Zoho Recruitでのレコード所有権の拡張

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Zoho Recruit では、初期設定では各レコードに、そのレコード内のすべての活動（項目の更新、新しい情報の追加、編集など）を管理・監督する担当ユーザーが割り当てられています。このユーザーを「主レコード所有者」と呼びます。ただし、採用業務はチームで行われることが多くあります。たとえば、リクルーターが採用マネージャーと連携してショートリストされた候補者を確認したり、専門的な職種のために技術面接官を巻き込んだりする場合があります。このようなケースでは、1 つのレコードの管理に複数のメンバーを関与させることが重要になります。

このような場合は、ユーザー項目を使用して、レコードの所有者を複数ユーザーに拡張できます。共同所有者として追加されたユーザーは、権限に応じてレコードの詳細を更新、変更、追加、削除したり、アクセス権限に基づいてレコードを閲覧したりできます。

利用可能範囲

対象	ロール権限	Zoho Recruit のカスタマイズ権限を持つユーザーは、ユーザー項目を作成・編集できます。
	エディション	Staffing Agency および Corporate HR
	プラン	エンタープライズ (Zoho One および People Plus を含む)
	タブ	Job Openings、Candidates、Interviews、Clients、連絡先、仕入先、すべてのカスタムタブ。

ユーザー項目の種類

Zoho Recruit では 2 種類のユーザー項目を利用できます。共有したいアクセス方法に応じて、いずれかを選択できます。

1. 単一ユーザー項目

1 人の追加ユーザーをレコードに割り当てる場合に使用します。
1 つのタブにつき、この種別の項目を最大 5 つまで追加できます。

例: 候補者担当者、アカウントマネージャーr

たとえば、リクルーターの Sarah がある候補者レコードを担当しているとします。彼女が主担当者ですが、同僚の Jake にも更新状況を追跡して候補者へのフォローを行ってほしいと考えています。この場合は単一ユーザー項目が最適です。Sarah は Jake を共同担当者として追加でき、主担当者を変更することなく、Jake に共同作業用のアクセス権を付与できます。

2. 複数ユーザー項目

同じレコードに複数（最大 10 人）のユーザーを割り当てる場合に使用します。
1 つのタブにつき、複数ユーザー項目は 1 つのみ設定できます。

例: Recruiter の割り当て

複数のリクルーターが同じ求人案件に対して候補者を集めている採用キャンペーンを想像してください。このような場合、複数ユーザー項目が役立ちます。たとえば Sarah、Jake、Emma を同じレコードに Recruiter として割り当てることで、3 人全員が進捗を閲覧し、メモを共有し、採用プロセス全体を通して足並みをそろえることができます。

ユーザー項目の追加

ユーザー項目をレイアウトに追加するには、レイアウトエディターに項目をドラッグ＆ドロップするだけです。

管理者権限を持つユーザーで Zoho Recruit にログインします。
[設定] → [カスタマイズ] → [タブ] に移動します。
項目を追加したいタブ（例: Candidates や Job Openings）を選択します。
レイアウトエディターが開きます。[新しい項目] トレイから [ユーザー項目] をレイアウトにドラッグ＆ドロップします。
項目名を入力します（例: セカンダリ担当者、Interviewer、Recruiter など）。
項目の種類を選択します:
単一ユーザー - 1 つのタブに最大 5 つまで単一ユーザー項目を追加できます。
複数ユーザー -1 つのタブにつき、最大 10 ユーザーを含められる複数ユーザー項目を 1 つだけ追加できます。
[レコードのアクセスを許可] をオンまたはオフに切り替え、共有されたレコードへのアクセスをユーザーに許可するかどうかを設定します。
共有ユーザーのアクセスレベルを設定します:
閲覧のみ: レコードの閲覧のみ可能。
閲覧/編集: レコードの閲覧と編集が可能（削除は不可）。
フルアクセス: レコードの閲覧、編集、削除が可能。
[完了] をクリックし、[レイアウトを保存] をクリックします。

メモ:
- 編集・削除のオプションは、ユーザーのロール権限に基づいて適用されます。ユーザーが自分のロールで編集/削除権限を持っていない場合、共有レコードでアクセスレベルが「閲覧/編集」や「フルアクセス」に設定されていても、そのレコードを編集・削除することはできません。編集/削除操作は常にロールレベルの編集/削除権限によって制御され、共有アクセスレベルによって制御されるわけではありません。
- レコードの共有はベースとなるレコードのみに適用されます。関連付けられた候補者、メモ、メール、活動、その他の関連リストなどの関連データには、アクセスは拡張されません。

ユーザー項目の利用方法

ユーザー項目を作成すると、さまざまな機能と関連付けることができます。これを利用して、他のユーザーにレコードを割り当てたり、共有したりできます。

操作方法は次のとおりです。

レコードページから: ユーザー項目を直接クリックして編集します。
一覧ビューから: 一括更新を使用して、複数のレコードに一度に割り当てます。
レコード作成時: 作成フォームからそのままユーザーを割り当てます。
クイック作成の利用時: クイック追加オプションからユーザーを割り当てます。
レコード編集時: 編集画面でユーザー項目を更新します。
API の利用時: レコードの作成・更新 API を通じてユーザーを割り当てます。

Tip:

任意のタブにユーザー項目を作成すると、Zoho Recruit は自動的に「共同担当者 <タブ名>」（例: 共同担当者 Candidates）というシステムカスタムビューを作成します。

このビューを使用すると、ユーザーは自分と共有されているすべてのレコードをすばやく見つけることができます。

「レコードのアクセスを許可」の概要

[レコードのアクセスを許可] オプションは、ユーザー項目を通じて追加されたユーザーが、そのレコードに実際にアクセスできるかどうかを制御します。

機能

このオプションをオンにすると、共有されたユーザーは、付与されたアクセスレベルに応じてレコードを閲覧・操作できます。
オフにすると、共有ユーザーはこれらのレコードを閲覧・アクセスできなくなります。

内部動作

このオプションをオンまたはオフに切り替えると、Zoho Recruit はバックグラウンドで安全に権限を更新する処理を実行します。
処理が完了すると、確認メッセージが表示されます。

例

たとえば、「共同担当者」というユーザー項目を作成し、それを使って複数のレコードを共有しているとします。
その後で [レコードのアクセスを許可] をオフにした場合:

これらの共有レコードはすべて、共同担当者から即座に見えなくなります。
それらのレコードは、共同担当者 <タブ名> ビューからも表示されなくなります。

レコードのアクセスをオフにする方法

共有アクセスを取り消したい場合は、次のように操作します。

Zoho Recruit では、関連付けられたユーザーを連絡窓口としては保持したいものの、そのレコードへのアクセス権や共有所有者としての権限は付与したくない場合があります。このような場合、管理者はその関連ユーザーに対するレコードのアクセス可否を制御できます。

例:

採用プロセスでは、主担当のリクルーターが候補者レコードを所有し、採用マネージャーが面接フィードバックや最終決定のために共同作業を行うことがあります。採用マネージャーは、コミュニケーションやサポートの目的で共同担当者として残すことができます。ただし、レコードへのアクセスや所有権を共有したくない場合は、そのレコードの閲覧・編集権限を取り消すことも可能です。

これは、ユーザー項目の [レコードのアクセスを許可] オプションのチェックを外すことで管理できます。この設定により、関連付けられたユーザーがレコードにアクセスできるかどうかを制御できます。

レコードのアクセスを取り消すには:

［設定］>［カスタマイズ］>［タブ］に移動します。
［タブ］ページで、対象のタブ（候補者や求人など）を選択します。
レイアウトビルダーで、ユーザー項目の横にある設定アイコンをクリックし、プロパティを編集を選択します。
ユーザー項目のプロパティページで、［データアクセスを許可］のチェックを外します。
［完了］をクリックし、レイアウトを保存します。
完了すると、確認メッセージが表示されます。

ユーザー項目をサポートしないタブ

一部のタブでは、ユーザー項目をサポートしていません。これらのタブでは、ユーザー項目を作成したり使用したりすることはできません。

紹介
タスク
処理
通話
オファー
応募
レビュー

メモ:これらのタブに対して API を使用してユーザー項目のデータを追加しようとしても、そのパラメーターはシステムによって無視されます。

参考情報

ユーザー項目を削除した場合

ユーザー項目を削除すると、その項目を通じて付与されていたすべてのアクセス権は自動的に取り消されます。

共有権限が残ることはなく、システム側で自動的にクリーンアップされます。

エディションをダウングレードした場合

アカウントをエンタープライズ版から下位エディションにダウングレードした場合：

ユーザー項目による共有は機能しなくなります。
項目自体は（データ参照用として）表示されますが、共有機能は無効になります。

エディションをダウングレードした場合

クイック比較：単一ユーザー項目と複数ユーザー項目

機能	単一ユーザー項目	複数ユーザー項目
追加できる数	タブごとに最大 5 項目	タブごとに 1 項目
項目あたりのユーザー数	1 ユーザー	最大 10 ユーザー
例	候補者担当者、アカウントマネージャー	採用担当者の割り当て
アクセス制御	あり（閲覧 / 閲覧・編集 / フルアクセス）	あり（閲覧 / 閲覧・編集 / フルアクセス）