カスタムワークフローの作成

カスタムワークフローの作成

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日常的なビジネスプロセスをWorkDrive Workflowで自動化することで、生産性を向上し、時間を節約して、ミスを最小限に抑えられます。この機能により、承認、データ収集、タスクの割り当てなどの反復作業を効率化し、業務をより効率的に進めることができます。

WorkDriveのワークフロー

自動ワークフロー

手動ワークフロー

これらのワークフローは、ワークフロー内であらかじめ設定されたイベントや条件に基づいて自動的に開始されます。トリガーイベント（ファイルの追加、コピー、移動など）が発生すると、ワークフローが自動的に開始し、定義されたステータスに従って進行します。

ワークフローの各段階で、割り当てられたユーザーが利用可能な遷移のいずれかを選択し、次の段階に進める必要があります。

自動ワークフローとは異なり、手動ワークフローはユーザーが手動で開始する必要があります。WorkDrive内のファイルまたはフォルダーからワークフローを手動で開始します。

ファイルまたはフォルダーの手動ワークフローを開始するには。

  • ファイルまたはフォルダーを右クリックし、［ワークフロー］を選択します。

  • 一覧から目的の手動ワークフローを選択します。

自動ワークフローと同様に、手動ワークフローでも各段階で割り当てられたユーザーが遷移を選択し、次の段階に進める必要があります。

ワークフローの開始にユーザー制限はありません。設定されたトリガー条件が満たされると、自動的に開始します。

このワークフローを開始できるのは、編集者以上の役割を持つメンバーのみです。

自動ワークフローでは、最初の遷移の担当者をワークフローの設定時にあらかじめ割り当てる必要があります。

それ以降の遷移では、設定に応じて担当者をあらかじめ指定することも、ワークフローの実行中に動的に割り当てることもできます。

一方、手動ワークフローでは、より柔軟な設定が可能です。担当者を事前に指定せずにワークフローを設定し、ユーザーがワークフローを開始するときに担当者の情報を収集できます。

利用可能な種類。

ファイルベースのワークフロー

フォルダーベースのワークフロー

これらのワークフローは、個々のファイルに固有のイベントや操作を自動化するよう設計されています。

フォルダーベースのワークフローは、フォルダー全体に関連するイベントや操作の自動化に特化しています。

ファイルベースのトリガーには、ファイルの作成、アップロード、移動、コピー、準備完了への設定、特定のファイルプロパティの更新などのイベントがあります。

フォルダーベースのトリガーには、フォルダーの作成、アップロード、移動、コピー、フォルダープロパティの更新などのイベントがあります。

ファイルベースのワークフローは、文書の承認、コンテンツのレビュー、特定のファイル形式の管理などのプロセスの自動化に適しています。たとえば、公開前の文書のレビューと承認や、アップロードされたファイルの内容に基づく分類に使用できます。

フォルダーベースのワークフローは、コンテンツの整理、プロジェクトフォルダーの管理、文書セット全体の自動化など、より広範なプロセスの自動化に適しています。クラウドストレージシステムの構造を設定、維持し、ファイルをフォルダー単位で適切に整理、管理するために使用できます。

現在、WorkDriveでは、すぐに利用できる3つの定義済み手動ワークフローが用意されています。
  1. レビュー
  2. 承認
  3. レビューと承認
WorkDriveの標準ワークフローの詳細
チーム固有の要件に対応する必要がある場合は、カスタムワークフローを作成できます。
Notesメモ：WorkDriveでワークフローを作成して自動化できるのは、チーム管理者または特権管理者のみです。

Info
機能の利用条件。

カスタムワークフロー：利用できるのはWorkDrive BusinessプランおよびZoho Oneのユーザーのみです。

標準ワークフロー（レビュー、承認、レビューと承認）：すべてのチームプランで利用できます。

WorkDriveでカスタムワークフローを作成して有効にするには

  1. ワークフローの基本情報を入力する：最初に、名前、説明、ワークフローの種類（ファイルベース／フォルダーベース）など、ワークフローの詳細を設定します。

  2. ワークフローを設計する：直感的に操作できるワークフロービルダーを使用して、手順の設定、条件の定義、チームメンバーへの担当の割り当てを行います。

  3. ワークフローを確認して有効にする：設計が完了したら、ワークフローを確認して有効にし、タスクを自動化してチームの業務効率を向上させます。

ワークフローの基本情報（名前、説明、種類）の入力

  1. 管理者または特権管理者としてWorkDriveアカウントにサインインします。
  2. 左下にある［管理コンソール］をクリックします。
    これにより、管理コンソールウィンドウが開き、初期設定では［ダッシュボード］タブが選択されます。
  3. 左側のペインで［ワークフロー］タブをクリックして移動します。画面の右側に［ワークフロー］タブが表示されます。
  4. 右上にある［+ 新しいワークフロー］をクリックします。［ワークフローを作成］ウィンドウが開きます。
  5. 自動または手動のワークフローを選択し、ワークフロー名と必要に応じて説明を入力して、種類（ファイルまたはフォルダーを基準とするワークフロー）を選択します。
  6. ［作成］ウィンドウで必須項目を入力したら、［ワークフローを作成］をクリックします。新しいワークフローが作成され、要件に応じてワークフローを設計、自動化できるワークフロービルダーが開きます。

ワークフローの設計（状態の作成、遷移の定義、トリガー条件と遷移条件の設定）

次に、ワークフローを設計します。WorkDriveの［ワークフローを設計］タブに移動し、自動化の要件に応じて状態、遷移、トリガー、処理を設定します。

状態の作成

ワークフローの開始から終了までにファイルまたはフォルダーが通過する各段階を「状態」と呼びます。
  1. 最初の状態を作成するには、設計ウィンドウの［状態を作成］をクリックします。画面の右側に［新しい状態を作成］ダイアログが開きます。
  2. 状態名を入力し、必要に応じて説明を追加します。
  3. ［作成］をクリックします。新しい状態が作成されます。
  4. ワークフローに必要な次の状態を作成するには、設計ウィンドウの右下にある（+）アイコンをクリックします。
  5. 状態を定義すると、次の設定を行えます。
    1. ［遷移の割り当て順序］：割り当てられたユーザーがタスクを完了する順序を選択します。
      1. ［並行（初期設定）］：割り当てられたすべてのユーザーに同時に通知され、各ユーザーがそれぞれの手順を個別に完了できます。
      2. ［順次］：割り当てられたユーザーに順番に通知されます。各ユーザーは、前のユーザーが手順を完了した後にのみ、自分の手順を完了できます。
        メモ：［ワークフロー項目を使用］を有効にすると、カスタムワークフロー項目を使用して割り当て順序を動的に決定することもできます。カスタムワークフロー項目の作成方法
    2. ［すべての担当者から回答を取得］：遷移条件にかかわらず、次の状態に進む前に、割り当てられたすべてのユーザーからの回答を必須にするには、この設定を有効にします。これにより、各段階で漏れなくフィードバックを収集できます。
      メモ：［ワークフロー項目を使用］を有効にすると、ワークフロー項目を使用してこの設定を動的に構成することもできます。カスタムワークフロー項目の作成方法
    3. ［期限を設定］：ワークフローを予定どおり進めるため、タスクを完了するまでの期間を指定します。
    4. ［定義した状態への即時処理イベントの割り当て］：特定のイベントが発生したときに自動実行する処理を設定します。
      たとえば、ファイルが作成またはアップロードされたときに、指定したフォルダーへ移動します。この場合、［ファイルの作成／アップロード］がトリガーイベント、［指定したフォルダーにファイルを移動］が応答処理イベントです。

遷移の定義

遷移は、ワークフロー内の異なる状態をつなぎ、ファイルやフォルダーが各段階をどのように進むかを決定します。次の手順で遷移を定義し、要件に合わせてカスタマイズします。
  1. 任意の状態の境界線にカーソルを合わせ、緑色のポインターを表示します。
  2. 緑色のポインターをクリックし、現在の状態から次の状態（赤色のポインターで表示）までドラッグして接続します。
  3. 必要に応じて、遷移名と説明を入力します。
  4. 適切なトリガーイベント（自動ワークフローのみ）を選択し、［作成］をクリックします。WorkDriveで利用できるトリガーイベントの詳細
遷移を定義した後、次のように要件に応じてカスタマイズできます。

状態間の遷移は、次のように動作します。

手順1：トリガー条件（開始から初期状態への移行）

自動ワークフローの場合

自動ワークフローでは、開始から初期状態への遷移は自動です。設定したトリガーイベントが発生するたびに、ファイルまたはフォルダーが初期状態に移動します。

例：トリガーが［ファイルの作成］の場合、ファイルが作成されるとすぐにワークフローが開始します。

手動ワークフローの場合

自動ワークフローとは異なり、手動ワークフローはユーザーが開始する必要があります。ユーザーはWorkDrive内でファイルまたはフォルダーを選択し、ワークフローを手動で開始します。

ファイルまたはフォルダーの手動ワークフローを開始するには
  1. ファイルまたはフォルダーを右クリックし、［ワークフロー］を選択します。
  2. 表示された一覧から、目的の手動ワークフローを選択します。

手動ワークフローへの参加者の追加
初期遷移の参加者が事前に割り当てられる自動ワークフローとは異なり、手動ワークフローでは開始時に参加者を柔軟に追加できます。ワークフローを開始するユーザーが、そのワークフローへの参加者を選択できます。

このような柔軟性を備えた手動ワークフローを設計するには、次の手順を実行します。
  1. 作成した初期遷移の名前をクリックし、右側に遷移ペインを開きます。［実行中］と［実行後］の2つのタブが表示されます。
    情報：［メールアドレス］項目を使用して担当者や承認者のデータをユーザーから直接収集し、ワークフローの遷移内の任意の場所で使用できます。



  2. ［実行中］タブで［+ ワークフロー項目を追加］を選択し、［ワークフロー項目を作成］を選択します。［項目を設定］ウィンドウが開きます。

  3. ［項目を設定］ウィンドウで、次の操作を行います。
    1. 左側のペインから［メールアドレス］項目を右側へドラッグ＆ドロップするか、その横にある+アイコンをクリックします。右側に［メールアドレス項目の設定］が開きます。
    2. 項目名を入力し、必要に応じて用途が分かるように説明を追加します。
    3. 要件に応じて、項目で単一または複数のメールアドレスを受け付けるかを指定します。
    4. ワークフローの開始前にユーザーによるこの情報の入力を必須にする場合は、［必須項目］にチェックを入れます。
    5. 項目を保存するには、［作成］をクリックします。

  4. 作成したワークフロー項目を関連付けると、ワークフローの開始時に参加者の情報を収集できます。

  5. ［実行後］タブでは、設定したトリガーに基づいて実行するファイル／フォルダー関連の即時処理を最大5件定義できます。
手順2：初期状態から後続の状態への移行

この手順の遷移は、［実行前］、［実行中］、［実行後］の3つに分類されます。
［実行前］：遷移を実行するユーザーを割り当て、遷移の完了ルールを定義します。
［この遷移を実行できるユーザーの選択］：遷移の実行を許可するユーザーを指定します。初期設定では、ワークフローの開始者が選択されています。割り当てを変更するには、［変更］をクリックします。
  1. ［遷移の完了ルール］：割り当てられたユーザーのうち少なくとも1人が実行すれば遷移を完了できるか、全員による実行が必要かを指定します。
    1. ［少なくとも1人のユーザーが実行］：割り当てられたユーザーのいずれか1人が遷移を完了すると、ワークフローが次の状態に進みます。
    2. ［全員が実行］：割り当てられたすべてのユーザーが遷移を完了した後にのみ、ワークフローが次の状態に進みます。
      メモ：［ワークフロー項目を使用］を有効にすると、カスタムワークフロー項目を使用して完了ルールを動的に決定することもできます。カスタムワークフロー項目の作成方法
実行中：この段階では、割り当てられたユーザーからフィードバックや詳細情報を収集できます。フィードバックを効率的に収集するため、こちらでワークフロー項目を作成して割り当てることができます。

ワークフロー項目を作成するには
  1. ［実行中］タブで、［+ワークフロー項目を追加］を選択し、［ワークフロー項目を作成］を選択します。または、上部の［項目を設定］タブに切り替えて、［項目の設定］画面を開きます。
  2. 左側の欄に、利用可能なカスタム項目の一覧が表示されます。
  3. 必要なカスタム項目を右側の欄にドラッグ＆ドロップするか、その横にある［+］アイコンをクリックします。
    利用可能なカスタム項目
    1. 1行テキスト
    2. 複数行テキスト
    3. 数値
    4. 日付と時刻
    5. 日付
    6. はい／いいえ
    7. 選択肢
    8. メールアドレス
  4. フィードバックの収集要件に合わせて項目をカスタマイズし、［作成］をクリックして項目を保存します。
    ワークフロー項目の作成と管理の詳細

実行後：このセクションでは、ファイルやフォルダーを後続の状態に移行する際に実行する、ファイル／フォルダーに関する即時処理を最大5件まで設定できます。

ワークフローの確認と有効化

ワークフローの設計後、設定内容を十分に確認し、画面上部の［確認］タブをクリックします。
設計した業務プロセスの自動化を有効にするには、［ワークフローを有効にする］ボタンをクリックします。

Notes
メモ：
  1. ワークフローには、少なくとも1つの状態と、それに接続された開始トリガーが必要です。
  2. 有効化した後、サンプルファイルを使用してワークフロー全体をテストすることをお勧めします。これにより設定上の問題を防ぎ、組織のユーザーがスムーズに利用できるようになります。

手動ワークフローの権限設定

自動ワークフローでは、設定されたすべての処理が、通常は管理者であるワークフロー作成者の権限で実行されます。これにより、ワークフローを開始したユーザーの権限レベルにかかわらず、すべての処理が円滑に実行されます。

手動ワークフローでは、管理者がより柔軟に制御できます。ワークフローの処理を誰の権限で実行するかを指定できます。これは、ユーザーごとに権限レベルが異なる共同作業環境で特に役立ちます。

手動ワークフローの権限を設定するには、［管理コンソール］で［設定］タブを開き、［ワークフロー］に移動します。こちらには、次の2つの選択肢があります。
  1. ［ワークフロー開始者］：ワークフローを開始したユーザーの権限でワークフローが実行されます。
    メモ：開始者に十分な権限がない場合、ファイルの共有など一部の処理が失敗する可能性があります。たとえば、編集者権限しかないユーザーは、管理者または共同管理者レベルの権限が必要な処理を実行できません。

  2. ［ワークフロー作成者］：ワークフローを作成したユーザー（通常は管理者）の権限でワークフローが実行されるため、権限に関する問題なくすべての処理を実行できます。

ワークフローの複製

既存のワークフローをコピーすることで、最初から作成せずに類似のワークフローをすばやく設定できます。
  1. ［管理コンソール］→［ワークフロー］に移動します。
  2. 複製するワークフローにカーソルを合わせます。
  3. ［その他の操作］アイコンをクリックし、［ワークフローを複製］を選択します。
    同じ設定の新しいワークフローが作成されます。
  4. 必要に応じてワークフロー名、説明、ルールを更新し、有効にします。
Notesメモ：複製したワークフローは無効な状態で作成されるため、有効化する前に内容を確認または変更できます。