Zoho Recruitの添付ファイル

Zoho Recruitの添付ファイル

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

添付は、Zoho Recruitでデータにドキュメント、画像、その他のファイルを追加できる重要な機能です。これらの添付ファイルは、履歴書、カバーレター、証明書など、採用プロセスで重要な補足ドキュメントの保存に使用できます。

この記事では、Zoho Recruitでの添付のさまざまな用途について説明します。データに添付ファイルを追加する方法、データからファイルの添付を解除する方法、添付カテゴリーとは何か、ダウンロードや削除などの一括操作の仕組み、ドキュメントタブとWorkDrive連携で添付を扱う方法について取り上げます。

制限

Zoho Recruitでは、添付ファイルをアップロードする場所に応じて、ファイルサイズの上限が適用されます。上限が適用される場所は次の3つです。
  1. 個別データにファイルを添付する場合
  2. メールテンプレートにファイルを添付する場合
  3. メールにファイルを添付する場合
Notes
メモ：添付ファイルが使用する容量は、Zoho Recruitで提供されるストレージ容量の合計に含まれます。

個別データの場合

Info
添付ファイルの上限：20MB
この上限は、すべての添付ファイルの合計に適用されます。単一のファイルまたは複数のファイルをアップロードできますが、すべてのファイルの合計サイズが20MBを超えないようにしてください。

メールテンプレートの場合

Info
添付ファイルの上限：3MB
メールテンプレートを使用してメールを一括送信する場合、添付ファイルのサイズは送信数分だけ掛け合わされてストレージ容量に計算されることはなく、一度のみ計算されます。ストレージの対象となるのは、テンプレートに添付されたドキュメントのみです。
Idea
例
1MBの添付ファイルがあるメールテンプレートを使用して、5人の候補者にメールを送信するとします。この場合、添付されたドキュメントはストレージ上で5回分、つまり5MB（1MB x 5）として計算されません。使用されるストレージ容量は1MBのみです。

メールの場合

Info
添付ファイルの上限：10MB
この上限は、メールの添付全体の合計に適用されます。単一のファイルまたは複数のファイルをアップロードできますが、すべてのファイルの合計サイズが10MBを超えないようにしてください。

また、メールテンプレートを使用する場合は、テンプレートに添付されたファイルも含まれます。
Idea
例
2MBの添付ファイルがあるメールテンプレートを使用して、候補者にメールを送信するとします。テンプレートに添付されたファイルは10MBの上限に含まれるため、追加で添付できるファイルは最大8MBまでです。

添付カテゴリー

添付カテゴリーを使用すると、Zoho Recruitで添付ファイルを整理しやすくなります。たとえば、履歴書、カバーレター、雇用契約書などのカテゴリーを作成し、添付ファイルを種類別にグループ化できます。
Notes
メモ：標準では、採用担当者と管理者の権限を持つユーザーのみが、添付カテゴリーを作成、編集、削除できます。

新しい添付カテゴリーの追加

添付カテゴリーを追加するには、次の手順を実行します。
  1. ［設定］→［カスタマイズ］→［タブ］→［添付カテゴリー］をクリックします。
  2. ［タブ］ドロップダウンリストから、添付カテゴリーを作成する対象のタブを選択し、［新しく追加］をクリックします。
  3. 添付カテゴリーの追加ポップアップが表示されます。ポップアップでは次の操作ができます。
    1. テキストボックスに［カテゴリー名］を入力します。
    2. 採用情報サイトに添付カテゴリーを表示する場合は、［公開］チェックボックスを選択します。
    3. 候補者フォームと求人フォームで添付カテゴリーを必須にする場合は、［必須］チェックボックスを選択します。
  4. ［保存］をクリックします。新しい添付カテゴリーの詳細が、添付カテゴリーページに表示されます。
Notes
メモ：標準の添付カテゴリー（例：履歴書、職務経歴書など）では、データごとにアップロードできる添付ファイルは1件のみです。同じカテゴリーで複数の添付ファイルをアップロードするには、その他またはユーザーが作成した添付カテゴリーを使用してください。

添付カテゴリーの編集

添付カテゴリーを編集するには、次の手順を実行します。
  1. ［設定］→［カスタマイズ］→［タブ］→［添付カテゴリー］をクリックします。
  2. ［添付カテゴリー］ページで、［タブ］ドロップダウンリストから、添付カテゴリーを編集する対象のタブを選択します。
  3. 対象のカテゴリーに対応する［編集］リンクを、操作セクションでクリックします。
  4. 必要な変更を行い、［保存］をクリックします。

添付カテゴリーの削除

新しいカテゴリーの作成や既存のカテゴリーの編集だけでなく、添付カテゴリーは必要に応じていつでも削除できます。

添付カテゴリーを削除するには、次の手順を実行します。
  1. ［設定］→［カスタマイズ］→［タブ］→［添付のカテゴリー］をクリックします。
  2. 添付のカテゴリーを削除する対象の［タブ］を、ドロップダウン一覧から選択します。
  3. ［削除］を、該当するカテゴリーの処理セクションでクリックします。
  4. 添付のカテゴリーの削除ポップアップが表示されます。
  5. 添付のカテゴリーの削除画面で、次の操作を行います。
  1. カテゴリーを変更するには、［添付のカテゴリーを変更しますか？］オプションを選択します。
    1. ドロップダウン一覧から添付のカテゴリーを選択します。
    2. ［置換］をクリックします。
  2. カテゴリーを削除するには、［このカテゴリーを削除してもよろしいですか？］オプションを選択します。
    1. ［削除］をクリックします。
Notes
メモ：カテゴリーを削除すると、関連する添付ファイルもすべて削除されます。削除した項目はごみ箱から復元できます。項目を完全に削除するには、ごみ箱から削除する必要があります。

添付ファイルの権限

階層のレベルが異なる組織では、各ユーザーのアクセスレベルを定義することが重要です。他の採用担当者と履歴書やファイルを共有する際、すべてのユーザーと共有できない機密ドキュメントがある場合は、どのユーザーが何を表示できるかを選択できると便利です。

添付ファイルの権限を使用すると、ユーザー権限がドキュメントに対して実行できる処理レベルを設定できます。たとえば、カスタムユーザーに契約ドキュメントの表示や編集を許可しない場合、そのユーザーに対して表示と編集のオプションを無効にできます。これにより、そのカテゴリーのドキュメントのみが、そのユーザーに対して無効になります。

添付のカテゴリーの権限を設定するには
  1. ［設定］→［ユーザーと管理］→［セキュリティ設定］→［添付ファイルの権限］に移動します。
  2. 各ドロップダウン一覧から［権限］と［タブ］を選択し、［編集］をクリックします。
  3. 要件に基づいて権限（表示、作成、編集、削除、ダウンロード）を有効または無効にし、［保存］をクリックします。

データへのファイル添付

Zoho Recruitにおける添付ファイルの主な用途の1つは、データにドキュメント、画像、その他のファイルを追加することです。履歴書、カバーレター、証明書など、採用プロセスで重要な補足ドキュメントの保存に使用できます。

たとえば、応募者の履歴書を受け取った場合、Zoho Recruitでその応募者のデータに添付ファイルとして簡単に追加できます。Zoho Recruitでファイルをデータに添付するさまざまな方法を以下に示します。

［ドキュメント］タブからのファイル添付

Zoho Recruitに標準搭載されている［ドキュメント］タブでは、採用業務に関連するドキュメントをチームでアップロード、保存、管理できます。［ドキュメント］タブにアップロードしたファイルは、添付ファイルとして複数のデータにリンクできます。

［ドキュメント］タブからファイルを添付するには
  1. ファイルを添付するデータに移動します。
  2. ［関連リスト］→［添付ファイル］をクリックし、［添付］をクリックします。オプションの一覧から［ドキュメント］を選択します。
  3. ポップアップから添付するファイルを選択し、［添付］をクリックします。
  4. 選択したファイルの添付のカテゴリーを選択します。
  5. 選択したファイルが、データに添付ファイルとして追加されます。

添付ファイルとしてのファイルのアップロード

ファイルを添付ファイルとしてアップロードするには
  1. ファイルを添付するデータに移動します。
  2. ［関連リスト］→［添付ファイル］をクリックし、［添付］をクリックします。オプションの一覧から［ファイルをアップロードする］を選択します。
  3. ポップアップから添付するファイルを選択し、［添付］をクリックします。
  4. 選択したファイルの添付のカテゴリーを選択します。
  5. 選択したファイルが、データに添付ファイルとして追加されます。

Zoho WorkDriveからのファイル添付

Zoho WorkDriveからファイルを添付するには
  1. ファイルを添付するデータに移動します。
  2. ［関連リスト］→［添付ファイル］をクリックし、［添付］をクリックします。オプションの一覧から、［Zoho WorkDrive］を選択します。
  3. ポップアップでアップロードするファイルをドラッグ＆ドロップするか選択し、［選択］をクリックします。
  4. 添付するファイルを選択した後、［リンクとして添付］または［コピーとして添付］を選択できます。
    1. ［リンクとして添付］（このオプションを選択すると、Zoho WorkDriveから選択したファイルへのリンクが添付されます）
      1. ［アクセス可能なユーザー］を選択します。これにより、ファイルを表示、コメント、または編集できるユーザーを選択できます。行った変更は元のファイルに反映されます。
      2. 最後に、添付カテゴリーを選択します。
      3. ファイルがリンクとしてデータに添付されます。
      4. ユーザーはファイルをクリックすると、Zoho WorkDriveのツールを使用して、表示、コメントの追加、編集を行えます（アクセス権限に基づきます）。

    2. ［コピーとして添付］（このオプションを選択すると、Zoho WorkDriveから選択したファイルのコピーが添付されます）
      1. 選択したファイルの添付カテゴリーを選択します。
      2. 選択したファイルが、データに添付ファイルとして追加されます。

データへのURLの添付

Zoho Recruitでは、ファイルに加えてURLもデータに添付できます。採用プロセスの特定のステージで特定のリンクにアクセスする必要がある場合、添付ファイルとして追加しておくと、必要なときにZoho Recruit内からアクセスできます。たとえば、候補者のLinkedInのプロフィールURLをデータに添付しておくと、候補者の近況をすばやく確認できます。

URLを添付ファイルとして追加するには、
  1. URLを添付するデータに移動します。
  2. ［関連リスト］→［添付ファイル］をクリックし、［添付］をクリックします。オプションの一覧から、［リンク（URL）］を選択します。
  3. 添付するURLを入力し、［添付］をクリックします。
  4. URLが添付ファイルとして追加されます。
Notes
メモ：添付ファイルとして追加されたすべてのURLは、添付カテゴリー「その他」に保存されます。

クラウドドライブからのファイル添付

Zoho Recruitは、以下の複数のクラウドストレージサービスと連携しています。
  1. Zoho Docs
  2. Google Drive
  3. Box
  4. OneDrive
  5. Dropbox
  6. Evernote
データにファイルを添付する際、［クラウド］オプションを選択すると、上記のアプリケーションを［認証］できます。その後、認証済みのクラウドストレージからファイルを選択し、必要に応じて添付できます。

添付ファイルに基づくタブのフィルター

Zoho Recruitで添付ファイルや添付カテゴリーを基準にデータをフィルターすると、適切な候補者をすばやく検索し、データを効率的に整理し、重要なドキュメントを追跡できます。タブのフィルターセクションを使用して添付ファイルや添付カテゴリーでデータをフィルターすることで、時間を節約し、ワークフローを改善できます。Zoho Recruitには、添付ファイルに基づくフィルターとして、［添付カテゴリー］と［添付ファイルの有無］の2種類があります。

添付カテゴリーに基づくデータのフィルター

任意のタブで、［添付カテゴリー］チェックボックスを［フィルター］セクションで切り替えます。表示される2つの選択リストを組み合わせて、指定した添付カテゴリーに該当する添付ファイルがある、またはないデータのみを表示できます。

添付ファイルに基づくデータのフィルター

任意のタブで、［添付ファイルの有無］チェックボックスを［フィルター］セクションで切り替えます。フィルターを切り替えると、ファイルが添付されている、または添付されていないデータのみを表示できます。

添付ファイルの管理

添付ファイルは、重要な情報を整理してアクセスするうえで重要な役割を果たします。採用プロセスを効率化するために、個々の添付ファイルに対してさまざまな操作を実行できます。

主な操作の概要は次のとおりです。
  1. ［表示］：添付ファイルをダウンロードせずにプレビューし、内容をすばやく確認できます。
  2. ［名前の変更］：添付ファイルの名前を簡単に変更し、採用データ内で分かりやすさと一貫性を確保できます。
  3. ［ダウンロード］：添付ファイルをローカル端末にダウンロードし、オフラインでアクセスしたり、同僚やクライアントの連絡先と共有したりできます。
  4. ［削除］：不要または古くなった添付ファイルを削除し、データベースをすっきり保てます。

添付ファイルの個別操作

  1. 操作する添付ファイルがあるデータに移動します。
  2. ［関連リスト］→［添付ファイル］をクリックし、添付ファイルにカーソルを合わせます。
  3. ［その他］アイコンをクリックし、目的のオプションを選択します。

データに追加された複数の添付ファイルのダウンロードまたは削除

  1. 添付ファイルをダウンロード／削除するデータに移動します。
  2. ［関連リスト］→［添付ファイル］をクリックし、削除／ダウンロードする添付ファイルを選択します。添付ファイルのセクションには一度に10件の添付ファイルのみ表示されることに注意してください。
    1. ［すべて選択］ボタンをクリックするとすべての添付ファイルが選択され、［クリア］を使用するとすべての添付ファイルの選択を一括で解除できます。
    2. 添付ファイルセクションの左下にある矢印アイコンを使用して、セクション間をスクロールできます。
    3. 選択が完了したら、要件に応じて［ダウンロード］または［削除］をクリックします。

一覧表示ページからの添付ファイルのダウンロード

Info
利用可能なプラン
Zoho RecruitのStaffing AgencyおよびCorporate HRエディションの両方におけるEnterpriseプランでのみ利用できます。
データに追加されたすべての添付ファイルに対して一括操作を行えるだけでなく、任意のタブの一覧表示ページから直接、一括でダウンロードすることもできます。これにより、選択したデータのすべての添付ファイルを含む.ZIPファイルと、データの詳細を含む.CSVファイルを取得できます。
  1. 対象のタブに移動し、添付ファイルをダウンロードするデータを選択して、［その他のオプション］→［添付ファイルをダウンロードする］をクリックします。一度に選択できるのは500件のデータまでです。
  2. ［添付ファイルのカテゴリー］を選択して、［次へ］をクリックします。
  3. 参照用の.CSVファイルに含める項目を選択し、［ダウンロード］をクリックします。
  4. 選択したデータの添付ファイルと詳細は、ポップアップ（右下）に2つの別々のファイルとしてダウンロード可能になります。リンクをクリックすると、ダウンロードが開始されます。
Notes
メモ。
  1. ユーザーが添付ファイルをダウンロード／削除できるのは、選択したファイルの添付ファイルのカテゴリーに対して必要な権限を持っている場合のみです。この設定は、［設定］→［ユーザーと管理］→［セキュリティ設定］→［添付ファイルの権限］から変更できます。
  2. リンクとして追加された添付ファイルはダウンロードできません。これには、Workdriveのリンクとして添付するオプションおよびURLオプションを使用して追加されたファイルが含まれます。
  3. ［ドキュメント］タブから添付されたファイルは、データの添付ファイルセクションからは削除できません。また、これらのファイルはAPIリクエストでもダウンロードできません。どちらの操作も［ドキュメント］タブから行う必要があります。