チームフォルダから外部にファイルとフォルダを共有する
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チーム外の人々とチームファイルを共有する際には、元のファイルを管理することが重要です。WorkDriveでは、チームフォルダから外部ユーザーとファイルやフォルダを以下の3つの方法で共有することができます：
1. メールアドレスを使用して直接共有する
ファイルのアクセスレベル： 表示、表示とコメント、編集、共有
フォルダのアクセスレベル： 表示、表示とコメント、編集、整理
2. デフォルトの権限で共有する（インターネット上の誰でも）
外部ユーザーは、ファイルとフォルダを 表示およびダウンロード することしかできません。
3. カスタムの外部共有リンクで共有する
- 新しい外部共有リンクを作成し、パスワードと有効期限を設定し、ダウンロードの許可または不許可を設定し、共有リンクのためのユーザー情報の入力を要求してアクセス制限とアクティビティの追跡をサポートします。
- ファイルのアクセスレベル： 表示、表示とコメント、編集
フォルダのアクセスレベル： 表示、編集、アップロード- 各ファイルまたはフォルダに複数のカスタムの外部共有リンクを作成できます。
- 外部共有機能は、チームおよびチームフォルダのレベルの両方で有効または無効にできます。
- チームフォルダで外部共有が有効になっている場合、チームフォルダの管理者およびオーガナイザーのみがファイルやフォルダを外部に共有できます。
- 外部共有が無効になっている場合、管理者およびオーガナイザーはチームフォルダからファイルやフォルダを外部に共有することはできません。
メールアドレスを使用して直接共有する
1. 左のペインでチームフォルダを選択します。
2. ファイルまたはフォルダを選択し、トップアクションバーの共有アイコンをクリックします。
3. ユーザーのメールアドレスを入力し、アクセスレベルを割り当てます。
4. 必要に応じて個人メッセージを追加します。
5. 共有をクリックします。
ユーザーはこの共有についてメールで通知されます。
チームのユーザーは、次の相手と直接ファイルやフォルダを共有できます：
- 外部ユーザー（WorkDriveアカウントを持つユーザー）
- WorkDrive内の他のチームや組織のユーザー
- WorkDrive内の個人プランのユーザー
- 外部ユーザー（WorkDriveアカウントを持たないユーザー）
- WorkDriveアカウントを持つ外部ユーザーと共有する場合、共有されたファイルやフォルダにアクセスするためには、彼らは自分のWorkDriveアカウントにサインインする必要があります。
- Zohoアカウントを持つがWorkDriveアカウントを持っていない外部ユーザーと共有する場合、共有されたファイルやフォルダにアクセスするためには、彼らは自分のZohoアカウントにサインインする必要があります。
- Zohoアカウントを持っていない外部ユーザーと共有する場合、共有されたファイルやフォルダにアクセスするためには、彼らはOTP認証を通じてメールアドレスを確認する必要があります。これにより、外部ユーザーへのセキュアなアクセスが保証されます。
- WorkDriveアカウントを持たないユーザーは、ファイルやフォルダの追加やアップロード（バージョンアップロードを含む）、コメント、名前の変更、ダウンロードができます。高度なコラボレーション機能を利用するには、WorkDriveアカウントにサインアップする必要があります。
現在、Zoho形式のファイル（つまり、Writer、Sheet、およびShow）については、WorkDriveアカウントを持たない外部ユーザーは表示、コメント、ダウンロードのみが可能です。非Zoho形式のファイルに比べて、他のオプションのサポートも近々提供する予定です。
デフォルトの権限で共有（インターネット上の誰でも）
1. チームフォルダ の左ペインでチームフォルダを選択します。
デフォルトでは、チームフォルダには「フォルダ」タブが表示されます。
2. ファイルまたはフォルダを選択し、トップアクションバーの共有アイコン 
をクリックします。共有のダイアログボックスが表示されます。
または、ファイルやフォルダを右クリックして、共有を選択することもできます。
3. 共有ダイアログボックス内のパーマリンクの隣にある表示設定を変更をクリックします。
4. デフォルトでは、チームフォルダのメンバーと共有コラボレーターが選択されています。 インターネット上の誰でもを選択してください。
5. 保存をクリックしてください。
6. コピーをクリックし、その後、リンクをメール、グループチャット、またはソーシャルネットワーキングサイトを通じて外部のユーザーと共有してください。
7. インターネット上での共有を停止するには、共有ダイアログボックスのPermalinkの横にある表示設定を変更をクリックし、チームフォルダのメンバーと共有コラボレータまたはチーム内の誰でもを選択します。
外部ユーザーはファイルやフォルダを表示およびダウンロードすることができます。
カスタム外部共有リンクで共有する
1. チームフォルダの左ペインで、TEAM FOLDERSの下にあるチームフォルダを選択します。
デフォルトでは、チームフォルダには「フォルダ」タブが表示されます。
2. ファイルまたはフォルダを選択し、トップアクションバーの共有アイコン をクリックします。共有のダイアログボックスが表示されます。
3. 新しい外部共有リンクをクリックします。外部共有リンクのダイアログボックスが開きます。
または、ファイルやフォルダを右クリックし、共有 > 新しい外部共有リンクを選択することもできます。
4. 簡単な参照のためにリンク名を入力してください。
5. 外部で共有したいファイルまたはフォルダのアクセスレベルを選択してください。
ファイルの権限:
Zohoのフォーマットファイル（Writer、Sheet、Show）について、外部ユーザーには閲覧、閲覧とコメント、または編集のアクセス権限を与えることができます。
非Zoho形式のファイル（ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション）や画像、動画、PDFなどの他のファイルタイプについては、外部ユーザーには閲覧権限のみを与えることができます。
フォルダの権限:
表示 - 外部ユーザーにはフォルダ内のファイルの閲覧のみを制限します。
アップロード - 外部ユーザーが以下の操作を行うことができます：
ファイルをアップロードする (WorkDriveのプランに基づいたファイルアップロード制限が適用されます)
ファイルのプレビューとダウンロード
編集 - 外部ユーザーがフォルダ内のファイルをアップロードおよび編集することができます。
- 最大ファイルアップロードサイズは10 GB（スタータープラン）50 GB（チームプラン）50 GB（ビジネスプラン）
- Zohoの固有形式（Zoho Writer、Zoho Sheet、および Zoho Show）のファイルのみ編集可能です。
- すべての外部共有リンクは公開リンクです。つまり、リンクを持つ人は誰でもアクセスできます。パスワードと有効期限を設定して、ユーザーへのアクセスを制限することもできます。
6. ファイルやフォルダへのパスワードアクセスを有効にするには、パスワードを設定を切り替えてパスワードを入力してください。
機密ファイルやフォルダを共有する際には、パスワードを追加することができます。リンクを開こうとする人は、ファイルやフォルダに設定したパスワードを入力する必要があります。
7. 共有ファイルやフォルダの有効期限を設定するには、有効期限を設定をオンに切り替えます。これにより、設定した日付を過ぎると共有リンクが無効になります。
あるシナリオを考えてみましょう。チームがクライアントや関係者と一定期間の契約を結ぶ場合を想像してください。契約が終了した後、ファイルやフォルダへのアクセスを防ぐために、共有するリンクの有効期限を設定することができます。
8. 外部ユーザーが共有されたファイルフォルダをダウンロードできるようにするには、ダウンロードを許可するをオンに切り替えます。ファイルやフォルダのダウンロードを制限したい場合は、オフに切り替えてください。
この設定は、チームフォルダの管理者がチームフォルダレベルでダウンロードと印刷の表示オプションを有効にしている場合にのみ利用できます。
9. ユーザーデータのリクエストをONに切り替え、名前、メールアドレス、電話番号などの必要なユーザー詳細を選択します。この機能が有効になっている場合、ユーザーはファイルやフォルダにアクセスするたびに詳細を提出する必要があります。これにより、外部共有リンクを介してファイルやフォルダを開いたユーザーを把握することができます。
- もし共有リンクで名前が要求されていない場合、外部ユーザーはWorkDriveでゲスト#（ゲスト#1、ゲスト#2などの順に）として言及されます。
- この設定は、外部共有リンクが作成された後に有効化または編集することはできません。
10. 作成をクリックします。新しいダイアログボックスが開きます。
11. コピーをクリックし、その後、グループチャットやソーシャルネットワーキングサイトを通じて外部ユーザーとリンクを共有してください。
12. 共有リンクをメールで送信するには、外部ユーザーのメールアドレスをカンマで区切って入力し、必要に応じて個人メッセージを追加し、メールを送信をクリックしてください。
13. ダイアログボックスを閉じ、再びトップの共有アイコンをクリックして、共有ダイアログボックスの下部に作成された外部共有リンクを確認してください。
14. シェアリンクの横にあるアクションをクリックすると、以下のオプションが表示されます：
リンクをコピー - 外部のユーザーと共有するためにリンクをコピーできます。
統計を表示 - この外部共有リンクを介してファイルにアクセスした外部ユーザーのリスト、閲覧数やダウンロード数、最近のアクセス日時を表示することができます。
メールで共有リンクを送信する - 外部のユーザーに共有リンクをメールで送信することができます。
設定の変更 - リンクを作成した後でも、いつでも共有リンクの設定（パスワード、有効期限、ダウンロード設定）を変更することができます。また、同じファイルに対して新しいカスタム共有リンクを作成することもできます。
共有リンクを削除する - 必要に応じて共有リンクを削除することができます。
- 単一のファイルまたはフォルダに対して複数のカスタム外部共有リンクを作成し、適切な人やグループと共有することができます。
- 共有ダイアログボックスでその統計をクリックすることで、各外部共有リンクのアクセス統計情報を確認することができます。
- 外部ユーザーが共有されたファイルやフォルダにアクセスするには、受け取ったメールやアプリに移動する必要があります。外部ユーザーのフォルダには、Zohoアカウントがあっても、共有されたファイルやフォルダは一覧表示されません。
- 外部共有リンクを削除すると、外部ユーザーのファイルやフォルダへのアクセスが削除されます。
外部のユーザーと長期間（例えば、6〜12ヶ月）一緒に作業する場合は、クライアントユーザーとして彼らをチームに追加し、限定された役割と権限を持たせて、より良いコラボレーションを実現することができます。
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