CRM-Daten exportieren

CRM-Daten exportieren

Je nach Ihren Anforderungen können Sie die in Ihrem CRM gespeicherten Daten ganz oder teilweise exportieren. Zu den häufigsten Anforderungen gehören die Segmentierung von Kunden, die gemeinsame Nutzung von Daten durch Mitarbeiter, die Erfüllung von Compliance-Anforderungen, die Erstellung von Berichten und die Archivierung Ihrer Daten.

Welche Optionen stehen zur Verfügung?

Es gibt drei exportbezogene Optionen in Zoho CRM:
  1. Moduldaten exportieren
  2. Vollständige Sicherung durchführen
  3. Berichte exportieren

Für welche Option sollte ich mich entscheiden?

  1. Wenn Sie Daten aus einzelnen Modulen exportieren müssen, können Sie die Exportoption im Datenverwaltungstool verwenden.
  2. Wenn Sie alle Daten in Ihrem CRM exportieren möchten (Daten in allen Modulen, Anhängen, Konfigurationsdetails usw.), führen Sie eine vollständige Sicherung durch.
  3. Wenn Sie einen bestimmten Datensatz benötigen, der sortiert und gruppiert ist und sich über mehrere Module erstreckt, ist es am besten, einen Bericht zu erstellen und diesen zu exportieren.
Sehen wir uns die erste Option an: Exportieren der in den CRM-Modulen gespeicherten Daten.

Moduldaten exportieren

Sie können maximal 200.000 Datensätze auf einmal aus einem Modul exportieren. Dabei handelt es sich um 200.000 der ältesten Datensätze, die Ihre Exportkriterien erfüllen. Diese Datensätze (im CSV-Format) werden gezippt. Der Download-Link für den Export wird für einen Zeitraum von 7 Tagen zur Verfügung stehen.
Die Grenzwerte für die Anzahl der Exporte pro Tag variieren je nach CRM-Edition:
1. Free – 10
2. Starter – 50
3. Standard – 100
4. Professional – 250
5. Enterprise – 500
6. Ultimate – 1000
Wenn Sie mehr als 200.000 Datensätze aus einem einzelnen Modul herunterladen müssen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
  1. Legen Sie Kriterien basierend auf Created Time fest, um mehrere Exporte zu erstellen und herunterzuladen.
  2. Erstellen Sie eine lokale Sicherung, um den gesamten Datensatz aus diesem Modul abzurufen.

Verfügbarkeit

Benutzer mit der Berechtigung Export (Module) in ihrem Profil können auf diese Funktion zugreifen.

So exportieren Sie Daten

  1. Gehen Sie zu Setup () in der oberen rechten Ecke.
  2. Gehen Sie zum Abschnitt Data Administration und klicken Sie auf Export.
  3. Klicken Sie auf der Seite Export Data auf Start an Export.

  4. Führen Sie auf der in der Folge angezeigten Seite Export Data die folgenden Schritte aus:
    1. Wählen Sie ein Modul, ein Unterformular oder Notizen aus der Dropdown-Liste Module aus.
    2. Wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste Custom View aus. Hierbei kann es sich um eine Standard-Listenansicht, eine benutzerdefinierte Listenansicht oder um bestimmte Kriterien handeln.
      Wenn Sie in der Dropdown-Liste "Module" ein Unterformular ausgewählt haben, können Sie auch für das Unterformular Kriterien festlegen.

    3. Sie können für den Export Folgendes auswählen: Fields from Custom View, All Fields oder Choose Fields.

          - Wenn Sie den Export auf Basis von Kriterien auswählen, ist die Option Fields from Custom View nicht verfügbar.

         - Wenn Sie All Fields auswählen, werden alle Daten exportiert. Wenn Sie jedoch alle Felder mit Ausnahme von einigen wenigen
           Feldern exportieren möchten, klicken Sie auf Exclude Fields und wählen Sie aus, welche Felder ausgeschlossen werden sollen.

                                            
        
                           Hinweis: Sie können bis zu 20 Felder auswählen, die aus dem Export ausgeschlossen werden sollen.
      - Wenn Sie "Choose Fields" ausgewählt haben, können Sie Felder aus dem entsprechenden Modul und dessen Suchmodulen auswählen.
                          
                                       

    4. Klicken Sie auf Export.

    5. Ihr Export wird der Tabelle "Export History" mit dem Status "In progress" hinzugefügt.

  5. Wenn sich der Status in Completed ändert, bewegen Sie den Mauszeiger über den Eintrag und klicken Sie auf den Download-Link (), um die Daten auf Ihr lokales Gerät herunterzuladen.

So exportieren Sie eine benutzerdefinierte Ansicht

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Ansicht schnell exportieren möchten, können Sie dies über das Menü "Actions" auf einer Modulseite tun. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
  1. Wählen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht auf einer Modulseite aus.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Actions und wählen Sie Export [Module] aus.

  3. Auf der in der Folge angezeigten Seite Export Data werden die Dropdown-Listen Module, Custom View und Fields automatisch auf der Grundlage der benutzerdefinierten Ansicht ausgewählt.
  4. Klicken Sie auf Export.

Wo kann ich meine Exporte verfolgen?

Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen in ihrem Profil können unter Setup () > Data Administration > Export auf die Seite Export Data zugreifen.

Die folgenden Optionen sind auf dieser Seite verfügbar:
  1. Start an export: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen Export der Daten in einzelnen Modulen oder ihren Unterformularen zu erstellen.
  2. Export History: In dieser Tabelle können Sie Ihre Exporte der letzten 60 Tage nachverfolgen. Es werden Details angezeigt wie:
    1. Das Modul, aus dem die Daten exportiert wurden
    2. Der Benutzer, der den Export eingeleitet hat
    3. Das Datum und die Uhrzeit, wann der der Export eingeleitet wurde
    4. Die Anzahl der Datensätze, die exportiert wurden
    5. Der Status des Exports (In Progress, Completed, Error while Processing)
  3. Filter: Mit dieser Option können Sie die Einträge in Ihrem Exportverlauf filtern. Die Liste der Exporte wird oft lang, insbesondere in großen Unternehmen, in denen Daten mehrmals pro Woche von mehreren Benutzern exportiert werden. In diesem Fall können Sie mithilfe dieser Option schnell nach einem bestimmten Export oder einer Reihe von Exporten zu suchen. Sie können nach folgenden Kriterien filtern:
    1. Benutzer
    2. Module
    3. Datum

  4. Einzelexport: Klicken Sie auf einen bestimmten Export, um die Seite Export Details aufzurufen.
    Diese Seite enthält die Details aus der Tabelle Export History sowie:
    1. Die verwendete benutzerdefinierte Ansicht oder die verwendeten Kriterien
    2. Die Felder, die ausgewählt wurden

  5. Download-Link: Wenn Sie den Mauszeiger über einen einzelnen Export bewegen, wird ein Download-Link () angezeigt. Klicken Sie darauf, um die Daten auf Ihr lokales Gerät herunterzuladen. Der Link wird für einen Zeitraum von 7 Tagen ab dem Zeitpunkt des Exports verfügbar sein.
  6. Request Data Backup: Mit diesem Link können Sie alle Daten in Ihrem CRM exportieren.
Administratoren können die von allen Benutzern durchgeführten Exporte anzeigen. Ein Nicht-Admin-Benutzer kann nur die von ihm selbst initiierten Exporte anzeigen.

Hinweis

  1. Sobald der Export heruntergeladen werden kann, erhalten Sie eine Benachrichtigung.

  2. Sie können maximal 25 Kriterien für einen Export festlegen. Dies schließt die für das Modul festgelegten Kriterien und die für das Unterformular festgelegten Kriterien ein.
  3. Sie können maximal 200 Felder in einem Export auswählen.
  4. Sie können Felder aus maximal fünf Suchmodulen auswählen.
  5. Administratoren können die Exportdaten anderer Benutzer herunterladen.
  6. Es können Tags im Export enthalten sein.
  7. Wenn beim Export ein Fehler auftritt, können Sie den Export mit der Option zum erneuten Versuchen wiederholen.
  8. Zoho CRM schließt keinesfalls irgendeine Art von schädlichen Informationen oder Daten in die exportierten Dateien ein. Sie sollten sich jedoch vorsorglich selbst vor unbekannten Sicherheitsbedrohungen schützen. Daher wird empfohlen, dass Sie beim Öffnen einer exportierten Datei in MS Excel auf Warnungen zu ausführbaren Vorgängen achten. Bitte sehen Sie davon ab, irgendwelche Befehle in der von Zoho CRM exportierten CSV-Datei zu aktualisieren.
  9. Weitere Informationen darüber, wie sich die DSGVO-/HIPAA-bezogenen Einstellungen auf Ihren Export auswirken, finden Sie unter:
    1. Daten in Exporten beschränken (DSGVO)
    2. HIPAA-Konformität in Zoho CRM

    • Related Articles

    • Daten in Zoho CRM importieren

      Daten können über verschiedene Quellen erfasst werden, z. B. beim Kauf von Datenbänken, beim Sammeln der Daten aus Messen und Kampagnen usw. Das Importieren von Datensätzen aus externen Quellen in Zoho CRM ist eine der wichtigsten Aktivitäten zur ...

    • Kalender in Zoho CRM verwenden

      Wenn Sie über Ihren Kalender und die enthaltenen Komponenten informiert sind, hilft Ihnen das bei der effizienten Planung aller Besprechungen und Anrufe. Im Folgenden sind einige der Komponenten des Zoho CRM-Kalenders beschrieben, sodass Sie sie ...

    • Sansan für Zoho CRM

      In Sansan werden die Kontaktinformationen von Geschäftskontakten in Form von digitalen Visitenkarten gespeichert. Mit der Sansan-Erweiterung für Zoho CRM können Sie diese Visitenkartendetails in Zoho CRM synchronisieren und sie in den Modulen ...

    • Module anpassen

      Mit den Modulen in Zoho CRM können Sie verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens wie Vertrieb, Marketing, Kunden, Produkte, Meetings und dergleichen kategorisieren und verfolgen. Die Module in Zoho CRM werden in Form von Registerkarten wie "Leads", ...

    • Datenmigration – Einführung

      Der Datenmigrationsassistent in Zoho CRM sorgt dafür, dass Ihre Daten korrekt migriert werden, und erspart Ihnen einen Großteil der manuellen Arbeit. Er ordnet automatisch die importierten Dateien CRM-Modulen und die Spalten der Importdatei Zoho ...