Möglicherweise möchten Sie eine E-Mail-Erinnerung eine Woche vor dem voraussichtlichen Abschlussdatum eines Geschäfts erhalten, oder Sie möchten eine E-Mail an die Kunden senden, die diese an die monatlichen Mieten oder Verlängerungen von Abonnements erinnert. In diesen Fällen ist es nicht notwendig, dass die Datensätze angelegt oder bearbeitet werden, damit die Regel ausgelöst wird. Sie wird einfach basierend auf dem Wert in den Datumsfeldern ausgelöst. Mit dieser Ausführungsoption können Sie ein Datumsfeld aus einem Datensatz auswählen und den Tag definieren, an dem die Regel ausgelöst werden soll.

Beachten Sie, dass mit dieser Option maximal 5000 Datensätze pro Stunde ausgelöst werden. Wenn mehr als 5000 Datensätze in einem Zeitraum von 10 Minuten vorliegen, werden die verbleibenden Datensätze in den nächsten 10 Minuten ausgeführt. 

1. Geben Sie Folgendes ein, um festzulegen, wann die Regel ausgelöst werden soll.
   
   • Basierend auf dem Datum/Uhrzeit-Feld, das diese Regel ausführen soll: Wählen Sie eine der Optionen aus: Erstellt um, Geändert um, Letzte Aktivitätszeit und Abgemeldet um.
     
   • Define execution date: Geben Sie die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, nach denen der Workflow ausgeführt werden soll.
     
   • Execution time: Wählen Sie die Ausführung zur gleichen Zeit wie die Aktivität oder geben Sie eine Zeit Ihrer Wahl ein.
     
2. Wählen Sie Once, Every Month oder Every Year aus der Dropdown-Liste Recur aus.
   
3. Klicken Sie auf Next.
   
   

Ausführung basierend auf der Punktzahl des Datensatzes 

Regeln können ausgelöst werden, wenn die Punktzahl eines Datensatzes erhöht, verringert oder aktualisiert wird. Nehmen wir an, Leads aus dem Dienstleistungssektor sind Ihre wichtigsten Interessenten, und Sie möchten sie anhand der Punktzahlen priorisieren. Sie möchten vielleicht eine zeitnahe Follow-up-Aktivität für Leads durchführen, die eine Punktzahl von 10 oder mehr haben. In solchen Fällen können Sie eine Workflowregel auf der Grundlage von Punktzahlen erstellen. Wenn die Punktzahl eines Lead aktualisiert wird und 10 oder mehr beträgt, kann eine Aufgabe erstellt werden, um den Lead sofort zu priorisieren und zu verfolgen. 

1. Wählen Sie entweder Increase, Decrease oder Updated, um festzulegen, wann die Regel ausgelöst werden soll.
   

   
   

2. Klicken Sie auf Next.
   
3. Geben Sie die Condition an, wann die Regel ausgeführt werden soll.
   
4. Klicken Sie auf Next.
   

   
   

Hinweis:

• Die Ausführungsreihenfolge der Automatisierung lautet: Assignment rule > Review process > Scoring Rules > Workflow Rule > Approval Process > Blueprint > Scoring Rules > Command Center. Die Bewertungsregel tritt zweimal in der Schleife auf, um sicherzustellen, dass die Bewertung bei der Ausführung von Aktionen aktualisiert wird. 
  
• Die Ausführung der Aktionen erfolgt in der folgenden Reihenfolge: Field update > Tags > Email Notification > Task > Slack notification, Cliq notification, Webhook , Custom function, Custom action, Create record (wird paralell ausgeführt) > Convert. 
  
• Regeln, die für dasselbe Modul erstellt wurden, werden in chronologischer Reihenfolge ausgeführt. Wenn Sie die Ausführungsreihenfolge ändern möchten, können Sie die Regeln neu anordnen. Klicken Sie hier, um mehr über die Neuanordnung zu erfahren.
• Nicht alle Aktionen werden in dieser Reihenfolge ausgeführt. Um die Leistung zu verbessern, haben wir bestimmte Aktionen ausgelagert. Das bedeutet, dass bestimmte Aktionen parallel und nicht sequenziell erfolgen.
  
• Gleichzeitig stattfindende Aktionen: Erinnerung, Aufgabe, Webhook, Funktion, Datensatz erstellen und Cliq/Slack-Benachrichtigung.
  
• Sequenziell stattfindende Aktionen: Feldaktualisierung, Tags und Konvertierung.
  
• Workflowregeln führen eine Aktion in dem Moment aus, in dem sie ausgelöst wird. Wenn eine große Menge an Datensätzen, welche die Auslösebedingung erfüllen, in das System gelangen, kann der Workflow einige Zeit benötigen, um ihre Aktionen nacheinander zu verarbeiten.
• Die Workflowausführung auf der Grundlage von Bewertungen ist für alle kostenpflichtigen Versionen verfügbar.
  
• Benachrichtigungen über Cliq, Slack und Cisco können durch sofortige und geplante Aktionen ausgelöst werden. 
  

Hinweis:

1. Ein Workflow kann nur für das Zielmodul erstellt werden, d. h. das Modul, in dem sich Ihre Kunden befinden oder für das die Empfehlung gilt.
   
2. Empfehlungen, die für ein Produkt oder ein Geschäft angezeigt werden, das bereits erworben oder mit dem Kontakt verknüpft ist, gelten für den Workflow. Das heißt, wenn der Kontakt einen Laptop erworben hat, wird Zia dasselbe Produkt erneut empfehlen. Für diese Empfehlung können Sie einen Workflow erstellen. 
   

1. Gehen Sie zu  Setup  >  Automation  >  Workflow rules.
   
2. Klicken Sie auf  Create.
   Nur die Zielmodule oder die Module, für die eine Empfehlung vorgeschlagen wird, sind verfügbar.  
3. Wählen Sie unter When do you want to execute the rule?  Based on recommendation aus .
   
4. Wählen Sie unter Execute aus der Dropdown-Liste die Anzahl der Tage sowie before/after/on aus.
   
5. Klicken Sie auf  Next.
   
6. Wählen Sie unter Would you like to add some additional conditions to this rule?  Yes oder No aus.
   Wenn Sie Ja auswählen, geben Sie die gewünschten Workflowbedingungen ein.
7. Klicken Sie auf Done.
   
8. Wählen Sie Instant oder Scheduled action.
   
9. Klicken Sie auf Save.
   

Ausführung basierend auf Notizen

Teil 3: Erstellen einer Workflowbedingung

Mehrere Bedingungen in einer Workflowregel helfen Ihnen, Fälle anzugehen, für die Sie klar definierte Aktionen für die Datensätze festgelegt haben, die die angegebenen Kriterien erfüllen und solche, die dies nicht tun.

Für jede Regel können Sie maximal 10 Bedingungen in der Enterprise Edition und 5 Bedingungen in der Standard und Professional Edition hinzufügen.

Beispiel: In einem Follow-up-Szenario haben Sie möglicherweise die folgenden Anforderungen, die am besten mit Workflowbedingungen konfiguriert werden können.

Workflowbedingungen	Datensätze, die den Kriterien entsprechen: Betrag des Geschäftsabschlusses ist >= $ 6.000, Kampagnenquelle ist Messe	Datensätze, die den Kriterien entsprechen: Betrag des Geschäftsabschlusses ist >= $ 2.000, Kampagnenquelle ist Messe	Datensätze, die keinem der Kriterien entsprechen:
Aktion 1	Senden Sie eine E-Mail an den Vertriebsmanager, um ihn über den großen Geschäftsabschluss zu informieren.	Weisen Sie dem Datensatzeigentümer die Aufgabe zu, das Geschäft in einer Woche abzuschließen.	Weisen Sie dem Datensatzeigentümer die Aufgabe zu, das Geschäft in einer Woche abzuschließen und eine 15-tägige Testphase durchzuführen.
Aktion 2	Weisen Sie dem Datensatzeigentümer eine Aufgabe zu, um die Rabattrichtlinien und den endgültigen Rabattwert zu überprüfen.	-	Aktualisieren Sie den Feldwert auf Eligible für das Feld 15 Day Trial.

1. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   
   • Records Matching the Conditions: Die Regel wird nur für Datensätze ausgelöst, die den angegebenen Kriterien entsprechen.
     
   • All Records: Die Regel wird für alle Datensätze ausgelöst.
     
   • Records that do not meet any of the above conditions: Diese Option steht ab der zweiten Bedingung anstelle von All Records zur Verfügung.
     
2. Geben Sie die Kriterien an.
   Sie können auf das Symbol Add klicken, um mehrere Kriterien hinzuzufügen.
   
   Sie können Tags als Teil von Workflow-Kriterien angeben. 
   
   Wenn Sie mehr als ein Kriterium hinzufügen, wird ihnen die Option Edit the criteria pattern angezeigt.
   
   
   
3. Klicken Sie auf Next und fügen Sie sofortige oder geplante Aktionen hinzu.
   
4. Klicken Sie auf den Link Add another condition, um eine weitere Workflowbedingung hinzuzufügen und die oben genannten Schritte zu wiederholen.
   
   Bitte beachten Sie, dass diese Option nur verfügbar ist, wenn mindestens eine Aktion (sofort oder geplant) zur Bedingung hinzugefügt wird.
   

Kriterienmuster bearbeiten

Der Kriterienmustereditor in der benutzerdefinierten Listenansicht hilft Ihnen, die erweiterten Filter mit einfachen logischen Operatoren wie and/or zu entwickeln.

Hinweis:

• Sie können maximal 25 Kriterien für eine Listenansicht angeben.
  
• Wenn Sie der Regel eine Konvertierungsaktion (eine sofortige Aktion) zuordnen, ist die Angabe der Kriterien obligatorisch.
  
• In den Kriterien können maximal 5 Suchfelder hinzugefügt werden.
  

So bearbeiten Sie Kriterienmuster:

1. Navigieren Sie zu Setup > Automation > Workflow Rules.
   
2. Klicken Sie auf der Seite Workflow Rules auf eine Workflowregel.
   
3. Überprüfen Sie auf der Seite Edit Rule Ihre vorhandenen Kriterien, und klicken Sie auf den Link Change Pattern.
   
4. Ändern Sie im Feld Pattern Editor die Filter, und klicken Sie auf den Link Save.
   

Beispiel:
Sie möchten eine Workflowregel für alle Interessenten auslösen, deren "Type" New Business ist, deren "Stage" Need Analysis oder Qualification ist und deren "Amount" über $ 50.000 liegt.

"Type" ist New Business; "Stage" ist Need Analysis oder "Qualification"; Amount" ist $ 50.000.

Sie können diese Kriterien einfach mit der folgenden Option Kriterien erstellen:

Das Kriterienmuster wird automatisch wie folgt festgelegt:

Da das Kriterienmuster nicht den Anforderungen entspricht, können Sie es folgendermaßen bearbeiten:
  

Sie können die folgenden Zeichen im Kriterienmustereditor verwenden: 

• Runde Klammern: ( )
  
• Die Operatoren and/or
  
• Die Zeilennummer der Kriterien
  

Teil 4: Zuordnung von sofortigen und geplanten Aktionen

Eine Workflowregel ist nur dann sinnvoll, wenn ihr eine Aktion zugeordnet ist. Diese Aktionen umfassen E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgaben, Feldaktualisierungen, Webhooks, benutzerdefinierte Funktionen, Aktiviäten – Aufgaben, Meetings und Anrufe sowie das Erstellen eines Datensatzes. Mit Ausnahme des Erstellens von Datensätzen werden alle anderen Aktionen unter der Registerkarte Actions (unter Automations) gruppiert und können entweder Instant oder Scheduled sein. Aktionen, die einmal erstellt wurden, können mit vielen Regeln verknüpft werden.

1. Gehen Sie im Abschnitt Actions der Workflowregel wie folgt vor:
   
   • Sofortige Aktionen: Klicken Sie hier, um sofortige Aktionen zuzuordnen, die sofort ausgelöst werden, wenn die Workflowregel ausgelöst wird. Sie können eine solche Aktion auch neu erstellen und direkt mit der Regel verknüpfen.
     
   • Scheduled Actions: Klicken Sie hier, um geplante Aktionen zu verknüpfen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgelöst werden, sobald die Regel ausgelöst wird. Es können maximal 5 geplante Aktionen erstellt werden.
     
2. Klicken Sie auf Save.
   
   Beachten Sie, dass Sie eine Regel nur speichern können, wenn Sie entweder eine sofortige oder eine geplante Aktion erstellen.
   

Aktionen zu Regeln zuordnen

Sofortige Aktionen hinzufügen

Sofortige Aktionen umfassen E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgaben, Meetings, Anrufe, Feldaktualisierungen, Webhooks und Datensatzerstellung und werden sofort nach Ausführung der Regel ausgelöst. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Aktionen zuzuordnen.

• Mit Create erstellen Sie E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgaben, Feldaktualisierungen, Tags, Webhooks sowie benutzerdefinierte Funktionen oder Datensätze und ordnen Sie der Regel zu. Sie können auch eine Aktion erstellen, um Leads, Angebote oder Kundenaufträge umzuwandeln.
  
• Mit Select existing wählen Sie vorhandene E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgaben, Feldaktualisierungen, Webhooks oder benutzerdefinierte Funktionen aus, um sie der Regel zuzuordnen.
  

So ordnen Sie eine Sofortmaßnahme zu:

Wenn Sie eine Workflowregel erstellen, gehen Sie direkt zu Schritt 4.

1. Navigieren Sie zu Setup > Automation > Workflow Rules.
   
2. Klicken Sie auf der Seite Workflow Rules auf die Regel, für die Sie eine Aktion erstellen möchten.
   
3. Klicken Sie auf Edit, um die Regeleinstellungen zu ändern.
   
4. Klicken Sie unter einer Condition auf den Link Instant Action/Action und wählen Sie die Aktion aus der Dropdown-Liste aus.
   
5. Wählen Sie im Popup-Fenster die aufgelisteten Aktionen aus oder klicken Sie auf New [Action], um eine Aktion zu erstellen und dann zuzuordnen.
   
6. Klicken Sie auf Associate.
   

Hinweis: 

• Bei einer Workflowregel werden alle Aktionen (E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgaben, Feldaktualisierungen,Tags, Webhooks und Funktionen) nicht aufgelistet. Wenn die Regel für Leads gilt, stehen nur die für Leads erstellten Aktionen für die Zuordnung zur Verfügung.
  
• Wenn die Datensätze über Workflow gelöscht werden, können Sie ihre Informationen nicht mit get-API abrufen, da der Datensatz bereits gelöscht wurde.
  
• Auslöser zum Bearbeiten oder Löschen funktionieren nicht, wenn Datensätze automatisch zusammengeführt werden. Diese Trigger funktionieren, wenn Datensätze manuell zusammengeführt werden. 
• Es kann nur ein Satz sofortiger Aktionen erstellt werden, dem E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgaben, Meetings, Anrufe usw. zugeordnet sind.
  
• Sie können maximal 5 E-Mail-Benachrichtigungen, 5 Aufgaben, 5 Feldaktualisierungen, 1 benutzerdefinierte Funktion, 1 Webhook und 1 Datensatzerstellung mit der sofortigen Aktion verknüpfen. 
  

Datensatzerstellung als sofortige und geplante Aktion

Nur für Professional und höhere Versionen verfügbar.

Sie können eine sofortige oder geplante Aktion konfigurieren, um Datensätze zu erstellen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, z.B.:

1. Sie können ein Geschäft erstellen, wenn der Kontaktstatus in "interested" geändert wird. 
   
2. Sie können einen Fall einen Tag nach der Kundenanfrage erstellen.
   

Datensätze können sowohl in Standard- als auch in benutzerdefinierten Modulen erstellt werden. Es werden nur die folgenden Standardmodule unterstützt: Leads, Contacts, Accounts, Deals und Cases. Der Ausführungsparameter kann nur für eine Datensatzaktion oder für ein Datum/eine Zeit festgelegt werden. 

Beim Konfigurieren der Regel müssen Sie:

• Das Modul und das Layout auswählen, zu dem der neue Datensatz hinzugefügt werden soll.
  

• Den Eigentümer des Datensatzes auswählen. Sie können entweder den angemeldeten Benutzer (die Person, welche die Workflowregel erstellt) oder einen anderen CRM-Benutzer auswählen. 
  
  Auf ähnliche Weise können Sie einen Referenzbenutzer auswählen. Das heißt, alle Benutzer-Suchfelder, die Sie im Layout hinzugefügt haben. Wenn das Modul Contacts beispielsweise eine Benutzersuche für Accounts und Vendors hat, können Sie einen Benutzer aus diesen Suchmodulen als Datensatzeigentümer auswählen. Sie können auch einen Benutzer aus dem benutzerdefinierten Benutzerfeld als Datensatzeigentümer auswählen, dabei muss es sich jedoch um ein Feld für einen einzelnen Benutzer handeln.  
  
  

• Geben Sie die Werte für Felder wie Datensatzname, Betrag usw. ein. Die Werte, die Sie hier eingeben, werden für den erstellten Datensatz automatisch ausgefüllt. Standardmäßig werden hier die obligatorischen Felder (sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Felder) aus dem Layout angezeigt. Sie können auch die anderen im Layout vorhandenen Felder hinzufügen und einen Wert eingeben. Sie können entweder die Werte eingeben oder Zusammenführungsfelder verwenden. Beispielsweise können die E-Mail-Feldwerte über die Zusammenführungsfelder eingegeben werden.

Hinweis:

1. Sie können nur eine Aktion/Bedingung zum Erstellen eines Datensatzes erstellen.
   
2. Wenn Sie über add more fields einer Aktionsseite zum Erstellen eines Datensatzes weitere Felder hinzufügen, wird das neu hinzugefügte Feld obligatorisch.
   

So richten Sie die Datensatzerstellung ein:

1. Gehen Sie zu Setup > Automation > Workflow Rules.
   
2. Erstellen Sie eine Regel und definieren Sie die Regelausführung. 
   
3. Es können nur On a record action oder On a Date/Time ausgewählt werden. 
   
4. Klicken Sie auf Next und definieren Sie die Bedingung.
   
5. Wählen Sie unterInstant Action Create a record und das Modul aus.
   
   
   
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste das Layout aus. 
   
7. Wählen Sie unter Record Owner Users oder Reference aus der Dropdown-Liste aus.
   Wählen Sie das entsprechende Benutzerfeld aus, wenn Sie die Referenzoption wählen. 
8. Geben Sie Werte für die anderen Felder ein.
   Klicken Sie auf Add more fields, um zusätzliche Felder und Werte aus dem Datensatz-Layout aufzurufen.
9. Klicken Sie auf Save.

Tags für sofortige Konvertierungsaktionen hinzufügen

1. Wählen Sie unter Instant Action in der Dropdown-Liste die Option Convert aus.
   
2. Geben Sie im angezeigten Popup-Fenster Konvertieren Folgendes an:
   
3. Aktivieren Sie unter Convert Leads alle oder eine der folgenden Optionen: Contact, Account und Deal.
   
4. Wählen Sie bei Bedarf einen Eigentümer der neuen Datensätze aus.
   
5. Markieren Sie in Tags übertragen zu eine oder alle der folgenden Optionen: Konten, Kontakte und Geschäft.  
   
6. Klicken Sie auf Done.
   

Aktivitäten als Sofortige Datensatzaktionen erstellen

Fälle, in denen geplante Aktionen neu geplant werden:

• Die Ausführungskriterien für die Regel sind entweder Edit oder Create or Edit. Wenn die Regelkriterien für einen Datensatz erfüllt sind, werden die sofortigen Aktionen ausgelöst und geplante Aktionen für den Datensatz geplant.
  
  Wenn ein Benutzer den Datensatz bearbeitet und die Regelkriterien nicht erfüllt sind, werden die zuvor geplanten Aktionen gelöscht. Wenn der Datensatz erneut bearbeitet wird und die Kriterien erfüllt sind, werden die geplanten Aktionen neu geplant.
  
• Für geplante Aktionen kann die Ausführungszeit auch auf dem benutzerdefinierten Feld Execution Time basieren. Wenn ein Regelkriterium für einen Datensatz erfüllt ist, werden die sofortigen Aktionen ausgelöst und geplante Aktionen für den Datensatz geplant.
  
  Wenn ein Benutzer den Datensatz bearbeitet, um den Wert des Felds Datum und Uhrzeit zu ändern, werden die geplanten Aktionen gemäß dem neuen Wert für Datum und Uhrzeit neu geplant.
  

Fälle, in denen geplante Aktionen gelöscht oder nicht neu geplant werden:

• Die Ausführungskriterien für die Regel sind entweder Edit oder Create or Edit. Wenn die Regelkriterien für einen Datensatz erfüllt sind, werden die sofortigen Aktionen ausgelöst und geplante Aktionen für den Datensatz geplant.
  
  Wenn ein Benutzer den Datensatz bearbeitet, aber die Regelkriterien nicht erfüllt sind, werden die geplanten Aktionen nicht erneut geplant.
  
• Wenn die Enterprise Edition auf die kostenlose Edition herabgestuft wird, werden alle geplanten Aktionen, die für den Datensatz geplant sind, gelöscht.
  
• Wenn Datensätze gelöscht werden, werden auch alle für den Datensatz geplanten Aktionen gelöscht. Wenn die gelöschten Datensätze wiederhergestellt werden, werden die geplanten Aktionen nicht neu geplant.
  

Fälle, in denen die geplanten Aktionen nicht ausgeführt werden:

• Wenn eine Veranstaltung abgesagt wird, werden keine der für die Veranstaltung geplanten Aktionen ausgeführt.
  
• Wenn ein Lead konvertiert wird, werden keine der für den Datensatz geplanten Aktionen ausgeführt.
  

Zu beachtende Punkte 

• Wenn das Feld Change Pattern zum Bearbeiten verwendet wird, können Sie im Abschnitt Specify Criteria keine Kriterienzeilen hinzufügen oder löschen.
  
• Der Operator-Vorrang wird nicht berücksichtigt, wenn Sie keine Klammern angeben. Wenn Sie beispielsweise die Kriterien 1 or 2 and 3 angeben, wird dies als ((1 or 2) and 3) angesehen.
  
• Sie können die Operatoren and oder or der Kriterienzeilen ändern. Sie werden dann im Editor darunter aktualisiert.
  
• Sie können die Bedingungen and oder or im Muster ändern. Die Aktualisierung erfolgt in den Zeilen darüber.
  
• Bei Angabe von 1 and 2 mit anschließendem Speichern erfolgt die Anzeige des Musters beim Bearbeiten der Ansicht als (1 and 2). Bei (1 and 2) or 3 wird das Muster als ((1 and 2) or 3) angezeigt.
  
• Wenn Sie im Editor mehrere Zeilen hinzufügen und eine nach der anderen löschen, werden im Muster weitere Klammern angezeigt. Wurden z. B. 4 Zeilen hinzugefügt, und Sie löschen die dritte Zeile, wird das Kriterienmuster als ( ( ( ( 1 and 2 ) ) ) or 3 ) angezeigt. Wird die erste Zeile gelöscht, wird dies als ( ( ( ( 1 ) ) ) or 2 ) angezeigt. Beim Speichern des Kriteriums erfolgt jedoch eine Änderung in (1 or 2).
  
• Folgende Ausdrücke dürfen Sie nicht verwenden, da sie ungültig sind: (), (and), (or).
  
• Wenn die Klammern nicht übereinstimmen, wird dies als ungültig angesehen.
  
• Eine Fehlermeldung wird angezeigt, wenn die Anzahl der Zeilen und die im Muster angegebenen Zahlen nicht übereinstimmen. Die Fehlermeldung erfolgt auch dann, wenn im Muster Zahlen fehlen.
  
• Sollten die abschließenden Klammern fehlen, besteht ein Unterschied zwischen dem Kriterienmustereditor und dem Ansichtsmodus.
  

  Ihr Kriterienmuster im Editor	Ihr Kriterienmuster im Ansichtsmodus
  (1 und 2) oder (3 und 4)	((1 und 2) oder (3 und 4))
  1 und 2 und 3 und 4	(1 und 2 und 3 und 4 )
  (1 oder 2) und (3 oder 4)	((1 oder 2) und (3 oder 4))

1. Wenn Workflows während der Bearbeitung eines Datensatzes ausgelöst werden, kann dies zu Schleifen führen. So verwaltet Zoho CRM diese Schleifen:
   
1. Einzelner Workflow löst sich selbst aus: Wenn ein Kontakt aktualisiert wird, wird Workflow A ausgelöst. Dieser Workflow aktualisiert dann denselben Kontakt. Da es sich um eine Aktualisierung des Kontakts handelt, wird Workflow A erneut ausgelöst. In diesem Fall wird Workflow A zweimal ausgeführt (Workflow A → Workflow A), bevor er gestoppt wird.
   
2. Mehrere Workflows lösen sich gegenseitig aus: Nehmen wir an, dass die Aktualisierung eines Kontakts Workflow A auslöst, wodurch dann ein Geschäft aktualisiert wird. Diese Aktion löst Workflow B aus Wenn Workflow B einen Kontakt aktualisiert, wird Workflow A erneut ausgelöst. Nach der Ausführung von Workflows (Workflow A → Workflow B → Workflow A) wird die Schleife gestoppt.
   
3. Dieses Verhalten des Stoppens der Schleife tritt auch bei datumsbasierten Triggern auf.
   

Workflowregeln sperren

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass niemand eine Workflowregel bearbeitet, es sei denn, dies ist absolut notwendig, können Sie die Regel sperren. Wenn eine Regel gesperrt ist, kann sie nicht bearbeitet werden. Die Regel muss freigeschaltet werden, um sie wieder bearbeiten zu können. Eine gesperrte Regel sendet anderen Administratoren die Nachricht, dass sie nicht zur Bearbeitung vorgesehen ist, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich. Eine Workflowregel kann nach ihrer Erstellung gesperrt werden.

So sperren Sie eine Workflowregel:

1. Navigieren Sie zu Setup > Automation > Workflow Rules.
   
2. Klicken Sie in der Listenansicht Workflow Rules auf der Registerkarte Rules auf die Regel, die Sie sperren möchten.
   
3. Klicken Sie auf der Detailseite der ausgewählten Workflowregel auf das Symbol Lock neben dem Regelnamen.  
   
   
   
4. Geben Sie in Lock Rule den Grund für das Sperren der Regel ein. Diese Meldung wird anderen Administratoren angezeigt, die versuchen, die Regel zur Bearbeitung freizuschalten.
   
   
   
   
5. Klicken Sie auf Lock.
   

Hinweis:

• Nur Administratoren können eine Workflowregel sperren/entsperren. Diese Option ist verfügbar, damit andere Benutzer die Regel nicht bearbeiten oder löschen können. Bei Bedarf können andere die Workflowregel klonen.
  
• Eine Regel kann durch die gleiche Vorgehensweise entsperrt werden. Auf der Detailseite einer Workflowregel können Sie auf das Symbol Unlock klicken und mit der Bearbeitung der Regel fortfahren. Eine gesperrte Regel kann nicht durch andere Benutzer bearbeitet werden. Bei Bedarf können sie die Regel klonen, um eine weitere zu erstellen.
  
• Die mit einer gesperrten Regel verbundenen Aktionen wie E-Mail-Benachrichtigungen, Feldaktualisierungen, Aufgaben usw. sind ebenfalls gesperrt und können von den Benutzern nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
  
• Damit eine Regel über die Option Field Update ausgelöst werden kann, müssen sowohl die Regelkriterien als auch die Ausführungskriterien wahr (true) sein.
  
• Wenn Ihr Zoho CRM-Konto herabgestuft wird oder das Abonnement abgelaufen ist, werden die Workflowregeln deaktiviert. Wenn Sie das Abonnement verlängern, müssen Sie die Regeln manuell aktivieren.
  
• Wenn als Ausführungskriterium die Option Delete ausgewählt ist, wird keine Workflowregel ausgelöst, wenn Datensätze aus dem Papierkorb gelöscht werden.
  
• Sie können nur E-Mail-Benachrichtigungen, Funktionen und Webhooks konfigurieren und mit einer Workflowregel verknüpfen, wenn das Ausführungskriterium Delete lautet.
  
• Workflowregeln werden ausgelöst, wenn Datensätze mithilfe von Massenaktualisierung oder Makros geändert werden und wenn der Datensatzeigentümer geändert wird. Regeln werden auch ausgelöst, wenn Aufgaben über ein Makro erstellt werden.
  
• Wenn Sie eine Workflowregel für das Modul Events konfigurieren, wird der zusätzliche Regelauslöser Cancel angezeigt.
  
• Der Auslöser Cancel kann gewählt werden, wenn Sie eine Workflowaktion zum Stornieren eines Events konfigurieren möchten.
  
• Wenn Sie eine Workflowregel für das Modul Visits konfigurieren, wird nur der Regelauslöser Create angezeigt. Die anderen Regelauslöser wie Edit, Field Update usw. stehen für das Modul Visits nicht zur Verfügung.
  
• Wenn bei der Erstellung von Visits Workflow Actions konfiguriert werden, werden diese Aktionen für die mit dem Besuch verknüpften Leads/Kontakte und nicht für den Besuch selbst durchgeführt. Wenn beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen für den Besuch konfiguriert sind, werden die E-Mails an die mit dem Besuch verbundenen Leads und Kontakte gesendet. In ähnlicher Weise werden bei der Erstellung des Besuchs erstellte Aufgaben dem Datensatzeigentümer des zugehörigen Leads/Kontakts zugeordnet. 
  

Listenansicht und Zusammenfassung verwenden

Es gibt zwei Ansichten für Workflowregeln, die erstellt werden – die List View und die Summary View. Standardmäßig wird die Listenansicht angezeigt, die eine Liste aller Workflowregeln für alle Module/das ausgewählte Modul darstellt.
    

​In der Zusammenfassung sind die Kriterien und Feldaktualisierungen aufgeführt, die den Regeln zugeordnet sind, damit Sie sich einen klaren Überblick über alle Regeln und deren Verwendung verschaffen und Verwechslungen vermeiden können.

​

Hinweis:

• Sie müssen ein Modul auswählen, um die Zusammenfassung zu überprüfen. Diese Ansicht ist nicht verfügbar, wenn Sie die Option Alle Module auswählen.
  
• Die Zusammenfassung ist nur für Workflowregeln und nicht für E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgaben und Feldaktualisierungen verfügbar.
  
• In der Listenansicht können Sie die Regeln neu anordnen, um die Reihenfolge zu ändern, in der die Regeln ausgeführt werden müssen. Die Option Reorder ist erst verfügbar, wenn Sie ein Modul aus der Dropdown-Liste ausgewählt haben. 
  

So verwenden Sie die Zusammenfassung:

1. Navigieren Sie zu Setup > Automation > Workflow Rules.
   
2. Wählen Sie auf der Seite Workflow Rules ein Modul aus der Dropdown-Liste aus.
   
3. Klicken Sie auf das Symbol Summary View.
   
   Alle Regeln für das ausgewählte Modul werden zusammen mit den Kriterien und den zugehörigen Feldaktualisierungen aufgelistet. Sie können auf den Link Show More klicken, um die anderen mit der Regel verknüpften Elemente anzuzeigen.
   
   
   

So ordnen Sie die Workflowregeln neu an:

1. Navigieren Sie zu Setup > Automation > Workflow Rules.
   
2. Wählen Sie auf der Seite Workflow Rules ein Modul aus der Dropdown-Liste aus.
   
   Stellen Sie sicher, dass Sie die Listenansicht und nicht die Zusammenfassung ausgewählt haben.
   
3. Klicken Sie auf Reorder Rules.
   
4. Ziehen Sie die Regeln per Drag-and-Drop in die von Ihnen gewünschte Reihenfolge.
      
   

Workflownutzung anzeigen

Sie können Einblicke in die Nutzung Ihrer Workflowregeln erhalten, die die Aktion zum Senden von verknüpften E-Mail-Benachrichtigungen enthalten. Basierend auf der Öffnungsrate der E-Mail-Vorlage, die mit Ihren Workflowregeln verknüpft ist, werden für jede Woche die leistungsstärksten Workflowregeln aufgelistet.

Verfügbarkeit

Erforderliche Berechtigung

Alle Benutzer haben die Berechtigung, die Workflownutzung anzuzeigen.  

Funktionsverfügbarkeit und -beschränkungen prüfen 

So verfolgen Sie die Nutzung des Workflows:

1. Navigieren Sie zu Setup > Automation > Workflow Rules.
   
2. Klicken Sie auf der Seite Workflow Rules auf die Registerkarte Usage.
   
3. Auf der Seite Usage können Sie Folgendes tun:
   

• Anzeigen der Liste der leistungsstärksten Workflowregeln nach der E-Mail-Öffnungsrate der letzten 7 Tage.
  
• Nachverfolgen der Öffnungsrate jeder E-Mail-Vorlage über die jeweilige Workflowregel zusammen mit der gesamten Öffnungsrate.
  
• Klicken Sie auf die Regeln, um weitere Details zur Nutzung zu erhalten.
  
  
  
  

Workflowregeln löschen

Sie können die Workflowregeln auch aus der Listenansicht und auch während der Anzeige der Regel löschen. Wenn Sie eine Workflowregel löschen, werden auch alle geplanten Aktionen für die Datensätze gelöscht.

So löschen Sie Workflowregeln:

1. Navigieren Sie zu Setup > Automation > Workflow Rules.
   
2. Bewegen Sie auf der Seite Workflow Rules den Mauszeiger auf die Regel, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf das Symbol Delete.
   
   Alternativ können Sie auch auf die Regel klicken, die Sie löschen möchten. Klicken Sie auf der Seite mit den Regeldetails auf die Schaltfläche More Options und dann auf Delete.
   
   
   

Hinweis:

1. Im Auditprotokoll können Sie Informationen zu jeder Aktualisierung anzeigen, die im Workflow vorgenommen wird.  Siehe auch: Auditprotokoll.