Zoho Recruitでのカレンダーの使用方法
カレンダーやその様々なコンポーネントを理解することは、すべての処理とスケジュールされた通話を効率的に計画するのに役立ちます。このガイドでは、Zoho Recruitカレンダーのいくつかの要素を紹介し、その他の有効な利用方法をヘルプします。
日、週、月のビュー
自分自身や他のユーザーのカレンダーを日、週、または月で表示するオプションがあります。
未回答の招待
返答を待っている招待を確認してください。
招待への対応
カレンダーから直接イベントの招待を承認するか却下することができます。
処理への招待
あなたが招待された処理は、カレンダー上にマークされます。
処理のインポートとエクスポート
.ics形式のファイルを使用してカレンダー処理をインポートします。同様に、エクスポートされたカレンダー処理も.ics形式となります。
イベントのリマインダー
イベントや通話の開始前にリマインダーを受け取ります。
他のユーザーのカレンダー
- Administrator権限を持つユーザーは、カレンダーで他のユーザーのすべての処理を表示することができます。
- Administrator権限のないユーザーは、Data Sharing設定で公開する読み/書き/削除または公開する表示専用の権限が有効である場合、他のユーザーの処理を表示することができます。これは、権限と役割階層に関係なく適用されます。詳しくは、データ共有ルールの設定をご覧ください。
- これらの権限がないユーザーは、Zoho Recruitの役割階層に基づいて他のユーザーの処理を表示できます。
- 他のユーザーの処理を表示するには、[My処理 & 通話]ドロップダウンリストをクリックして[すべてのユーザーの処理 & 通話]を選択します。
イベント作成
カレンダーから処理を作成するのは直感的です。作成をクリックするか、カレンダーで日付または時間のスロットを選択して処理を作成できます。一度作成すると、これらの処理は活動タブでも表示されます。デフォルトでは、Zoho Recruitは以下の項目をカレンダーからのイベント作成用に提供しています：
件名: イベントの名前
場所: イベントの開催地
終日: イベントが終日続くかどうか
From & To: イベントの開始と終了日時
繰り返し: イベントが定期的に繰り返されるかどうか
参加者: イベントの招待者
リマインダー: イベントのリマインダーを設定するかどうか
イベント追加用のフォームはカスタマイズ可能です。設定> カスタマイズ> タブ> 処理> Layoutに移動して、フォームから項目を追加または削除します。また、項目を必須に指定することもできます。
カレンダーから処理を作成するには：
- カレンダーで作成をクリックし、イベントを選択します。
カレンダー上の日付または時間のスロットをクリッキングして、作成手続きも行うことができます。 - イベントの件名と場所を指定します。
- イベントが終日の場合は、すべての日のチェックボックスを設定します。
- 差出人とToの日付と時間を選択します。
このオプションは、イベントを終日に設定した場合は利用できません。 - イベントのホストをホストドロップダウンから選択します。
ホストドロップダウンにリストされているユーザーは、あなたの役割階層に基づいています。イベントは、ユーザーがホストしているカレンダーで作成されます。 - Related To項目で、Candidates, 連絡先,またはOtherのタブを選択します。
- 追加するをクリックし、イベントに招待状を送る参加者を追加します。連絡先、クライアント、ユーザーロール、グループ、または領域を選択することができます。
デフォルトでは、参加者のオプションは設定されていません。また、Zoho Recruitアカウントにない連絡先のメールアドレスを入力して、イベントに招待することもできます。 - イベントを毎日、週ごと、月ごと、または年ごとにスケジュールする場合は、編集をクリックします。
- デフォルトでは、繰り返しオプションはなしに設定されています。
- イベントのリマインダーを設定します。
デフォルトでは、イベントを作成すると、リマインダーの設定はイベントのホストのカレンダー設定に基づいて設定されます。ただし、ドロップダウンリストから選択することで、それらを変更することができます。 - 保存をクリックします。
通話のスケジューリング
カレンダーから通話をスケジュールすることができます。作成をクリックするか、カレンダーで将来の日付または時間のスロットを選択して通話をスケジュールします。作成すると、これらの通話も活動タブで利用できるようになります。デフォルトでは、Zoho Recruitはカレンダーから通話をスケジュールするための以下の項目を提供します:
- 件名: 通話の件名。
- 通話 種類: これは初期設定により送信に設定されます。
- 通話目的: これは通話の目的を示し、交渉、見込み客開拓、またはデモなどが該当します。
- 連絡先名および関連の対象: これは通話が関連付けられている連絡先またはその他のデータです。
- 通話の詳細:
- 通話の開始時間
- 通話の結果
- 担当者: これはデータの所有者または通話が割り当てられている人物です。
カレンダーを使用して通話をスケジュールするには、次の手順に従ってください:
- カレンダーで作成をクリックし、その後通話を選択します。
または、カレンダーの特定の日付や時間帯をクリックして通話をスケジュールすることもできます。 - 通話の件名を定義します。
初期設定では、通話の種類はアウトバウンドに設定されています。 - ドロップダウンメニューから通話の目的を選択します。
- 候補者、連絡先、またはその他のタブを選択して、通話が関連する対象を定義します。
- 通話の日付と開始時間を入力します。
- ドロップダウンメニューから担当者を選択します。
- 通話のリマインダーを設定します。
カレンダーの設定内のリマインダー設定は処理専用であり、適用対象外であることをメモしておいてください。 - 'その他の項目を追加する'をクリックすると、通話に関する追加の詳細を提供することができます。
- 保存をクリックします。
メモ
- 他のユーザーのカレンダーにアクセスしたり、他のユーザーのカレンダーにタスクや通話を追加したりすることができます。役割の階層に基づいてアクセスが可能です。もし自分のカレンダーでイベントや通話を作成し、別のユーザーをホストまたは責任者として選択すれば、そのイベントはそのユーザーのカレンダーに追加されます。
- カレンダー上のイベントをクリックすると、その詳細を表示することができます。これらの詳細は最も重要な情報を強調するために、ページレイアウト設定でカスタマイズできます。
- タスクや通話を日、週、月で表示することができます。
- 招待者がいるイベントをキャンセルする必要がある場合、イベントが削除される前に彼らに通知するオプションがあります。