リクルーターインボックス：採用に特化したメールアシスタント
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優秀な人材の採用は、どの組織にとっても極めて重要な業務ですが、常にさまざまな課題が伴います。現代の採用環境は大きく進化し、求人アプリケーションや候補者からの問い合わせ、コミュニケーションチャネルが増加の一途をたどっています。この膨大な情報を管理することは、時間がかかるだけでなく、非常に負担が大きいため、リクルーターは優秀な人材を確保する競争に打ち勝つために、革新的なソリューションを見つけることが不可欠です。
そこで登場するのが RecruiterInbox です。これは、リクルーターのメールコミュニケーションや採用タスクの管理方法を革新するために設計された画期的なソリューションです。候補者やクライアントとの頻繁なやり取りが非常に重要となる今、RecruiterInbox はリクルーターが受信トレイの複雑さを乗り越え、シームレスかつ効率的な採用プロセスを実現できるようサポートします。デジタル上のパートナーとしてワークフローを最適化し、リクルーターが本来の役割である優秀な人材の発掘・獲得・確保に集中できるようにします。
主な機能
インテリジェントメール管理：Kanban 表示で混乱を制す
RecruiterInbox の中核となる機能は、インテリジェントなメール仕分け機能です。メールの受信トレイが個人的な連絡やプロモーションなど多数のメッセージで溢れかえる時代に、RecruiterInbox は最先端のKanban 表示を導入し、メール管理の在り方を一新します。
受信トレイがダイナミックなボードとなり、メールがインテリジェントに仕分けされる様子を想像してください。メールスレッドをシームレスにドラッグ＆ドロップして、数秒でカテゴリー分けできます。
例:リクルーターの受信トレイが大量のメールで埋め尽くされている場面を思い浮かべてください。RecruiterInbox を使えば、重要でない連絡を簡単にフィルターし、候補者からの重要なメッセージやクライアント連絡先からのフィードバック、面接調整のリクエストなどを優先的に表示できます。また、候補者のメールを「Not in Recruit」から「Candidates & 連絡先」へドラッグ＆ドロップすることで、採用のチャンスを逃すことがありません。
簡単ラベリング：整理をシンプルにし、生産性を向上
スピードが求められる採用の現場では、整理整頓が不可欠です。RecruiterInbox の直感的なドラッグ＆ドロップによるラベリング機能で、メール管理が格段に簡単になります。候補者、クライアント、処理など様々な送信元のメールをシンプルな操作でカテゴリー分けでき、ワークフローが向上します。このシステムにより、重要なメールへ迅速にアクセスでき、素早くかつ効果的に対応することが可能です。
受信トレイの整理を効率化することで、RecruiterInbox は業務効率を最大化し、候補者との有意義なやり取りやクライアントとの価値ある外部連携に集中できるようサポートします。受信トレイを簡単に管理し、これまでにない生産性を実感し、採用プロセスを変革しましょう。
例:最近のジョブフェアで受信したメールの差出人にラベル付けする場面を想像してください。「Tradeshow」ラベルをメール上にドラッグ＆ドロップするだけで、そのメールにラベルを割り当てられるため、該当スレッドへ素早くアクセスし対応できます。
Direct Hiring 処理: ワークフローをさらに向上
RecruiterInboxの強みは、メール管理だけにとどまりません。リクルーターがメール環境から離れることなく、重要な採用処理を実行できる機能を備えています。応募者を募集ポジションに紐付けたり、面接のスケジュール設定、タスク追加、通話の手配など、受信トレイから直接重要な採用業務を行うことが可能です。
例:非常に優秀な候補者から求人への応募意思を示すメールが届いたとします。RecruiterInboxを使えば、履歴書確認のタスクを即座に作成し、適切なチームメンバーに割り当て、面接もスケジューリングできます。すべてメールプラットフォームから離れることなく完結します。
シームレスな体験：採用業務の中枢ハブ
RecruiterInboxはZoho Recruitとシームレスに連携し、採用パイプライン、候補者、コミュニケーション管理を一元化することで、採用プロセス全体を効率化します。リアルタイム同期により、RecruiterInboxまたはZoho Recruit上で行った操作は即座に反映されます。
例:面接候補者をショートリストし、応募者管理システム上でステータスを更新する必要がある場合、RecruiterInboxとZoho Recruitの連携によって、このタスクは簡単かつエラーなく実行でき、採用プロセスを正確に管理できます。
コンテキスト メール統合：プラットフォームをまたぐシームレスなコミュニケーション
RecruiterInboxは統一されたメール体験を提供し、さまざまなプラットフォーム間でスムーズなコミュニケーションを実現します。Zoho Recruit上でメールを操作する際、候補者からの問い合わせへの返信やクライアントとの調整なども、操作内容が容易に同期されます。たとえば、Zoho Recruitで候補者と面接日時を調整する会話をすると、その内容は即座にRecruiterInboxおよびメールクライアント（GmailやOutlookなど）にも反映されます。
この同期により、常にコミュニケーションを最適な状態で維持でき、プラットフォーム間を切り替えてもコンテキストを失うことはありません。一貫性のある連携がワークフローを効率化し、どのプラットフォームを利用していても迅速かつ正確なやり取りが可能となります。常に接続され、常に最新情報を把握し、RecruiterInboxでコミュニケーションをシンプルにしましょう。
例:キー候補者とZoho Recruitを通じて求人についてやり取りしているとします。迅速に返信し、面接プロセスや詳細について話し合います。後でGmailを確認している際、同じ会話が受信トレイにシームレスに統合されているのを見つけます。このようなコンテキストの統合により、重要な詳細を見逃すことなく、スムーズに会話を続けられます。
メリット
時間を節約: ワークフローの効率化と最大限のパフォーマンス
RecruiterInboxはワークフローを効率化し、メール管理の煩雑さから解放します。メールの整理に費やす時間を減らし、候補者の評価や顧客への優れたサービスの提供など、より重要な業務に集中できます。
生産性向上: より多くの成果を効率的に
効率性は生産性を高めます。タスクを自動化し、コミュニケーションを一貫して行うことで、RecruiterInboxは短時間でより多くの成果を上げることを可能にします。データを収集し、評価し、候補者を効果的に選定することで、全体の生産性を最大化します。
候補者体験の向上: 適時かつ透明性のあるコミュニケーション
候補者は迅速な通知と透明性のあるコミュニケーションを重視しています。RecruiterInboxを使えば、両方を提供でき、選考過程を通じて候補者に価値と敬意を感じてもらえます。候補者体験を向上させ、長期的で良好な関係を築きましょう。
一貫性の維持: 信頼を築き、外部連携を促進
一貫したコミュニケーションは信頼を生み出します。RecruiterInboxのブランドテンプレートや同期されたやり取りにより、常に一貫したイメージを維持でき、候補者や顧客からの信頼を高めます。関係を強化し、ブランドの評判を高めましょう。
RecruiterInbox - 画面ツアー
RecruiterInboxでメールにアクセス
Zoho RecruitでIMAP経由でメールアカウントを設定すると、アカウントにRecruiterInboxというタブが表示されます。まだIMAPでメールアカウントを設定していない場合は、「RecruiterInboxの設定」をご参照ください。RecruiterInboxタブに移動すると、候補者、連絡先、同僚などからのメールをコンテキストごとに表示し、操作できます。
すでにZoho RecruitでIMAP経由でメールアカウントを設定済みの場合は、RecruiterInboxタブに移動し、「Try Now」をクリックしてメールの受信を開始してください。
利用可能なViews
RecruiterInbox表示は主に3つのセクションに分かれています：Candidates & 連絡先、Not in Recruit、Colleagues。この各セクションでメールボックスが整理され、リクルーターがメール対応の優先順位付けや検索、管理をしやすくなります。
Candidates & 連絡先
連絡先は、顧客企業の担当者で、進捗状況などの情報を共有する相手です。候補者を送信したり、レビューやコメントの返信を受け取ることがあります。また、候補者は顧客企業のポジションに応募した人で、求人機会について問い合わせたり、既存の応募状況についてフォローアップする場合もあります。これら2つの送信者カテゴリからのメールは、このセクションに表示されます。
Colleagues
自分と同じドメイン名を持つ人からのメールは、このカテゴリーに自動的にグループ化されます。例えば、アカウントpatricia@zylker.comの場合、'zylker.com'ドメインから送信されたメールはColleaguesに分類されます。
Not in Recruit
Zoho Recruitに登録されていない、またはホストアカウントと同じドメイン名を持たないアドレスから受信したメールは、このセクションにまとめられます。
Views
初期設定でRecruiterInboxには、「未読」と「すべてのメッセージ」の2つのViewがあります。このセクションを利用することで、候補者・顧客連絡先・仕入先へのメールのフォローアップがしやすくなります。
フォルダー
Zoho RecruiterInboxには、受信トレイ、Drafts、Spam、送信済みなど、初期設定のフォルダーが用意されています。フォルダーを活用することで、メールの分類や優先順位付けが容易になります。
Labels
ラベルは、特定のメールに関連付けて簡単に識別できるようにするタグです。例えば、「Tradeshow」というラベルをトレードショー由来の候補者すべてに適用できます。これらの条件を満たすメールにラベルが付与されます。
シングル列表示
シングル列表示では、すべてのメールを1ページで表示できます。フィルター設定を利用し、候補者、連絡先、同僚、またはRecruitに登録されていない送信者からのメールを個別に表示し、1つのウィンドウ内で管理できます。また、メールに対してさまざまな操作を実行できます。
RecruiterInboxホーム画面右上のシングル列表示アイコンをクリックすると、この表示が有効になります。
シングル列表示から実行できる操作
メールの読み取りや返信だけでなく、さまざまなフォローアップの処理が必要な場合があります。RecruiterInboxでは、シングル列表示から多くの操作を実行できます。例えば、特定のフォルダーへの移動、迷惑メールの設定、ラベルの適用などが可能です。
シングル列表示からは、以下の操作がメールに対して行えます。
- 既読に設定 - このオプションを利用すると、メールを開かずに既読にできます。
- 未読に設定 - 一度既読にしたメールを、後で再確認したい場合は未読に戻すことができます。
- アーカイブ - 重要なメールが誤って削除されないよう、アーカイブして保護できます。受信トレイからメールをアーカイブ可能です。メモ: このオプションはGmailアカウントを連携しているユーザーのみ利用できます。
- フォルダーへ移動 - 受信トレイ内のメールを、RecruiterInbox内の特定フォルダーに移動できます。
- ラベルの適用 - ラベルを使ってメールを分類でき、関連メールも簡単に見つけられます。既存のラベルから選択するか、新しいラベルを作成できます。
- 迷惑メールに設定 - 不要なメールを迷惑メールに設定できます。設定後、メールは迷惑メールフォルダーに移動します。必要に応じて元に戻すことも可能です。
- ごみ箱へ移動 - 不要なメールをすべてごみ箱に移動できます。ごみ箱規定に基づいて復元も可能です。例として、Zoho Mailでは、ごみ箱フォルダー内で30日を経過したメールは自動的に削除されます。それ以前であればメールを復元できます。
- ビューから削除 - Zoho Recruitでメールインサイトが有効な場合、メールは未開封、未対応、未返信など、あらかじめ定義されたパラメーターに従って異なるビューに分類されます。分類されたくない場合は、これらのビューからメールを削除できます。
- 破棄 - 下書きメールはRecruiterInboxから破棄できます。
メール詳細表示
右ペイン
メールを開くと、右側に詳細パネルが表示されます。すべてのリスト（候補者/連絡先）アドレスについて、詳細パネルには以下のセクションが表示されます。
詳細
ここには送信者の連絡先情報が表示されます。また、そのアドレスに関連付けられている商談の一覧を表示したり、新規作成したりできます。活動の確認や新規作成、メモの記録も可能です。
Conversations
ここでは、その候補者または連絡先とのすべての過去のやり取り履歴が表示されます。自分が送信したメールのみ、またはRecruitアカウント内のすべてのユーザーから送信されたメールを表示することも選択できます。
タイムライン
タイムラインには、選択したデータに関するすべての活動が時系列で表示されます。
Recruitに登録されていないメールアドレス（Not in Recruitに分類）については、詳細パネルから候補者または連絡先として追加する設定が用意されています。さらに、To-do（タスク、処理、通話）やメモを、メール詳細表示から該当候補者や連絡先に直接追加することも可能です。
送信者を候補者/連絡先として追加
RecruiterInboxで提供される主な機能の一つは、メールから直接候補者や連絡先を追加できることです。
Not in Recruitセクション内のメールをクリックすると、その詳細ページで該当メールを候補者または連絡先として追加するオプションが表示されます。ボタンをクリックするとポップアップが表示されます。詳細を入力し、保存をクリックしてください。
重要メモ：
Emails 差出人が、以下の場合にはColleaguesストリームに表示されません：
- 受信メールアドレスの非公開ドメインが、ご自身のメールアドレスのドメインと一致しない場合。この場合、メールは「Not in Recruit」ストリームに表示されます。ドラッグ＆ドロップでその差出人をColleaguesストリームに移動することで、受注データを［パッケージ］データに変換できます。一度差出人をColleaguesとして追加すると、そのドメインからのメールはColleaguesに表示されるようになります。
- 受信メールアドレスのドメインが公開するドメインである場合。例えば、差出人のメールアドレスがGmailやHotmailなどの場合、メールは「Not in Recruit」に表示されます。ただし、これら公開するドメインのメールはColleaguesに変換できません。
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