Zoho Recruitにおけるレコード所有権の拡張

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

標準では、Zoho Recruitの各データには、そのデータ内のすべての活動（項目の更新、新しい情報の追加、編集など）を管理・監督する担当者がいます。このユーザーは、データのメイン担当者と呼ばれます。ただし、採用活動は多くの場合、チームで進めます。たとえば、採用担当者が採用管理者と協力して最終候補者を選考したり、専門職種のために技術面接官を関与させたりする場合があります。このような多くの場合、単一のデータを管理する際に複数のチームメンバーを含めることが重要になります。

このような場合、ユーザー項目を使用して、データの担当者権限を複数のユーザーに拡張できます。共同担当者として、これらのユーザーは許可された範囲でデータの詳細を更新、修正、追加、削除したり、アクセス権限に応じてデータを表示したりできます。

利用条件

利用可能な対象	プロフィール権限	Zoho Recruitをカスタマイズする権限を持つユーザーは、ユーザー項目を作成／編集できます。
	エディション	人材紹介会社向けおよび企業人事向け
	プラン	エンタープライズ（Zoho OneおよびPeople Plusを含む）
	タブ	求人、候補者、面接、クライアント、連絡先、紹介会社、すべてのカスタムタブ。

ユーザー項目の種類

Zoho Recruitでは、2種類のユーザー項目を利用できます。アクセスの共有方法に関する要件に応じて、いずれかを選択できます。

1. 単一ユーザー項目

データに追加のユーザーを1人割り当てるために使用します。
このような項目は、タブごとに最大5件追加できます。

例：候補者の担当者、窓口担当者

たとえば、採用担当者のSarahが候補者データを担当しているとします。Sarahはメイン担当者ですが、同僚のJakeにも更新を追跡し、候補者へのフォローアップを行ってもらいたいと考えています。この場合は、単一ユーザー項目が最適です。Jakeを共同担当者として追加できるため、メインの担当者権限を変更せずに、Jakeが共同作業のためにアクセスできるようになります。

2. 複数ユーザー項目

同じデータに複数のユーザー（最大10人）を割り当てるために使用します。
タブ内に追加できる複数ユーザー項目は1件のみです。

例：採用担当者の割り当て

次に、複数の採用担当者が同じ求人に対して候補者を探している採用キャンペーンを考えてみましょう。このような場合は、複数ユーザー項目が便利です。同じデータにSarah、Jake、Emmaなどの採用担当者を割り当てることで、全員が進捗を確認し、メモを共有し、採用プロセス全体を通じて認識を合わせることができます。

ユーザー項目の追加

データのレイアウトにユーザー項目を追加するには、レイアウトエディターに項目をドラッグ＆ドロップするだけです。

管理者権限でZoho Recruitにログインします。
［設定］→［カスタマイズ］→［タブ］に移動します。
項目を追加するタブ（候補者や求人など）を選択します。
レイアウトエディターが開きます。［新しい項目］トレイから、［ユーザー項目］をレイアウトにドラッグ＆ドロップします。
［項目名］を入力します。例：副担当者、面接官、採用担当者。
［項目の種類］を選択します。
［単一ユーザー］ - タブ内に単一ユーザー項目を最大5件追加できます。
［複数ユーザー］ -タブ内に複数ユーザー項目を1件のみ追加でき、最大10人のユーザーを含めることができます。
ユーザーに共有データへのアクセスを許可するかどうかに応じて、［データへのアクセスを許可する］をオンまたはオフにします。
共有ユーザーのアクセスレベルを設定します。
［表示のみ］：データの表示のみ可能です。
［表示／編集］：表示と編集はできますが、削除はできません。
［すべての権限］：表示、編集、削除が可能です。
［完了］、［レイアウトを保存］の順にクリックします。

メモ：
- 編集／削除オプションは、ユーザーのプロフィール権限に基づいて適用されます。ユーザーのプロフィール権限で編集／削除の権限がない場合、共有データに［表示／編集］／［すべての権限］が付与されていても、そのユーザーはデータを編集／削除できません。編集／削除処理は、共有アクセスレベルではなく、常にプロフィールレベルの編集／削除権限によって制御されます
- データの共有は基準データにのみ適用されます。関連付けられている候補者、メモ、メール、活動、その他の関連リストなどの関連データには、アクセス権は拡張されません。

ユーザー項目の使用方法

ユーザー項目を作成すると、さまざまな機能に関連付けることができます。これらの機能で、データを他のユーザーに割り当てたり共有したりできます。

手順は次のとおりです。

データページから：ユーザー項目を直接クリックして編集します。
一覧表示から：一括更新を使用して、複数のデータを一度に割り当てます。
データの作成時：作成フォームから直接ユーザーを割り当てます。
かんたん作成の使用：かんたん追加オプションを使用してユーザーを割り当てます。
データの編集中：編集中にユーザー項目を更新します。
APIの使用：データの作成APIまたはデータの更新APIを通じてユーザーを割り当てます。

ヒント：

任意のタブにユーザー項目を作成すると、Zoho Recruitによって「共同担当者<タブ名>」（例：共同担当者候補者）というシステムのカスタムビューが自動で作成されます。

この一覧を使用すると、ユーザーは自分に共有されているすべてのデータをすばやく検索できます。

［データへのアクセスを許可する］の概要

［データへのアクセスを許可する］オプションでは、ユーザー項目を通じて追加されたユーザーが、実際にそのデータにアクセスできるかどうかを指定します。

このオプションの機能

このオプションがオンの場合、共有ユーザーはデータを表示し、操作できます（付与されたアクセスレベルに基づきます）。
オフの場合、共有ユーザーはそれらのデータを表示したりアクセスしたりできなくなります。

内部処理

このオプションをオンまたはオフにすると、Zoho Recruitはバックグラウンド処理を実行し、権限を安全に更新します。
完了すると、確認メッセージが表示されます。

例

たとえば、「共同担当者」というユーザー項目を作成し、それを使って複数のデータを共有したとします。
後で［データへのアクセスを許可する］をオフにした場合：

それらの共有データは、対象の共同担当者にすぐに表示されなくなります。
また、それらのデータは共同担当者<タブ名>のビューからも表示されなくなります。

データへのアクセスをオフにする方法

共有アクセスを取り消す場合：

Zoho Recruitで、関連付けられているユーザーを窓口担当者として残したい一方で、そのユーザーにデータへのアクセスや担当者権限の共有を許可したくない場合があります。このような場合、管理者は、その関連付けられているユーザーのデータへのアクセスを制御できます。

例。

採用業務フローでは、メインの採用担当者が候補者データの担当者となり、採用マネージャーが面接のフィードバックや最終判断のために協力する場合があります。採用マネージャーは、連絡やサポートを目的として共同担当者のままにできます。ただし、データへのアクセスや担当権限を共有しない場合は、そのデータを表示または編集する権限を取り消せます。

これは、ユーザー項目で［データへのアクセスを許可する］オプションの選択を解除することで管理できます。この設定により、関連付けられたユーザーがデータにアクセスできるかどうかを指定できます。

データへのアクセスを取り消すには：

［設定］→［カスタマイズ］→［タブ］に移動します。
［タブ］タブで、該当するタブ（例：［候補者］または［求人］）を選択します。
レイアウトビルダーで、ユーザー項目の横にある設定アイコンをクリックし、［項目の詳細を編集］を選択します。
ユーザー項目の詳細ページで、［データへのアクセスを許可する］オプションの選択を解除します。
［完了］をクリックし、［レイアウトを保存］をクリックします。
完了すると、確認メッセージが表示されます。

ユーザー項目に対応していないタブ

一部のタブはユーザー項目に対応していません。これらのタブでは、ユーザー項目を作成または使用できません：

［紹介］
［タスク］
［予定］
［通話］
［内定通知］
［提出］
［レビュー］

メモ：APIを使用してこれらのタブにユーザー項目データを追加しようとした場合、システムはこれらのパラメーターを無視します。

参考情報

ユーザー項目を削除した場合

ユーザー項目を削除すると、その項目を通じて付与されていたすべてのアクセス権が自動的に取り消されます。

不要な共有権限は残らず、システムによって自動的に削除されます。

ご利用中のプランをダウングレードした場合

アカウントをエンタープライズプランから下位プランに変更した場合：

ユーザー項目による共有は利用できなくなります。
項目は引き続き表示されます（データ参照用）が、共有機能は無効になります

ご利用中のプランをダウングレードした場合

単一項目と複数項目の簡易比較

機能	単一ユーザー項目	複数ユーザー項目
追加可能な数	タブごとに上限5件	タブごとに1件
1項目あたりのユーザー数	1ユーザー	上限10ユーザー
例	候補者の担当者、アカウントマネージャー	採用担当者の割り当て
アクセス制御	はい（読み取り／読み書き／すべての権限）	はい（読み取り／読み書き／すべての権限）