カスタムワークフローを作成する

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

生産性を向上させ、時間を節約し、エラーを最小限に抑えながら、日常的な法人プロセスを自動化できます。WorkDrive ワークフローを利用することで、承認やデータコレクション、タスク割り当てなどの繰り返し発生するタスクを効率化し、法人業務をよりスムーズに進行できます。

WorkDrive のワークフロー

自動ワークフロー	手動ワークフロー
これらのワークフローは、事前に設定されたタイミングや条件に基づいて自動的に実行されます。トリガーイベント（例：ファイルの追加、コピー、移動、その他）が発生すると、ワークフローは自動的に開始され、定義された各ステージを順に進みます。ワークフローの各ステージでは、割り当てられたユーザーが利用可能なトランジションの中から1つを選択し、次のステージへ進めます。	自動ワークフローとは異なり、手動ワークフローはユーザーによる手動での開始が必要です。つまり、WorkDrive 内のファイルまたはフォルダから手動でワークフローを開始する必要があります。ファイルまたはフォルダで手動ワークフローを開始するには：ファイルまたはフォルダを右クリックし、ワークフローを選択します。利用可能なリストから必要な手動ワークフローを選択します。自動ワークフローと同様に、手動ワークフローも各ステージで割り当てられたユーザーがトランジションを選択し、ワークフローを次のステージへ進める必要があります。
ワークフローの開始にはユーザー制限がありません。設定されたトリガー条件が発生すると自動的に開始されます。メモ: ワークフローは現在、チームメンバーのみ対応しています。外部ユーザーによって自動イベントが実行された場合、ワークフローは実行されません。	Editor役割以上のメンバーのみ、このワークフローを開始できます。
自動ワークフローの場合、初回遷移の参加者はワークフロー設定時に事前に割り当てる必要があります。以降の遷移では、参加者を事前に定義することも、ワークフローの進行中に設定に応じて動的に割り当てることも可能です。	一方、手動ワークフローは柔軟性が高く、担当者を事前に指定せずにワークフローを設定し、ユーザーがワークフローを開始する際に担当者情報を収集できます。

利用可能なタイプ:

ファイルベースワークフロー	フォルダベースワークフロー
ワークフローは、個人ファイルに対する処理や特定の操作を自動化するために設計されています。	フォルダーベースのワークフローは、フォルダー全体に関連する処理や操作を自動化することに特化しています。
ファイルベースのトリガーには、ファイルの作成、アップロード、移動、コピー、準備完了のマーク、または特定のファイルプロパティの更新などの操作が含まれます。	フォルダーベースのトリガーには、フォルダーの作成、アップロード、移動、コピー、またはフォルダーのプロパティの更新などの操作が含まれます。
ファイルベースのワークフローは、ドキュメント承認、コンテンツレビュー、特定のファイルタイプの管理などのプロセス自動化に最適です。例えば、ファイルベースのワークフローを使用して、公開前のドキュメントを確認・承認したり、アップロードされたファイルを内容に基づいて分類したりできます。	フォルダーベースのワークフローは、コンテンツ整理、プロジェクトフォルダーの管理、ドキュメントセット全体の自動化など、より広範なプロセスの自動化に最適です。ワークフローを利用してクラウドストレージシステムの構造を設定・維持し、ファイルがフォルダー単位できちんと整理・管理されていることを確実にします。

現在、WorkDrive では、導入をサポートするために3つの事前定義された手動ワークフローを提供しています。

確認
承認
確認と承認

WorkDrive の初期設定ワークフローの詳細はこちら

チームの独自要件に合わせたソリューションが必要な場合、できること作成 カスタムワークフローを活用できます。

メモ: WorkDrive でワークフローを作成および自動化できるのは、チーム管理者またはスーパ管理者のみです。

機能の利用可否:

カスタマイズワークフロー:は WorkDrive 法人プランおよび Zoho Oneユーザーのみ利用可能です。

初期設定ワークフロー（確認する、Approval、確認するおよび Approval）:はすべてのチームプランで利用可能です。

WorkDrive でカスタムワークフローを作成および有効にする方法

ワークフローの基本情報を入力:まず、ワークフローの詳細（名前、説明、ワークフロー種類（ファイル／フォルダベース）など）を定義します。
ワークフローの設計:直感的なワークフロービルダーを使用して、手順の設定、条件の定義、チームメンバーへの担当割り当てを行います。
確認するおよびワークフローの有効化:設計が完了したら、確認するを行い、ワークフローを有効化してタスクを自動化し、チームの効率を向上させます。

ワークフローの基本情報（名前、説明、種類）の入力

管理者またはスーパ管理者としてWorkDriveアカウントにサインインします。
左下隅のAdmin Consoleをクリックします。
これによりAdmin Consoleウィンドウが開き、ダッシュボードタブが初期設定で選択されます。
左側のパネルからワークフロータブをクリックして移動します。ワークフロータブが画面右側に表示されます。
右上隅の+ 新規ワークフローをクリックします。これにより作成ワークフローウィンドウが開きます。
自動または手動など、必要なワークフロー、ワークフローの名前、必要に応じて説明、およびその種類（ファイルまたはフォルダベースのワークフロー）を選択します。
作成ワークフローウィンドウで必須項目を入力したら、作成をクリックします。これで新しいワークフローが作成され、ワークフロービルダーが開き、ニーズに応じてワークフローの設計と自動化ができます。

ワークフローの設計（都道府県の作成、遷移の定義、トリガーおよび遷移条件の設定）

次の手順はワークフローの設計です。WorkDriveのDesign ワークフロータブに移動して、都道府県、遷移、トリガー、処理を自動化のニーズに合わせて設定します。

都道府県の作成

ファイルまたはフォルダがワークフローの開始から終了まで進む各段階は「状態」と呼ばれます。

デザインウィンドウで作成状態をクリックして、最初の状態を作成します。これにより、画面右側に新規状態の作成ダイアログボックスが表示されます。
状態名を入力し、必要に応じて説明を追加します。
作成をクリックします。これで新しい状態が作成されます。
デザインウィンドウ右下の(+)アイコンをクリックして、ワークフローに必要な次の都道府県を作成します。
状態が定義されたら、次の操作を選択できます：

担当者からのレスポンスを取得する:このオプションを有効にすると、すべての割り当てユーザーから次の状態へ進む前に必ず入力が必要になります（遷移条件に関わらず）。これにより各段階で十分なフィードバックが得られます。
期限を設定:タスク完了のための期間を設定し、ワークフローをスケジュール通りに進めることができます。
定義した状態に対する即時操作処理を割り当て:例えば、ファイルが作成またはアップロードされた場合に、そのファイルを指定フォルダーに移動する、といった処理が可能です。
ここで、ファイル作成/アップロードがトリガーイベント、ファイルを指定フォルダーに移動がレスポンス操作イベントとなります。

遷移の定義

遷移は、ワークフロー内の異なる都道府県をつなぐリンクの役割を果たし、ファイルやフォルダーが各段階をどのように進むかを決定します。遷移を定義し、必要に応じてカスタマイズするには、以下の手順に従ってください。

任意の状態の枠にカーソルを合わせると、緑色のポインターが表示されます。
緑色のポインターを現在の状態から次の状態（赤色のポインターで示されます）までクリック＆ドラッグして、リンクを作成します。
遷移名と必要に応じて説明を入力します。
該当するトリガーイベント（自動ワークフローのみ）を選択し、作成をクリックします。WorkDriveで利用可能なトリガー処理の詳細はこちら

遷移が定義された後は、要件に応じて遷移の内容をカスタマイズできます。

都道府県間の遷移は以下のように機能します：

手順1：トリガー条件（開始から初期状態への移動）

自動ワークフローの場合：

自動ワークフローでは、差出人が開始する初期状態への遷移は自動的に行われます。つまり、設定されたトリガーイベントが発生すると、ファイルやフォルダーは自動的に初期状態へ移動します。

例: トリガーがFile 作成の場合、ワークフローはファイル作成時に今すぐ開始されます。

手動ワークフローの場合:

自動ワークフローと異なり、手動ワークフローはユーザーによる手動の開始が必要です。つまり、ユーザーがWorkDrive上でファイルやフォルダーを選択し、手動でワークフローを開始する必要があります。

ファイルまたはフォルダーで手動ワークフローを開始する手順:

ファイルまたはフォルダーを右クリックし、「ワークフロー」を選択します。
利用可能なリストから必要な手動ワークフローを選択します。

手動ワークフローへ参加者を追加する

自動ワークフローでは初期遷移の参加者が事前に割り当てられていますが、手動ワークフローでは開始時にも参加者を追加する柔軟性があります。ワークフローを開始するユーザーが、そのワークフローに参加するメンバーを選択できます。

この柔軟性を持つ手動ワークフローを設計するには、次の手順に従ってください:

作成した初期トランジション名をクリックして、右側のトランジションペインを開きます。2つのタブが表示されます：Duringとが次の後。
Info: 担当者／承認者のデータを、メールアドレス項目を使ってユーザーから直接収集でき、ワークフロートランジションの任意の場所で利用できます。
Duringタブで、+ 追加するワークフロー項目を選択し、作成 a ワークフロー項目をクリックします。これにより、設定する項目ウィンドウが開きます。
設定する項目ウィンドウで：

メールアドレス項目を左側のペインから右側にドラッグ＆ドロップするか、その横の+アイコンをクリックします。これにより、右側にメールアドレス項目の設定が表示されます。
この項目の名前と、必要に応じて目的が分かる説明を入力します。
要件に応じて、1つまたは複数のメールアドレスを承認対象とするか指定します。
ワークフロー開始前にユーザーがこの情報を必ず入力する必要がある場合は、Mandatory項目オプションを有効にして必須項目に設定します。
作成をクリックして項目を保存します。

作成したワークフロー項目を関連付けて、ワークフロー開始時に参加者の情報を収集できます。
が次の後タブで、設定したトリガーに応じて最大5つまでのファイル／フォルダベースの即時処理を定義できます。

手順2：初期状態から次の状態への進行

この手順のトランジションは、が次の前、During、が次の後の3つのセクションに分類されます。

が次の前: ユーザーに現在の状態を評価させ、ステージが完了しているかどうかを確認します。また、遷移条件として、割り当てられたユーザーのうち一人の承認で十分か、またはすべてのユーザーの承認が必要かを指定できます。

During: このステージでは、割り当てられたユーザーからフィードバックや詳細を収集できます。ワークフロー項目を作成して割り当てることで、効率的にフィードバックを集めることができます。

ワークフロー項目の作成方法:

Duringタブで、+ 追加するワークフロー項目を選択し、作成 a ワークフロー項目を選択します。または、上部の設定する項目タブを開き、設定する項目ウィンドウを開くこともできます。
左側のペインにカスタム項目の設定一覧が表示されます。
必要なカスタム項目を右ペインにドラッグ＆ドロップするか、隣の+ アイコンをクリックします。
利用可能なカスタム項目の設定:

シングル折れ線グラフテキスト
マルチ折れ線グラフテキスト
番号
日付と時間
日付
はい/いいえ
選択肢
メールアドレス

フィードバック収集の要件に合わせて項目をカスタマイズし、作成をクリックして項目を保存します。
ワークフロー項目の作成および管理についての詳細はこちら

が次の後: このセクションでは、ファイルやフォルダーを次の状態に移動する際に実行される、最大5つのファイル/フォルダーベースの即時処理を定義できます。

確認およびワークフローの有効化

ワークフローの設計後、設定内容を十分に確認したうえで、画面上部の確認するタブをクリックしてください。

「有効にするワークフロー」ボタンをクリックして、設計した法人プロセスの自動化を有効にします。

メモ:

ワークフローには、少なくとも1つの状態と、それに接続された開始トリガーが必要です。
有効化後には、ワークフロー全体をサンプルファイルでテストすることを推奨します。これにより設定ミスを防ぎ、組織ユーザーがスムーズに利用できるようになります。

Manual ワークフローのPermission設定

自動ワークフローでは、すべての設定済み処理がワークフロー作成者（通常は管理者）の権限で実行されます。これにより、ワークフローをトリガーしたユーザーの権限レベルに関係なく、すべての処理が円滑に行われます。

手動ワークフローの場合、管理者はより柔軟かつ詳細に制御できます。ワークフローの処理を実行する際に、誰の権限を使用するかを指定することが可能です。これは、ユーザーごとに権限レベルが異なる共同作業環境で特に有効です。

手動ワークフローのPermission設定を行うには、Admin Consoleに移動し、設定タブを開き、ワークフローまで進みます。ここで、2つの設定が表示されます：

ワークフロースターター:ワークフローは、開始したユーザーの権限で実行されます。
メモ: スターターに十分な権限がない場合、一部の処理（ファイルの共有など）が失敗することがあります。たとえば、エディター権限のみを持つユーザーは、管理者やオーガナイザー権限が必要な処理を実行できません。
ワークフロークリエイター:ワークフローは作成者（通常は管理者）の権限で実行されるため、権限に関連する問題なくすべての処理が実行できます。