Zoho Recruitの添付ファイル
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Zoho Recruitの添付ファイルは、あなたがデータにドキュメント、画像、各種ファイルを追加することを可能にする重要な機能です。これらの添付ファイルは、履歴書、カバーレター、証明書など、採用プロセスに必要な関連ドキュメントの保存に利用できます。
この記事では、Zoho Recruitの添付ファイルのさまざまなアプリケーション、データへの添付ファイルの追加やデータからのファイルの取り外し、添付ファイルのカテゴリの理解、ダウンロードや削除などの一括処理の機能について詳しく説明します。また、添付ファイルのためのドキュメントタブとWorkDriveの統合機能についても議論します。
制限
Zoho Recruitでは、アップロードする場所に基づいて添付ファイルのサイズ制限が設定されています。この制限は次の3箇所で実装されています。
- ファイルが個人のデータに添付される場合
- ファイルがメールテンプレートに添付される場合
- ファイルがメールに添付される場合
メモ: 添付ファイルによって消費されるストレージスペースは、Zoho Recruitで提供される合計ストレージスペースに含まれています。
個人データの場合
添付ファイルの制限: 20 MB
この制限はすべての添付ファイルに総合的に適用されます。一つのファイルまたは複数のファイルをアップロードすることができますが、すべてのファイルの合計サイズは20MBを超えてはなりません。
メールテンプレートの場合
添付ファイルの制限: 3 MB
メールテンプレートを使って一括メールを送信する場合、添付ファイルのサイズは倍算されず、ストレージスペースに対して一度だけ計算されます。テンプレートに添付されたドキュメントしかストレージの考慮対象とされません。
例
1MBの添付ファイルをもつメールテンプレートがあるとします。5人の候補者にメールを送るためにこのテンプレートを使用する場合、添付されたドキュメントはストレージに5倍（1MB x 5）加算されることはありません。つまり、ストレージ空間は1MBしか使用されません。
メールについて
添付ファイルの最大サイズ: 10 MB
この制限は、すべてのメール添付ファイルに全体的に適用されます。単一のファイルや複数のファイルをアップロードできますが、全てのファイルの合計サイズが10MBを超えてはいけません。
さらに、メールテンプレートを使用する場合、テンプレートに添付したファイルも含まれます。
例
候補者にメールを送るために2MBの添付ファイルがあるメールテンプレートを使っているとします。テンプレートに添付されたファイルが10MBの制限にカウントされるので、追加でファイルを添付できるのは8MBまでです。
添付ファイル カテゴリー
Zoho Recruitの添付ファイルカテゴリは、添付ファイルを整理する実用的な方法を提供します。例えば、Resume、Cover Letter、Job Contractといったカテゴリを作成して、添付ファイルをグループ別に整理することができます。
メモ: デフォルト設定として、 Recruiter と Administrator の役割を持つユーザーのみが添付ファイルカテゴリの 作成、編集、そして削除 の権限を持っています。
新規添付ファイルカテゴリーの追加
添付ファイルカテゴリーの作成方法:
- 次の順にクリックします: 設定 > カスタマイズ > タブ > 添付ファイル カテゴリー.
- 作成したい添付ファイルカテゴリーのタブを選択し、タブのドロップダウンリストから 新しく追加するをクリックします。
- 添付ファイルカテゴリーを追加するポップアップが表示されます。次の手順を実行します：
- テキストボックスに カテゴリー名 を入力します。
- 添付ファイルカテゴリーをキャリアサイトに表示する場合は、 公開 チェックボックスを選択します。
- 候補または求人登録フォームで添付ファイルカテゴリーを必須にする場合は、 Mandatory チェックボックスを選択します。
- 次に 保存をクリックします。新規添付ファイルカテゴリーの詳細が 添付ファイル カテゴリー ページに表示されます。
メモ: あらかじめ設定された添付ファイルカテゴリー（例：再開、CVなど）では1つのデータに1つの添付ファイルしかアップロードできません。同じカテゴリーの複数の添付ファイルをアップロードするためには、 その他 またはユーザー作成の添付ファイルカテゴリーを使用してください。
添付ファイルカテゴリーの編集
添付ファイルカテゴリーの編集方法:
- クリック 設定 > カスタマイズ >タブ > 添付ファイル カテゴリー.
- 添付ファイル カテゴリーのページで、編集が必要な添付ファイル カテゴリーのためのタブをドロップダウンリストから選択します。
- カテゴリーに対応する操作の欄の下の編集リンクをクリックします。
- 必要な変更を行い、保存をクリックします。
添付ファイル カテゴリーを削除中
新規カテゴリーの作成や既存のカテゴリーの修正に加えて、必要に応じていつでも添付ファイル カテゴリーを削除することができます。
添付ファイル カテゴリーを削除するには、次の手順に従ってください:
- クリック オン 設定 > カスタマイズ > タブ > 添付ファイル カテゴリー.
- 削除したい添付ファイル カテゴリーがあるタブをドロップダウンリストから選択します。
- カテゴリーに対応する操作の欄の下の削除をクリックします。
- The 削除 添付ファイル カテゴリーポップアップが表示されます。
- 削除 添付ファイル カテゴリーのウィンドウで、以下の操作を行います：
- カテゴリーを変更するには、オプション'添付ファイルのカテゴリーを変更しますか？'を選択します。
- ドロップダウンリストから添付ファイルのカテゴリーを選択します。
- 置き換えるをクリックします。
- カテゴリーを削除するには、オプション'このカテゴリーを削除してもよろしいですか？'を選択します。
- 削除をクリックします。
注記: カテゴリーの削除は、関連するすべての添付ファイルも削除します。削除したアイテムはリサイクルビンから回復できます。アイテムを完全に削除するには、リサイクルビンからそれらを削除する必要があります。
添付ファイルの権限
さまざまな階層レベルを持つ組織では、各ユーザーのアクセスレベルを確立することが重要です。履歴書やファイルを他のリクルーターと共有する際に、誰にも共有できない機密ドキュメントがある場合、ユーザーが誰が何を表示できるかを選択できるようにすることが理想的です。
添付ファイルの権限を使用すると、ユーザーがドキュメント上で持つことのできる操作のレベルを決定できます。例えば、カスタムユーザーに契約書を表示または編集させたくない場合、その特定のユーザーの表示と編集設定を無効にすることができます。その結果、そのカテゴリーのドキュメントはそのユーザーに対して無効になります。
添付ファイルカテゴリーの権限を設定する手順は以下のとおりです:
- 次の場所に移動します。設定 > ユーザー & Control > Security Control > 添付ファイル 権限。
- ドロップダウンリストから権限とタブを選択し、それぞれをクリックします。編集。
- あなたのニーズに基づいて、権限を有効にしたり無効にしたりします。 (表示, 作成, 編集, 削除 & ダウンロード) してクリックします。保存。
レコードと一緒に添付ファイルをデータに添付する
Zoho Recruitの添付ファイルの主な用途の一つは、ドキュメント、画像、その他のファイルをあなたのデータに追加することです。履歴書、カバーレター、資格証明書、採用プロセスにおいて重要なその他の補足ドキュメントの保存に役立ちます。
例えば、応募者の履歴書を受け取ったとき、それを便利にZoho Recruitのデータに添付ファイルとして追加することができます。以下に、Zoho Recruitでデータにファイルを添付するさまざまな方法を示します。
ドキュメントタブからファイルを添付する
Zoho Recruitの統合ドキュメントタブを使用すると、あなたとあなたのチームは採用プロセスに関連するドキュメントをアップロード、保存、管理することができます。ドキュメントタブにアップロードされたファイルは、添付ファイルとして複数のデータにリンクすることができます。
ドキュメントタブからファイルを添付するには、次の手順を実行します。
- ファイルを添付するデータへ移動します。
- 次に、関連リスト > 添付ファイル をクリックし、添付するをクリックします。リストの設定から ドキュメントを選択します。
- ポップアップから添付したいファイルを選択し、添付するをクリックします。
-
選択したファイルの添付ファイルカテゴリーを選択します。
- 選択したファイルがデータに添付ファイルとして追加されます。
ファイルを添付ファイルとしてアップロードする方法
ファイルを添付ファイルとしてアップロードするには、以下の手順を実行します：
- 添付するファイルがあるデータまで移動します。
- 以下をクリックします。関連リスト > 添付ファイル、そして添付するをクリックします. 設定のリストから選択し、ファイルをアップロードするを選択してください。
- ポップアップから添付するファイルを選択し、添付するをクリックしてください。
- 選択したファイルの添付ファイルカテゴリーを選択します。
- 選択したファイルは、データへの添付ファイルとして追加されます。
Workdriveからのファイルの添付
Zoho Workdriveからファイルを添付するには、次の手順を遵守してください:
- ファイルを添付したいデータに移動します。
- 以下をクリックします。関連リスト > 添付ファイル、そして次に 添付するをクリックします。設定のリストからZoho Workdriveを選択します。
- ポップアップからアップロードしたいファイルをドラッグ＆ドロップするか、選択し、選択をクリックします。
- 添付したいファイルを選択した後に、リンクとして添付するまたは コピーとして添付するを選択できます。
- 「リンクとして添付」 (この選択肢を選ぶと、Zoho Workdriveから選択したファイルのリンクが添付されます)
- 添付ファイルにアクセスできるユーザーを「Who can access」から選択します。これにより、どのユーザーがファイルを表示、コメント、または編集できるかを決定します。いずれの変更も元の内容に反映されます
- 最後に、添付ファイルにカテゴリを割り当てます。
- その後、ファイルはデータに添付ファイルとしてリンクされます。
- ユーザーはファイルをクリックして、Zoho Workdriveのツールを使い、ファイルの閲覧、コメントの追加、そして編集（アクセス権限による）を行うことができます。
- 「コピーとして添付」 (この選択肢をすると、Zoho Workdriveから選択したファイルの複製が添付されます)
- 選択したファイルの添付ファイルカテゴリを選択します。
- 選択したファイルは、データに添付ファイルとして追加されます。
URLをデータに添付する
Zoho Recruitでは、ファイルに加えてURLをデータに添付することができます。採用プロセス中に特定のリンクにアクセスする必要が生じた場合、それをZoho Recruit内で必要なときにアクセスできるように添付可能です。例えば、候補者のLinkedInプロフィールURLをそのデータに添付して、素早い参照が可能です。
URLを添付するには：
- URLを添付するデータに移動します。
- クリック 関連リスト > 添付ファイル し、クリック 添付するします。設定から、選択します リンク (URL)します。
- 希望するURLを入力し、添付するをクリックします。
- それが添付ファイルとして追加されます。
メモ:すべての添付されたURLは、その他の添付ファイルカテゴリに保存されます。
クラウドドライブからファイルを添付する
Zoho Recruitは、名前を挙げれば次のような複数のクラウドストレージプロバイダと統合されています：
- Zoho 文書
- Google Drive
- Box
- OneDrive
- Dropbox
- Evernote
データにファイルを添付する際に、Cloudオプションを選択することで、前述のアプリケーションを認証できます。認証したクラウドストレージからファイルを選択し、必要に応じてファイルを添付することができます。
添付ファイルベースのタブフィルター
Zoho Recruitでは、添付ファイルとそのカテゴリーに基づいてデータをフィルターすることで、適切な候補者を素早く見つけたり、データを効率的に整理したり、重要なドキュメントを追跡する手助けをします。添付ファイルおよびそのカテゴリーでデータをフィルタリングするためのタブフィルターセクションを使うと、時間の節約とワークフローの強化が可能です。Zoho Recruitには2つの添付ファイルベースのフィルターがあります。それは、「添付ファイルカテゴリー」と「添付ファイルが存在するか」です。
添付ファイルカテゴリーに基づいたデータのフィルタリング
任意のタブで、フィルターセクションの添付ファイル カテゴリーのチェックボックスをトグルします。2つのピッキングリストを組み合わせて使用し、特定の添付ファイル カテゴリーで添付ファイルを持つ/持たないデータのみを表示することを選択できます。
添付ファイルに基づいてデータをフィルタリングする
任意のタブで、添付ファイルが存在するチェックボックスをトグルします。フィルターセクションから。フィルターをトグルすると、添付ファイルを持つ/持たないデータのみを表示することを選択できます。
添付ファイルの管理
添付ファイルは、重要な情報を整理しアクセスするために重要です。個々の添付ファイルに対していくつかの操作を行い、リクルートメントプロセスを効率化することができます。
以下は、実行できる主な操作の概要です：
- 表示する：添付ファイルをプレビューして、ダウンロードせずにその内容をすばやく評価できます。
- 名前を変更する： 添付ファイルの名前を容易に変更し、リクルートメントデータの一貫性と明確性を保証します。
- ダウンロードする：添付ファイルをローカルデバイスにダウンロードしてオフラインでアクセスしたり、同僚やクライアントの連絡先と共有したりできます。
- 削除： 不必要または時代遅れの添付ファイルを削除し、データベースを整理します。
添付ファイルを個別に操作する
- 操作したい添付ファイルを含むデータに移動します。
- 関連リスト > 添付ファイルをクリックし、添付ファイルの上をホバーします。
- その他アイコンをクリックし、選択したオプションを選択します。
データに追加された複数の添付ファイルをダウンロード（または）削除中
- 添付ファイルをダウンロードしたり削除したいデータ 差出人に移動します。
- クリック関連リスト > 添付ファイルし、削除またはダウンロードしたい添付ファイルを確認します。なお、添付ファイルセクションには一度に10個の添付ファイルしか表示されません。
- クリック theすべて選択するボタンを使用すると添付ファイル全体が強調表示され、クリアボタンを使用すると一度に全ての添付ファイルの選択を解除できます。
- 画面左下の矢印アイコンを使用して各セクション間を移動します。添付ファイルセクション。
- 選択した後、ダウンロードまたは削除をクリックし、必要に応じて操作を行います。
リスト表示ページからの添付ファイルのダウンロード方法
対象範囲
この機能は、Zoho RecruitのエンタープライズプランのStaffing Agency版とCorporate HR版の両方で利用可能です。
あらゆるタブのリスト表示ページから直接一括でダウンロードすることを含む、データに追加された全ての添付ファイルに対する一括処理が可能です。この操作により、選択しているデータからの全ての添付ファイルが含まれた.zipファイルとデータ情報が含まれた.CSVファイルが提供されます。
- タブへ移動し、ダウンロードしたいデータを選択し、次にクリックします その他の設定 > 添付ファイルをダウンロード。覚えておいてください、一度に最大 500件のデータ を選択することができます。
- 次に、添付ファイルのカテゴリー を選択し、クリックします 次。
- 参照の.CSVファイルに含める項目を決定し、クリックします ダウンロード。
- 選択したデータの添付ファイルと詳細は、ポップアップ（右下）の2つの別々のファイルとしてダウンロード可能になります。ダウンロードを開始するためにリンクをクリックします。
メモ:
- ユーザーは、選択したファイルの添付ファイルカテゴリーに必要な権限がある場合にのみ、添付ファイルをダウンロード/削除できます。これは次の箇所で更新可能です 設定 > ユーザー & Control > Security Control > 添付ファイルの権限。
- リンクとして追加された添付ファイルはダウンロードできません。これには、Workdriveでの「リンクとして添付」オプションとURLオプションで追加されたファイルが含まれます。
- ドキュメントタブから添付されたファイルは、データの添付ファイルセクションから削除することはできません。また、これらのファイルはAPIリクエストを通じてダウンロードできません。両方の処理はドキュメントタブから実行する必要があります。