Der Datenmigrationsassistent in Zoho CRM sorgt dafür, dass Ihre Daten korrekt migriert werden, und erspart Ihnen einen Großteil der manuellen Arbeit. Er ordnet automatisch die importierten Dateien CRM-Modulen und die Spalten der Importdatei Zoho CRM-Feldern zu. Im Fall von Modulen, die bis jetzt noch nicht verfügbar sind, erstellt Zoho CRM diese und ordnet ihnen die relevanten Dateien zu. Sie erhalten klare Angaben zur Anzahl der zugeordneten, der nicht zugeordneten und der nicht unterstützten Dateien. 

Die Migration nach Zoho CRM kann ein völlig problemloser Vorgang sein, aber falls Sie bei einem der Schritte nicht weiterkommen, kontaktieren Sie uns unter migration@zohocrm.com. Wenn wir die Migration für Sie durchführen sollen, füllen Sie das Formular http://www.zoho.com/crm/zwitch.html aus. Einer unserer Mitarbeiter wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.  

Migrationsoptionen

Es gibt ein paar Migrationsoptionen. Zoho CRM bietet ein maßgeschneidertes Setup zur Migration von Salesforce, anderen Zoho CRM-Konten, Zoho ContactManager, Pipedrive, Highrise, Insightly, MS Dynamics, Maximizer und beliebigen anderen CRMs.

Von Pipedrive, Highrise, Hubspot und Insightly können Sie per API migrieren. Sie benötigen nur die Instanz-URL, um zu beginnen. Andererseits ist Zoho ContactManager ziemlich einfach zu bedienen, da keine Konfiguration erforderlich ist und die Daten mit einem Klick migriert werden.

Bevor Sie migrieren

Zunächst sollten Sie sich einen Überblick verschaffen, indem Sie den folgenden Migrationsleitfaden durchlesen.

• Die Dateien sollten im CSV-Format vorliegen.
  
• Die Dateigröße kann maximal 8 GB betragen. Die Anzahl der Dateien, die Sie gleichzeitig migrieren können, ist auf 200 begrenzt.
  
• Sie können ZIP-Dateien hochladen, die folgende Struktur aufweisen: Beim Öffnen der ZIP-Datei sollte sie nur CSV-Dateien enthalten. Wenn sich Ordner in der ZIP-Datei befinden, gibt das System beim Einfügen der Datei einen Fehler aus.    
  
• Die meisten Standardmodule werden automatisch mit dem System verknüpft, basierend auf den Dateinamen in Zoho CRM. Wenn Sie über benutzerdefinierte Module verfügen, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung, um benutzerdefinierte Module entweder während oder vor der Migration zu erstellen.
  
• Die Datei wird in einen nicht zugeordneten Abschnitt verschoben und es wird nach Vorschlägen gefragt. Kicken Sie auf "OK" > benutzerdefinierte Module werden erstellt
  
• Basierend auf der Datei können Sie benutzerdefinierte Module aus nicht zugeordneten Modulen erstellen. 
  

• Wenn Sie nicht zugeordnete Dateien haben, können Sie ein Modul erstellen und diesem Modul die entsprechenden Dateien hinzufügen.
  

• Sie können dieses Modul auch als Verknüpfungsmodul erstellen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie erstellen das neue Modul "Doctors" und möchten es mit dem Modul "Patients" verknüpfen. Das ist direkt von diesem Fenster aus möglich.
  
  
• Zoho CRM schlägt benutzerdefinierte Felder vor, die in der Importdatei, aber nicht in Zoho CRM verfügbar sind. Falls erforderlich, können Sie diese Felder vor und während der Migration erstellen. 
  
• Je nach der Anwendung, aus der Sie Daten migrieren, können Sie manche Module, die nicht relevant sind, überspringen. 
• Zwei oder mehr Dateien können einem Modul zugeordnet werden. In diesem Fall sollte die Spaltenüberschrift in allen Dateien gleich sein, nur dann können Sie sie einem einzigen Modul zuordnen.
  Wenn beispielsweise 2 Leaddateien mit den Spaltenüberschriften "Leadname", "Firma", "Adresse 1", "Adresse 2", "Adresse 3" usw. vorhanden sind, muss die Datei "lead2.csv" dieselben Spaltenüberschriften enthalten. 

Checkliste für die Migration

1. Dateiformat: Das unterstützte Format lautet CSV. 
   
2. Kontrollkästchen-Felder: Die Werte für die Kontrollkästchen-Felder in der Importdatei müssen entweder "True" oder "False“ lauten. Importierte Daten aus Kontrollkästchen-Feldern werden in Zoho CRM folgendermaßen konvertiert:
   
   • Wenn das Kontrollkästchen ausgewählt ist: "True" oder "1"
     
   • Wenn das Kontrollkästchen nicht ausgewählt ist: "False" oder "0"
     
3. Nicht zulässige Zeichen: Die Daten für die zu importierende Datei dürfen keines der folgenden Zeichen enthalten:
   
   • Doppelte Anführungszeichen ("): dürfen nur als Feldbegrenzer verwendet werden
     
   • Vertikaler Balken (|)
     
   • Spitze Klammern (<>)
     
4. Felder für Mehrfach-Auswahlliste: Die Werte müssen in der Importdatei durch Semikolons voneinander getrennt werden.
   
5. Tags migrieren: Tags müssen in der Datei als durch Kommata getrennte Werte erscheinen. Wenn ein Datensatz mehr als 10 Tags enthält, werden nur die ersten 10 Tags migriert, und jedes Tag kann maximal 25 Zeichen enthalten.
   
   
   
6. Unterformulare migrieren: Unterformulare können aus jedem Modul migriert werden. Angenommen das Modul Students verfügt über die beiden Unterformulare "Ausbildungsdetails" und "Errungenschaften". Bei der Migration müssen Sie die entsprechende Datei dann dem Modul Students und den zugehörigen Unterformularen zuordnen. Bei der Zuordnung der Moduldatei wird der Name des Unterformulars zusammen mit dem Namen des Moduls angezeigt (Ausbildungsdetails – Schüler). Vor der Migration müssen Sie sicherstellen, dass das übergeordnete Modul und die entsprechenden Unterformulare bereits zugeordnet sind. 
   
   
   
7. Migration von Benutzern: Sie können keine Benutzer migrieren, die bereits über ein separates Zoho CRM-Konto verfügen. Die Benutzer können nur in das CRM-Konto Ihres Unternehmens importiert werden, nachdem sie ihr separates Zoho CRM-Konto geschlossen haben.
   
8. Pflichtfelder aktualisieren: Ihre Importdatei muss Daten für alle Pflichtfelder in Zoho CRM enthalten. Zum Beispiel ist "Nachname" bei Zoho CRM ein Pflichtfeld. Achten Sie darauf, dass die Spalte "Nachname“ Ihrer Leads-Importdatei Werte enthält. Für die Datensätze, die keinen Nachnamen aufweisen, müssen Sie die Werte als „nicht angegeben“ oder „keine“ eingeben. Alle Datensätze, die keine Werte in den Pflichtfeldern enthalten, werden beim Import ignoriert. Während der Migration erhalten Sie die Möglichkeit, die Pflichtfelder mit leeren Werten zu füllen.
   
9. Dropdown-Liste: Alle in Dropdown-Listen angezeigten Datenwerte müssen in den entsprechenden Zoho CRM-Feldern vorhanden sein.
   
   Wenn Sie beispielsweise planen, Kontoinformationen zu importieren, die einen Wert für die Dropdown-Liste "Branchentyp" enthalten, sollten Sie sich vor dem Kontoimport vergewissern, dass alle Branchenwerte in der Quelldatei bereits in der Dropdown-Liste vorhanden sind. Wenn die Werte nicht vorhanden sind, müssen Sie entweder die Werte in der Quelldatei so ändern, dass sie den vorhandenen Werten in Zoho CRM entsprechen, oder den Administrator bitten, die neuen Werte hinzuzufügen. Sie wird hinzugefügt, auch wenn die Werte nicht vorhanden sind.
   
10. Feldnamen: Stellen Sie sicher, dass die erste Datenzeile (Datensätze) in der Quelldatei die Spaltenüberschriften oder Feldnamen und nicht die eigentlichen Datenwerte enthält. Diese Feldnamenwerte für Überschriften helfen, die Daten zu identifizieren, wenn Sie die neuen Daten den bestehenden Feldern in Zoho CRM zuordnen. Die Spaltennamen entsprechen den Feldnamen.
    
11. Leere Zeilen in der Importdatei: Mehr als 10 leere Zeilen in der Datei zeigen das Ende der Datei an. Daten nach den leeren Zeilen werden beim Import ignoriert. Achten Sie darauf, keine Leerzeilen zwischen den Daten zu lassen.
    
12. Benutzerdaten: Migrieren Sie die Benutzerdaten immer zuerst in Zoho CRM. Stellen Sie dann sicher, dass das Feld für die Datensatzinhaber-ID der Datensatzinhaber-ID in Zoho CRM zugeordnet wird. Wenn Sie zum Beispiel Leads migrieren, ordnen Sie das Feld für die ID des Leads-Inhabers aus der Datei dem entsprechenden Feld im Zoho CRM zu.
    
    
    

Die Module und ihre für Zoho festgelegten Pflichtfelder werden in der folgenden Tabelle aufgeführt. Stellen Sie beim Import sicher, dass diese Felder zugeordnet werden. Vielleicht gibt es in den einzelnen Modulen andere Pflichtfelder, aber Sie können die Felder gegebenenfalls jederzeit anpassen und als nicht obligatorische Felder kennzeichnen.