Zoho Sprints クイックスタートガイド

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Zoho Sprintsは、アジャイルの原則に基づいて構築されたプロジェクト管理ツールです。スクラムとカンバンの両方のフレームワークに対応しており、チームが作業を効率的に計画、追跡、提供できるようにします。スクラムプロジェクトでは、作業は期間を区切った反復（スプリント）に整理され、チームは定義された一連の作業項目を完了して、製品の更新を段階的に提供します。カンバンプロジェクトでは、作業が継続的に流れ、チームは対応可能な量に基づいてタスクを取り込み、完了できます。この柔軟なアプローチにより、迅速な提供、継続的な改善、製品を時間とともに進化させながら変化する顧客ニーズにすばやく対応することが可能になります。

Sprintsの利用開始方法

Zoho Sprintsに登録します：https://www.zoho.com/sprints/
メールアドレス、ワークスペース名、パスワードを入力します。こちらで入力したワークスペース名がポータル名になります。
［登録］をクリックします。

これで、Zoho Sprintsを利用する準備が整いました。

ワークスペースの作成

Sprintsでワークスペースを作成することは、プロジェクトを作成するための前提条件です。ワークスペースは、組織またはポータルに相当します。このワークスペースに、プロジェクトで作業するメンバーを追加します。

登録後、ワークスペースを設定する必要があります。

ワークスペースを識別するための名前を入力します。
ワークスペース所有者の名前を入力します。
チームが作業するタイムゾーンを指定します。

メモ：これらの詳細を編集したり、さらに仕様を追加したりするには、［設定］ページに移動します。そこに［ワークスペース設定］タブがあります。

Sprintsでのプロセスフロー

以下は、プロジェクト作成に関わる各種コンポーネントです。

まず、プロジェクトを作成する必要があります。これは、チームが製品またはビジネス目標を達成するために取り組む共同作業であれば、どのようなものでもかまいません。要件に応じてプロジェクト設定をカスタマイズします。
次に、プロダクトバックログを作成する必要があります。これは、プロジェクトチームが取り組むすべての作業項目の集まりです。
スクラムプロジェクトの場合：次に、スプリントバックログがあります。プロダクトバックログからスプリントバックログに作業項目を取り込めます。これらは、スプリント内で完了する必要がある項目です。
スプリントバックログが整理され、開始日になると、スプリントが開始されます。
スプリントが開始されると、スプリントバックログ項目はスクラムボードに移動されます。このボードにより、チームは進行中のスプリント内の作業項目のステータスを表示、更新、追跡できます。
作業項目の進捗と完了状況をデータとして把握するために、ボード上で作業項目を移動する必要があります。すべてのタスクが完了すると、スプリントサイクルは終了し、スプリント目標が達成され、リリース可能な状態になります。
カンバンプロジェクトの場合：次に、カンバンボードがあります。スプリント計画中に、開始予定の作業項目はカンバンボードに移動され、［未対応］や［未着手］などのステータスに配置されます。
作業項目を開始したら、進捗に応じて該当するステータスに項目を移動できます。
作業項目が完了したら、ボード内の最終ステータスに項目を移動します。

メモ：スクラムプロジェクトでは、製品またはビジネスに対する複数の小さな改善につながる、焦点を絞った目標を持つ複数のスプリントを設定できます。

ワークスペース設定の定義

最初に、一般的なワークスペース設定、稼働時間、タイムシート要件、スクラム設定を決定する必要があります。詳細はこちら。

所有者の割り当て

プロジェクトの所有者を割り当てる必要があります。プロジェクト所有者は、プロダクトオーナーに相当します。ただし、この操作を行うには、チームにユーザーを追加し、定義済みの役割とプロフィールを割り当てる必要があります。

プロジェクト種別

Zoho Sprintsは、スクラムとカンバン形式のプロジェクトに対応しています。ワークスペースでは、選択したプロジェクト種別のみを作成するように設定できます。柔軟に選択できるようにしたい場合は、両方のプロジェクト種別を選択して、各プロジェクト所有者が自分のプロジェクトに採用する種別を決定できるようにできます。

厳格なスクラム（スクラムベースのプロジェクトのみ）

厳格なスクラムでは、プロジェクトは管理されたスクラム環境に置かれ、プロジェクト期間は2週間に限定されます。進行中のスプリントに新しい作業項目を追加することはできません。ただし、これらのルールから少し外れることができる柔軟な仕組みを求める場合は、この設定をいつでも無効にできます。

稼働時間設定

プロジェクトの稼働時間を定義します。［日付形式］、［時刻形式］、作業の開始時刻と終了時刻、週の開始日、休日を指定できます。こちらで祝日の一覧を追加することもできます。これらの設定は、タイムシートで時間を計算する際に反映されます。

タイムシート設定

タイムシートは、従業員の稼働時間に関するデータを収集するために使用されます。このデータは、チームの生産性を追跡するのに役立ち、リソースの請求対象時間を計算するために使用されます。

ユーザーの管理

ワークスペースを設定したら、ユーザーを追加する必要があります。こちらでいうユーザーとは、作成されたプロジェクトに参加するメンバーを指します。役割とプロフィールの設定により、チーム内の役割を定義し、アクセスを制御する権限レベルを持つプロフィールを作成できます。これらは［設定］の［ユーザーの管理］で利用できます。詳細はこちら。

役割の設定

役割の設定から開始します。Sprintsの標準の役割には、管理者、マネージャー、メンバー、クライアント、仕入先が含まれます。これらの選択肢は、チーム内で一般的に想定されるほとんどの役割を網羅しています。

管理者- 管理者ユーザーは、チーム所有者の役割と同じ意味を持ちます。この役割を持つユーザーは、標準でチーム内のすべてのプロジェクトに割り当てられます。

マネージャー- マネージャーの役割を持つユーザーは、割り当てられたプロジェクト内の活動を監督します。管理者が割り当てたプロジェクトにのみアクセスできます。マネージャーは、スプリント所有者またはスクラムマスターの役割を担うこともできます。

メンバー- メンバーの役割は、割り当てられた作業項目に取り組むチームメンバーに関連付けられることがよくあります。マネージャーと同様に複数のプロジェクトに参加できますが、アクセスできるのは割り当てられた作業項目のみです。

これらの標準の役割を使用することも、チームの要件に応じて独自の役割を作成することもできます。たとえば、すべてのプロジェクトが開発に関連しており、プロダクト開発者、UI開発者、テスターのような役割を作成したい場合は、［役割］ボタンをクリックして詳細を入力できます。

プロフィールの設定

プロフィールは、Sprints内のさまざまなコンポーネントに対するユーザーのアクセス範囲を制御する権限セットです。特定のプロフィールに必要な権限を定義するのに役立ちます。選択可能な事前定義済みのプロフィールがあります。ただし、特定の要件がある場合は、カスタムプロフィールを作成し、要件に合わせて権限を調整できます。

ユーザーの追加

ワークスペース所有者は、ユーザーを追加し、役割とプロフィールを割り当てる必要があります。管理しやすいように、ユーザーはチームユーザー、クライアントユーザー、仕入先ユーザーに分類されます。

プロジェクトの作成

プロジェクトを作成する際には、いくつか考慮すべき点があります。

レイアウトの作成

標準では、Sprintsで利用できる標準レイアウトが用意されています。ただし、これらの各レイアウトは要件に応じてカスタマイズできます。［設定］に移動し、プロジェクト、作業項目、エピック、リリース、ミーティングのレイアウトをカスタマイズします。

見積もり種別の選択

見積もりポイントは、作業項目の規模を数値化するのに役立ちます。フィボナッチ数列は、作業量を数値化するための業界標準です。ただし、要件に合ったカスタムの見積もり種別を作成することもできます。

プロジェクトステージの定義

プロジェクトステージは、プロジェクトのステータスを追跡するのに役立ちます。

グループの作成

グループは、複数のプロジェクトを関連付けられるタグとして機能します。たとえば、製品には、開発、テスト、品質保証のために進行中の複数のプロジェクトが含まれる場合があります。それぞれを個別のグループにし、プロジェクトをそれに応じて分類できます。

開始日と終了日の指定

プロジェクトの期間を指定できます。これにより、プロジェクトに時間の要素を取り入れ、チームが期限内にタスクを計画、整理できるようになります。

プロジェクト設定の構成

［設定］で利用できるプロジェクト設定では、プロジェクトを表すプレフィックス、プロジェクトの見積もり種別、項目の種類、優先度の詳細、スクラムボード上の項目ステータスを設定できます。

エピックとリリースの作成

エピックとリリースを使用すると、作業項目とスプリントをより適切に整理できます。エピックでは、複雑さにより複数のスプリントにまたがる作業項目をグループ化またはまとめることができます。一方、リリースでは、1回のリリースで展開できる複数スプリントにまたがる作業項目をまとめることができます。

バックログ作業項目の作成

プロジェクトバックログには、プロジェクト目標を達成し、チームのロードマップを設定するために必要な作業項目の一覧が含まれます。これは最終的なプロジェクト目標を決定します。ユーザーストーリー、バグ、その他完了が必要なタスクで構成されます。プロジェクトを作成すると、空のバックログが表示されます。

スクラムプロジェクトの場合：スプリントバックログは、特定のスプリント目標を達成するために必要な、優先順位付けされたバックログ作業項目の一覧です。チームメンバーには、スプリントの期間内に完了する必要がある作業項目がバックログから割り当てられます。詳細はこちら。

カンバンプロジェクトの場合：カンバンバックログは、プロジェクトで完了する必要があるバックログ作業項目の一覧で構成されます。計画中に、エンドユーザーにリリースする必要がある作業項目の一覧は、［カンバンボード］の［未対応］ステータス列（標準列）に移動されます。

スプリントの進捗の追跡

スクラムプロジェクトの場合：スクラムボードでは、スプリント内の作業項目と各項目のステータスを包括的に確認できます。スプリントチーム、スプリント所有者、ワークスペース所有者または管理者がこのボードを表示できます。ステータスに応じて項目を移動できます。詳細はこちら。

カンバンプロジェクトの場合：カンバンボードでは、今後のリリースに向けて着手されたカンバンカード（作業項目）を列（ステータス）ごとに全体的に確認できます。ステータスを更新するには、各ステータス間で項目をドラッグ＆ドロップします。特定のステータスに配置できる項目数を制限するために、進行中の作業（WIP）制限を設定できます。

ミーティングの予定設定

ミーティングは、スクラムベースのプロジェクト管理における重要な要素です。日次ミーティングは、チームが連携し、目標に向けて足並みをそろえるために欠かせないイベントです。

特定のスプリントについて、ミーティングの時間、所要時間、繰り返し頻度を選択し、参加者一覧を作成できます。また、ミーティング時刻の前に通知されるリマインダーを設定することもできます。

ミーティングが必要となる一般的な場面には、スプリント計画、デイリースタンドアップ、スプリントレビュー、スプリントレトロスペクティブ、一般ミーティングなどがあります。詳細はこちら。

更新情報の取得

Sprintsにはフィードが含まれています。これは、メンバーがチームで行われているすべての活動を把握しておく必要があるためです。フィードでは、Sprints内のすべての活動が時系列で更新されます。ユーザーはフィードにコメントや質問を投稿したり、他のメンバーをタグ付けしたり、参照用に作業項目IDを記載したりできます。チームが連携し、効率的に作業するための理想的なプラットフォームとして機能します。詳細はこちら。

活動ストリームは、プロジェクトで発生した活動を時系列で表示するタイムラインです。活動は発生日時に基づいて記録され、イベントの発生順を把握できます。

スプリントパフォーマンスの評価

スクラムやカンバンなどのアジャイルフレームワークでは、レビュープロセスが重視されます。レポートとダッシュボードを使用して、スプリントのパフォーマンスを評価できます。

レポートの表示

レポートでは、アプリケーションから取得したデータを使用して、スプリントのパフォーマンスを定量的に分析できます。各レポートはさまざまなパラメーターに基づいており、チームが予測を行い、是正措置を講じ、停滞要因を特定し、見積もりの精度を高めるために役立つ情報を提供します。詳細はこちら。

ダッシュボードの表示

Zoho Sprintsには、プロジェクト全体のデータを確認できる詳細なダッシュボードが用意されています。詳細はこちら。

ダッシュボードでは、次のことができます。

プロジェクトの週次進捗を追跡する
作業項目全体の完了状況を把握する
スプリントの総数を把握する
プロジェクトでのユーザーエンゲージメントを追跡する
項目の種類、ユーザーエンゲージメント、活動に基づいて、バックログの作業項目を把握する
承認と請求のプロセスを確認する
プロジェクトの実際の進捗を計画上の進捗と比較する
遅延を特定し、ボトルネックやチームの過負荷を表示する