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Webフォームを使用すると、Webサイトの訪問者やユーザーの情報をRecruitシステムに取り込む作業を簡素化できます。WebサイトからZoho Recruitへのデータのインポートを自動化し、技術的なスキルのレベルにかかわらず、ユーザー自身でWebフォームをデザインして公開できるように設計されています。Zoho RecruitのGoogle サイト向けWebフォームを使用すると、Google AppsユーザーはGoogle サイトでWebフォームを使用して訪問者情報を取得できます。

Webフォームを設定する前に、次の準備が必要です。

• Webサイトの訪問者が詳細を送信したときに自動返信を送信するための標準のメールテンプレートを作成します。
  
• 受信したデータを特定のユーザーに割り当てる場合は、割り当てルールを作成します。標準では、受信したすべてのデータが管理者に割り当てられます。
  
• Webフォームに追加する項目をカスタマイズします。

利用条件
必要なプロファイル権限：Web-to-［タブ］権限を持つすべてのGoogle Appsユーザーが、この機能にアクセスできます。

Webフォームを作成してGoogle サイトで公開する

候補者、連絡先、カスタムタブ用のWebフォームを作成するには

1. 設定→自動化→Webフォームに移動します。
   
2. ［Webフォーム］ページで、ドロップダウン一覧からタブを選択します。選択したタブの既存のWebフォームが一覧表示されます。
   
3. ［Webフォームの作成］をクリックします。
   

Webフォーム作成ツールでの操作

• フォームの作成
  
  • 必要な項目をWebフォームにドラッグ＆ドロップします
    
  • キャプチャを挿入します
    
  • ファイルをアップロードするオプションを追加します
    
  • 項目を必須にします
    
  • フォーム内の項目を隠します
    
  • 項目用のヒントやヘルプリンクを設定します
    
  • フォームのフォントとレイアウトを設定します
    
  • ボタン名を変更します
    
• フォームの詳細とその他のオプションの指定
  
  • フォーム名、移動先のURL、フォームを設置するURLなどのフォームの詳細を追加します
    
  • データの割り当てルールを設定します
    
  • 通知オプションを設定します
    
• Webフォームのコードと埋め込み設定のコピー
  
  • Google サイトに埋め込むためのコードを取得します。コードは、HTMLソースコード、埋め込みコード、iFrameコードの3種類の形式で利用できます。
    

手順1：フォームの作成

WYSIWYGエディターに項目をドラッグ＆ドロップします。このエディターには、フォームを作成するためのその他のさまざまなオプションも含まれています。関連情報：Webフォームの作成。

項目の追加

フォームで必要な項目をドラッグ＆ドロップし、項目のフォントのスタイルとサイズ、背景色、配置を変更します。

項目を追加し、フォームのフォントとレイアウトを設定するには：

1. ［項目の一覧］タブで項目をクリックし、フォーム作成ツールにドラッグ＆ドロップします。
   
2. フォント、背景色、項目のラベルの配置、フォームの幅を変更します。
   
   

必須項目の設定

項目を必須にすることで、Webフォームに入力する訪問者から、名前、メールアドレス、携帯電話などの重要な情報を確実に収集できます。

項目を必須にするには：

1. 必須にする項目にマウスのカーソルを合わせます。
   
2. ［設定］アイコンをクリックします。
   
3. ［項目の詳細］ポップアップで、［必須項目にする］チェックボックスを選択します。
   
4. ［完了］をクリックします。
   
   

隠し項目の設定

非表示の値はWebフォームと一緒に送信されますが、フォームに入力する訪問者には表示されません。たとえば、同じフォームを複数のWebページに設置している場合、隠し項目を使用すると、特定のWebページに設置されたWebフォームから作成されたデータを識別できます。

フォームで項目を隠し項目にするには：

1. フォーム内で隠す項目にマウスのカーソルを合わせます。
   
2. ［設定］アイコンをクリックします。
   
3. ［項目の詳細］ポップアップで、［隠し項目にする］チェックボックスを選択します。
   
4. 項目の値を指定し、［完了］をクリックします。
   
   

手順2：フォームの詳細の指定

1. フォーム名を入力します（例：フィードバック、お問い合わせ）。
   
2. 移動先のURLを指定します。訪問者がフォームを送信すると、ここで指定したURLにリダイレクトされます。URLは「http://」または「https://」で始まる必要があります。移動先のURLは255文字以内にしてください。（例：https://www.zylker.com/thank-you.html）
   
3. フォームを設置するURLを指定します。これはWebフォームを設置するWebページにする必要があります。URLは「http://」または「https://」で始まる必要があります。（例：https://www.zylker.com/contact-us.html）。Webフォームを複数のWebサイトに設置する予定がある場合、またはWebフォームを設置する場所が未定の場合は、この項目に「*」を入力します。これによりスパムを防止し、正しいドメインから送信されたフォームのみを有効な情報として取得できます。
   
   
4. Webフォーム経由で送信されたデータの担当者を割り当てるには、次のいずれかのオプションを選択します。
   
   • 担当者となるユーザーの選択：ドロップダウン一覧から選択します。フォームから作成されたすべてのデータが、選択したユーザーに割り当てられます。
     
   • 担当者を割り当てる候補者／連絡先の割り当てルールの作成／選択：既存の割り当てルールを選択するか、新規作成します。データはルールに基づいてユーザーに割り当てられます。順繰り（ラウンドロビン）方式を使用して、ユーザーにデータを割り当てることもできます。関連情報：割り当てルール。
     
5. 次のチェックボックスのいずれかを選択します。
   
   • フォームが送信されたときにデータ担当者に通知する：データ担当者に送信するメールテンプレートを選択します。
     
   • 詳細が送信されたときに訪問者に通知する：既存の自動返信メールのルールのいずれかを使用するか、メールテンプレートを使用してメールを送信します。Webフォームから収集した詳細が自動返信メールのルールの条件を満たさない場合、ここで選択したメールテンプレートが確認メールとして送信されます。
     
6. データを承認用に送信する場合は、［承認の申請］チェックボックスを選択します。関連情報：データの承認。Web-to-［タブ］の承認権限を持つユーザーがデータを承認できます。
   
7. ［保存する］をクリックします。

メモ

1. ［承認の申請］オプションを使用すると、作成されたデータを手動で確認してから、Zoho Recruitの該当するタブに追加できます。このオプションを選択しない場合、Webフォームから作成されたすべてのデータが該当するタブに直接追加されます。
   
   
2. 設置先URLのドメイン名がWebフォームを設置しているURLと一致しない場合、情報は取得されません。別の方法として、他のドメインや複数のドメインからデータを取得する場合は、移動先のURL項目に「[*]」を入力できます。
   

手順3：Webフォームの埋め込み用コードの使用

Webフォームのコードは、ソースコード、埋め込み用コード、iFrameコードの3形式で利用できます。また、WordPress、Facebook、Google サイト、Joomlaなど一部のサードパーティのサイト向けのコードも利用できます。注意：スクリプトコードとiFrameコードは有料プランでのみ利用できます。

1. ［Google サイト］をクリックしてコードを取得します。
   
   
2. コードをコピーし、Webフォームを設置するWebサイトに貼り付けます。
   
3. ［完了］をクリックします。

メモ

• 迷惑メールを防ぐため、生成されたWebフォーム（HTMLファイル）は有効なWebサーバー（Apache、Microsoft IISなど）で公開する必要があります。
  
• デスクトップからフォームの値を送信すると、Webフォームは機能しません。
  
• WebフォームのHTMLコードが生成されると、一部の要素は標準で非表示になります。これらの非表示要素を削除すると、Webフォームは機能しません。Webフォームのコードから削除してはいけないコードスニペットは次のとおりです：<input type='hidden' name='xnQsjsdp' value='' /> <input type='hidden' name='xmIwtLD' value='' /> <input type='hidden' name='actionType' value='' /

ステップ4：Webフォームのテスト

フォームが公開されたら、本番環境で使用する前に、すべてのブラウザーでWebフォームをテストすることをお勧めします。注意：Webフォームに7個を超える項目がある場合：

• Internet Explorerブラウザーではフォーム全体を表示できません。
  
• フォーム内を移動するには、Tabキーを使用する必要があります。
  

1. 公開済みのWebフォームに詳細を入力します。
   
2. フォームの詳細を送信します。詳細はZoho Recruitのアカウントで確認できます。