スクリーニングボット

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選考ボットでは、候補者が応募した求人のテストを受けられるようにすることで、事前アセスメントを自動化できます。これにより、選考プロセスがよりスムーズになり、採用担当者は適格な候補者を効率よく特定できます。

利用条件

利用可能な対象	権限	選考ボットを有効にできるのは管理者のみです
	タブ	［アセスメント］
	プラン	エンタープライズ、People Plus、Zoho One
	エディション	人材紹介会社および企業人事

選考ボットを有効にするには

［設定］→［Zia］→［チャットボット］に移動します。切り替えボタンを有効にし、選考ボットの下にある［管理］をクリックします。
まず、ボットの詳細セクションで［名前］と［ようこそメッセージ］を設定し、チャットボットをカスタマイズします。
次に、選考ボットの設定セクションで以下を設定できます。

［選考ボットの自動起動］
このオプションでは、事前アセスメント（選考ボットを使用）を候補者に自動送信できます。候補者が事前アセスメントを受験しなかった、またはまだ受験していない場合、アセスメントがメール経由で送信されます。

ワークフローのルールを有効にするには、［ワークフローのルールを有効にする］ボタンをクリックします。ワークフローのルールの表示中に、［その他］（3点アイコン）→［有効にする］をクリックします。
有効にすると、ステータスが選考ボットの設定ページに反映されます。

［選考結果］
このオプションを有効にすると、候補者が事前アセスメントを完了した後、ボット画面に結果を表示できます。完了時と不合格時に表示するテンプレートメッセージを指定できます。
［候補者のメモを許可する］
このオプションでは、候補者が事前アセスメントを完了した後に、フィードバックや質問を収集できます。候補者からの問い合わせは、該当する候補者データに選考ボットのフィードバックというタイトルのメモとして追加されます。

候補者は、採用情報サイトまたは候補者ポータルから直接、応募した求人の選考テストを受けられるようになります。
求人に応募した後、候補者は［自分の応募］オプションを選択して、自分の求人応募を表示する必要があります。次に、テストを受けたい求人の［選考テストを開始］をクリックします。
候補者が選考テストを完了して送信すると、回答は［候補者］タブ内の各データの回答済みアセスメントセクションに保存されます。

この内容は、通知セクションのアラート（製品内）で通知されます。

メモ：

事前アセスメントを自動送信するために使用されるワークフローのルールは、［レビュー］のサブタブに属し、［設定］→［自動化］→［ワークフローのルール］で、選考ボット自動化ルールという名前で確認できます。

実際にはどのように機能しますか？

たとえば、シニア営業担当者職の採用を行っており、最低経験年数や転居の可否などの合否判定の質問を含む事前アセスメントを添付しているとします。

ステップ1：候補者の応募

候補者が採用情報サイトまたは候補者ポータルから応募します。求人にアセスメントが添付されており、［選考ボットの自動起動］が有効になっている場合、テストをまだ受けていない場合は、システムがアセスメントのリンクをメール経由で自動送信します。

ステップ2：候補者の選考

候補者はリンクをクリックし、同意を行ったうえで、会話形式のチャットで選考テストを完了します。

ステップ3：合否判定の評価

候補者が合否判定の質問で不合格になると、自動的に不合格となり、設定済みの不合格メッセージが表示されます。合格した場合、アセスメントは正常に完了し、記録されます。

ステップ4：採用担当者への更新通知

候補者の回答は、そのデータの回答済みアセスメントに保存されます。採用担当者には製品内の通知が送信され、活動はタイムラインと活動ログに記録されます。

ステップ5：候補者のフィードバック

［候補者のメモを許可する］が有効になっている場合、候補者はテスト完了後にフィードバックを共有できます。これは、候補者と求人の両方のデータにメモとして追加されます。

実際の運用では、選考ボットが候補者に自動的にフォローアップし、合否判定ロジックを即座に適用し、手動操作なしですべてのデータを最新の状態に保ちます。

候補者はどのように不合格と判定されますか？

Zoho Recruitのアセスメントでは、合否判定の質問は、候補者が求人の最低条件を満たしているかどうかを判断するための特定の質問です。これらの質問はフィルターのように機能します。誤って回答した候補者は、自動的に不合格にできます。 詳細はこちら 合否判定の質問とは？

現在、選考ボットの設定時に、候補者の選考結果をボット内に表示するかどうかを選択できます。候補者がボットの選考テストを受けている際に合否判定の質問に誤って回答した場合、設定ページで設定済みの不合格メッセージがボット画面内に表示されます。

たとえば、「転居する意思はありますか？」を選考テストの合否判定の質問にできます。候補者が「いいえ」と回答した場合、そのテストでは不合格になります。

候補者への選考ボットテストのメール送信

ご存じのとおり、Zoho Recruitでは事前スクリーニングアセスメントをメールで候補者に送信できます（Submit Assessment - Candidateのメールテンプレートを使用）。同様に、選考ボットにもSend Assessment - Screening Botという専用のメールテンプレートがあり、［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［メールテンプレート］で確認できます。

また、Submit Assessment - Candidateテンプレートを編集して、（アセスメントフォームの代わりに）ボットURLを含めることもできます。テンプレートの編集中に、［アセスメントの含め方］で［ボットオプション］を選択します。

候補者にボットアセスメントを送信するには、以下の手順に従います。

［候補者］タブに移動し、ボットアセスメントを送信する候補者を選択して、［メールの送信］アイコンをクリックします。

また、［一覧表示］ページからアセスメントを一括送信することもできます。
Send Assessment - Screening Botを［メールテンプレートの選択］で選択し、選考対象の求人を［求人の選択］で選択します。完了したら［送信］をクリックします。
候補者の受信トレイに、アセスメントボットのリンクが記載されたメールが届きます。
リンクをクリックすると、選考ボットページが新しいタブで開きます。［はい、同意します］をクリックして承諾を送信すると、選考テストを開始できます。

重要なお知らせ。

チャットボット機能が無効な場合に、Send Assessment - Screening Botテンプレートを使用してメールを送信しようとすると、次のエラーが表示されます。

メールの送信を続けて、代わりに［アセスメントフォーム］オプションを使用するか、選考ボットを使用する場合はボットを有効にできます。

候補者メモ（選考後）

［候補者メモを許可］の切り替えを［設定］→［Zia］→［チャットボット］→［選考ボット］で有効にしている場合、候補者は選考テストの完了後にフィードバックを共有できます。これにより、採用担当者は候補者の経験、求人に関連する疑問、選考テストに関するフォローアップの質問、対応可能な日時などを把握できます。