Zoho ProjectsとZoho Peopleとの連携

Zoho ProjectsとZoho Peopleとの連携

目的

Zoho PeopleとZoho Projectsの連携により、以下のことが可能です。
Zoho ProjectsからZoho Peopleにプロジェクト、業務、工数の記録を手動または自動でインポートできます。承認済みの工数の記録をZoho PeopleからZoho Projectsに送信できます。

連携の要件

Zoho PeopleとZoho Projectsの有効なアカウントを持ち、両方のアカウントで管理者に設定されたユーザーが必要です。

Zoho ProjectsとZoho Peopleとの連携

Idea
連携を有効にできるのは、ポータルのZoho Projectsの管理者でもあるZoho Peopleの管理者のみです。
Zoho Projectsと連携するには
  1. ホーム画面から［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］の順に移動します。
  2. ［Zoho Projects］の下にある［詳細を表示する］をクリックします。



  3. 連携ページに表示されているポータルを選択します。ポータルのURLを利用できない場合は、同じ管理者アカウントでZoho Projectsアカウントを設定してから、もう一度お試しください。

  4. 以下の同期設定を有効にすると、Zoho ProjectsとZoho Peopleの間でデータが自動的に同期されます。

    1. Zoho Projectsからデータを自動同期する：Zoho ProjectsからZoho Peopleにプロジェクト、タスク、工数の記録を自動同期するには、この設定を有効にします。
      同期のスケジュール：鉛筆（編集）アイコンをクリックして、Zoho Projectsからデータを同期する頻度を選択します。
      次回の同期：次回の自動同期の日時が表示されます。



      手動で同期する：頻度や日時の設定に関係なく、Zoho Projectsからデータをすぐに同期するには、［手動で同期する］ボタンをクリックします。


    2. 工数表が承認される度にZoho Projectsに工数を同期する：Zoho Peopleで工数表が承認される度に、工数の記録をZoho Projectsに自動同期するには、この設定を有効にします。承認済みの工数データがZoho Projectsにリアルタイムで反映されるため、毎回手動で更新する必要がなくなります。



  5. ［有効にする］をクリックします。
情報
・［Zoho Projectsからデータを自動同期する］が有効になっている場合、連携後すぐに、Zoho ProjectsからZoho Peopleにプロジェクト、タスク、工数表がインポートされます。
・Zoho Projectsに自動的に反映されるのは、連携後に承認された工数の記録のみです。

Zoho Projectsからのインポート

Zoho ProjectsからZoho Peopleにプロジェクト、業務（タスク）、工数表の一覧をインポートするには、手動と自動の2つの方法があります。

手動でのインポート方法

Zoho Projectsからプロジェクトとタスクをインポートするには
  1. ホーム画面から［処理］→［工数管理］→［プロジェクト］の順に移動します。
  2. ［…］（その他）アイコンをクリックし、［Zoho Projectsからインポートする］を選択します。



  3. 対象のプロジェクトを選択し、［インポートする］をクリックします。

メモ
  1. プロジェクトとタスクのみがインポートされます。工数表はインポートされません。
  2. 初期設定では、タスクの担当者が業務の担当者になります。
  3. ［設定］→［工数管理］→［権限］→［工数表の管理者］で、工数表の管理者として設定されているユーザーも、Zoho Projectsから工数表をインポートできます。詳細については、こちらをご参照ください。
  4. 工数表のデータがZoho Peopleにインポートされると、インポートされた工数表データにはZoho Peopleのアクセス権限が適用されます。必要な権限を持つユーザーのみ、インポートしたデータを編集できます。ユーザーアクセス権限を設定するには、［役割の権限を設定する］をご参照ください。

項目の関連付け
  1. Zoho Projectsのプロジェクトは、Zoho Peopleのプロジェクトとして同期されます。
  2. Zoho Projectsのタスクは、Zoho Peopleに業務として同期されます。
  3. Zoho Projectsの工数表は、Zoho Peopleの工数の記録として同期されます。
制限項目
プロジェクトにおける制限項目：
  1. Zoho Projectsでインポートを実行するユーザーが管理者である場合、そのポータル内のすべてのプロジェクトとタスクがインポートされます。管理者でない場合、ユーザー自身が参加しているプロジェクトとそのプロジェクトのタスクのみがインポートされます。
  2. Zoho Projectsでタスクまたはプロジェクトを削除しても、Zoho Peopleには影響しません。
  3. Zoho Projectsのタスクリストとサブタスクはインポートされません。
  4. Zoho Peopleで、インポートしたプロジェクト（またはそれらに関連付けられている業務）に対して行った変更は、ユーザーによってプロジェクトが再度インポートされるとリセットされます。
  5. プロジェクトおよび業務は、Zoho PeopleとZoho Projectsの両方に存在するユーザーに対してのみ関連付けられます。いずれか一方のサービスにのみ登録されているユーザーは、インポート時に自動でスキップされます。
  6. Zoho ProjectsからZoho Peopleにタスクを同期する際、タスク（業務）の担当者は、Zoho PeopleとZoho Projectsの両方に登録されている場合にのみ引き継がれます。Zoho Projectsにのみ登録されている場合、連携を有効にした管理者がタスク（業務）の担当者となります。
工数表における制限項目：
  1. Zoho Projectsからのすべての工数表は、未承認および未請求の工数表としてZoho Peopleにインポートされます。
  2. Zoho Projectsで行われた工数表の変更は、Zoho Peopleで編集可能な場合にのみ反映されます。
  3. Zoho Projectsでは、ユーザーAの工数をユーザーBに変更できますが、Zoho Peopleではできません。また、Zoho Projectsでの更新はZoho Peopleに反映されません。
  4. Zoho Projectsからインポートした工数を再度Zoho Projectsに送信することはできません。
  5. 同期されるのは、タスクの履歴のみです。課題の履歴や一般的な履歴はスキップされます。

Zoho Projectsに対する承認済みの工数の送信

Zoho PeopleからZoho Projectsに承認済みの工数の記録を送信できます。承認済みで、プロジェクトに関連付けられており、工数の時間が24時間以内である工数表のみ送信可能です。Zoho Peopleの工数の記録は、Zoho Projectsの工数表として同期されます。
Info
工数の記録は、Zoho PeopleとZoho Projectsの両方に登録されているユーザーについてのみ送信できます。どちらか一方のサービスにのみ登録されているユーザーに関する工数の記録は同期の際にスキップされます。
承認済みの工数表を送信するには 
  1. ホーム画面から［処理］→［工数表］→［連携］の順に移動します。
  2. ドロップダウンからZoho Projectsを選択します。
  3. ユーザー、クライアント、プロジェクトのいずれかに基づいて、送信する工数を抽出します。
  4. ［送信先］の列で、［Zoho Projects］をクリックします。


  5. 承認済みの工数の記録がZoho Projectsに送信されます。
工数の記録を送信する際、該当するプロジェクトがZoho Projectsにない場合は、Zoho Projectsに新規プロジェクトが作成され、以下のように関連付けられます。 
  1. Zoho Peopleで有効なメールアドレスを持つ従業員（ユーザー）は、Zoho Projectsに従業員として同期されます。
  2. Zoho Peopleのプロジェクトは、Zoho Projectsにプロジェクトとして同期されます。
  3. Zoho Peopleの業務は、Zoho Projectsでタスクとして同期されます。
工数の記録の自動送信：工数表の承認時に工数の記録を同期する機能を有効にすると、工数表が承認されると同時に、承認済みの工数の記録が自動的に送信されます。 

連携を無効にしても、送信済みのデータには影響しません。

制限事項：
  1. 一度送信した工数の記録は再度送信することはできません。
  2. Zoho Peopleで送信済みの工数の記録に変更を加えても、Zoho Projectsには影響しません。
  3. Zoho Projects側で検証に失敗した工数の記録のみがスキップされ、その他の工数の記録は送信されます。
  4. アカウント管理者、または場所指定の管理者（設定されている場合）のみが、Zoho Projectsに工数の記録を送信できます。
  5. 工数の記録は、Zoho PeopleとZoho Projectsの両方に登録されているユーザーについてのみ送信できます。どちらか一方のサービスにのみ登録されているユーザーに関する工数の記録は同期の際にスキップされます。

同期エラーの概要

Zoho Projectsからプロジェクト、タスク、工数の記録をインポートする際や、承認済みの工数をZoho Projectsに送信する際にエラーが発生した場合、同期エラーの概要を表示する機能を利用して同期のエラーを確認し、解決できます。

インポート／エクスポートに関するエラーの概要を表示するには：

  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］→［Zoho Projects］→［詳細を表示する］の順にクリックします。
  2. これまでの同期でエラーが発生したことがある場合、エラーの概要を表示するためのメニューが表示されます。

  3. ［エラーの概要を表示する］をクリックすると、同期のエラーを確認できます。

  4. 右上のドロップダウンをクリックすると、インポートに関するエラーとエクスポートに関するエラーのみを抽出して表示できます。プロジェクト／業務／工数の記録に関するエラーのみを絞り込んで表示することも可能です。
  5. エラーの詳細を確認して、エラーの原因や対処方法を分析します。右端の削除アイコンをクリックすると、同期エラーの概要データを削除できます。

Zoho Projectsとの連携の無効化

連携を無効にできるのは、Zoho Peopleの組織アカウントの管理者のみです。 

連携を無効にするには
  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］の順に移動します。
  2. Zoho Projectsの下にある［詳細を表示する］をクリックします。


  3. 連携を無効にするには、［無効にする］をクリックします。