組織構造
Zoho Peopleには、自社の組織構造を設定する機能があります。この機能を利用すると、複数の法人などを持つ組織でも、1つのZoho People組織アカウントで全体の情報を管理できます。情報を1つの組織アカウントにまとめることで、組織全体にわたる人事業務を効率化できます。
以下の状況に該当する場合は、組織構造の機能を有効にすることをお勧めします。
- 1つの組織をいくつかの単位に分けて管理する必要がある。
- 1つの組織を分割して管理するが、それぞれの間に依存関係がある。
- 分割した個々の組織からの情報をまとめて全体のレポートなどを作成している。
- 給与計算のためにのみ、組織をいくつかに分離しておく必要がある。
依存関係のない独立した組織を複数管理する場合は、複数の組織を登録してください。
Zoho Peopleの「部署」は、組織構造とは別の設定です。部署を組織構造の階層に関連付けることはできません。各従業員が所属する部署は、その従業員の詳細ページから直接設定します（［処理］→［従業員情報］、または［アカウントの管理］→［ユーザー］）。
Zoho Peopleの組織構造の階層
Zoho Peopleの組織構造は、以下の階層で構成されます。
- 法人
経営が独立している正式な組織を表します。「法人」とは、契約、取引、支払い、罰則などに関して法的な権利と義務が生じることを意味します。Zoho Peopleでは、1つの組織アカウントに複数の法人を登録できます。たとえば、1つの企業グループの中に、経営が独立している会社が複数ある場合は、それぞれの会社を法人として登録できます。法人は、Zoho Peopleの組織構造の最上位階層に位置します。 - 事業単位
1つの組織を事業内容によっていくつかに分ける場合に使用します。1つの法人の中に、複数の事業単位を設定できます。事業単位は、Zoho Peopleの組織構造では、法人に次ぐ、2番目の階層に位置します。 - 部門
事業単位をさらに細かく分ける場合に使用します。地域や製品の種類によって部門を分けるのが一般的です。1つの事業単位の中に、複数の部門を設定できます。部門は、Zoho Peopleの組織構造では、事業単位の下の階層に位置します。
組織構造を利用するメリット
- 自社の事業、法人、部門などに合わせて、独自の組織構造を定義できます。
- 定義した組織構造に従業員を関連付け、従業員の所属を明確にできます。
- 組織構造をフィルターの条件に使用して、表示するデータを特定の組織に絞り込むことができます。
- 組織用ファイルを組織構造に基づいて共有できます。
- 特定の役割を組織構造の階層に関連付けることができます。
組織構造の有効化と構造の設定
Zoho Peopleの組織構造の機能を有効にし、自社の組織構造を設定するには、以下の手順を行います。
- ［設定］→［アカウントの管理］→［組織設定］→［組織構造］→［設定］に移動します。
- ［組織構造を有効にする］の切り替えボタンを使って組織構造の機能を有効にします。組織構造内の各階層の名称は、自由にカスタマイズできます。たとえば、「法人」という名称は「企業」や「会社」に変更できます。
- ［法人］タブに移動し、自社の法人を設定します。
- ［事業単位］タブに移動し、自社の事業単位を設定します。
- ［部門］タブに移動し、自社の部門を設定します。
- ［法人］、［事業単位］、［部門］を設定できたら、［構造の管理］タブに移動して組織構造を設定します。組織構造を設定することで、社内のさまざまな組織を、分かりやすい階層構造に整理して効率的に管理できます。
例として、以下の2つの法人を持つ組織構造を設定してみましょう。
- ジルカーテクノロジー
- ジルカー化学
この2つの法人をZoho Peopleの1つの組織アカウントで管理するには、まず、組織構造の機能を有効にします。その後で、以下の手順を行います。
- ［法人］タブに移動し、法人としてジルカーテクノロジーとジルカー化学を追加します。
- ［事業単位］タブに移動し、以下の図のように事業単位を追加します。
- ［部門］タブに移動し、以下の図のように部門を追加します。
- ［構造の管理］タブに移動し、前のステップで追加した、法人、事業単位、部門を、組織構造の階層に設定します。
上図に示すように、最上位の「法人」の階層に、ジルカーテクノロジーと、ジルカー化学を設定します。ジルカーテクノロジーの事業単位には、「クラウドサービス」と「電気通信」を設定します。ジルカー化学には、「医薬品」と「特殊化学品」を設定します。
上記の組織構造を使用すると、以下の操作が可能になります。
- 定義した組織構造に、従業員を関連付けることができます。
- 申請の承認者を、従業員が関連付けられている組織（法人／事業単位／部門）とは関係なく、別の組織から選択できます。
- 上司も、この組織構造とは関係なく割り当てることができます。別の組織（法人／事業単位／部門）に所属するユーザーも上司として設定できます。
- 1つの組織アカウントで複数の組織の情報を管理できます。Zoho Peopleのさまざまな画面で、フィルターの条件に組織構造を使用できます。これは、特定の組織の情報のみを表示したい場合に便利です。
各従業員の所属の設定
- ［処理］→［従業員情報］→［従業員］に移動し、情報を編集する従業員をクリックします。
- 従業員が所属する、法人、事業単位、部門をそれぞれ設定して保存します。
［従業員］タブで右上の［…］アイコンをクリックすると、従業員の情報を一括でインポートできます。
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