入力可能テンプレートの送信アクションの設定

入力可能テンプレートの送信アクションの設定

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概要

Zoho Writerでは、送信処理を使用して、回答者が入力フォームを送信した後の処理を自動化できます。これらの処理により、手動操作なしで文書の処理、データ収集、フォローアップのプロセスを効率化できます。

手順

送信処理の設定

［自動化］タブをクリックして、［送信時］設定を開きます。


選択肢1：コピーをフォルダーに保存する

この選択肢では、入力済みの文書のコピーを、設定済みのWorkDriveフォルダーに保存できます。

  • ［コピーをフォルダーに保存する］にチェックを入れ、ハイパーリンクの［フォルダー］をクリックします。
  • 次のようなダイアログボックスが開きます。文書の名前と書式を選択し、パスワードを設定できます。

    選択肢2：メールで送信する

    入力済みの文書を、設定したメールアドレス宛てに送信できます。
    ［メールで送信する］をクリックし、［メール設定］ダイアログで、必要に応じて差出人、宛先、返信先、CC、BCCのメールアドレスと件名を入力します。宛先、CC、BCCのアドレスは、［+］アイコンを使用して入力項目に入力されたデータでカスタマイズできます。


    1. メールでの送信形式：入力済みの文書をメールで送信する形式として、次のいずれかを選択します。
      1. ［文中］：入力済みの文書が、送信するメールの本文に挿入されます。
        ［添付ファイル］：入力済みの文書がメールに添付されます。添付ファイルの形式は次から選択できます。
        ［PDF文書］：入力済みの文書が.pdf形式で添付されます。入力値はフォーム項目ではなくテキストとして入力済みの文書に表示され、この文書をダウンロードできます。
        ［PDFフォーム］：入力済みの文書が、操作可能なフォーム項目を含む.pdf形式で添付されます。受信者は項目に入力された値を変更または削除し、新しいPDFフォームとして送信できます。
        ［MS Word文書］：入力済みの文書が.docx形式のMS Wordファイルとして添付されます。
        ［リンクとして送信する］：入力済みの文書がリンクとしてメール送信されます。リンクをQRコードとして送信することもできます。リンクにアクセスできるユーザーは、入力済みの文書を表示してダウンロードできます。［設定］をクリックし、入力済みの文書を保存するWorkDrive内の場所を選択します。入力済みの文書は、オリジナル文書が保存されているサービスに基づいてWorkDriveに保存されます。
    1. 文書のメール送信形式として添付ファイルまたはリンクを選択した場合は、必要に応じてメッセージを入力してください。［項目］を使用してメッセージをカスタマイズできます。メッセージに項目を追加するには、［+］をクリックします。

    1. メールには、追加の共通添付ファイルを最大5件まで追加できます。共通の添付ファイルは、すべての受信者に同じものが送信されます。


    選択肢3：署名収集のための送信

    入力済みの文書を署名または承認のために送信します。文書への署名、承認、または表示のみを行えるユーザーも指定できます。
    1. ［署名収集のために送信する］にチェックを入れ、［署名収集］をクリックします。
    2. 署名者の詳細、言語、署名者の役割を設定します。
    3. ［詳細設定］に移動し、文書への署名に関するリマインダーと期限を設定します。
    詳細については、署名者と署名ワークフローの設定に関する記事を参照してください。

            回答者による署名収集の設定を許可する

    追加設定の［回答者による署名収集の設定を許可する］を使用すると、フォームの回答者は送信時に、入力済みの文書への署名、承認、または表示を行うユーザーを指定できます。すべての受信者を事前に設定する代わりに、回答者自身が名前、メールアドレス、役割などの署名者の詳細を柔軟に追加できます。
    たとえば、営業チームが取引条件の確定後、顧客にカスタムの売買契約フォームを送信する場合に便利です。顧客ごとに、契約への署名または承認が必要な社内関係者（購買責任者、法務顧問、財務責任者など）が異なることがあります。

    選択肢4：回答をZoho Sheetsに保存する

    この処理を設定すると、回答者が［送信］をクリックした際に、入力データがワークシートに保存されます。フォームへの回答に基づいてデータ表を作成し、解釈、比較、分析できます。







    メモ：回答は保存され、ラベルがヘッダー行になります。ラベルのない項目では、一意のIDがヘッダーとして自動的に入力されます。

    入力用フォームの送信後に項目のラベルを変更すると、新しいラベルをヘッダーとする列が別に作成され、変更後の回答はこのヘッダーの下に表示されます。
    ［シート名］を変更すると、変更後の名前で新しいシートが作成され、変更後のデータはこの新しいシートに保存されます。

    選択肢5：Webhookのトリガーとカスタム関数の実行

    • ［項目が入力された文書のメール送信先：］にチェックを入れ、入力済みの文書の送信先となる1人以上のメールアドレスを入力します。

    • Writerの初期設定の選択肢に加えて、文書が送信されると、ZohoのDelugeカスタム関数を使用してワークフロー全体を実行できます。
    • ［カスタム関数を実行する］にチェックを入れ、［設定］をクリックします。入力フォームのカスタム関数にアクセスするには、こちらの手順に従ってください。
    Notesメモ
  • 設定したWebhook URLは一般公開されている必要があり、認証を必要としないようにしてください。
  • 回答文書はバイナリーデータとしてWebhookに送信されます。Webhookがバイナリーファイルデータを受信して処理できるように設定されていることを確認してください。
    •
    フォームが送信されると、設定したWebhookは回答文書の詳細を次の形式のJSONペイロードとして受信します。
    {
    'unique_id': '<redacted>',
    'attachment_name': '<document_name>.pdf',
    'filled_data': {
    '<field_name>': '<value>'
    },
    'filled_document_download_url': '<secure_download_url>',
    'status': true
    }

    選択肢6：送信後のメッセージとリダイレクトURLの設定

    • ［独自のメッセージとリダイレクトを表示する］を有効にし、送信後に表示するメッセージを入力します。こちらにURLを入力すると、回答者は送信時にそのURLへリダイレクトされます。


    選択肢7：回答者向け設定

    • フォームの送信後に回答者が実行できる操作を管理するには、［回答者向け設定］をクリックします。次の操作を許可できます。

      1. 回答文書のコピーをダウンロードする
      2. 回答文書をメール送信する
      3. 署名用に文書を送信する

    メモ：文書のメール送信と署名収集のための送信は、組織内のユーザーに制限されています。


    • 文書の送信時に、文書の所有者が設定した送信処理に基づいて、文書のダウンロード、メール送信、署名収集のための送信を行うための選択肢をユーザーに表示できます。

    回答の承認申請

    送信されたフォームは、ビジネスポリシーや要件に応じて、組織内で権限を持つ別の担当者による確認と承認が必要になる場合があります。この場合、フォームは承認された時点で完了とみなされ、次の手順に進みます。
    最大10人の回答者を設定できます。
     
    フォームには、指定した人またはグループのみが入力できる項目を含めることもできます。この機能は、このような場合に役立ちます。文書の所有者は、フォームへの一部の回答を権限を持つ担当者のみが入力できるように設定できます。
     
    典型的な例として、銀行の担当者による認証や承認が必要な「行内使用欄」が含まれる銀行のフォームがあります。
     
    別の例として、人事評価があります。複数の上司や同僚が従業員の業績についてフィードバックを提供できるため、より多角的な評価が可能になります。
     
    この機能では、回答者は次のように分類されます。
    1. 主回答者 - フォームに回答を入力する人です。
    2. 追加の回答者 - 主回答者が入力した項目を変更して処理を完了する承認者または確認者です。
    メモ：
    追加の回答者が文書に入力するには、その文書へのアクセス権限が必要です。回答者にアクセス権限を付与するには、「フォームとして入力」の役割で文書を共有するか、文書を公開します。

    追加の回答者を追加するには

    1. 次の手順に従って、1人以上の追加の回答者を追加します。フォームに追加の回答者を追加すると、フォームが送信されるたびに、Writerからそれらの回答者にメールが送信されます。
    2. ［自動化］に移動し、［回答者の設定］の［承認または完了のために回答を送信］をクリックします。
    3. 表示されたポップアップに、組織内の承認者のメールアドレスを入力します。

    追加の回答者用の入力可能なメールアドレスの項目の追加

    ［+］を使用して、入力可能なメールアドレスの項目をこちらに追加します。フォームが送信されるたびに、入力項目に入力されたメールアドレス宛てに、フォームの承認または完了を依頼するメールが送信され、その人が追加の回答者として動的に追加されます。


    メモ：
    1. メールアドレスの項目を回答者の項目として選択すると、フォームを次の回答者に正しく送信できるように、そのメールアドレスの項目は自動的に必須になります。
    2. これは、関連付けられたメールアドレスの項目が空の場合、フォームの送信が無効になるためです。有効なメールアドレスがないと、Writerは承認の処理フローでフォームを次の回答者に送信できません。

    追加のメモ

    進捗状況の保存と後からの入力再開

    フォームでは、進捗状況を保存して後で再開することが標準で可能です。受信者は固有のリンクをコピーするかメールで送信し、中断した箇所から入力を続けることができます。

    1. フォームへの入力中に、回答者は［︙（その他のオプション）］メニューをクリックします。

    2. ［下書きとして保存］を選択します。

    3. コピーまたはメールで送信できる固有のリンクが自動的に作成されます。リンクは、フォームが最後に変更されてから4か月後に期限切れになります。また、文書の所有者が共有または公開のアクセス権限を削除すると、リンクは無効になります。

    トラブルシューティング

    1.質問：フォームが大きく、一度に入力を完了できない場合、ユーザーが保存して後で再開する方法はありますか？
    解決策：保存済みの値は4か月間保持されます。この4か月の間に一度も作業内容を保存しなかった場合、再開用リンクは期限切れになります。
    2.質問：項目入力が可能な文書に入力するユーザーを最初の署名者に設定するにはどうすればよいですか？
    解決策：［署名設定］ダイアログを開き、送信者のメールアドレスを最初の署名者として設定します。
    3.質問：入力フォームへのリンクを含むメールが迷惑メールに振り分けられます。防ぐにはどうすればよいですか？
    解決策：DKIMが設定されていない場合、メールが迷惑メールフォルダーに振り分けられることがあります。WorkDriveチームにDKIMを設定してください。

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