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プロジェクトは、さまざまな個人が実行する複数の活動を必要とします。これらの活動は時間に敏感であり、コストとスケジュールの効率を維持するためには監視が必要です。工数表は、異なる活動の経過時間を追跡するために用いられます。ユーザーは、自身が担当する活動の工数を記録し、それらを承認のために送信することができます。
Zohoプロジェクトの工数表タブは、リスト、グリッド、カレンダーの3つの表示形式をサポートしています。これらのビューは、Work概要の全体的な工数表、および個々のプロジェクトの工数表タブからアクセスできます。
リスト表示は、選択した期間のタスクや問題の時間ログを日毎に示します。また、請求種類、承認ステータス、ユーザー名などの詳細も表示します。関連付けられた工数表レイアウトに追加されたカスタム項目もこの表示に表示されます。
工数表は日付またはユーザーごとに整理することができます。さらに、工数表は特定の基準に一致するデータを表示するためのフィルタにできます。
リスト表示はページネーションをサポートしています。ユーザーは一度に25、50、または100のデータを表示することができます。右下の角のナビゲーションツールを使用してユーザーはページ間を切り替えることができます。
ここには、工数表について詳しく理解するための
電子書籍があります。
工数表の一覧表示には詳細な日付選択機能が含まれています。
- Day: 特定の日付を選択して、その日に入力されたすべての時間ログを表示します。
- Week: ある週を選択して、その週中に入力されたすべての時間ログを表示します。
- Month: ある月を選択して、その月中に入力されたすべての時間ログを表示します。
- Range: 独自の日付範囲を選択します。
- プロジェクトSpan: プロジェクト全体の期間に対する工数表を表示します。
時間ログの追加
- 最近のプロジェクトタブまたはプロジェクトリスト表示からプロジェクトに移動します。
- 上部バンドの工数表をクリックします。
- 右上隅にある時間ログの追加をクリックします。
- タスク/課題メニューからエントリを選択します。
- 日付を入力します。
- タスクに割り当てられているユーザーを選択します。
- タスクや課題以外の活動に対しても時間をログすることが可能です。その他のログエントリリンクをクリックし、必要な場合は汎用活動の詳細情報を提供してください。
- 通常通りタスクや課題の時間をログするためにタスクを選択します。
- メモの下に追加のメモを提供できます。
- 毎日ログの時間をログし、請求の種類を設定します。
- ドロップダウンから承認者を選択します。
- 追加するをクリックします。
週次時間ログ
- 最近のプロジェクトタブかプロジェクトリストからプロジェクトに移動します。
- 上部のバンドで工数表をクリックします。
- 右上の時間の追加ログボタンの隣にあるをクリックします。その後、週間時間ログをクリックします。
- ログの詳細を入力します。
- 入力した時間の隣にあるをクリックして時間ログにメモを追加します。メモを追加すると、アイコンは黄色に変わります。
- フォームにアクセスして、承認者を選択し、時間当たりの費用を追加します。をクリックします(追加をクリックします)。
- 時間ログを保存するために保存をクリックします。
- + 行を追加するをクリックして他のエントリを追加します。
- 行の上にカーソルを移動してをクリックして行を削除します。
- 保存をクリックし、新しく追加するをクリックして他の時間ログを入力します。
- 時間ログを請求しない場合は、各エントリに対して請求対象のチェックを外します。
- タスク/問題項目の隣にある+をクリックして一般のログエントリを追加します。
週間ログにおけるユーザーの時間ログ概要
他のユーザーの時間ログを追加する権限を持つユーザーは、Weekly Logセクションから記録されている時間とその日残っている時間を確認することができます。
- 最近のプロジェクトタブかプロジェクトリストからプロジェクトに移動します。
- 上部のバンドで工数表をクリックします。
- 右上の時間の追加ログボタンの隣にあるをクリックします。その後、週間時間ログをクリックします。
- ユーザーを選択します。
- タスクまたは問題を選択します。
- 日付/日の下の時間の概要をクリックします。
- 選択したユーザーによって記録された時間と、時間ログ制限に基づく残り時間の数を表示します。
この概要は、週間ログを入力する際にも概要 > 工数表セクションから見ることができます。
- 左上の右と左の矢印をクリックすると、それぞれ前週と次週の工数表が表示されます。
- 時間のログ制限が有効な場合、毎日や週のログ時間制限を超えて時間のログを入力することはできません。
- 休日、週末、移動中には時間ログを追加することはできません。
時間ロギングエントリの固定
ユーザーは週ごとの時間ログエントリを固定することができます。エントリが固定されると、グローバル工数表のプロジェクト、ユーザー、タスクが次の週の時間ログが記録されるときに自動選択されます。
- ナビゲートして最近のプロジェクトタブやプロジェクトリストからプロジェクトを見つけます。
- 上部バンドにある工数表をクリックします。
- 右上隅の時間ログの追加ボタンの隣にある をクリックします。その後週間時間ログをクリックします。
- ユーザーとタスク/イシューを選択します。
- 概要 > 工数表からアクセスしたグローバル工数表の場合、プロジェクト、ユーザー、タスク/イシューを選択する必要があります。
- 合計 (HRS) の行にマウスを持っていき、ピン ()アイコンをクリックします。
- 再度アイコンをクリックしてアンピンします。
ピンは一般的な時間ログにも適用されます。
工数表の承認
工数表の承認設定が有効になっている場合、請求する前に工数表を承認できます。
工数表の承認
- 最近のプロジェクトタブまたはプロジェクトリストからプロジェクトに移動できます。
- 上部バンドの工数表をクリックして、リスト表示のエントリを表示します。
- データに移動し、承認ステータスの列までスクロールします。時間ログが送信されると、初期設定ステータスは保留中です。項目をクリックします。
- 必要であれば却下理由を提供して、承認済みまたは却下済みを選択します。
- 工数表はまとめて承認することもできます。1つ以上のデータを選択し、一括更新設定の承認ステータスをクリックします。必要なステータスを選択します。
プロジェクトを選択してください。最近のプロジェクトタブかプロジェクトリストから選択します。
- 上部パネル内の工数表タブを選択してください。
- ドロップダウンからグループ化する日付を選択してください。
ユーザーによるグループ化
- 概要>工数表に移動します。
- ドロップダウンからグループ化する日付を選択してください。
- 時間のログはユーザーに基づいてグループ化されます。ユーザー名はアルファベット順に並べられています。
- 頻度が高いユーザーの場合、プロジェクトはプロジェクトIDに基づいて並べられます。
- 頻度が高いプロジェクトの場合、最新のログエントリーが最初に表示されます。
工数表グループ内のフィルター
工数表は、選択した基準に一致する時間のログを表示するようにフィルタリングすることができます。右上隅の
をクリックしてフィルタ設定を表示します。
ゴミ箱の時間ログ
- 工数表内のリストビューで、時間ログの上にマウスを置いてをクリックします。
- 削除をクリックします。
リストビューからタイマーを開始する
タスクまたはバグのリストビューからタイマーを開始することができます。タスクまたはバグがあなたに割り当てられているときにタイマーアイコンが表示されます。
サポートされている時間入力フォーマット
以前、時間入力がサポートされていたのは、コロンを使用した形式(例えば、3:30)だけでした。今回、その他の時間入力フォーマットも含めてこの範囲を拡大しました。たとえば、入力が3.75の場合、工数表は自動的に入力時間を3時間45分と解釈します。
工数表の一括更新
工数表のエントリーを一括または個々に更新することができます。
- プロジェクトに移動し、上部バンド内の工数表をクリックします。
- 一括更新設定を有効にするために複数のデータを選択します。
- 表示される項目をクリックして、すべてのエントリーを更新します。デフォルトおよびカスタム工数表項目の両方を更新することができます。
一括更新失敗のトラブルシューティング
工数表の一括更新が成功しない場合、以下のシナリオを確認してください:
- 時間ログは毎日および/または週間の制限が適用される場合があります。
- タスクの担当者の作業時間が制限される場合があります。
- 更新しようとしている項目は、関連付け済みのプロジェクトで使用されていない場合があります。
- タスクにすでに請求種類が設定されている場合は、請求ステータスを更新することはできません。
- 時間ログはすでに請求済みで、更新することはできません。
- 承認者項目のユーザーが、自分自身の時間ログを承認するよう更新されました。(管理者でない限り、ユーザーが自身の時間ログの承認者となることはできません)。
- 承認者項目のユーザーがプロジェクトの一部でない場合があります。
- 承認者項目のユーザーが、各プロジェクトで時間ログを承認する権限を持っていない場合があります。
- 一括更新を行うユーザーが、各プロジェクトで時間ログを承認する権限を持っていない場合があります。
- 一括更新を行うユーザーが、時間ログの関連付け済み承認者でない場合があります。