作業項目の共有

作業項目の共有

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Zoho Sprints では、作業項目を共有することで、チームやプロジェクトをまたいでコラボレーションできます。これにより、タスクの重複を減らし、生産性を向上させることができます。

作業項目を別のプロジェクトと共有する

作業項目を別のプロジェクトと共有すると、そのプロジェクト内に作業項目のクローンコピーが作成されます。元の作業項目は「ソース作業項目」、クローンされたものは「共有作業項目」と呼ばれます。どちらの項目にも「共有」アイコンが表示されるため、他の作業項目と区別できます。ソース作業項目と共有作業項目は同じタイトルを持ちますが、共有作業項目のタイトルには識別しやすいように「Shared」が含まれます。共有作業項目のタイトルは直接編集できませんが、ソースプロジェクト側から更新できます。

作業項目をユーザーと共有する

別のプロジェクトに所属するユーザーと作業項目を共有すると、そのユーザーは、設定されたアクセス権限（「Read」または「Write」）に基づいて作業項目へアクセスし、フィードバックを提供できます。共有先ユーザーがすでにその作業項目に対してより高いレベルの「Write」権限を持っている場合は、共有時に設定した低いレベルの権限よりも、既存の権限が優先されます。また、ユーザーのプロファイルレベルの権限は、共有アクセス権限よりも優先されることに注意してください。
利用可能プラン: Premier、Enterprise、Zoho One プラン
Alertアクセス権限: 作業項目を編集できる権限を持つユーザーは、作業項目を共有できます

メリット

  1. プロジェクトやチームをまたいだスムーズなコラボレーション
  2. 並行して作業を進められる
  3. 作業項目に関する更新情報を一元的に把握できる
  4. 共有項目のアクティビティを追跡できる
  5. プロジェクト間の依存関係を作成できる

利用例

他プロジェクトとのコラボレーション: たとえば、2 つのプロジェクトがあるとします。プロジェクト A：EC アプリを開発するモバイルアプリチーム、プロジェクト B：プロジェクト A に必要な新しい決済ゲートウェイ API を開発する Web チームです。この場合、プロジェクト B が新しい決済ゲートウェイ API を完了するまで、プロジェクト A は決済機能を実装できません。この依存関係を管理するために、プロジェクト B は新しい API 用の作業項目を作成し、それをプロジェクト A と共有できます。この共有設定により、プロジェクト A は進捗を追跡し、更新を確認しながら、自身の実装準備を並行して進めることができます。これにより、チーム間の連携をより円滑に行えます。
 
他プロジェクトのユーザーやワークスペースユーザーとのコラボレーション: プロダクト開発プロジェクトで、デザイナーがある作業項目を完了させる必要があるとします。ただし、そのタスクをクローズする前に、プロジェクトに所属していない上級デザイナーの承認が必要です。この場合、デザイナーは上級デザイナーをプロジェクトに追加することなく、そのユーザーに対して作業項目を「Read」または「Write」権限付きで共有できます。

作業項目の共有

ワークスペース所有者が機能設定セクションで共有オプションを有効にすると、「作業項目の編集」権限を持つユーザーは、設定内容に基づいて、作業項目をプロジェクト間または他ユーザーと共有できるようになります。なお、共有作業項目（クローンコピー）は、他のプロジェクトと再共有することはできません。

プロジェクト間で作業項目を共有する

  1. 共有したい作業項目に移動します。
  2. 右上のShare Itemオプションをクリックします。
  3. Share with Project を選択し、Share をクリックします。共有アクセス設定に基づいて、利用可能なプロジェクトが一覧表示されます。
  4. 共有先のプロジェクトを選択します。
  5. Share をクリックします。

メモ: 作業項目は最大 100 件のプロジェクトと共有できます。

作業項目をユーザーと共有する

  1. 共有したい作業項目に移動します。
  2. 右上のShare Itemオプションをクリックします。
  3. Share with Users を選択し、Share をクリックします。「ワークスペースユーザーの表示」権限がある場合は、すべてのワークスペースユーザーが表示されます。それ以外の場合は、自分が所属するプロジェクト内のユーザーのみが表示されます。
  4. 共有先のユーザーを選択します。
  5. 必要に応じて、Read または Write 権限を付与します。
  6. 「Write」アクセス権を持つユーザーは、作業項目を編集したりコメントを追加したりできますが、作業項目名は編集できません。
  7. Share をクリックします。


共有された作業項目については、ユーザーに自動メールが送信されます。作業項目に対する更新については、自動メールは送信されません。
メモ: 作業項目は最大 25 人のユーザーと共有できます。

共有項目のアクティビティを表示する

  1. 対象の作業項目に移動します。
  2. Share Itemsボタンをクリックします。他プロジェクト内の共有作業項目がすべて一覧表示されます。
  3. 対象の作業項目にカーソルを合わせ、[View Activity] をクリックして、その作業項目に対するすべての更新を表示します。


共有項目を削除する

作業項目を別のプロジェクトとの共有から外すことができます。操作手順は次のとおりです。
  1. 共有作業項目に移動します。
  2. Removeボタンをクリックします。
  3. 確認用チェックボックスをオンにし、Remove をクリックします。


一括共有

複数の作業項目をまとめて別のプロジェクトと共有できます。操作手順は次のとおりです。
  1. 共有先とするプロジェクトに移動します。
  2. 共有したい作業項目にカーソルを合わせ、チェックボックスを表示させます。
  3. 共有する項目のチェックボックスをオンにします。
  4. Share Itemボタンをクリックします。
  5. 共有先のプロジェクトを選択します。
  6. Share をクリックします。

メモ: この方法では、一度に複数の作業項目を 1 つのプロジェクトにのみ共有できます。複数のプロジェクトへの共有は、作業項目の詳細ページからのみ可能です。こちらをクリックしてください。

グローバルビュー

作業項目がユーザーと共有されると、そのユーザーはグローバルビューセクションで共有項目を確認できます。他ユーザーから共有された作業項目は [Shared with me] タブに、自分が他ユーザーと共有した作業項目は Shared by me タブに表示されます。
 
各タブに表示される作業項目を確認するには、次の操作を行います。
  1. 左ペインのGlobal Viewタブをクリックします。
  2. My Viewタブを選択します。
  3. ドロップダウンから Work Item タブを選択します。
  4. [その他] アイコン をクリックします。
  5. 表示したい共有項目に応じて、Shared with me または Shared by me を選択します。