カスタム関数の操作

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今日のスピードが求められる採用環境では、組織は効率や生産性を低下させる手作業や時間のかかるタスクに直面しがちです。候補者の追跡、面接スケジュールの管理、データの正確さの維持は、大きな課題になることがあります。

しかし、こうした課題を解消し、採用プロセスを最適化できるソリューションがあります。それが、Zoho Recruitのカスタム関数です。

この強力な機能により、ユーザーはタスクの自動化、データ品質の向上、個別のワークフローの作成を通じて、採用業務を自社に合わせて最適化できます。この記事では、Zoho Recruitでカスタム関数を活用して採用業務を刷新し、管理業務にかける時間を減らして戦略的な意思決定により多くの時間を使えるようにする方法を詳しく説明します。

カスタム関数とは

カスタム関数とは、ユーザー固有のニーズに合わせてZoho Recruitの機能範囲を拡張、カスタマイズできるコードの一部です。これらの関数は、Zohoの使いやすいスクリプト言語であるDeluge Scriptを使用して作成するため、高度なコーディングスキルがないユーザーでも利用できます。

カスタム関数は、新しい候補者が追加されたとき、求人が作成されたとき、候補者のステータスが変更されたときなど、採用プロセス内のさまざまなタイミングで実行できます。データの操作や検証により正確さと一貫性を確保できるほか、データに基づいた意思決定のためにカスタムレポートや分析を作成できます。

カスタム関数を使用すると、Zoho Recruitを他のZohoサービスやサードパーティのツールとシームレスに連携し、異なるシステム間でデータをスムーズに連携できます。これにより、組織固有の採用ニーズに沿った、非常に具体的なワークフローやプロセスを作成できます。

ユースケース

Zoho Recruitの機能を拡張するためにカスタム関数を使用できる例を以下に示します。

システムに入力されるデータを検証し、フォーマットを整えます。電話番号を必ず10桁にすることや、メールアドレスを正しいフォーマットにすることを必須にすることで、データ品質を向上できます。
Zoho Recruitを外部ツールやシステムと連携します。候補者データをHRIS（人事情報システム）と自動で同期したり、候補者の情報をBGV（身元確認）システムにエクスポートしてレポートを作成したりできます。

前提条件

Zoho Recruitのカスタム関数が持つ大きな可能性を活用する前に、基本をしっかり整えておくことが重要です。このセクションでは、カスタム関数の能力を最大限に引き出すうえで基礎となる、Deluge Scriptの基本と関数エディターについて説明します。

これらの前提条件を理解することで、Zoho Recruit内でタスクを自動化し、データ管理を強化し、自社に合わせたワークフローを作成するための準備が整います。それでは、この動的な機能の真価を引き出すために、基本から始めましょう。

スクリプトの基本

Zohoアプリ内で使用される言語であるDelugeのスクリプトは、自動化とカスタマイズの基盤です。Delugeスクリプトは、Zohoアプリ内の操作によって実行されるイベントと関数で構成され、カスタムワークフロー、計算、連携を作成できます。シンプルな構文と豊富な組み込み関数により、コーディング経験が豊富でないユーザーでもDelugeの力を活用できます。詳細はこちら

高度なDelugeスクリプト

Zoho RecruitでのDelugeスクリプトは、採用プロセスを強化する強力なツールです。このセクションでは、高度なDelugeスクリプトについて、連携とDelugeタスクに焦点を当てて説明します。これらの機能により、ワークフローを効率化し、タスクを自動化して、採用担当者により効率的で連携された採用体験を提供できます。

連携

Zoho Recruitを各種クラウドサービスと連携すると、Recruitのアカウントから直接それらのサービス内で操作を実行できます。Zoho Recruitと外部サービスの連携は、各サービスに接続を追加することで行います。接続はURL呼び出しタスクを使用して利用でき、このタスクが接続を活用して連携を実行します。詳細はこちら

メモ。

標準で、Delugeには35種類のZohoサービスとの約260件の組み込み連携が用意されています。これにより、サービス間を切り替えることなく、1か所からこれらのサービスに保持されているデータに簡単にアクセスして修正できます。

Delugeタスク

Delugeタスクは、指定した日時または間隔で特定のタスクをスケジュールし、実行できる自動化された操作です。リマインダー、更新、通知の送信など、反復的なタスクを手動操作なしで効率化するのに非常に役立ちます。Delugeタスクにより、採用ワークフロー内の重要な手順を一貫して期限通りに実行でき、効率が向上します。詳細はこちら

カスタム関数の作成

Zoho Recruitのカスタム関数は、採用プロセスを大きく変える柔軟なツールです。単純なタスクの自動化から複雑なワークフローの作成まで、可能性は無限に広がります。候補者を最適な採用担当者に自動で割り当てる、候補者の送信時にパーソナライズしたメールを送信する、フォローアップ面接のリマインダーを設定するなど、すべてカスタム関数で実現できます。

必要な権限：拡張機能の管理のプロフィール権限を持つユーザーのみ、カスタム関数の設定、表示、編集、削除ができます。この権限は、標準で管理者および標準ユーザープロフィールで利用できます。

Zoho Recruitで関数を作成するには

［設定］→［開発者スペース］→［関数］に移動し、［新しい関数］をクリックします。
カスタム関数を設定するには、次の3つのオプションがあります。

［ギャラリー］
［関数］
［自分で作成する］

［自分で作成する］オプションでは最初から作成できます。［ギャラリー］オプションでは、事前定義された関数の一覧から選択できます。［関数］オプションでは、アカウント内の他のユーザーが作成した関数を使用できます。
［自分で作成する］を選択し、［新しい関数を作成する］ポップアップで次の詳細を入力します。

［関数名］
［表示名］
［説明］
［カテゴリー］

［作成］をクリックします。
Deluge Scriptで関数を作成し、完了したら［保存］をクリックします。
または、［保存して実行］をクリックして、関数をすぐに実行することもできます。
新しく作成した関数は保存され、［設定］→［開発者スペース］→［関数］から編集、複製、削除できます。

自動化におけるカスタム関数

カスタム関数は、採用プロセスの重要な部分を効率化、自動化するための有用な機能です。このセクションでは、カスタム関数による自動化について、ワークフロー、ブループリント、承認、スケジュールでカスタム関数を使用する方法を詳しい手順とともに説明します。

ワークフロー

Zoho Recruitのワークフローのルールを使用すると、特定の条件を満たした場合にカスタム関数で操作を自動的に実行できます。たとえば、候補者の送信時に、業界の種類を基準に候補者を採用担当者へ自動割り当てするワークフローのルールを設定し、効率的な候補者管理を実現できます。

ワークフロープロセスで使用するカスタム関数は、次の2つの方法で実行できます。

イベント基準のトリガーでは、候補者とのやりとりやシステムイベントに直接応じて操作を自動化できます。

たとえば、候補者がシステムに追加されたときに、パーソナライズされたお礼メールを自動送信するカスタム関数を設定することで、候補者とのエンゲージメントとコミュニケーション効率を高められます。

時間基準のトリガーでは、事前に定義した間隔で操作をスケジュールし、自動化できます。

たとえば、採用プロセス中に採用担当者へ候補者へのフォローアップを定期的に促す自動リマインダーを設定し、重要な手順の見落としを防げます。

ワークフローのルールでカスタム関数を使用するには

［設定→自動化→ワークフローのルール］に移動し、［ルールの作成］をクリックします。
ワークフローのルールの条件を、実行タイミングセクションと対象データセクションで指定します。
カスタム関数は、すぐに実行する処理または予定している処理として使用できます。

すぐに実行する処理は、データが実行タイミングと対象データの条件に一致した時点で実行されます。ワークフローの処理の一覧から［関数］をクリックします。
予定している処理は、データが実行タイミングと対象データの条件に一致した場合、指定した時間（分、時間、日）後に実行されます。ワークフローの処理の一覧から［関数］をクリックします。

3つのオプション（［ギャラリー］、［関数］、［自分で作成する］）が表示されます。使用するオプションを選択し、カスタム関数を設定します。
設定済みの関数がワークフローの処理として関連付けられます。
［保存する］をクリックします。これ以降、ワークフローが実行されるたびに、関連付けたカスタム関数が実行されます。

ブループリントのプロセス

カスタム関数をブループリントのプロセスとシームレスに連携させることで、採用チームを標準化されたワークフローに沿って案内できます。ブループリントのプロセス内でカスタム関数を利用すると、さまざまなステップで特定の処理を自動化でき、採用プロセス全体の一貫性と効率性を確保できます。Zoho Recruitでは、遷移が実行された後にカスタム関数を実行できます。これは、ブループリントの遷移の［後］セクションで設定できます。

ブループリントのプロセスでカスタム関数を使用するには

［設定→自動化→ブループリント］に移動し、ブループリントのプロセスを選択します。
カスタム関数を設定する遷移をクリックし、［後］セクションをクリックします。
［カスタム処理］オプションを選択します。
［カスタム関数の呼び出し］ポップアップから関数を選択します。
選択した関数がブループリントの遷移に関連付けられます。
最後に、必要に応じて［公開］または［下書きとして保存］をクリックします。

承認プロセス

承認プロセスを自動化するためにカスタム関数を活用すると、自動承認ワークフローを構築でき、手動作業を減らして重要な意思決定を迅速化できます。Zoho Recruitでは、承認プロセスの作成時に、［承認時の処理］セクションで、承認時に呼び出すカスタム関数を設定できます。

承認プロセスでカスタム関数を使用するには

承認プロセスの作成時に、［承認／却下時の処理］で、［カスタム関数の呼び出し］セクションをクリックします。
作成済みのカスタム関数がこちらに一覧表示されます。表示された一覧から関連付けることもできます。
関連付けたカスタム関数が承認／却下時に実行されます。

スケジュール

スケジュールは、ユーザーが定義する自動処理で、カスタム関数を通じて特定の日時または定期的に実行できます。カスタム関数を毎日、毎週、毎月自動的に実行するようスケジュールできるようになりました。スケジュールを使用すると、Recruitのデータを自社のWebサイトやイントラネット、外部のアプリケーション、その他のZohoアプリと連携できます。詳細はこちら

Recruitのその他の機能におけるカスタム関数

カスタム関数は、システム内のさまざまな領域で使用され、機能を強化し、操作を用途に合わせて調整できます。ボタン、入力規則、単独実行の設定内で実装され、特定の処理の実行、データ入力の検証、単独実行機能の最適化に利用できます。

カスタムボタンとリンク

カスタムリンクとボタンでカスタム関数を使用すると、システム内で用途に合わせた処理や機能を実現できます。これらの関数を使用すると、クリック時に特定のタスクを実行する動的なリンクやボタンを作成できます。たとえば、複雑なワークフローの実行、計算の実行、データの更新、指定ページへの移動などが可能です。このカスタマイズにより、カスタマイズした要素から直接アクセスできる的確な処理を組み込めるため、ユーザーは業務フローを効率化できます。詳細はこちら

入力規則

入力規則では、特定のフォーマットでデータを入力させるなど、入力データに特定の要件や制限を適用することで、データの正確さと一貫性を向上できます。入力規則を実装すると、エラーや不一致を減らしてデータ品質と信頼性を高め、時間を節約し、ミスのリスクを低減できます。

カスタム関数を使用して項目を検証するには

［設定］→［カスタマイズ］→［タブ］に移動し、タブを選択します。次に、［入力規則］をクリックします。
入力規則ページで、［新しい入力規則］をクリックします。
入力規則の作成ポップアップで、検証する項目を選択リストから選択し、［検証の種類を選択］で［関数を使用して検証する］を選択します。
関数の設定ポップアップで、［関数］をクリックし、検証に使用するカスタム関数を選択します。
入力規則が設定されます。［保存］をクリックして設定を確定します。

ギャラリー

ギャラリーセクションは、あらかじめ作成されたさまざまなカスタム関数を利用できる包括的なリポジトリーです。プラットフォーム内からアクセスでき、専門的なコーディング知識がなくても、採用プロセスを強化するための機能を導入できます。候補者の選考プロセスの自動化、面接日程の調整の効率化、データ分析の効率化など、ユーザーはこの一元化された場所からカスタム関数を確認、選択、導入し、Zoho Recruitでの利用体験をさらに強化できます。

ダッシュボード

ダッシュボードセクションは一元的な管理センターとして機能し、採用活動や主要な指標を直感的かつ視覚的に把握できます。個人の設定に合わせてカスタマイズできるこの動的な操作画面では、候補者パイプライン、募集中の求人、今後の面接、採用全体のパフォーマンスなどの重要な情報をひと目で確認できます。使いやすいウィジェット、グラフ、チャートにより、情報に基づいた意思決定、ワークフローの最適化、進捗の追跡を簡単に行え、採用プロセスを効率的に進められます。

失敗

失敗セクションは、カスタム関数でエラーや予期しない問題が発生した事例を記録し、分類するための専用領域です。このセクションでは、関数の失敗理由について、タイムスタンプ、影響を受けた対象（候補者、求人、面接）、タブ、発生したエラーの性質などの詳細を確認できます。これらの発生状況を記録することで、カスタム関数の実装における潜在的な問題点を把握し、トラブルシューティング、改善、機能の見直しを行って、採用ワークフローの信頼性と効率を高められます。

また、失敗セクションから関数を直接再実行することもできます。関数にカーソルを合わせ、［再実行］をクリックします。

エラーコード

カスタム関数の実行に失敗すると、Zoho Recruitで次のいずれかのエラーメッセージが表示されます。

HTTPステータスコード

400 不正なリクエスト-必須パラメーターが不足している場合によく発生します。
401 認証エラー-有効なAPIキーが指定されていません。
402 リクエスト失敗-パラメーターは有効ですが、リクエストが失敗しました。
404 見つかりません-リクエストされた項目が存在しません。
500、502、503、504 サーバーエラー-外部アプリケーションでエラーが発生しています。
エラーコード1-一時的にAPIサーバーに接続できません。Recruitから送信されたリクエストについて、APIサーバーのログとファイアウォール設定を確認してください。

カスタムエラー

内部処理の失敗-スクリプトの処理中にエラーが発生し、カスタム関数が実行されない場合。
1日の上限に達しました-会社がその日の上限に到達した場合。
Delugeスクリプト- Delugeスクリプトのエラーによりワークフロートリガーの実行が失敗した場合。