入力可能テンプレートの送信アクションの設定

入力可能テンプレートの送信アクションの設定

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概要

Zoho Writerでは、回答者が入力可能フォームを送信した後の処理を、送信時の処理を使用して自動化できます。これらの処理により、ドキュメントの処理、データ収集、フォローアップのプロセスを手作業なしで効率化できます。

手順

送信時の処理の設定

［自動化］タブをクリックして、［送信時］設定を開きます。


オプション1：コピーをフォルダーに保存

このオプションでは、入力済みドキュメントのコピーを、設定済みのWorkDriveフォルダーに保存できます。

  • ［コピーをフォルダーに保存］にチェックを入れ、ハイパーリンクの［フォルダー］をクリックします。
  • 以下のようなダイアログボックスが開きます。ここで、ドキュメントの名前と形式を選択し、パスワードも設定できます。

    オプション2：メールとして送信

    入力済みドキュメントを、設定済みのメールアドレスに送信できます。
    ［送信］をクリックしてメールとして送信し、［メール設定］ダイアログで、必要に応じて［差出人］、［宛先］、［返信先］、［CC］、［BCC］のメールアドレスと［件名］を入力します。なお、［宛先］、［CC］、［BCC］のアドレスは、［+］アイコンを使用して、入力可能項目に入力されたデータでカスタマイズできます。


    1. メールの送信形式：入力済みドキュメントをメールで送信するには、次の利用可能なオプションから選択します。
      1. ［本文内］：入力済みドキュメントが、送信するメールの本文の一部として挿入されます。
        ［添付ファイル］：入力済みドキュメントが、メールに添付されて送信されます。添付ファイルは次の形式で共有できます。
        ［PDFドキュメント］：入力済みドキュメントが.pdf形式で添付されます。入力された値は、入力済みドキュメント内でフォーム項目ではなくテキストとして表示され、このドキュメントをダウンロードできます。
        ［PDFフォーム］：入力済みドキュメントが、インタラクティブなフォーム項目を含む.pdf形式で添付されます。受信者は項目に入力された値を変更または削除し、新しいPDFフォームとして送信できます。
        ［MS Wordドキュメント］：入力済みドキュメントが.docx形式のMS Wordファイルとして添付されます。
        ［リンクとして送信］：入力済みドキュメントがリンクとしてメールで送信され、リンクをQRコードとして送信することもできます。リンクにアクセスできるユーザーは、入力済みドキュメントを表示およびダウンロードできます。入力済みドキュメントの保存先としてWorkDrive内の場所を選択するには、［設定］をクリックします。なお、入力済みドキュメントは、元のドキュメントが保存されているサービスに基づいてWorkDriveに保存されます。
    1. メールドキュメントの種類として添付ファイルまたはリンクを選択した場合、必要に応じてメッセージを入力します。メッセージは項目を使用してカスタマイズできます。メッセージに項目を追加するには、［+］をクリックします。

    1. メールには、追加の共通添付ファイルを最大5件まで追加できます。なお、共通添付ファイルはすべての受信者に対して同じものになります。


    オプション3：署名収集用に送信

    入力済みドキュメントを署名または承認用に送信します。署名、承認、または閲覧のみを行えるユーザーも定義できます。
    1. ［署名収集用に送信］にチェックを入れ、［署名収集］をクリックします。
    2. 署名者の詳細、言語、署名者の役割を設定します。
    3. ［詳細設定］に移動し、ドキュメントへの署名に関するリマインダーと有効期限を設定します。
    詳細については、署名者と署名ワークフローの設定に関する記事を参照してください。

            回答者による署名収集の設定を許可

    追加オプションの［回答者による署名収集の設定を許可］を使用すると、フォームの回答者が送信時に、入力済みドキュメントに対して署名、承認、または閲覧を行うユーザーを定義できます。すべての受信者をあらかじめ定義する代わりに、名前、メールアドレス、役割などの署名者情報を回答者自身が追加できる柔軟性を提供します。
    たとえば、営業チームが取引条件を確定した後、カスタム営業契約フォームを顧客に送信する場合に便利です。顧客ごとに、契約に署名または承認する必要がある社内関係者（購買責任者、法務アドバイザー、財務マネージャーなど）が異なる場合があります。

    オプション4：Zoho Sheetsに回答を保存

    この処理を設定すると、回答者が［送信］をクリックした後、入力されたデータがワークシートに保存されます。これにより、フォームの回答に基づいて、データテーブルの作成、解釈、比較、結論の導出を行えます。







    メモ：回答は、ラベルをヘッダー行として使用して保存されます。ラベルのない項目については、一意のIDがヘッダーとして自動的に入力されます。

    フォームを入力用に送信した後で項目のラベルを変更すると、新しいラベルをヘッダーとする別の列が作成され、変更後の回答はこのヘッダーの下に表示されます。
    シート名を変更すると、変更後の名前で新しいシートが作成され、変更後のデータはこの新しいシートに保存されます。

    オプション5：Webhookとカスタム関数の実行

    • ［入力済みドキュメントのメール送信先］にチェックを入れ、入力済みドキュメントをメールで送信する相手のメールアドレスを1件以上入力します。

    • Writerの標準オプションに加えて、ドキュメントが送信された後にZohoのDelugeカスタム関数を使用してワークフロー全体を実行できます。
    • ［カスタム関数を実行］にチェックを入れ、［設定］をクリックします。入力可能フォームのカスタム関数にアクセスするには、こちらの手順に従ってください。
    Notesメモ
  • 設定されたWebhook URLは公開アクセス可能で、認証が不要である必要があります。
  • 送信されたドキュメントは、バイナリデータとしてWebhookに送信されます。Webhookがバイナリファイルデータを受信して処理できるように設定されていることを確認してください。
    •
    フォームが送信されると、設定されたWebhookは、送信されたドキュメントの詳細を次の形式のJSONペイロードとして受信します。
    {
    'unique_id': '<redacted>',
    'attachment_name': '<document_name>.pdf',
    'filled_data': {
    '<field_name>': '<value>'
    },
    'filled_document_download_url': '<secure_download_url>',
    'status': true
    }

    オプション6：送信後メッセージとリダイレクトURLの設定

    • ［カスタムメッセージとリダイレクトを表示］を有効にし、送信後に表示するメッセージを入力します。ここでURLを入力すると、送信時に回答者は指定したURLにリダイレクトされます。


    オプション7：回答者オプションの設定

    • フォーム送信後に回答者が実行できる操作を制御するには、［回答者オプションを設定］をクリックします。次の操作を許可できます。

      1. 送信済みドキュメントのコピーをダウンロードする
      2. 送信済みドキュメントをメールで送信する
      3. ドキュメントを署名用に送信する

    メモ：ドキュメントのメール送信と署名収集用の送信は、組織内のユーザーに制限されます。


    • ドキュメントの送信時に、ドキュメント所有者が設定した送信時の処理に基づいて、ユーザーにダウンロード、メール送信、または署名収集用の送信のオプションを表示できます。

    回答を承認用に送信

    送信後、入力済みフォームは、組織の業務ポリシーや要件に応じて、別の権限を持つ担当者による確認と承認が必要になる場合があります。このような場合、フォームは承認された時点で完了とみなされ、次のステップに進みます。
    最大10人の回答者を設定できます。
     
    フォームには、特定の個人またはグループのみが入力する必要がある項目が含まれる場合もあります。この機能は、そのような場合に役立ちます。ドキュメントの所有者は、フォームへの一部の回答を権限のある担当者のみに入力させることができます。
     
    代表的な例として、一部の項目が「社内使用のみ」で、銀行担当者による承認が必要な銀行フォームがあります。
     
    もう1つの例は、パフォーマンスレビューです。複数のマネージャーや同僚が従業員の業績についてフィードバックを提供できるため、より包括的なレビューを行えます。
     
    この機能では、
    1. 主回答者 - フォームに回答を入力するユーザーです。
    2. 追加回答者 - 主回答者が入力した項目を変更してプロセスを完了する承認者／確認者です。
    メモ：
    追加回答者がドキュメントに入力できるのは、そのドキュメントへのアクセス権がある場合のみです。回答者には、ドキュメントを「フォームとして入力」権限で共有するか、ドキュメントを公開することでアクセス権を付与できます。

    追加回答者の追加方法

    1. 以下の手順に従って、1人以上の追加回答者を追加します。フォームに追加回答者を追加すると、Writerはフォームが送信されるたびに、その回答者にメールを送信します。
    2. ［自動化］に移動し、［回答者オプション］の［承認または完了のために回答を送信］をクリックします。
    3. 表示されるポップアップで、組織内の承認者のメールIDを入力します。

    追加回答者用の入力可能なメール項目の追加

    ［+］を使用して、ここに入力可能なメール項目を追加します。フォームが送信されるたびに、入力可能項目に入力されたメールID宛てに、フォームの承認／完了を依頼するメールが送信され、そのユーザーが動的に追加回答者として追加されます。


    メモ：
    1. メール項目を回答者項目として選択すると、フォームを次の回答者に正しくルーティングできるように、そのメール項目はフォーム内で自動的に必須項目になります。
    2. これは、関連付けられたメール項目が空の場合、フォーム送信が無効になるためです。有効なメールアドレスがないと、Writerは承認ワークフロー内の次の回答者にフォームをルーティングできません。

    追加のメモ

    進行状況の保存と後からの再開

    フォームでは、進行状況の保存と後からの再開が自動的に許可されます。受信者は一意のリンクをコピーするかメールで送信して、中断したところから入力を続けられます。

    1. フォームの入力中に、回答者は［︙（その他のオプション）］メニューをクリックできます。

    2. ［下書きとして保存］を選択します。

    3. コピーまたはメールで送信できる一意のリンクが自動的に生成されます。このリンクは、フォームの最終更新から4か月後に期限切れになります。また、ドキュメントの所有者が共有または公開のアクセス権を削除した場合も、リンクは無効になります。

    トラブルシューティング

    1. 質問：フォームが大きく、一度で入力を完了できない場合などに、ユーザーが保存して後で再開する方法はありますか？
    解決策：保存された値は4か月間保持されます。この4か月の間に作業内容を一度も保存しなかった場合、再開用リンクは期限切れになります。
    2. 質問：入力可能なドキュメントに入力するユーザーを最初の署名者にするにはどうすればよいですか？
    解決策：署名設定ダイアログを開き、送信者のメールを最初の署名者として設定します。
    3. 質問：入力可能なフォームのリンクを含むメールが迷惑メールに振り分けられます。これを防ぐにはどうすればよいですか？
    解決策：DKIMが設定されていない場合、メールが迷惑メールフォルダーに振り分けられることがあります。WorkDriveチームにDKIMを設定してください。

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