ファイルの収集
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WorkDriveを使用すると、コレクションリンクを作成して、ユーザーにファイルのアップロードを簡単に依頼することができます。ユーザーがファイルをアップロードすると、その提出物を表示し、ファイルを簡単に管理することができます。
内部ユーザー（チームユーザー）と外部ユーザー（インターネット上の誰でも）のために、カスタムリンク設定を使用して、別々のコレクションリンクを作成することができます。有効期限、ファイル数制限、ファイルサイズ制限などの設定が可能です。
- まず、管理コンソールからチームレベルで「ファイルの収集」機能を有効にする必要があります。権限に基づいて、管理者のみまたはチーム内の誰でもコレクションを作成および管理できます。詳細については、コレクション設定のヘルプ記事を参照してください。
- 「ファイルの収集」機能は、WorkDriveのチームプランとビジネスプランでのみ利用可能です。すべてのWorkDriveプランについては、詳細をご覧ください。
内部回収
内部ユーザー（つまり、チーム内のユーザー）からファイルを収集するには、内部コレクションを作成できます。チームユーザーは、コレクションのリンクにアクセスしてファイルをアップロードするために、WorkDriveアカウントにサインインする必要があります。チームに所属していないユーザーは、このコレクションにアクセスすることはできません。
使用例:
- 人事部は新しい従業員にオリジナルの書類の提出を要求しています
- 学校の管理部門は教師にクラスのレポートの提出を要求しています
- 組織は従業員にプロジェクトに関するアイデアの共有を招待しています
内部コレクションを作成するには：
- Zoho WorkDriveアカウントにアクセスしてください。
- 左パネルでファイルの収集タブを選択します。ファイルの収集タブが右側に開きます。
- 右上隅の+ 新しいコレクションボタンをクリックします。
新しいコレクションのダイアログが開きます。デフォルトで内部タブが選択されます。 - コレクション名を入力してください。
- コレクションの詳細を追加します。コレクションに関するユーザーが知る必要のあるすべての情報を提供してください。これにより、ユーザーは必要なファイルを正しくアップロードすることができます。
- 必要に応じて参考のためのメモを追加してください。この情報は他のユーザーには表示されません。
- ユーザーがアップロードしたすべてのファイルを保存するフォルダの場所を選択してください。
マイフォルダ内または少なくともオーガナイザーの役割を持つチームフォルダ内のフォルダを選択できます。 - 各ユーザーごとに個別のフォルダを作成するには、該当するチェックボックスにチェックを入れます。
アップローダーの名前がデフォルトのフォルダ名になります。 - アップロードファイルのサイズ制限を設定するには、該当するチェックボックスをマークし、必要な制限を選択します。
利用可能なアップロードサイズの制限は次のとおりです: 1 MB、10 MB、100 MB、1 GB、5 GB、10 GB、25 GB、50 GB、100 GB、150 GB、200 GB、および 250 GB。
アップロードファイルのサイズは、ユーザーが所属するWorkDriveプランにも依存します。スタータープランでは最大10 GB、チームプランでは最大50 GB、ビジネスプランでは最大250 GBまでのファイルをアップロードすることができます。 - 有効期限を設定するには、該当するチェックボックスをマークし、必要な日付を選択してください。
有効期限が設定されると、回収リンクは有効期限後に無効になります。 - 別々のファイルではなく、バージョンとして同じ名前のファイルをアップロードする場合は、該当するチェックボックスにチェックを入れてください。
有効にすると、同じ名前でユーザーがアップロードした複数のファイルが、既存のファイルに新しいバージョンとして追加されます。 - ユーザーがファイルを提出するたびに通知を受け取るには、該当するチェックボックスにチェックを入れてください。提出時に通知を受け取りたくない場合は、チェックボックスのチェックを外してください。
- クリックして作成します。
生成されたコレクションリンクが表示される新しいダイアログが開きます。 - コレクションのリンクをチームのユーザーと共有するには、コピーをクリックしてください。
- コレクションリンクをメールで送信するには、メールアドレスとメッセージを「メールコレクションリンク」の下に追加し、SEND EMAILを選択します。
- コレクションリンクの設定を変更するには、リンク設定をクリックしてください。
外部コレクション
外部のユーザー（つまり、チームの一員ではないユーザー）からファイルを収集するには、外部コレクションを作成することができます。外部のユーザーは、コレクションのリンクにアクセスしてファイルをアップロードするために、WorkDriveアカウントにサインインする必要はありません。
使用例:
- 組織が異なるメディア代理店から広告の提案を募集しています
- 教師が生徒にエッセイの提出を依頼しています
- 政府機関が求職者に必要な書類のアップロードを依頼しています
外部コレクションを作成するには:
- Zoho WorkDriveのアカウントにアクセスしてください。
- 左パネルのファイルの収集タブを選択します。ファイルの収集タブが右側に開きます。
- 右上隅にある+ 新しいコレクションボタンをクリックします。
新しいコレクションのダイアログが開きます。デフォルトで内部タブが選択されます。 - 外部タブを選択してください。
- コレクション名を入力してください。
- コレクションの詳細を追加します。コレクションに関するユーザーが知る必要のあるすべての情報を提供してください。これにより、ユーザーは必要なファイルを正しくアップロードすることができます。
- 必要に応じて参考のためのメモを追加してください。この情報は他のユーザーには表示されません。
- ユーザーがアップロードしたすべてのファイルを保存するフォルダの場所を選択してください。
自分のフォルダまたは少なくともオーガナイザーの役割を持つチームフォルダのいずれかのフォルダを選択できます。 - リクエストユーザーデータの下で、名前がデフォルトで選択されます。必要な場合、電話番号やメールアドレスのリクエストもできます。
必要なユーザー詳細を提供した後に、コレクションリンクにアクセスできます。 - 各ユーザーごとに別のフォルダを作成するには、該当するチェックボックスにチェックを入れます。
アップローダーの名前がデフォルトのフォルダ名になります。
注意: ユーザーデータフィールドでこれらのオプションを有効にしている場合、アップローダーのメールアドレスまたは電話番号をフォルダ名として選択することもできます。 - ユーザーごとにアップロードできるファイルの数に制限を設定するには、該当するチェックボックスにチェックを入れ、ドロップダウンから制限を選択します。カスタムの制限を設定したい場合は、ドロップダウンからカスタムを選択し、制限を入力してください。
- アップロードファイルのサイズ制限を設定するには、該当するチェックボックスをマークし、必要な制限を選択します。デフォルトでは、アップロードファイルのサイズ制限は100MBに設定されています。
利用可能なアップロードサイズの制限は以下の通りです: 1MB、10MB、100MB、1GB、5GB、10GB、25GB、50GB、100GB、150GB、200GB、および250GBです。
アップロードファイルのサイズは、ユーザーが所属するWorkDriveプランにも依存します。スタータープランでは最大10GB、チームプランでは最大50GB、ビジネスプランでは最大250GBのファイルをアップロードすることができます。 - 有効期限を設定するには、該当するチェックボックスをマークし、必要な日付を選択します。
有効になっている場合、有効期限後には集金リンクが無効になります。 - ユーザーがファイルを提出するたびに通知を受け取るには、該当するチェックボックスにチェックを入れてください。提出時に通知を受け取りたくない場合は、チェックを外してください。
- クリックして作成します。
新しいダイアログが開き、生成されたコレクションのリンクが表示されます。 - コレクションのリンクを外部ユーザーと共有するには、コピーをクリックしてください。
- コレクションリンクをメールで送信するには、［メールでコレクションリンクを送信する］の下にメールアドレスと個人メッセージを追加し、［メールを送信する］を選択します。
- コレクションリンクの設定を変更するには、リンク設定をクリックしてください。
コレクションリンクビューでの表示名
チームのコレクション設定に基づき、コレクションリンクビューでチーム名またはコレクション作成者の名前が表示され、簡単に識別できます。詳細については、コレクション設定のヘルプ記事のこのセクションを参照してください。
お客様が意図したユーザーとコレクションリンクを共有する前に、コレクションリンクを新しいタブにコピーして貼り付け、自分自身でテストしてください。コレクション名、詳細、設定が正しいかどうかを確認してください。
コレクションの表示と管理
-
Zoho WorkDriveアカウントにアクセスします。
- 左パネルのファイルの収集タブを選択します。ファイルの収集タブが右側に表示されます。
ファイルの収集タブの下には、アクティブと完了のタブが表示されます。 - アクティブなコレクションの一覧を表示するには、アクティブタブを選択します。
各コレクションには、以下の情報が表示されます：
コレクション名
作成日
提出されたユーザー数
アップロードされたファイル数 - アクティブなコレクションにカーソルを合わせ、設定アイコンをクリックします。以下のオプションが利用可能です：
リンクのコピー
リンクのメール送信
提出内容の表示
設定の変更
コレクションの無効化
コレクションを無効化すると、完了状態に移動します。後でコレクションを有効化するか、完全に削除することができます。 - コレクションをクリックして、アップロードされたファイルが保存されているフォルダの場所に移動します。
- 完了したコレクションを表示するには、完了タブをクリックします。
- 完了したコレクションにカーソルを合わせ、設定アイコンをクリックします。以下のオプションが利用可能です：
提出内容の表示
コレクションの有効化
コレクションの削除
「提出内容を表示」をクリックすると、収集のために新しい画面が開きます。提出されたユーザーのリスト、詳細、およびアップロードされたファイルを表示することができます。
コレクションレポートをエクスポートするには：
- 右上隅のエクスポートボタンをクリックします。
- 確認ダイアログボックスでエクスポートをクリックします。
注意: エクスポートされたレポートは.xlsx形式です。
コレクションを削除すると、後で復元することはできません。コレクションリンクを介してアップロードされたすべてのファイルは、該当するフォルダにそのまま残ります。
コレクションリンクを介してファイルをアップロードする方法
ユーザーとコレクションリンクを共有する場合、必要なファイルを正しくアップロードするために以下の手順に従う必要があります。
- メールや他のオンラインメディアで受け取ったコレクションリンクをクリックしてください。
新しいアップロード画面が開きます。指定されたコレクションのファイルを提出するように要求した人物が表示されます。 - 提出する必要のあるファイルを正しくアップロードするために、与えられた詳細を十分に読んでください。
- ファイルをドラッグアンドドロップするか、ファイルを選択をクリックしてコンピュータからファイルを選択してください。
アップロード画面では、アップロードファイルのサイズ制限やアップロード可能なファイルの最大数など、制限事項がある場合に表示されます。
必要なユーザーデータ（名前、電話番号、メールアドレスなど）を入力していただく必要があります。これにより、外部のコレクションにファイルをアップロードすることができます。
よくある質問
（コレクションオーナー向け）
コレクションリンクを作成できるのは誰ですか？
コレクションの設定（管理コンソール ＞ 設定 ＞ 共有）に基づいて、チームの管理者のみまたはチーム内の誰でもコレクションを作成および管理することができます。
コレクションを作成した後でアップロードフォルダの場所を変更できますか？
アクティブなコレクションでは、アップロードフォルダの場所を変更することはできません。無効なコレクションを有効にしようとする場合、以前のフォルダが利用できなくなった場合には、新しい場所を選択することができます。
別のチームメンバーとコレクションを共有できますか？
いいえ。
コレクションフォルダにアクセスできるのは誰ですか？
コレクションフォルダの場所が「マイフォルダ」内にある場合、他のチームメンバーはコレクションフォルダにアクセスすることができません。他のユーザーがアクセスできるようにするには、コレクションフォルダを共有する必要があります。
フォルダの場所がチームフォルダ内にある場合、チームフォルダのメンバーはアクセスできます。
ノート：チームの管理者は、チームのアクティビティの下にあるコレクションのアクティビティログを表示することができます。コレクションの名前、タイプ、およびフォルダの場所を表示することができます。
コレクションリンクの作成に上限はありますか？
番号
リンクを作成した後で有効期限を変更できますか？
アクティブなコレクションの場合、いつでも有効期限を変更することができます。コレクションリンクの有効期限が切れたり無効になった場合、コレクションを再度有効にすると、有効期限を変更することができます。
ユーザーがアップロードしたファイルをコレクション宛のフォルダで区別する方法はありますか？
各コレクションリンクを介してアップロードされるファイルには、ユーザー名が前に付けられます。これにより、宛先フォルダ内のさまざまなユーザーによってアップロードされたファイルを区別することができます。
クライアントユーザーはコレクションを作成できますか？
いいえ、クライアントユーザーはコレクションを作成することはできませんが、内部のコレクションリンクにアクセスしてファイルをアップロードすることはできます。
トライアルアカウントには制限がありますか？
最大の許容コレクション数：2（内部および外部の両方を含む）
メールで送信できるコレクションリンクの最大ユニークユーザー数: 5
コレクションフォルダが削除された場合やアクセス権がなくなった場合、どうなりますか？
コレクションフォルダの対応するコレクションリンクはもはや機能しません。また、コレクションの所有者がチームでアクティブでない場合、そのコレクションリンクも機能しません。
コレクションフォルダの名前を変更したり、別の場所に移動した場合、コレクションリンクは機能しますか？
はい、コレクションリンクは、コレクションフォルダにアクセスできる限り機能します。
（コレクションリンクを介してファイルをアップロードするユーザー向け）
既に提出したファイルに新しいバージョンをアップロードできますか？
はい、内部コレクションリンクの場合、同じ名前でユーザーがアップロードした複数のファイルはバージョンとしてアップロードされます。
最初の提出後にユーザーはファイルをアップロードできますか？
アップロード可能なファイル数の制限により異なります。最大許可ファイル数に達していない場合、ユーザーは複数回に分けてファイルをアップロードすることができます。
アップロード後、ユーザーはファイルを表示できますか？
いいえ、ユーザーはアップロードしたファイルを表示することはできません。
ユーザーは後でアップロードしたファイルを削除できますか？
番号
他のユーザーの提出物を閲覧できますか？
番号
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