入力可能テンプレートの送信アクションの設定

入力可能テンプレートの送信アクションの設定

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概要

Zoho Writerでは、送信時の処理を使用して、回答者が入力可能フォームを送信した後の動作を自動化できます。これにより、手作業なしでドキュメント処理、データ収集、フォローアップを効率化できます。

手順

送信時の処理の設定

［自動化］タブをクリックして、［送信時］設定を開きます。


オプション1：コピーのフォルダーへの保存

このオプションでは、入力済みドキュメントのコピーを、設定済みのWorkDriveフォルダーに保存できます。

  • ［コピーをフォルダーに保存］にチェックを入れ、ハイパーリンクの［フォルダー］をクリックします。
  • 以下のようなダイアログボックスが開きます。ここで、ドキュメントの名前、形式を選択し、パスワードも設定できます。

    オプション2：メールとしての送信

    入力済みドキュメントは、設定済みのメールアドレスに送信できます。
    ［メールとして送信］をクリックし、メール設定ダイアログで、必要に応じて差出人、宛先、返信先、CC、BCCのメールアドレスと件名を入力します。メモ：宛先、CC、BCCのアドレスは、［+］アイコンを使用して、入力可能項目に入力されたデータでカスタマイズできます。


    1. メールの送信形式：入力済みドキュメントをメールで送信するには、次のいずれかのオプションを選択します。
      1. ［本文内］：入力済みドキュメントは、送信するメールの本文に含まれます。
        ［添付ファイル］：入力済みドキュメントは、メールに添付して送信されます。添付ファイルの共有形式：
        ［PDFドキュメント］：入力済みドキュメントは.pdf形式で添付されます。入力された値は、入力済みドキュメント内でフォーム項目ではなくテキストとして表示され、このドキュメントはダウンロードできます。
        ［PDFフォーム］：入力済みドキュメントは、インタラクティブなフォーム項目を含む.pdf形式で添付されます。受信者は、項目に入力された値を変更または削除し、新しいPDFフォームとして送信できます。
        ［MS Wordドキュメント］：入力済みドキュメントは、.docx形式のMS Wordファイルとして添付されます。
        ［リンクとして送信］：入力済みドキュメントはリンクとしてメールで送信され、リンクをQRコードとして送信することもできます。リンクにアクセスできるユーザーは、入力済みドキュメントを表示およびダウンロードできます。［設定］をクリックして、入力済みドキュメントの保存先をWorkDriveで選択します。メモ：入力済みドキュメントは、元のドキュメントが保存されているサービスに基づいてWorkDriveに保存されます。
    1. ドキュメントのメール送信形式として添付ファイルまたはリンクを選択した場合は、必要に応じてメッセージを入力します。メッセージは項目でパーソナライズできます。メッセージに項目を追加するには、［+］をクリックします。

    1. メールには、追加の共通添付ファイルを最大5件まで追加できます。メモ：共通添付ファイルはすべての受信者に対して同じです。


    オプション3：署名収集への送信

    入力済みドキュメントを署名または承認用に送信します。署名、承認、またはドキュメントの表示のみが可能なユーザーを定義することもできます。
    1. ［署名収集へ送信］にチェックを入れ、［署名収集］をクリックします。
    2. 署名者の詳細、言語、署名者の役割を設定します。
    3. ［詳細設定］に移動して、ドキュメント署名のリマインダーと有効期限を設定します。
    詳細については、署名者と署名ワークフローの設定に関する記事を参照してください。

            回答者による署名収集の設定の許可

    追加オプションの［回答者による署名収集の設定を許可］を使用すると、フォームの回答者は送信時に、入力済みドキュメントに対して署名、承認、または表示を行うユーザーを定義できます。すべての受信者を事前に定義する代わりに、名前、メールアドレス、役割などの署名者の詳細を回答者自身が追加できます。
    たとえば、営業チームが取引条件の確定後にカスタム販売契約フォームを顧客へ送信する場合に便利です。顧客ごとに、契約書への署名または承認が必要な社内関係者（例：調達責任者、法務アドバイザー、財務マネージャー）が異なる場合があります。

    オプション4：Zoho Sheetsへの回答の保存

    この処理を設定すると、回答者が［送信］をクリックした後、入力データがワークシートに保存されます。これにより、フォームの回答に基づいてデータ表の作成、解釈、比較、結論の導出を行えます。







    メモ：回答はラベルをヘッダー行として保存されます。ラベルのない項目については、一意のIDがヘッダーとして自動的に入力されます。

    フォームを入力用に送信した後に項目のラベルを変更すると、新しいラベルをヘッダーとする別の列が作成され、変更後の回答はこのヘッダーの下に表示されます。
    シート名を変更すると、変更後の名前で新しいシートが作成され、変更後のデータはこの新しいシートに保存されます。

    オプション5：Webhookとカスタム関数の実行

    • ［入力済みドキュメントをメール送信］にチェックを入れ、入力済みドキュメントをメールで送信する1人以上のメールアドレスを入力します。

    • Writerの標準オプションに加えて、ドキュメントの送信後にZohoのDeluge カスタム関数を使用してワークフロー全体を実行できます。
    • ［カスタム関数を実行］にチェックを入れ、［設定］をクリックします。入力可能フォームのカスタム関数にアクセスするには、こちらの手順に従ってください。
    Notesメモ
  • 設定したWebhook URLは公開アクセス可能である必要があり、認証を要求しないようにしてください。
  • 送信されたドキュメントは、バイナリデータとしてWebhookに送信されます。Webhookがバイナリファイルデータを受信して処理できるように設定されていることを確認してください。
    •
    フォームが送信されると、設定済みのWebhookは、送信されたドキュメントの詳細を次の形式のJSONペイロードとして受信します。
    {
    'unique_id': '<redacted>',
    'attachment_name': '<document_name>.pdf',
    'filled_data': {
    '<field_name>': '<value>'
    },
    'filled_document_download_url': '<secure_download_url>',
    'status': true
    }

    オプション6：送信後メッセージとリダイレクトURLの設定

    • ［カスタムメッセージとリダイレクトを表示］を有効にし、送信後に表示するメッセージを入力します。こちらにURLを入力すると、送信時に回答者は指定したURLにリダイレクトされます。


    オプション7：回答者オプションの設定

    • ［回答者オプションを設定］をクリックして、回答者がフォーム送信後に実行できる操作を管理します。次の操作を許可できます。

      1. 送信済みドキュメントのコピーのダウンロード
      2. 送信済みドキュメントのメール送信
      3. ドキュメントの署名用送信

    メモ：ドキュメントのメール送信と署名収集への送信は、組織内のユーザーに制限されます。


    • ドキュメントの送信時、ドキュメント所有者が設定した送信時の処理に基づいて、ユーザーにドキュメントのダウンロード、メール送信、または署名収集への送信のオプションを提供できます。


    追加メモ

    進捗の保存と後からの再開

    フォームでは、進捗の保存と後からの再開が自動的に許可されます。受信者は、一意のリンクをコピーするか、メールで送信して、中断したところから入力を続けることができます。

    1. フォームの入力中に、回答者は［︙（その他のオプション）］メニューをクリックできます。

    2. ［下書きとして保存］を選択します。

    3. コピーまたはメールで送信できる一意のリンクが自動的に生成されます。メモ：このリンクの有効期限は、フォームの最終変更から4か月後です。また、ドキュメント所有者が共有または公開アクセスを削除した場合、リンクは無効になります。

    トラブルシューティング

    1. 質問：フォームが大きすぎて一度で入力を完了できない場合などに、ユーザーが保存して後で再開する方法はありますか？
    解決策：保存された値は4か月間保持されます。この4か月間に作業内容をまったく保存しなかった場合、再開用リンクは期限切れになります。
    2. 質問：入力可能なドキュメントに入力するユーザーを最初の署名者にするにはどうすればよいですか？
    解決策：署名設定ダイアログを開き、送信者のメールを最初の署名者として設定します。
    3. 質問：入力可能フォームのリンクを含むメールが迷惑メールに振り分けられています。これを防ぐにはどうすればよいですか？
    解決策：DKIMが設定されていない場合、メールが迷惑メールフォルダーに振り分けられることがあります。WorkDriveチームに対してDKIMを設定してください。

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