Reglas de asignación

Las reglas de asignación te permiten asignar registros a un usuario de manera automática. Por ejemplo, si tiene 2.500 clientes potenciales que debes importar y deseas asignarlos todos a James, un usuario de tu cuenta de Zoho CRM. Esto lo puedes hacer fácilmente con el uso de las reglas de asignación.

Proceso de aprobación

En algunos procesos comerciales, se requiere la aprobación de encargados superiores antes de que se pueda llevar a cabo la acción. Obtener su aprobación de forma manual puede tardar mucho tiempo. Zoho CRM facilita esta operación mediante la automatización del proceso.

Consideremos un ejemplo sencillo: los desarrolladores de Zylker deben conseguir la aprobación de su gerente antes de actualizar un dispositivo u obtener uno nuevo. El envío de esta solicitud mediante correo electrónico puede ser peligroso, ya que es fácil que el gerente lo pase por alto en su bandeja de entrada. Para evitar esta situación, puedes crear un proceso de aprobación, que permite que el gerente apruebe la solicitud con un solo clic.

Reglas de flujo de trabajo

En cualquier proceso de ventas, ciertas acciones como el seguimiento de un cliente, la actualización del estado de un cliente potencial después de haberse comunicado con él y la incorporación de tareas de un cliente potencial se llevan a cabo de forma habitual y pueden tardar mucho tiempo. Puedes usar reglas de flujo de trabajo para automatizar estos procesos y minimizar el trabajo manual.

Analicemos la siguiente situación:
Cuando los clientes potenciales de alta prioridad se registran en Zoho CRM, el propietario de los clientes potenciales quiere realizar las siguientes acciones:

• Enviar una notificación por correo electrónico al gerente correspondiente
• Actualizar el campo Estado de cliente potencial a Contactado

Es posible que este proceso no se demore tanto para una cantidad pequeña de clientes potenciales de alta prioridad, pero, mientras más clientes potenciales haya, más trabajo se requiere.

Así es cómo las reglas de flujo de trabajo pueden solucionar el problema.
Crea una regla de flujo de trabajo en Zoho CRM para que, cuando un cliente potencial se cree y etiquete como Alta prioridad, el gerente asociado reciba una notificación inmediata y el campo de estado se actualice a Contactado. Esto sucederá en forma automática cada vez que un cliente potencial de alta prioridad se incorpore en la cuenta.

Blueprint

Un Blueprint es una representación visual y funcional de todos los elementos fundamentales para un proceso satisfactorio de ventas. El diseño de un Blueprint para tu proceso es similar a la planificación de la ruta más eficiente antes de comenzar un viaje: te permite mantenerte alineado con tus objetivos.

Consideremos el desarrollo de una relación de valor con los clientes potenciales. Primero, debes recopilar la información acerca del cliente potencial e incorporarlo a tu cuenta; luego, comunicarse con él. Cuando intentas comunicarte con el cliente potencial, es posible que no te responda la llamada, en cuyo caso deberás volver a intentarlo el día siguiente. Una vez que te hayas comunicado satisfactoriamente con el cliente potencial, es posible que los resultados sean los siguientes:

• El cliente potencial no está interesado
• Es un cliente potencial que no tiene futuro
• El cliente potencial es legítimo y puede comenzar a interactuar

Es importante determinar cuál de esas opciones corresponde al cliente potencial, para que puedas identificar a qué clientes potenciales vale la pena dedicarse y seguir el proceso de ventas. La categorización del cliente potencial en Zoho CRM permite garantizar que se le preste el nivel adecuado de atención y que el representante de ventas sepa cuáles son los próximos pasos.

Programaciones

Las programaciones te permiten establecer acciones automáticas para que se ejecuten de manera instantánea o en un momento determinado. También puedes escoger ejecutar estas programaciones de forma diaria, semanal o mensual. Las programaciones también te permiten integrar datos en aplicaciones de terceros y sincronizarlos.

Acciones

A través de las acciones, puedes automatizar varias actividades relacionadas con el proceso de ventas. Zoho CRM te permite realizar cinco acciones distintas. Estas herramientas se indican a continuación:

• Notificaciones por correo electrónico: crea notificaciones por correo electrónico para enviárselas a tus clientes potenciales o contactos. Cuando las notificaciones por correo electrónico se asocian con una regla de flujo de trabajo, se activan de forma automática. Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico de bienvenida cuando un cliente potencial se agregue a tu cuenta de Zoho CRM.
• Tareas: crea tareas para usuarios en tu cuenta de Zoho CRM. Por ejemplo, si deseas asignar tareas a un usuario una vez que se agregue un cliente potencial a tu cuenta de CRM, puedes crear la tarea y asociarla con la regla de flujo de trabajo, a fin de que se asigne de forma automática.
• Actualizaciones de campo: actualiza los campos de Zoho CRM con los valores correspondientes. Por ejemplo, si deseas actualizar el campo de estado de cliente potencial a Contactado una vez que se completa una tarea, puedes hacerlo mediante la creación de una acción de actualización de campo y la asociación de esta con una regla de flujo de trabajo.
• Webhooks: envía notificaciones web a una aplicación de terceros cuando se produzcan ciertos eventos en tu cuenta de Zoho CRM.
• Funciones personalizadas: te permiten ejecutar scripts de programación personalizados para actualizar registros en Zoho CRM o en una aplicación de terceros.

Reglas de escalamiento de casos

Es posible que algunas tareas no las pueda llevar a cabo la persona asignada por varias razones. Puedes establecer reglas de escalación, que escalan la tarea al siguiente integrante de la jerarquía de la organización, a fin de garantizar que tarea se realice a tiempo.

Reglas de puntuación

Las reglas de puntuación te permiten identificar los registros en los que vale la pena dedicar tu tiempo, a fin de que puedas concentrarte en prestar atención a ellos. También puedes determinar las acciones correspondientes para los registros que no están progresando en tu proceso de ventas.