「Zoho RecruitのBlueprintを理解する」

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Zoho RecruitのBlueprintを使用すると、エンドツーエンドの人材募集プロセスを設計、実装、自動化できます。リクルーターとして、空の盤面から数分で複雑な自動化プロセスを構築することができます。

これは、2つの主要なコンポーネントであるステートとトランジションを介して行われます。

ステートとは？

ブループリントでは、「ステート」は、特定の時点でレコードがある状態を定義します。ステートは、プロセスフローを設計するために、ブループリントエディターにドラッグアンドドロップする必要があります。

上記の画像は、求人オープンのためのブループリントプロセスを設計するために使用できる3つの異なるフィールドを示しています。例えば、「Choose Field」のドロップダウンからJob Opening Statusを選択しましょう。これにより、さまざまな可能なステータスをステートとしてプロセスを構築できます。

ブループリントエディターを使用すると、さまざまな可能なフィールド値をドラッグ＆ドロップしてプロセスを概要化し、ワークフローやカスタム関数を使用して自動化できます。

カスタムステート

ブループリントプロセスを作成する際にカスタムステートを作成できます。新しく追加したステートは、レイアウトエディターで設定＆カスタマイズ＆モジュールから管理できます。

トランジションとは何ですか？

トランジションとは、プロセス内の2つの状態間のリンクです。レコードが1つの状態から別の状態へ移動するために必要な条件を定めます。例えば、候補者のステータスを新規から関連付け済みに移動するために必要な条件とアクションは、「求人開放に関連付ける」というトランジションブロックで定められています。これは候補者のステータスの変更だけでなく、もっと多くのことを意味します。

トランジションをトリガーするための基準と、トランジションが実行されたときに実行されるアクションをBefore およびAfter セクションを使用して定義できます。

トランジション前

トランジションのBeforeセクションでは、次のことができます：

特定のユーザー、役割、またはグループがこの遷移ブロックを閲覧できるように指定します。
この遷移が利用可能になるときに正確に何を定義するかを定義します。

条件がない場合は、基準セクションをスキップしてもかまいません。変更はすぐにすべてのレコードで可視となります。

注意:

「面接決定後に許可する」にチェックが入っている場合、すべての予定された面接が完了した後にのみ遷移が可能となります。

転換中

このセクションでは、トランジションオーナーがプロセスの特定のステージを完了するために、特定のフィールド、注釈、添付ファイル、その他の情報を入力するよう促します。

例えば、候補者の給与交渉にオファー管理を使用している場合、採用担当者は、交渉で決定した給与の割合の増加と、任意のノートを入力し、会社のポリシーに従って最終的なオファーレターを添付する必要があるかもしれません。このような場合、Send Offer トランジションの During Transition セクションに、これらの詳細をすべて求めることができます。

「中間期」のセクションに以下の詳細を指定することができます：

主モジュールからのフィールドをマンデートおよび検証
トランジションオーナーにチェックリストを提供
関連アイテムをマンデート
トランジションオーナーにメッセージを追加
メモを必須にする
添付ファイルを必須にする
タグを必須にする

トランジション完了後

このセクションでは、トランジション完了時に自動化するアクションを定義できます。トランジション完了後のセクションで自動化できるアクションは次のとおりです。

メール通知の送信
タスクの割り当て
フィールドの更新
Webhooks のトリガー
カスタム関数のトリガー
タグの追加

例えば、面接がスケジュールされたときに、候補者と面接官に電子メール通知を自動化する必要があります。そのため、「Email Alerts」を選択し、必要な電子メールテンプレートを関連付けてください。

同様に、プロセスの終わりまで各遷移のための条件を構築することができます。

トランジションの種類

Zoho RecruitのBlueprintには、システム、カスタム、およびグローバルの3つのタイプのトランジションがあります。

システム移行

Zoho Recruit で使用されるすべてのシステムトランジションが表に記載されています。ブループリントエディターにはデフォルトで事前定義されたシステムトランジションが存在します。

変更名	関連するフィールド	関連するモジュール	アクション
クライアント/採用担当者に提出する	候補者ステータス	候補者/応募者	クライアントに候補者(複数可)/応募書類(複数可)を提出する
社員募集	候補者ステータス	候補者/応募	社員募集と候補者を関連付ける
面接をスケジュールする	候補者ステータス	候補者/応募	ビデオ/オフライン面接をスケジュールする
メールを送信	任意のフィールド	任意のモジュール	選択したモジュールから任意のレコードにメールを送信します。
オファーレターを生成	候補者ステータス	候補者/応募	オファーレター（複数可）を生成（Corporate HR Editionのみ）
オファーを取り消す	候補者ステータス	候補者/申請書	オファーレターを取り消す。（Corporate HR Editionのみ）
オファーの編集と再送信	候補者ステータス	候補者/申請	オファーの編集と再送信（Corporate HR Editionのみ）
候補者の紹介	求人の状況	求人	候補者と求人を関連付ける

カスタムトランジション

Zoho Recruit内で、あなたが採用担当者として作成する条件の集まりをカスタムトランジションと呼びます。システムトランジションとは異なり、前後のセクションは事前に構成されません。トランジションの前中後に何が起こるかを決定する必要があります。

グローバルな遷移

グローバルトランジションとは、プロセス内のすべての状態から実行できるトランジションのことです。例えば、候補者がクライアントによって不合格または拒否された後でも、その候補者を求人オープンに関連付けることができます。候補者がJava開発者には合わないかもしれませんが、他のポジションに関連付けたいと思うかもしれません。

他のシナリオを考えましょう。そこでは、1つのポジションに雇用された候補者が別のポジションにも関連付けられています。クライアントが望むなら、候補者は簡単に関連付けられて不適格となることができます。

これを可能にするために、チェックボックスを選択してグローバルトランジションをUnqualifyする必要があります。選択したら、すべての状態からのトランジションが表示されます。