レコードが数百、数千件あるZoho Recruitを使用していると、ビジネスが成長していくにつれて重複を確認することが非常に困難なタスクになります。Zoho Recruitは、ユニークなフィールドを使用することで、Recruitアカウント内にレコードが既に存在するかどうかを確認するオプションを提供しています。

ユニークなフィールドとは、そのレコードの値がレコードをユニークにするフィールドのことです。人々のメールアドレスはユニークなフィールドの良い例であり、明らかに2人が同じメールアドレスを持つことはできません。それは非常にユニークな属性です。他の例としては、社会保障番号、パスポート番号、製品コードなどがあります。Zoho Recruitでは、モジュールからフィールドを「ユニーク」としてマークできます。「ユニーク」としてマークされると、これらのフィールドは、Zoho Recruitでのレコードの複製の管理において、レコードの手動作成やインポートによるレコード作成などのさまざまなインスタンスで極めて重要な役割を果たします。

管理者またはZoho Recruitをカスタマイズする権限を持つユーザーが、フィールドをユニークとしてマークすることができます。モジュール内でフィールドをユニークとしてマークすると、手動でのレコード作成、インポート、統合、ウェブフォームなどを通じて、そのモジュール内の重複レコードの作成を防止できます。

利用可能性

必要な権限: この機能が有効になったら、すべてのユーザーがそれを使用できます。

プロファイル内の「Zoho Recruitのカスタマイズ」権限を持つユーザーは、この機能を有効にできます。すべての管理者は、この機能が有効または無効になったときに電子メール通知を受け取ります。候補者モジュールと連絡先モジュールでは別々に有効にする必要があることに注意してください。有効になると、すべてのユーザーがそれを使用でき、既にRecruitに存在するメールアドレスを持つ候補者または連絡先を追加するときに通知されます。

特定のフィールドを一意としてマークする方法と関連する注釈を知るには、次のリンクをクリックしてください： 一意のフィールドとしてマークする 

Zoho Recruitでレコードを追加する方法はいくつかあります。候補者/連絡先フォームを埋めることができますし、レコードを複製したり、Webフォームを使用したり、レコードをインポートしたり、APIを使用したり、その他の方法を使用することもできます。以下では、メール重複チェックが実行されるさまざまなシナリオを確認できます。

• レコードの作成と編集 - メールアドレスが他のレコードに既に存在する場合、ユーザーは通知メッセージを受信し、レコードを保存できません。
   
• 関連 リスト - コンタクトを作成する際に、メールアドレスの重複チェックも行われます。 関連リスト についてはこちらをご覧ください。
   
• 検索ポップアップボックス- ルックアップフィールドのポップアップボックスから候補者/連絡先を作成する際に、メールアドレスの重複チェックが行われます。
   
• ウェブフォーム - ウェブから候補者/連絡先へのフォームから取得したレコードのみが、メール重複チェックを行うことができます。重複が見つかった場合、自動的に元のレコードが上書きされます。重複チェックが無効になっている場合は、重複レコードが作成されます。 
• クローン- レコードをクローンするとき、クローン候補/コンタクトページでは、電子メールの値が自動的に削除されます。異なる電子メールアドレスを追加してレコードを保存できます。
   
• インポート - メールアドレスの重複チェックが有効になっている場合、クローンオプションは無効になります。重複するエントリーに対してスキップまたは上書きオプションを選択できます。上書きオプションを選択した場合、候補者/連絡先IDはマッピングできません。
   
• モバイルアプリ - Zoho Recruitモバイルアプリを使用してレコードを追加する際、重複チェックが実行され、重複した候補者や連絡先を作成することはできません。
   
•   APIメソッドの使用
  
   
  - メールアドレスの重複チェックが有効になっている場合の以下のシナリオがあります：
  
   
  • • insertRecord APIメソッド - このAPIメソッドを使用して、Recruitアカウントに既に存在するメールアドレスを追加すると、以下のメッセージが通知されます： <message>レコード（複数）が既に存在します</message>。レコードは追加されません。
       
    • updateRecord APIメソッド - このAPIメソッドを使用して、レコード内の Email フィールドを更新すると、メールアドレスの重複チェックが行われます。Recruitアカウント内に同じメールアドレスが既に存在する場合、レコードは更新されません。複数のレコードを更新する場合はスキップされます。
       
    • convertCadidate APIメソッド - このAPIメソッドを使用して、候補者を変換すると、メールアドレスの重複チェックが行われます。Recruitアカウント内に同じメールアドレスが既に存在する場合、レコードは変換されません。

注意

• フィールドが一意としてマークされている場合、モジュールレイアウトからそのフィールドを削除することはできません。また、一意のフィールドを含むセクションも削除できません。
• Zoho定義のEメールフィールドが非表示になっている場合、この機能は利用できません。
  

以下のシナリオでは、メールアドレスの重複チェックは行われません：

• Zohoシートビューを使用してレコードを更新または追加する場合。
• データ移行中。
• ゴミ箱からレコードを復元する場合。
• Microsoft Outlook用のZoho Recruitプラグイン、Google Contacts Sync機能を使用して連絡先を同期する場合。