ビジネスの成長に伴い、Recruitのアカウント内のデータが数百件、数千件になると、重複を確認するのが非常に困難になります。Zoho Recruitでは、一意の項目を使用して、データがRecruitのアカウントにすでに登録されているかどうかを確認するオプションを提供しています。

一意の項目とは、データを一意に識別する値を持つ項目です。2人のユーザーが同じメールアドレスを持つことはできないため、メールアドレスは一意の項目の代表的な例です。これは一意の属性です。その他の例として、社会保障番号、パスポート番号、商品コードなどの項目があります。Zoho Recruitでは、任意のタブの項目を「一意」として設定できます。「一意」として設定された項目は、データの手動作成やインポートによって作成されたデータなど、さまざまな状況でZoho Recruitの重複データを管理するうえで重要な役割を果たします。

管理者、またはZoho Recruitのカスタマイズのプロフィール権限を持つユーザーは、項目を一意として設定できます。タブ内の項目を一意として設定すると、そのタブでの手動作成、インポート、連携、Webフォームなどによる重複データの作成を防ぐことができます。

利用条件

必要な権限：この機能が有効になると、すべてのユーザーが使用できます。

プロフィールでZoho Recruitのカスタマイズ権限を持つユーザーは、この機能を有効にできます。この機能が有効または無効になると、すべての管理者にメール通知が送信されます。注意：［候補者］タブと［連絡先］タブで個別に有効にする必要があります。有効にすると、すべてのユーザーが使用でき、メールアドレスがRecruitにすでに登録されている候補者または連絡先を追加する際に通知されます。

項目を一意として設定する方法と関連する注意事項については、次のリンクをクリックしてください：項目を一意として設定

Zoho Recruitでデータを追加する方法は複数あります。候補者／連絡先フォームへの入力、データの複製、Webフォームの使用、データのインポート、APIの使用など、さまざまな方法でデータを追加できます。以下では、メールアドレスの重複確認が実行されるさまざまなシナリオについて説明します。

• データの作成と編集- 同じメールアドレスが別のデータにすでに登録されている場合、通知メッセージが表示され、データを保存できません。
   
• 関連リスト- 関連リストで連絡先を作成する場合にも、メールアドレスの重複確認が実行されます。
   
• ルックアップのポップアップボックス- ルックアップの項目のポップアップボックスから候補者／連絡先を作成する際、メールアドレスの重複確認が実行されます。
   
• Webフォーム- Webフォームから取得された候補者／連絡先のデータに対してのみ、メールアドレスの重複確認が実行されます。重複が見つかった場合、元のデータが自動的に上書きされます。重複の確認が無効になっている場合は、重複データが作成されます。
   
• 複製- データを複製すると、候補者／連絡先の複製ページで、メールの値が自動的に削除されます。別のメールアドレスを追加して、データを保存できます。
   
• インポート- メールアドレスの重複確認が有効になっている場合、複製オプションは無効になります。重複するエントリーに対する処理として、［スキップ］または［上書き］のオプションを選択できます。［上書き］のオプションを選択した場合、候補者／連絡先IDは関連付けできません。
   
• モバイルアプリ- Zoho Recruitのモバイルアプリを使用してデータを追加する際、重複の確認が実行され、重複する候補者または連絡先は作成できません。
   
•   APIメソッドの場合
  
   
  - メールアドレスの重複確認が有効な場合のシナリオは次のとおりです。
  
   
  • • insertRecord APIメソッド- このAPIメソッドを使用して、Recruitのアカウントにすでに登録されているメールアドレスを持つデータを追加すると、次の通知メッセージが表示されます：<message>Record(s) already exists</message>。データは追加されません。
       
    • updateRecord APIメソッド- このAPIメソッドを使用して、データ内の［メール］項目を更新すると、メールアドレスの重複確認が実行されます。Recruitのアカウントに同様のメールアドレスがすでに登録されている場合、データは更新されません。複数のデータを更新する場合は、スキップされます。
       
    • convertCadidate APIメソッド- このAPIメソッドを使用して候補者を変換すると、メールアドレスの重複確認が実行されます。Recruitのアカウントに同様のメールアドレスがすでに登録されている場合、データは変換されません

メモ

• 項目を一意として設定すると、その項目はタブのレイアウトから削除できません。また、一意の項目を含むセクションも削除できません。
• Zoho定義のメール項目が非表示になっている場合、この機能は利用できません。
  

メールアドレスの重複確認は、次のシナリオでは実行されません。

• Zoho Sheet表示を使用してデータを更新または追加する場合。
• データ移行中。
• ごみ箱からデータを復元する場合。
• Microsoft Outlook用Zoho Recruitプラグイン、Google 連絡先の同期機能を使用して連絡先を同期する場合。