入力可能テンプレートの送信アクション設定

入力可能テンプレートの送信アクション設定

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概要

Zoho Writer では、送信アクションを使って、回答者が入力可能フォームを送信した後の処理を自動化できます。これにより、ドキュメント処理やデータ収集、フォローアップ作業を手作業なしで効率化できます。

手順

送信アクションを設定する

［自動化］タブをクリックして、［送信時］設定を開きます。


オプション 1：コピーをフォルダーに保存

このオプションでは、入力済みドキュメントのコピーを、設定した WorkDrive フォルダーに保存できます。

  • ［コピーをフォルダーに保存］を選択し、ハイパーリンクのフォルダーをクリックします。
  • 以下のようなダイアログボックスが開き、ドキュメント名や形式の選択、パスワードの設定が行えます。

オプション 2：メールで送信

入力済みドキュメントを、設定したメールアドレス宛に送信できます。
［メールで送信］をクリックし、［メール設定］ダイアログで、必要に応じて差出人、宛先、返信先、CC、BCC のメールアドレスと件名を入力します。宛先、CC、BCC のアドレスは、［＋］アイコンを使って入力フィールドのデータでカスタマイズできる点にご注意ください。


  1. ［メール送信形式］：入力済みドキュメントをメールで送信する形式として、次のいずれかを選択します。
    1. インライン：入力済みドキュメントが、送信するメール本文の一部として挿入されます。
      添付ファイル：入力済みドキュメントがメールに添付されます。添付ファイルの形式：
      PDF ドキュメント：入力済みドキュメントが .pdf 形式で添付されます。入力値はフォームフィールドではなくテキストとして保存され、このドキュメントはダウンロードできます。
      PDF フォーム：入力済みドキュメントが、インタラクティブなフォームフィールド付きの .pdf 形式で添付されます。受信者はフィールドに入力された値を変更または削除し、新しい PDF フォームとして送信できます。
      MS Word ドキュメント：入力済みドキュメントが .docx 形式の MS Word ファイルとして添付されます。
      リンクとして送信：入力済みドキュメントをリンクとしてメール送信できます。また、そのリンクを QR コードとして送信することもできます。リンクにアクセスできるユーザーは、入力済みドキュメントを表示およびダウンロードできます。［設定］をクリックして、入力済みドキュメントを保存する WorkDrive 上の場所を選択します。入力済みドキュメントは、元のドキュメントが保存されているサービスに応じて WorkDrive に保存される点にご注意ください。
  1. メールドキュメントの形式として添付ファイルまたはリンクを選択した場合は、必要に応じてメッセージを入力します。メッセージ内にフィールドを挿入してパーソナライズできます。メッセージに項目を追加するには、［＋］をクリックします。

  1. メールには、最大5つまで共通の添付ファイルを追加できます。共通の添付ファイルは、すべての受信者で同じ内容になる点にご注意ください。


オプション 3：署名依頼として送信

入力済みドキュメントを、署名または承認用に送信できます。また、誰が署名、承認、閲覧のみを行えるかを指定できます。
  1. ［署名依頼として送信］を選択し、［署名依頼］をクリックします。
  2. 署名者の詳細、言語、役割を設定します。
  3. ［詳細設定］で、リマインダーや署名期限を設定します。
詳細については、署名者と署名ワークフローの設定に関する記事を参照してください。

        回答者による署名依頼設定を許可

追加オプションの「回答者による署名依頼設定を許可」を有効にすると、フォームの回答者が、送信時に入力済みドキュメントを誰が署名、承認、閲覧するかを指定できるようになります。すべての受信者を事前に固定する代わりに、回答者自身が署名者の氏名、メールアドレス、役割などの詳細を追加できるようになります。
たとえば、営業チームが、条件確定後にクライアントへカスタム営業契約フォームを送信するケースに便利です。クライアントごとに、契約に署名または承認する必要がある社内関係者（購買責任者、法務担当、財務担当など）が異なる場合があります。

オプション 4：回答を Zoho Sheet に保存

このアクションを設定すると、回答者が［送信］をクリックしたタイミングで、入力データがワークシートに保存されます。保存されたデータを基に、データテーブルの作成、分析、比較、集計などを行えます。







メモ：回答は、ラベルをヘッダー行として保存されます。ラベルがないフィールドについては、一意の ID が自動的にヘッダーとして設定されます。

フォーム送信後に項目のラベルを変更した場合、新しいラベル名をヘッダーとする別の列が作成され、変更後の回答はそのヘッダーの下に保存されます。
シート名を変更した場合は、変更後の名前で新しいシートが作成され、変更以降のデータはその新しいシートに保存されます。

オプション 5：Webhook とカスタム関数のトリガー

  • ［入力済みドキュメントをメール送信］を選択し、入力済みドキュメントを送信する宛先のメールアドレスを 1 件以上入力します。

  • Writer の標準オプションに加えて、ドキュメント送信時に Zoho の Deluge カスタム関数を使って、ワークフロー全体を実行できます。
  • ［カスタム関数を実行］を選択し、［設定］をクリックします。入力可能フォーム用のカスタム関数にアクセスする手順はこちらを参照してください。

オプション 6：送信後メッセージとリダイレクト URL の設定

  • ［カスタムメッセージとリダイレクトを表示］を有効にし、送信後に表示するメッセージを入力します。ここに URL を入力すると、送信後に回答者は指定した URL にリダイレクトされます。


オプション 7：回答者オプションの設定

  • ［回答者オプションを設定］をクリックして、フォーム送信後に回答者が実行できる操作を制御します。次の操作を許可するかどうかを選択できます。

    1. 送信済みドキュメントのコピーをダウンロード
    2. 送信済みドキュメントをメール送信
    3. ドキュメントを署名依頼として送信

メモ:ドキュメントのメール送信および署名依頼の送信は、組織内ユーザーに限定されます。


  • ドキュメント送信時、ドキュメント所有者が設定した送信アクションに基づき、ユーザーにダウンロード、メール送信、署名依頼として送信の各オプションを表示できます。


追加メモ

途中保存して後で再開

フォームでは、自動的に途中保存と後からの再開が可能です。受信者は、一意のリンクをコピーするかメールで送信して、中断した箇所から入力を再開できます。

  1. フォーム入力中に、回答者は︙（その他のオプション）メニューをクリックします。

  2. ［下書きとして保存］を選択します。

  3. コピーまたはメール送信できる一意のリンクが自動的に生成されます。このリンクは、フォームの最終更新日から 30 日後に有効期限が切れる点、およびドキュメント所有者が共有または公開アクセスを解除した場合はリンクが無効になる点にご注意ください。

トラブルシューティング

1. 質問：フォームが一度で入力しきれないほど大きい場合などに、ユーザーが途中保存して後で再開する方法はありますか？
解決策：保存された値は 30 日間保持されます。その 30 日間に一度も保存を行わなかった場合、再開用リンクは期限切れになります。
2. 質問：入力可能ドキュメントを記入しているユーザーを、最初の署名者にするにはどうすればよいですか？
解決策：［署名設定］ダイアログを開き、「送信者のメールアドレス」を最初の署名者として設定します。

関連ドキュメント

  1. Zoho Writer の入力可能テンプレートを共有・公開・埋め込む方法
  2. 入力可能テンプレートで署名依頼を設定する方法
  3. Zoho Writer で入力可能フォームを作成する方法
  4. Zoho Writer で事前入力済みの入力可能フォームを生成する方法?