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1. レビュー
2. 承認
3. レビューと承認

メモ: WorkDrive でワークフローを作成および自動化できるのは、チーム管理者またはスーパー管理者のみです。

機能の提供状況:

カスタムワークフロー: 利用可能プラン: WorkDrive ビジネスプラン および Zoho One ユーザー。

初期設定ワークフロー（レビュー、承認、レビューと承認）: すべてのチームプランで利用可能です。

WorkDrive でカスタムワークフローを作成して有効化するには

1. ワークフローの基本情報を入力する: まず、ワークフロー名、説明、ワークフローの種類（ファイル／フォルダーベース）などの詳細を定義します。
   
   
2. ワークフローを設計する:直感的なワークフロービルダーを使用してステップを設定し、条件を定義し、チームメンバーの担当を割り当てます。
   
   
3. ワークフローを確認して有効化する: 設計が完了したら、ワークフローを確認して有効化し、タスクを自動化してチームの業務効率を向上させます。

ワークフローの基本情報（名前、説明、種類）を入力する

1. 管理者またはスーパー管理者として WorkDrive アカウントにサインインします。
2. 左下にあるAdmin Consoleをクリックします。
   するとAdmin Consoleウィンドウが開き、既定で［ダッシュボード］タブが選択されます。
3. 左ペインでワークフロータブをクリックして移動します。画面右側に［ワークフロー］タブが表示されます。
4. 右上の+ 新規ワークフローをクリックします。［ワークフローの作成］ウィンドウが開きます。
5. 自動または手動のいずれかのワークフロー種別、ワークフロー名、必要に応じた説明、および種類（ファイルベースまたはフォルダーベースのワークフロー）を選択します。
6. ［ワークフローの作成］ウィンドウで必須項目を入力したら、作成をクリックします。新しいワークフローが作成され、ニーズに応じてワークフローを設計・自動化できるワークフロービルダーが開きます。

ワークフローを設計する（ステートの作成、遷移の定義、トリガーと遷移条件の設定）

次の手順はワークフローの設計です。WorkDrive のワークフローの設計タブに移動し、自動化のニーズに合わせてステート、遷移、トリガー、処理を設定します。

ステートを作成する

1. デザインウィンドウでステートを作成をクリックして、最初のステートを作成します。画面右側に新規ステートの作成ダイアログボックスが開きます。
2. ステート名を入力し、必要に応じて説明を追加します。
3. 作成をクリックします。新しいステートが作成されます。
4. ワークフローに必要な次のステート群を作成するには、デザインウィンドウ右下の（+）アイコンをクリックします。
5. ステートを定義したら、次のいずれかを選択できます。
1. 担当者全員からの応答を取得:このオプションを有効にすると、遷移条件に関係なく、次のステートに進む前に、割り当てられたすべてのユーザーからの入力が必須になります。これにより、各段階で網羅的なフィードバックを確保できます。
2. 期限を設定:タスク完了までの期間を定義し、ワークフローをスケジュールどおりに進行させます。
3. 定義したステートに対する即時アクション処理を割り当て:例として、ファイルが作成／アップロードされたときに、そのファイルを指定フォルダーに移動するように設定できます。
   ここで、ファイルの作成／アップロードがトリガーイベントであり、ファイルを指定フォルダーに移動することが応答アクションイベントになります。

遷移を定義する

1. 任意のステートの枠にカーソルを合わせると、緑色のポインターが表示されます。
2. 現在のステートから次のステート（赤いポインターで示されます）まで、緑色のポインターをクリックしてドラッグし、リンクを作成します。
3. 必要に応じて遷移名と説明を入力します。
4. 該当するトリガーイベント（自動ワークフローの場合のみ）を選択し、作成をクリックします。WorkDrive で利用可能なトリガー処理の詳細はこちら

1. 対象のファイルまたはフォルダーを右クリックし、［ワークフロー］を選択します。
2. 表示される一覧から、必要な手動ワークフローを選択します。
   
   

1. 作成済みの初期遷移名をクリックして、右側に遷移ペインを表示します。ここには［前］タブと［後］タブの 2 つが表示されます。
   情報: ユーザーから担当者／承認者の情報を、メールアドレス項目を通じて直接収集し、その情報をワークフロー内の任意の遷移で利用できます。
   
   
   
   
2. ［前］タブで、+ ワークフロー項目を追加を選択し、ワークフロー項目を作成を選びます。［項目の設定］ウィンドウが開きます。
   
   
3. ［項目の設定］ウィンドウで次を行います。
1. 左ペインからメールアドレス項目を右側にドラッグ＆ドロップするか、その横の + アイコンをクリックします。右側にメールアドレス項目の設定が表示されます。
2. 項目名を入力し、必要に応じて目的を明確にする説明を追加します。
3. 要件に応じて、この項目で単一のメールアドレスのみを許可するか、複数のメールアドレスを許可するかを指定します。
4. ワークフロー開始前にユーザーが必ずこの情報を入力する必要がある場合は、必須項目オプションをオンにして、項目を必須に設定します。
5. 作成をクリックして、項目を保存します。
   
   
4. その後、作成したワークフロー項目を関連付けて、ワークフロー開始時に参加者情報を収集できます。
   
   
5. ［後］タブでは、設定したトリガーに基づいて実行される、ファイル／フォルダーベースの即時処理を最大 5 件まで定義できます。

この手順の遷移は、［前］、［During］、［後］の 3 つのセクションに分類されます。

1. ［実行中］タブで、＋ ワークフローカスタム項目を追加を選択し、ワークフローカスタム項目を作成をクリックします。 または、上部の［項目を設定］タブに切り替えて、項目を設定ウィンドウを開きます。
2. ここでは、左側のペインにカスタム項目設定の一覧が表示されます。
3. 必要なカスタム項目を右側のペインにドラッグ＆ドロップするか、その横にある＋アイコンをクリックします。
   利用可能なカスタム項目タイプ:
1. 1 行テキスト
2. 複数行テキスト
3. 数値
4. 日付と時刻
5. 日付
6. はい／いいえ
7. 選択肢
8. メールアドレス
4. フィードバック収集の要件に合わせて項目をカスタマイズし、作成をクリックして項目を保存します。
   ワークフローカスタム項目の作成と管理について詳しくはこちら
   
   

ワークフローを確認して有効化する

メモ:

1. ワークフローには、少なくとも 1 つの状態と、それに接続された開始トリガーが必要です。
   
2. 有効化後は、サンプルファイルを使用してワークフロー全体をテストすることを推奨します。これにより、設定上の問題を防ぎ、組織のユーザーがスムーズに利用できるようになります。
   

手動ワークフローの権限設定

手動ワークフローの権限設定を行うには、管理コンソールを開き、［設定］タブを開いて［ワークフロー］に移動します。ここで、次の 2 つの設定を利用できます:

1. ワークフロー開始ユーザー:ワークフローは、開始したユーザーの権限で実行されます。
   メモ: 開始ユーザーに十分な権限がない場合、ファイルの共有など一部の処理は失敗する可能性があります。たとえば、編集者権限のみを持つユーザーは、管理者またはオーガナイザー権限が必要な処理を実行できません。
   
   
2. ワークフロー作成者:ワークフローは、通常は管理者であるワークフロー作成者の権限で実行され、すべての処理が権限に起因する問題なく実行されるようにします。

ワークフローを複製する

既存のワークフローのコピーを作成して、最初から設定し直すことなく、類似したワークフローをすばやく構成できます。

1. 管理コンソール > ワークフローに移動します。
   
2. 複製したいワークフローにカーソルを合わせます。
   
3. [その他の操作]アイコンをクリックし、[ワークフローを複製]を選択します。
   同じ設定内容の新しいワークフローが作成されます。
4. 必要に応じてワークフロー名、説明、ルールを更新し、有効化します。

メモ: 複製されたワークフローは、無効状態で作成されます。これにより、有効化前に内容を確認または編集できます。