お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

1. レビュー
2. 承認
3. レビューと承認

メモ: WorkDrive でワークフローを作成および自動化できるのは、チーム管理者またはスーパー管理者のみです。

機能の提供状況:

カスタムワークフロー: 利用可能プラン: WorkDrive ビジネスプラン および Zoho One ユーザー。

初期設定ワークフロー（レビュー、承認、レビューと承認）: すべてのチームプランで利用可能です。

WorkDrive でカスタムワークフローを作成して有効にする方法

1. ワークフローの基本情報を入力する: まず、ワークフロー名、説明、ワークフローの種類（ファイル／フォルダーベース）などの詳細を定義します。
   
   
2. ワークフローを設計する: 直感的なワークフロービルダーを使用して、ステップを設定し、条件を定義し、チームメンバーの担当を割り当てます。
   
   
3. ワークフローを確認して有効化する: 設計が完了したら、ワークフローを確認して有効化し、タスクを自動化してチームの業務効率を向上させます。

ワークフローの基本情報（名前、説明、種類）を入力する

1. 管理者またはスーパー管理者として WorkDrive アカウントにサインインします。
2. 左下にある Admin Console をクリックします。
   すると Admin Console ウィンドウが開き、既定で［ダッシュボード］タブが選択されます。
3. 左側ペインで ワークフロー タブをクリックして移動します。［ワークフロー］タブが画面右側に表示されます。
4. 右上の + 新規ワークフロー をクリックします。［ワークフローの作成］ウィンドウが開きます。
5. 自動または手動のいずれかのワークフロー種別、ワークフロー名、必要に応じて説明、種別（ファイルベースまたはフォルダーベースのワークフロー）を選択します。
6. ［ワークフローの作成］ウィンドウで必須項目の入力が完了したら 作成 をクリックします。新しいワークフローが作成され、ニーズに応じてワークフローを設計および自動化できるワークフロービルダーが開きます。

ワークフローを設計する（ステータスの作成、遷移の定義、トリガーと遷移条件の設定）

次の手順はワークフローの設計です。WorkDrive の ワークフローの設計 タブに移動し、自動化のニーズに合わせてステータス、遷移、トリガー、処理を設定します。

ステータスを作成する

1. デザインウィンドウで ステータスを作成 をクリックして、最初のステータスを作成します。画面右側に 新規ステータスの作成 ダイアログボックスが開きます。
2. ステータス名を入力し、必要に応じて説明を追加します。
3. 作成 をクリックします。新しいステータスが作成されます。
4. ワークフローに必要な次のステータスセットを作成するには、デザインウィンドウ右下の (+) アイコンをクリックします。
5. ステータスを定義したら、次のいずれかを選択できます。
1. 担当者全員からの応答を取得:このオプションを有効にすると、遷移条件に関係なく、次のステータスに進む前に、割り当てられたすべてのユーザーからの入力が必須になります。これにより、各段階で網羅的なフィードバックを確保できます。
2. 期限を設定:タスク完了までの期間を定義し、ワークフローをスケジュールどおりに進行させます。
3. 定義したステータスに対して即時アクション処理を割り当て:たとえば、ファイルが作成／アップロードされたときに、そのファイルを指定フォルダーに移動するように設定できます。
   この場合、ファイルの作成／アップロード が トリガーイベント、ファイルを指定フォルダーに移動 が 応答アクションイベント になります。

遷移を定義する

1. 任意のステータスの枠にカーソルを合わせると、緑色のポインターが表示されます。
2. 現在のステータスから次のステータス（赤いポインターで示されます）まで、緑色のポインターをクリックしてドラッグし、リンクを作成します。
3. 必要に応じて遷移名と説明を入力します。
4. 該当するトリガーイベント（自動ワークフローのみ）を選択し、作成 をクリックします。WorkDrive で利用可能なトリガー処理の詳細はこちら

1. 対象のファイルまたはフォルダーを右クリックし、［ワークフロー］を選択します。
2. 表示される一覧から、必要な手動ワークフローを選択します。
   
   

1. 作成した初期遷移名をクリックして、右側に遷移ペインを開きます。［前］タブと［後］タブの 2 つが表示されます。
   情報: ［メールアドレス］項目を使用して、ユーザーから担当者／承認者の情報を直接収集し、ワークフロー内の任意の遷移で利用できます。
   
   
   
   
2. ［前］タブで、+ ワークフロー項目を追加 を選択し、ワークフロー項目を作成 を選択します。［項目の設定］ウィンドウが開きます。
   
   
3. ［項目の設定］ウィンドウで次を行います。
1. 左ペインから メールアドレス 項目を右側にドラッグ＆ドロップするか、その横の + アイコンをクリックします。右側に［メールアドレス項目の設定］が表示されます。
2. 項目名を入力し、任意で目的を明確にする説明を追加します。
3. 要件に応じて、この項目で単一のメールアドレスのみを許可するか、複数のメールアドレスを許可するかを指定します。
4. ワークフロー開始前にユーザーが必ずこの情報を入力する必要がある場合は、必須項目 オプションをオンにして必須に設定します。
5. 作成 をクリックして項目を保存します。
   
   
4. その後、作成したワークフロー項目を関連付けて、ワークフロー開始時に参加者情報を収集できます。
   
   
5. ［後］タブでは、設定したトリガーに基づいて実行される、ファイル／フォルダーベースの即時処理を最大 5 件まで定義できます。

この手順の遷移は、前、During、後 の 3 つのセクションに分類されます。

1. ［During］タブで、+ ワークフロー項目を追加 を選択し、ワークフロー項目を作成 を選択します。 または、上部の ［項目の設定］ タブに切り替えて［項目の設定］ウィンドウを開きます。
2. ここでは、左ペインに設定済みのカスタム項目の一覧が表示されます。
3. 必要なカスタム項目を右ペインにドラッグ＆ドロップするか、その横の + アイコンをクリックします。
   利用可能なカスタム項目タイプ:
1. 1 行テキスト
2. 複数行テキスト
3. 数値
4. 日付と時刻
5. 日付
6. はい／いいえ
7. 選択肢
8. メールアドレス
4. フィードバック収集の要件に合わせて項目をカスタマイズし、作成 をクリックして項目を保存します。
   ワークフロー項目の作成と管理の詳細はこちら
   
   

ワークフローを確認して有効化する

メモ:

1. ワークフローには、少なくとも 1 つのステージと、それに接続された開始トリガーが必要です。
   
2. 有効化する前に、サンプルファイルを使用してワークフロー全体をテストすることを推奨します。これにより、設定ミスを防ぎ、組織内ユーザーがスムーズに利用できるようになります。
   

手動ワークフローの権限設定

手動ワークフローの権限設定を行うには、Admin Consoleを開き、設定タブでワークフローに移動します。ここで、次の 2 つの設定を利用できます:

1. ワークフローの開始ユーザー:ワークフローは、開始したユーザーの権限で実行されます。
   メモ: 開始ユーザーに十分な権限がない場合、ファイルの共有など一部の処理が失敗することがあります。たとえば、編集者権限のみを持つユーザーは、管理者またはオーガナイザー権限が必要な処理を実行できません。
   
   
2. ワークフロー作成者:ワークフローは、通常は管理者であるワークフロー作成者の権限で実行され、すべての処理が権限に起因する問題なく実行されます。

ワークフローを複製する

既存のワークフローのコピーを作成して、ゼロから作成することなく、類似したワークフローをすばやく設定できます。

1. Admin Console > ワークフロー に移動します。
   
2. 複製したいワークフローにカーソルを合わせます。
   
3. [その他の処理] アイコンをクリックし、[ワークフローを複製] を選択します。
   同じ設定内容を持つ新しいワークフローが作成されます。
4. 必要に応じて、ワークフロー名、説明、ルールを更新し、その後有効化します。

メモ: 複製されたワークフローは、無効な状態で作成されるため、有効化する前に確認や編集を行うことができます。