Zoho ProjectsとZoho Peopleとの連携
目的
Zoho PeopleとZoho Projectsの連携により、以下のことが可能です。
Zoho ProjectsからZoho Peopleにプロジェクト、業務、工数の記録を手動または自動でインポートできます。承認済みの工数の記録をZoho PeopleからZoho Projectsに送信できます。
Zoho ProjectsとZoho Peopleとの連携
連携を有効にできるのは、ポータルのZoho Projectsの管理者でもあるZoho Peopleの管理者のみです。
Zoho Projectsと連携するには
- ホーム画面から［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］の順に移動します。
- ［Zoho Projects］の下にある［詳細を表示する］をクリックします。
- 連携するポータルを選択します。
- 必要に応じて、［Zoho Projectsからプロジェクト、業務、工数の記録を自動インポートする］機能を有効にします。
- 必要に応じて、［工数表の承認時に、工数の記録を自動的に送信する］機能を有効にします。
- ［有効にする］をクリックします。
自動インポートを有効にすると、連携後すぐにデータがZoho ProjectsからZoho Peopleにインポートされます。
Zoho Projectsからのインポート
Zoho ProjectsからのデータをZoho Peopleにインポートするには方法が2つあります。
手動でのインポート方法
Zoho Projectsからプロジェクトとタスクをインポートするには
- ホーム画面から［処理］→［工数管理］→［プロジェクト］の順に移動します。
- ［…］（その他）アイコンをクリックし、［Zoho Projectsからインポートする］を選択します。
- 対象のプロジェクトを選択し、［インポートする］をクリックします。
- プロジェクトとタスクのみがインポートされます。工数表はインポートされません。
- 初期設定では、タスクの担当者が業務の担当者になります。
- ［管理者の操作］で［工数表］タブの管理者権限を持つユーザーも、Zoho Projectsからインポートできます。管理者の操作に関する詳細については、こちらをご参照ください。
- 工数表のデータがZoho Peopleにインポートされると、インポートされた工数表データにはZoho Peopleのアクセス権限が適用されます。必要な権限を持つユーザーのみ、インポートしたデータを編集できます。ユーザーアクセス権限を設定するには、［役割の権限を設定する］をご参照ください。
自動でのインポート方法
Zoho ProjectsからZoho Peopleにプロジェクト、タスク、工数表を自動でインポートすることができます。定期更新のための同期頻度を設定するか、今すぐ同期を使用してプロジェクト、タスク、工数表を即座に更新できます。
自動インポート機能を有効にするには
- ホーム画面から［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］の順に移動します。
- Zoho Projectsの下にある［詳細を表示する］をクリックします。
- 設定されたポータルの詳細を確認します。
- ［Zoho Projectsからプロジェクト、業務、工数の記録を自動インポートする］機能を有効にします。
- 同期の頻度を設定します。
- Zoho Projectsで行った変更は［今すぐ同期する］ボタンをクリックすることで、Zoho Peopleに反映されます。
タスクの履歴のみが同期されます。課題の履歴や一般的な履歴はスキップされます。
これで、設定した頻度に基づき、Zoho ProjectsのデータがZoho Peopleに自動でインポートされます。
項目の関連付け
- Zoho Projectsのプロジェクトは、Zoho Peopleのプロジェクトとして同期されます。
- Zoho Projectsのタスクは、Zoho Peopleに業務として同期されます。
- Zoho Projectsの工数表は、Zoho Peopleの工数の記録として同期されます。
制限項目
プロジェクトにおける制限項目：
- Zoho Projectsでインポートを実行するユーザーが管理者である場合、そのポータル内のすべてのプロジェクトとタスクがインポートされます。管理者でない場合、ユーザー自身が参加しているプロジェクトとそのプロジェクトのタスクのみがインポートされます。
- Zoho Projectsでタスクまたはプロジェクトを削除しても、Zoho Peopleには影響しません。
- Zoho Projectsのタスクリストとサブタスクはインポートされません。
- Zoho Peopleで、インポートしたプロジェクト（またはそれらに関連付けられている業務）に対して行った変更は、ユーザーによってプロジェクトが再度インポートされるとリセットされます。
- プロジェクトおよび業務は、Zoho PeopleとZoho Projectsの両方に存在するユーザーに対してのみ関連付けられます。いずれか一方のサービスにのみ登録されているユーザーは、インポート時に自動でスキップされます。
- Zoho ProjectsからZoho Peopleにタスクを同期する際、タスク（業務）の担当者は、Zoho PeopleとZoho Projectsの両方に登録されている場合にのみ引き継がれます。Zoho Projectsにのみ登録されている場合、連携を有効にした管理者がタスク（業務）の担当者となります。
工数表における制限項目：
- Zoho Projectsからのすべての工数表は、未承認および未請求の工数表としてZoho Peopleにインポートされます。
- Zoho Projectsで行われた工数表の変更は、Zoho Peopleで編集可能な場合にのみ反映されます。
- Zoho Projectsでは、ユーザーAの工数をユーザーBに変更できますが、Zoho Peopleではできません。また、Zoho Projectsでの更新はZoho Peopleに反映されません。
- Zoho Projectsからインポートした工数を再度Zoho Projectsに送信することはできません。
- 同期されるのは、タスクの履歴のみです。課題の履歴や一般的な履歴はスキップされます。
Zoho Projectsに対する承認済みの工数の送信
Zoho PeopleからZoho Projectsに承認済みの工数の記録を送信できます。承認済みで、プロジェクトに関連付けられており、工数の時間が24時間以内である工数表のみ送信可能です。Zoho Peopleの工数の記録は、Zoho Projectsの工数表として同期されます。
工数の記録は、Zoho PeopleとZoho Projectsの両方に登録されているユーザーについてのみ送信できます。どちらか一方のサービスにのみ登録されているユーザーに関する工数の記録は同期の際にスキップされます。
承認済みの工数表を送信するには
- ホーム画面から［レポート］→［工数表］の順に移動します。
- ドロップダウンからZoho Projectsを選択します。
- ユーザー、クライアント、プロジェクトのいずれかに基づいて、送信する工数を抽出します。
- Zoho Projectsアイコンをクリックします。
- これで、選択した工数表に関連する承認済みの工数の記録がZoho Projectsに送信されます。
工数の記録を送信する際、該当するプロジェクトがZoho Projectsにない場合は、Zoho Projectsに新規プロジェクトが作成され、以下のように関連付けられます。
- Zoho Peopleで有効なメールアドレスを持つ従業員（ユーザー）は、Zoho Projectsに従業員として同期されます。
- Zoho Peopleのプロジェクトは、Zoho Projectsにプロジェクトとして同期されます。
- Zoho Peopleの業務は、Zoho Projectsでタスクとして同期されます。
工数の記録の自動送信：工数表の承認時に工数の記録を自動送信する機能を有効にすると、工数表が承認されると同時に、承認済みの工数の記録が自動的に送信されます。
連携を無効にしても、送信済みのデータには影響しません。
制限事項：
- 一度送信した工数の記録は再度送信することはできません。
- Zoho Peopleで送信済みの工数の記録に変更を加えても、Zoho Projectsには影響しません。
- Zoho Projects側で検証に失敗した工数の記録のみがスキップされ、その他の工数の記録は送信されます。
- アカウント管理者、または場所指定の管理者（設定されている場合）のみが、Zoho Projectsに工数の記録を送信できます。
- 工数の記録は、Zoho PeopleとZoho Projectsの両方に登録されているユーザーについてのみ送信できます。どちらか一方のサービスにのみ登録されているユーザーに関する工数の記録は同期の際にスキップされます。
同期エラーの概要
Zoho Projectsからプロジェクト、タスク、工数の記録をインポートする際や、承認済みの工数をZoho Projectsに送信する際にエラーが発生した場合、同期エラーの概要を表示する機能を利用して同期のエラーを確認し、解決できます。
インポート／エクスポートに関するエラーの概要を表示するには：
- ［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］→［Zoho Projects］→［詳細を表示する］の順にクリックします。
- これまでの同期でエラーが発生したことがある場合、エラーの概要を表示するためのメニューが表示されます。
- ［エラーの概要を表示する］をクリックすると、同期のエラーを確認できます。
- 右上のドロップダウンをクリックすると、インポートに関するエラーとエクスポートに関するエラーのみを抽出して表示できます。プロジェクト／業務／工数の記録に関するエラーのみを絞り込んで表示することも可能です。
- エラーの詳細を確認して、エラーの原因や対処方法を分析します。右端の削除アイコンをクリックすると、同期エラーの概要データを削除できます。
Zoho Projectsとの連携の無効化
連携を無効にできるのは、Zoho People組織の管理者のみです。
連携を無効にするには
- ［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］の順に移動します。
- Zoho Projectsの下にある［詳細を表示する］をクリックします。
- 連携を無効にするには、［無効にする］をクリックします。
Zoho Projectsは、Zoho Peopleの休暇管理とも連携しています。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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