモ: そのデータに対して処理された最新100件のメールのみが表示されます。

組織レベル：フォームのメール監査ログを表示する

組織レベルでは、組織内のすべてのフォームおよびデータにわたるメール監査を表示できます。これにより、すべてのメールコミュニケーションを俯瞰的に把握できます。
組織レベルでメール監査ログを表示するには、次の操作を行います。
  1. 右上のアイコンをクリックして、Control Panelにアクセスします。
  2. Data Administrationの下にあるメール Auditをクリックします。ここで、組織全体の各フォームに対するメール配信の一覧を確認できます。
  3. 特定のメール配信の詳細なステータスを表示するには、詳細を確認したいメール配信をクリックします。

  4. 次のような重要な情報を含む、詳細なメール概要が表示されます。

    • Request ID:このメール配信を一意に識別するID。
    • 差出人住所:メールが送信された差出人メールアドレス。
    • 配信日時:メールが送信された正確な日時。
    • Recipients:メールが送信された宛先メールアドレスの一覧。
    • メール送信元:メール送信に使用されたメールサービスまたはサーバー。
    • 配信ステータス:メール配信の現在のステータス。正常に配信されたか、バウンスしたか、またはまだ保留中かが表示されます。
      この情報により、問題の特定や正常な配信の確認に役立ちます。
  5. メール Auditタブでメール配信を確認する際、配信ステータスに基づいて配信結果をフィルタリングできます。配信ステータスドロップダウンフィルターをクリックし、ドロップダウンメニューから該当するステータスフィルター（すべて、配信済み、送信済み、送信失敗、Hard Bounce）を選択して、そのステータスのメールのみを表示します。

  6. 組織全体のメール配信を効率的に管理・確認するために、さまざまなフィルターを適用してメール配信リストを絞り込むことができます。

    1. Form:
      このフィルターでは、メール監査が有効になっているフォームの一覧から特定のフォームを選択できます。フォームを選択すると、そのフォームに関連付けられているメール配信のみが表示されます。

    2. 日付 & 時間: このフィルターでは、メールが送信された日付範囲を指定できます。開始日と終了日、および時間を選択します。指定した期間内に送信されたメールのみが一覧に表示されます。

    3. 差出人: このフィルターでは、特定のメールアドレスから送信されたメールのみを表示できます。

    4. TO/CC: このフィルターでは、特定の受信者宛、またはCCに含まれているメールを検索できます。

    5. 件名: このフィルターでは、特定の件名文字列を含むメールを検索できます。このフィルターは大文字と小文字を区別します。一致する件名文字列を持つメールのみが一覧に表示されます。

Notes
メモ:
  1. 組織レベルのメール監査は、管理者およびスーパー管理者のみが利用できます。
  2. メール配信履歴は、過去90日分のみ利用できます。
  3. メール監査機能は、有料プランでのみ利用できます。
  4. メール監査ログは、設定 > メール & 通知およびフォームルールで設定されたメール通知設定を通じて処理されたメールに対してのみ利用できます。