Zoho Sprints クイックスタートガイド
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Zoho Sprintsは、アジャイルスクラム手法の原則に基づいて動作するプロジェクト管理ツールです。ここでは、各プロジェクトが複数のフェーズに分割されます。各フェーズには、チームが完了するための選択済み作業商品が含まれています。これらの作業商品が完了すると、利用可能な機能や強化が商品に対して段階的にリリースされます。この柔軟なフレームワークと迅速な成果物の連続により、プロジェクトを効率的に管理し、商品が常に進化し続ける中で顧客への到達を早めることができます。
Sprintsの利用を開始する方法
- Zoho Sprintsにユーザー登録するには、次のサイトにアクセスします：https://www.Zoho.com/sprints/
- メールアドレス、Workspace 名前、パスワードを入力します。ここで入力したworkspace 名前があなたのポータル名になります。
- ユーザー登録するをクリックします。
これでZoho Sprintsを利用する準備が整いました。
ワークスペースの作成
Sprintsでワークスペースを作成することは、プロジェクトを作成する前提条件です。ワークスペースは、組織またはポータルに相当します。プロジェクトに取り組むメンバーをこのワークスペースに追加します。
サインアップ後、ワークスペースの設定が必要です。
- ワークスペースを識別するための名前を入力します。
- チームが作業するタイムゾーンを指定します。
メモ: これらの詳細を編集したり、その他の仕様を追加するには、設定ページに移動し、Workspace 設定タブをご利用ください。
Sprintsにおけるプロセスフロー
プロジェクト作成時に連携するさまざまなコンポーネントを以下に示します。
- まず、プロジェクトを作成します。これはチームが商品や組織の目標を達成するために進める共同作業です。要件に応じてプロジェクト設定をカスタマイズしてください。
- 次に、商品バックログを作成します。これはプロジェクトチームが取り組むすべての作業商品のコレクションです。
- 続いてスプリントバックログを作成します。商品バックログから作業商品をスプリントバックログへ移動します。これらはスプリント内で完了させる必要がある商品です。
- スプリントバックログがまとまり、開始日になるとスプリントが開始されます。
- スプリントが始まると、スプリントバックログの商品がスクラムボードに移動します。ボードは、チームが進行中のスプリント内で作業商品のステータスを表示、更新、追跡するのに役立ちます。
- 作業商品をボード上で移動させることで、進捗や完了状況を管理します。すべてのタスクが完了すると、スプリントが終了し、スプリントの目標が達成されリリースの準備が整います。
メモ: 1つのプロジェクトに複数のスプリントを設定でき、それぞれのスプリントには焦点を絞った目標があり、商品または組織に対して複数の小さな開発成果をもたらします。
ワークスペース設定の定義
まず、一般的なワークスペース設定、作業時間、工数表の要件、スクラム設定を決定する必要があります。詳細はこちら。
Assign 担当者
プロジェクトの担当者を割り当てる必要があります。プロジェクト担当者は、Scrumにおける商品担当者に相当します。ただし、この操作を行うには、チームにユーザーを追加し、役割と権限を割り当てる必要があります。
Work 時間 設定
プロジェクトの勤務時間を定義します。日付の形式、時間形式、業務開始・終了時間、週の開始日、および休日となる日を指定できます。ここで祝日の一覧も追加可能です。これらの設定は工数表の時間計算時に反映されます。
工数表 設定
工数表は従業員の勤務時間データを収集するために使用されます。このデータはチームの生産性を追跡するのに役立ち、リソースの請求対象工数を計算する際にも利用されます。
Strict scrum
ストリクトスクラムでは、プロジェクトが管理されたスクラム環境下で運用され、プロジェクト期間は2週間のみとなります。進行中のスプリントには新規の作業商品を追加できません。柔軟な運用が必要な場合は、このオプションを無効にできます。
管理 ユーザー
ワークスペースの設定後、ユーザーを追加する必要があります。ここでいうユーザーとは、作成されたプロジェクトに参加するメンバーを指します。役割と権限の設定により、チーム内の役割を定義し、アクセス権限レベルを持つ権限を作成できます。これらは設定内の管理 ユーザーで利用可能です。詳細はこちら。
設定する roles
まず役割の設定から始めます。Sprintsの初期設定の役割には、Admin、Manager、Member、Client、販売者が含まれます。これらの設定は、チームで一般的に想定される役割を網羅しています。
Admin - Adminユーザーは、チーム担当者の役割と同義です。この役割を持つユーザーは、初期設定ですべてのプロジェクトの担当者となります。
Manager - managerの役割を持つユーザーは、担当するプロジェクト内の活動を監督します。管理者から割り当てられたプロジェクトのみアクセス可能です。managerはSprint担当者やScrum Masterの役割も兼任できます。
Member - memberの役割は、主に担当する作業商品のチームメンバーに関連付けられます。managerと同様、複数のプロジェクトに参加できますが、担当する作業商品のみアクセスできます。
初期設定の役割を使用することも、チームの要件に応じて独自の役割を作成することも可能です。たとえば、すべて開発関連のプロジェクトで商品開発者、UI開発者、テスターなどの役割を作成したい場合は、役割ボタンをクリックし詳細を入力してください。
設定する 権限
権限は、Sprints内の各コンポーネントへのユーザーのアクセス権を制御する権限セットです。特定の権限に必要な権限を定義するのに役立ちます。あらかじめ定義された権限から選択可能ですが、要件に応じてカスタム権限を作成し、調整することもできます。
追加する ユーザー
ワークスペース担当者はユーザーを追加し、役割と権限を割り当てる必要があります。ユーザーは管理のしやすさから、チームユーザー、クライアントユーザー、販売者ユーザーに分類されます。
作成 プロジェクト
プロジェクト作成時に考慮すべき点がいくつかあります。
作成 layouts
初期設定で、Sprintsは標準レイアウトを用意していますが、各レイアウトは要件に応じてカスタマイズ可能です。設定に移動し、プロジェクト、作業商品、エピック、リリース、予定のレイアウトをカスタマイズしてください。
選択する estimation 種類
見積もりポイントは作業商品の規模を数値化するのに役立ちます。フィボナッチ数列は、作業量を定量化する業界標準です。ただし、ニーズに合わせてカスタム見積もり種類を作成することも可能です。
Define プロジェクト stages
プロジェクトステージは、プロジェクトのステータスを追跡するのに役立ちます。
作成 グループ
グループは、複数のプロジェクトを紐付けるためのタグとして機能します。例えば、商品には開発、テスト、品質保証のための複数のプロジェクト進行中を含めることができます。それぞれが個別のグループとなり、プロジェクトを適切に分類できます。
開始日と終了日を指定する
プロジェクトの期間を指定できます。これによりプロジェクトに時間的要素を取り入れ、チームはその期間内でタスクの計画と整理が可能になります。
プロジェクト設定を行う
プロジェクト設定は「設定」で利用でき、プロジェクトを表す接頭語やプロジェクトの見積もり種別、商品タイプ、優先度の詳細、スクラムボード上の商品ステータスなどを設定できます。
エピックとリリースの作成
エピックやリリースを活用することで、作業商品やスプリントをより効率的に整理できます。エピックは、複雑さにより複数スプリントにまたがる作業商品をまとめたりグループ化したりするのに役立ちます。一方、リリースは複数スプリントにまたがる作業商品を単一のリリースでまとめて公開する際に有効です。
バックログ作業商品の作成
プロジェクトバックログには、プロジェクト目標の達成やチームのロードマップ作成に必要な作業商品が一覧化されています。これが最終的なプロジェクト目標を決定します。バックログはユーザーストーリー、課題、その他完了すべきタスクで構成されます。プロジェクト作成時は空のバックログが表示されます。
スプリントバックログは、特定のスプリント目標達成のために優先順位付けされたバックログ作業商品のリストです。チームメンバーはバックログから作業商品を割り当てられ、スプリント期間内に完了させる必要があります。詳細はこちら。
スプリントの進捗を追跡する
スクラムボードは、スプリント内の作業商品と各商品のステータスを一目で確認できる総合的なビューを提供します。スプリントチーム、スプリント担当者、ワークスペース担当者、または管理者がこのボードを閲覧できます。商品のステータスに応じてボード上で移動も可能です。詳細はこちら。
予定をスケジュールする
予定は、スクラム型プロジェクト管理において重要な要素です。毎日の予定は、チームが協力し合い、目標に向けて一体感を持ち続けるために欠かせないイベントです。
予定の時間、期間、繰り返し頻度をスプリントごとに選択し、参加者リストを作成できます。また、予定時刻の前に実行されるリマインダーを設定することも可能です。
予定が必要となる典型的なシナリオには、スプリント計画、毎日のスタンドアップ、スプリント確認、スプリント振り返り、または一般的な予定などがあります。詳細はこちら。
アップデートを取得する
Sprintsでは、メンバーがチームのすべての活動を把握できるよう、フィード機能を備えています。フィードにはSprints内のすべての活動が時系列で更新されます。ユーザーはフィードにコメントや質問を投稿したり、他のメンバーをタグ付けしたり、作業商品IDを参照のために記載したりできます。チームが効率的に協力・作業するための最適なプラットフォームです。詳細はこちら。
活動ストリームは、プロジェクト内で発生した活動を時系列で表示するタイムラインです。活動は発生した日付と時間に基づいて記録され、処理の時系列順を把握できます。
スプリントパフォーマンスの評価
アジャイルスクラムでは、確認プロセスが重視されています。レポートやダッシュボードを使ってスプリントのパフォーマンスを評価できます。
レポートの表示
レポートは、アプリケーションから取得したデータをもとにスプリントのパフォーマンスを定量的に分析するのに役立ちます。各レポートはさまざまなパラメーターに基づいており、チームが予測を立てたり、是正措置を講じたり、課題を特定したり、より正確な見積もりを行うための有益な情報を提供します。詳細はこちら。
ダッシュボードを表示する
Zoho Sprintsには、プロジェクト全体のデータを把握できる詳細なダッシュボードがあります。詳細はこちら。
ダッシュボードでは、以下のことが可能です：
- プロジェクトの週間進捗を追跡する
- 作業アイテムの全体的な完了ステータスを把握する
- スプリントの合計数を確認する
- プロジェクト内のユーザーエンゲージメントを追跡する
- アイテムの種類、ユーザーエンゲージメント、活動に基づいてバックログ作業アイテムを把握する
- 承認および請求プロセスを確認する
- プロジェクトの実際の進捗を計画と比較する
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。
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