カスタム関数の活用方法

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

今日の急速に変化する採用業界では、組織は手作業や時間のかかるタスクに悩まされ、効率や生産性が阻害されることがよくあります。候補者の追跡、面接スケジュールの管理、データの正確性の維持は、大きな課題となることがあります。

しかし、これらの課題を解消し、採用プロセスの最適化を実現するソリューションがあります。Zoho RecruitのカスタムFunctionsです。

この強力な機能は、ユーザーがタスクを自動化し、データ品質を向上させ、パーソナライズされたワークフローを作成できるようにすることで、採用活動に合わせた柔軟なアプローチを提供します。本記事では、Zoho RecruitのカスタムFunctionsがどのように採用業務を革新し、戦略的な意思決定により多くの時間を割き、管理業務の時間を削減できるかについて詳しく解説します。

カスタムFunctionsとは？

カスタムFunctionsは、ユーザーがZoho Recruitの機能を拡張し、自社のニーズに合わせてカスタマイズできるコードの単位です。これらの機能は、Zohoのユーザーフレンドリーなスクリプト言語であるDeluge Scriptを使って作成されており、専門的なコーディングスキルがなくても利用できます。

カスタムFunctionsは、採用プロセスのさまざまなタイミングで実行できます。たとえば、新しい候補者の追加、求人の作成、候補者のステータス変更時などです。これにより、ユーザーはデータの操作や検証を行い、正確性と一貫性を確保するとともに、カスタムレポートや分析を生成してデータに基づく意思決定を支援できます。

カスタムFunctionsを使うことで、Zoho Recruitと他のZohoサービスやサードパーティツールとのシームレスな連携が可能になり、異なるシステム間でスムーズにデータが流れます。これにより、組織の独自の採用ニーズに合わせた、きわめて柔軟なワークフローやプロセスを作成できます。

使用例

以下に、Zoho Recruitの機能を拡張するためにカスタムFunctionsを活用できる例をいくつかご紹介します。

システムに入力されたデータの検証や形式チェック。たとえば、電話番号が必ず10桁であることや、メールアドレスが正しい形式であることを必須にすることで、データ品質を向上させることができます。
Zoho Recruitと外部ツールやシステムとの連携。たとえば、候補者データをHRIS（人事情報システム）と自動同期したり、候補者情報をBGV（バックグラウンドチェック）システムにエクスポートしてレポートを生成したりすることができます。

前提条件

Zoho RecruitのカスタムFunctionsの無限の可能性を最大限に活用する前に、まずはしっかりとした基礎を身につけておくことが重要です。このセクションでは、Deluge Scriptの基本と、関数エディタという2つの重要な領域について解説します。これらはカスタムFunctionsを最大限に活用するための基礎となります。

これらの前提条件を習得することで、カスタムFunctionsの導入に向けて万全の準備が整い、タスクの自動化やデータ管理の効率化、Zoho Recruit内での柔軟なワークフロー作成が可能になります。それでは、このダイナミックな機能の真価を引き出すために、しっかりと基礎から始めましょう。

スクリプトの基本

Zohoアプリケーション内で使用される言語であるDelugeによるスクリプト作成は、自動化やカスタマイズの基盤となっています。Delugeスクリプトは、Zohoアプリ内で処理や関数を実行することで、ユーザーがカスタムワークフローや計算、連携機能を作成できるようにします。シンプルな構文と多彩な組み込み関数により、プログラミング経験が豊富でなくてもDelugeの力を活用できます。詳細はこちら

高度なDelugeスクリプト

Zoho RecruitでのDelugeスクリプトは、採用業務を強化する強力なツールです。本セクションでは、高度なDelugeスクリプトについて、連携機能やDelugeタスクに焦点を当てて解説します。これらの機能により、ワークフローが効率化され、タスクが自動化されることで、採用担当者はよりスムーズで統合された採用体験を得られます。

連携機能

Zoho Recruitは、さまざまなクラウドサービスと連携し、Recruitアカウントから直接処理を実行できます。Zoho Recruitと外部サービスとの連携は、各サービスごとにコネクションを追加することで実現します。外部連携はinvoke URLタスクを利用して活用でき、これにより外部サービスとの統合処理が行えます。詳細はこちら

メモ:

初期設定で、Delugeは約35のZohoサービスと260種類の組み込み連携機能を提供しています。つまり、これらのサービスに保存されているデータを、ひとつの場所から簡単にアクセス・編集でき、サービス間を切り替える必要がありません。

Delugeタスク

Delugeタスクは自動化された処理で、特定のタスクを指定した時間や間隔でスケジュール・実行できます。リマインダーや更新通知の送信など、繰り返し行うタスクを手動操作なしで効率化するのに不可欠です。Delugeタスクを活用することで、採用ワークフロー内の重要な手順を常に一貫して、かつ時間通りに実施でき、生産性が向上します。詳細はこちら

カスタム関数の作成

Zoho Recruitのカスタム関数は、採用業務を変革できる多用途なツールです。日常的なタスクの自動化から複雑なワークフローの構築まで、その可能性は無限大です。たとえば、候補者を最適な採用担当者に自動で割り当てたり、候補者の登録時にパーソナライズしたメールを送信したり、フォローアップ面接のリマインダーを設定するなど、すべてカスタム関数で実現可能です。

必要な権限: 管理 Extensibility権限を持つユーザーのみが、カスタム関数の設定・表示・編集・削除を行えます。この権限は初期設定で管理者およびスタンダードユーザー権限に付与されています。

Zoho Recruitで関数を書くには:

設定 > 開発者向け情報 > Functionsに移動し、新規 Functionをクリックします。
カスタム関数を設定するには、3つの設定があります。

ギャラリー
Functions
自分で作成

「自分で作成」オプションは一から作成を開始でき、「ギャラリー」オプションは事前定義済みの関数一覧から選択できます。また、「Functions」オプションは、アカウント内の他のユーザーが作成した関数を利用できます。
「自分で作成」を選択し、新しく作成するFunctionのポップアップで以下の詳細を入力します。

Function 名前
表示名
説明
カテゴリー

作成をクリックします。
Deluge Scriptで関数を作成し、完了したら保存をクリックしてください。
または、保存 & 実行するをクリックして、すぐに関数を実行することもできます。
新しく作成された関数は保存され、設定 > 開発者向け情報 > Functionsから編集・複製・削除が可能です。

自動化におけるカスタムfunctions

カスタムfunctionsは、採用プロセスの重要な部分を効率化・自動化するための非常に有用な手段です。このセクションでは、カスタムfunctionsを活用した自動化について解説し、ワークフローやブループリント、承認、スケジュールと組み合わせてカスタムfunctionsを使用する具体的な手順を詳しくご案内します。

ワークフロー

Zoho Recruitのワークフールールを使うことで、カスタムfunctionsを利用して特定の条件や基準が満たされた際に自動で処理を実行できます。たとえば、候補者の登録時に、業界タイプに基づいて候補者を自動でリクルーターに割り当てるワークフールールを設定し、効率的な候補者管理を実現できます。

ワークフロー内でカスタムfunctionsを使用する場合、主に2つの方法で実行できます。

イベントベースのトリガーを利用し、候補者の操作やシステムの処理に直接反応して処理を自動化できます。

例えば、カスタム関数を設定して、候補者がシステムに追加された際に自動でパーソナライズされたサンクスメールを送信し、候補者とのエンゲージメントやコミュニケーション効率を高めることができます。

時間ベースのトリガーを活用し、事前に定めた間隔で処理をスケジュール・自動化できます。

たとえば、採用プロセス中に一定間隔でリクルーターに候補者へのフォローアップを促す自動リマインダーを設定し、重要な手順の見落としを防げます。

ワークフロールールでカスタム関数を使用するには：

設定 > 自動化 > ワークフロールールに移動し、ルール作成をクリックします。
WHENおよびWHICH データセクションでワークフロールールのパラメーターを指定します。
カスタム関数は、即時操作またはスケジュール操作として2通りの方法で使用できます。

即時処理は、データがWHENおよびWHICH データの条件に一致した瞬間に実行されます。ワークフロー処理一覧からFunctionをクリックします。
スケジュール処理は、指定した時間（分、時間、日）経過後に、データがWHENおよびWHICH データの条件に一致した場合に実行されます。ワークフロー処理一覧からFunctionをクリックします。

次に、Gallery、Functions、Write your ownの3つの設定が表示されます。続けたいオプションを選択し、カスタム関数を設定します。
設定した関数はワークフロー操作として関連付けられます。
保存をクリックします。以降、ワークフローが実行されるたびに、関連付けられたカスタム関数が実行されます。

Blueprint プロセス

Blueprintプロセスにカスタム関数をシームレスに連携させることで、採用チームを標準化されたワークフローに沿って導くことができます。Blueprintプロセス内でカスタム関数を活用することで、さまざまな段階において特定の処理を自動化し、一貫性と効率を採用活動全体で確保できます。Zoho Recruitでは、遷移が実行された後にカスタム関数をトリガーすることが可能です。これは、Blueprint遷移の「が次の後」セクションで設定できます。

Blueprintプロセスでカスタム関数を使用する手順：

設定 > 自動化 > Blueprintに移動し、Blueprintプロセスを選択します。
カスタム関数を設定したい遷移をクリックし、が次の後セクションをクリックします。
カスタム処理オプションを選択します。
通話カスタムFunctionsポップアップから関数を選択します。
選択した関数がBlueprint遷移に関連付けられます。
最後に、公開または下書きとして保存するを選択します。

承認プロセス

カスタム関数を活用して承認プロセスを自動化し、自動承認ワークフローを構築することで、手作業を削減し、重要な意思決定を迅速化できます。Zoho Recruitでは、承認プロセス作成時に、承認時の操作セクションで呼び出すカスタム関数を設定することが可能です。

承認プロセスでカスタム関数を使用する手順：

承認プロセスを作成する際、操作(s) オン Approval/Rejectionのセクションで、通話カスタム Functionsをクリックします。
すでに作成済みのカスタム関数がここに一覧表示されます。表示されたリストから1つを関連付けることも可能です。
関連付けたカスタム関数は、承認または却下時に実行されます。

スケジュール

スケジュールは自動化されたユーザー定義の処理で、特定の時間または繰り返しでカスタム関数を通じて実行できます。カスタム関数を毎日・毎週・毎月のいずれかのタイミングで自動的に実行するようスケジュール設定が可能です。スケジュールを活用することで、Recruitのデータを自社のWebサイトやイントラネット、他のサードパーティアプリケーション、または他のZohoアプリと連携できます。その他を見る

Recruit内のその他のカスタムFunctions

カスタム関数は、システム内のさまざまな領域で機能拡張や業務の最適化のために活用されています。ボタン、検証ルール、単独の設定内で実装され、特定の処理やデータ入力の認証、またはスタンドアロンの機能を最適化する役割を担います。

カスタムボタン＆リンク

カスタムリンクやボタンでカスタム関数を利用することで、システム内の処理や機能を柔軟にカスタマイズできます。これらの関数により、クリック時に特定のタスクを実行する動的なリンクやボタンの作成が可能となり、複雑なワークフローの起動、計算処理、データの更新、指定ページへの遷移などが実現できます。こうしたカスタマイズにより、ユーザーは必要な処理をカスタマイズされた要素から直接実行し、業務効率化を図ることができます。その他を見る

検証ルール

検証ルールは、特定の要件や制限をデータ入力時に強制することで、データの正確性と一貫性を高めます。たとえば、特定の形式で入力を求めることが可能です。検証ルールを導入することで、エラーや不整合の発生を抑え、データの品質と信頼性が向上し、作業時間の短縮とミスのリスク低減が実現します。

カスタム関数で項目を認証するには:

設定 > カスタマイズ > タブに移動し、タブを選択します。次に、入力規則をクリックします。
入力規則ページで、新規入力規則をクリックします。
作成入力規則のポップアップで、認証したい項目をピッキングリストから選択し、選択する validation 種類の下にある認証 using functionオプションを選択します。
設定する Functionのポップアップで、Functionsをクリックし、認証に使用するカスタム関数を選択します。
入力規則が設定されます。保存をクリックして設定を確定します。

Gallery

Galleryセクションは、多様な事前構築済みカスタム関数の包括的なリポジトリです。プラットフォーム内からアクセスでき、コーディング知識がなくても、ユーザーは自分に合った機能を導入して採用業務を強化できます。候補者のスクリーニング自動化、面接スケジュールの効率化、データ分析の最適化など、さまざまな目的に応じて、ユーザーはこの一元化されたハブからカスタム関数を検索し、選択し、導入できます。Zoho Recruitの機能をさらに拡張できます。

ダッシュボード

ダッシュボードセクションは、採用活動や主要指標の視覚的かつ直感的な概要を提供する集中管理画面として機能します。各ユーザーのニーズに合わせてカスタマイズできるこのダイナミックなインターフェースでは、候補者の進捗状況、募集中のポジション、今後の面接、全体的な採用パフォーマンスなど、重要な情報を一目で把握できます。ユーザーフレンドリーなウィジェットやグラフ、チャートにより、情報に基づいた意思決定やワークフローの最適化、進捗管理が容易になり、採用プロセスを効率的に進めることができます。

失敗

「失敗」セクションは、カスタム関数でエラーや予期しない問題が発生した際の事例を記録・分類する専用のエリアです。このセクションでは、関数が失敗した理由についての有益な情報をユーザーに提供します。具体的には、タイムスタンプ、影響を受けたエンティティ（候補者、求人、面接）、タブ、発生したエラーの内容などの詳細を確認できます。こうした事象を記録することで、ユーザーはカスタム関数実装における潜在的な課題を把握し、トラブルシューティングや機能の改善、信頼性や業務効率の向上につなげることが可能です。

さらに、「失敗」セクションから直接、関数の再実行を選択することもできます。関数上にカーソルを合わせ、再実行をクリックしてください。

エラーコード

カスタム関数の実行が失敗した場合、Zoho Recruitでは以下のいずれかのエラーメッセージが表示されます。

HTTP ステータスコード

400 Bad Request - 必須パラメーターが不足している場合に発生します。
401 Unauthorized - 有効なAPIキーが提供されていません。
402 Request 失敗 - パラメーターは有効ですが、リクエストが失敗しました。
404 Not Found - リクエストされた商品が存在しません。
500, 502, 503, 504 Server errors - サードパーティアプリケーションでエラーが発生しました。
エラーコード 1 - 一時的にAPIサーバーへ接続できません。APIサーバーのログや、Recruitから送信されたリクエストのファイアウォール設定を確認してください。