Entregabilidad de Correos Electrónicos en Zoho CRM

Entregabilidad de Correos Electrónicos en Zoho CRM

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¿Qué es la entregabilidad del correo electrónico?  

Los correos electrónicos son una piedra angular de la comunicación con los clientes. Ofrecen una forma directa y eficaz de transmitir mensajes personalizados a audiencias específicas, lo cual es esencial para mantener conexiones y garantizar que la información correcta llegue a las personas adecuadas. Sin embargo, el éxito de esta comunicación depende en gran medida de algo llamado entregabilidad del correo electrónico.

La entregabilidad del correo electrónico se refiere a la probabilidad de que tu correo llegue exitosamente a la bandeja de entrada principal del destinatario, en lugar de desviarse a la carpeta de spam o ser devuelto sin entregarse. Por ejemplo, imagina una empresa que lanza un nuevo producto y envía anuncios por correo electrónico. Si tienen una tasa de entrega del 90%, significa que 90 de cada 100 correos electrónicos llegan exitosamente al buzón del destinatario. Sin embargo, la entrega no garantiza la visibilidad. Si 30 de estos correos terminan en la carpeta de spam, solo el 60% realmente se colocan donde se pretendía, lo que reduce la efectividad de la campaña.
 
En términos sencillos, una buena entregabilidad de correo electrónico significa que tus correos no solo llegan a tu audiencia, sino que lo hacen de manera que sean vistos y leídos. Problemas como que los mensajes sean marcados como spam, retrasados o bloqueados indican que existen discrepancias entre tus prácticas de envío de correos y lo que esperan los proveedores de correo electrónico. Comprender y optimizar la entregabilidad de tus correos puede mejorar significativamente la forma en que tus mensajes son recibidos y atendidos.
 
En el contexto de la Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM), entender la diferencia entre entrega de correos electrónicos y entregabilidad de correos electrónicos es fundamental para ejecutar campañas promocionales efectivas y mantener una comunicación sólida con los clientes.
 

 

Diferencias entre entrega de correos electrónicos y entregabilidad de correos electrónicos

Comprender la diferencia entre entrega de correo electrónico y entregabilidad de correo electrónico es fundamental para ejecutar una comunicación por correo efectiva y mantener una relación sólida con los clientes. A continuación, te presentamos un resumen de las diferencias:

Entrega de correo electrónico:

Definición: La entrega de correo electrónico se refiere al proceso en el que tu correo es enviado exitosamente desde tu servidor y aceptado por el servidor de correo del destinatario. Simplemente mide si el correo fue rechazado o aceptado por el servidor del destinatario.

Métrica: La métrica principal aquí es la tasa de entrega, que es el porcentaje de correos enviados que no rebotan ni son rechazados por el servidor de correo del destinatario.

Enfoque: El enfoque está en el primer obstáculo de lograr que el correo llegue al servidor del destinatario, no en dónde termina el correo una vez que está allí.

Entregabilidad de correos electrónicos:

Definición: La entregabilidad del correo electrónico, por otro lado, se trata de asegurar que tus correos no solo lleguen al servidor, sino que también aterricen exitosamente en la bandeja de entrada del destinatario, evitando los filtros que podrían enviarlos a la carpeta de spam u otras secciones menos visibles del buzón.
 
Métrica: Las métricas clave para la entregabilidad incluyen la tasa de colocación en la bandeja de entrada y el porcentaje de spam. Estas miden con qué frecuencia tus correos electrónicos llegan a la bandeja de entrada en comparación con los que son desviados a la carpeta de spam u otras carpetas.
 
Enfoque: La entregabilidad se centra en la calidad de tu interacción y reputación, considerando factores como la reputación del remitente, la relevancia del contenido y la interacción del destinatario, los cuales influyen en si un correo electrónico se clasifica en la bandeja de entrada o en la carpeta de spam.
 
En términos prácticos, considera un sistema CRM utilizado por un equipo de ventas:
 
Si un vendedor envía 100 correos electrónicos y 95 son aceptados por los servidores (no rebotados ni rechazados), la tasa de entrega de correos electrónicos sería del 95%.
 
Lograr una alta entrega de correos electrónicos es un requisito básico, pero optimizar la entregabilidad del correo electrónico es crucial para la verdadera efectividad de las campañas de email dentro de una estrategia de CRM. Esto garantiza que los correos no solo lleguen al servidor, sino que también logren la visibilidad deseada y la interacción con los clientes.
 

Importancia de la entregabilidad del correo electrónico

La entregabilidad de correos electrónicos es un componente vital en el uso efectivo de los sistemas CRM, especialmente para los esfuerzos de ventas y marketing. Va más allá de simplemente enviar correos electrónicos: asegura que estas comunicaciones realmente lleguen y logren conectar con los clientes de manera significativa.

Aquí tienes por qué la entregabilidad del correo electrónico es tan crucial:

  1. Impacto directo en los ingresos: La capacidad de los equipos de ventas para cerrar acuerdos y generar ingresos depende en gran medida de su comunicación con prospectos y clientes. Si los correos electrónicos no llegan a la bandeja de entrada, se pierde el primer paso en el proceso de interacción con el cliente. Una baja entregabilidad puede llevar a una lista de correos estancada y sin respuesta, lo que disminuye el potencial de conversión de ventas y, en consecuencia, puede generar pérdidas de ingresos. La comunicación efectiva por correo electrónico no solo consiste en enviar mensajes; se trata de asegurarse de que estos mensajes sean vistos y generen una acción.
  2. Participación y Retención de Clientes: Los sistemas CRM se basan en la interacción continua y el fortalecimiento de las relaciones con los clientes. Si los correos electrónicos se envían a la carpeta de spam o no se entregan, la oportunidad de interactuar y retener a los clientes disminuye. Una comunicación regular y confiable por correo electrónico puede ayudar a mantener tu marca en la mente de tu audiencia, educar a los clientes sobre nuevos productos y brindarles valor a través de contenido personalizado, todo lo cual es crucial para la retención a largo plazo.
  3. Gestión de la reputación: La capacidad de entrega de correos electrónicos está estrechamente relacionada con la reputación del remitente. Los Proveedores de Servicios de Internet (ISP) monitorean cómo interactúan los destinatarios con tus correos; los rechazos frecuentes o un alto volumen de correos marcados como spam pueden dañar tu reputación. Una reputación afectada puede llevar a tasas de entrega más bajas con el tiempo, impactando todas las futuras comunicaciones por correo electrónico. Mantener una buena reputación como remitente asegura que los correos tengan más probabilidades de llegar a la bandeja de entrada.
  4. Eficiencia de recursos: Los equipos de ventas a menudo carecen de tiempo para enfocarse en optimizar las estrategias de correo electrónico debido a las altas demandas de sus roles. Una mala entregabilidad puede significar que incluso los correos bien elaborados se conviertan en esfuerzos en vano, desperdiciando recursos valiosos. Implementar sistemas y estrategias que mejoren la entregabilidad asegura que el tiempo y esfuerzo invertidos en crear estas comunicaciones no se pierdan.
  5. Precisión de los datos y efectividad del CRM: Las interacciones por correo electrónico proporcionan datos valiosos que los sistemas CRM utilizan para analizar el comportamiento de los clientes, segmentar audiencias y personalizar futuras comunicaciones. Si los correos electrónicos no llegan a los destinatarios previstos, los datos recopilados estarán sesgados, lo que puede llevar a estrategias y decisiones equivocadas. Garantizar altas tasas de entregabilidad significa datos más precisos, lo que resulta en iniciativas de CRM más efectivas.
En resumen, garantizar una entrega efectiva de correos electrónicos no es solo un requisito técnico, sino una necesidad estratégica que impacta directamente en la efectividad de la comunicación, la gestión de las relaciones con los clientes y, en última instancia, la rentabilidad del negocio.

Factores que afectan la entregabilidad   

Reputación del remitente  

La reputación del remitente es, básicamente, una puntuación otorgada por los proveedores de servicios de internet (ISP) que afecta si tus correos llegan a la bandeja de entrada o terminan en la carpeta de spam. Esta reputación está influenciada por factores como el volumen de correos que envías, la cantidad de quejas que generan esos correos, la frecuencia con la que tus correos caen en trampas de spam, la tasa de correos enviados a direcciones no válidas y la interacción general (como aperturas y clics) que reciben tus correos.
 
Una mala reputación del remitente significa que los ISP son más propensos a filtrar tus correos electrónicos como spam, reduciendo drásticamente su efectividad. Para mejorar tu reputación como remitente, debes limpiar tus listas de correo regularmente, fomentar la interacción de los destinatarios, gestionar la cantidad de correos que envías a la vez, monitorear las quejas de spam y utilizar métodos de autenticación de correo electrónico como SPF, DKIM y DMARC. Implementar estas prácticas te ayudará a asegurarte de que tus correos lleguen a las bandejas de entrada, manteniendo una comunicación efectiva y mejorando los resultados de tus promociones de ventas.
Zoho CRM ha implementado varias funciones destinadas a mejorar la reputación del remitente mediante el aumento de la credibilidad del correo electrónico.

Panel de Credibilidad de Correos Electrónicos:

Zoho CRM incluye un panel de credibilidad de correo electrónico que permite a los administradores monitorear y analizar de cerca las prácticas de correo electrónico de su organización. Este panel proporciona estadísticas clave, como la tasa de rebote de correos electrónicos y la tasa de quejas por spam, que son fundamentales para mantener una buena reputación como remitente.

Características del Panel de Credibilidad de Correo Electrónico:

  1. Puntuación de Credibilidad y Recomendaciones: A cada organización que utiliza Zoho CRM se le asigna una puntuación de credibilidad de correo electrónico. Esta puntuación refleja la efectividad de sus prácticas de correo electrónico según métricas como tasas de respuesta, tasas de rebote y quejas de spam.
    El panel no solo muestra esta puntuación, sino que también ofrece acciones recomendadas para mejorarla. Estas recomendaciones se adaptan según los comportamientos y resultados observados en el envío de correos electrónicos.
  2. Informe de Rebotes: El informe de rebotes en Zoho CRM muestra el número total de correos electrónicos enviados frente al número de correos que rebotaron. Este informe puede personalizarse para un periodo específico y para usuarios individuales, lo que ayuda a identificar áreas que requieren atención.
    Al analizar estos informes de rebotes, los usuarios pueden identificar y corregir problemas que puedan estar afectando su reputación como remitente, como direcciones de correo electrónico incorrectas o contenido que active filtros de spam.
  3. Informe de Tendencia de la Puntuación de Credibilidad: Este informe realiza un seguimiento de la puntuación de credibilidad a lo largo del tiempo, comparándola con métricas como el volumen de correos electrónicos y las tasas de rebote.
    Observar las tendencias en la puntuación de credibilidad ayuda a entender si se están logrando mejoras y qué prácticas están generando resultados positivos.

Infraestructura Compartida de Envío de Correos Electrónicos:

Zoho CRM utiliza una infraestructura compartida para enviar correos electrónicos, por lo que es esencial que todas las organizaciones que usan la plataforma mantengan una alta credibilidad de correo electrónico. Si las prácticas de una organización generan una mala reputación, esto podría afectar negativamente a otras que usan la misma infraestructura. Mantener altos estándares es beneficioso para todos los usuarios de la plataforma.
 
Al ofrecer estas herramientas y conocimientos, Zoho CRM ayuda a las organizaciones no solo a monitorear sino también a mejorar activamente sus prácticas de envío de correos electrónicos, mejorando así su reputación como remitente. Este enfoque proactivo garantiza una comunicación por correo electrónico más efectiva, lo que conduce a un mayor compromiso y mejores resultados con los correos.

Notes
Tenga en cuenta que bloquearemos el envío de correos electrónicos si el porcentaje de rebotes supera el 15%, y es importante regularlo periódicamente.
Obtén más información sobre la credibilidad del correo electrónico en Zoho CRM.

Autenticación de correo electrónico  

Las organizaciones suelen utilizar múltiples dominios de correo electrónico para comunicarse con los destinatarios. Garantizar que estas direcciones de correo sean auténticas es crucial para mantener la confianza y la seguridad. La autenticación de correos electrónicos es un proceso que usan los servidores de correo para confirmar que los mensajes provienen realmente de las fuentes indicadas y que no han sido alterados durante la transmisión. Esto requiere que los servidores de envío y recepción coordinen el proceso utilizando estándares establecidos.

Estándares de Autenticación de Correo Electrónico:
 

  1. Sender Policy Framework (SPF): Este estándar garantiza que el servidor del remitente esté autorizado para enviar correos electrónicos en nombre del dominio. Sin un registro SPF, los correos electrónicos pueden ser rechazados, ya que podrían parecer provenir de fuentes potencialmente maliciosas.
  2. DomainKeys Identified Mail (DKIM): DKIM utiliza cifrado de clave pública para asegurar que el contenido del correo electrónico permanezca sin alteraciones durante su trayecto. Esto ayuda a prevenir la falsificación de correos electrónicos.
  3. Autenticación, Informe y Conformidad de Mensajes de Dominio (DMARC): Este método combina elementos de SPF y DKIM y añade una capa extra de seguridad, dando a los remitentes más control sobre sus correos electrónicos y cómo son gestionados.
Imaginemos a un equipo de ventas utilizando un sistema CRM como Zoho CRM para gestionar las comunicaciones con prospectos. Zoho CRM garantiza que todos los correos electrónicos enviados estén autenticados mediante SPF y DKIM. Esto reduce el riesgo de que los correos sean marcados como spam y mejora la entregabilidad. Por ejemplo, si un representante de ventas envía una oferta sin la autenticación adecuada, el correo podría terminar en la carpeta de spam o, peor aún, hacer que la dirección IP de la empresa sea incluida en una lista negra. El uso adecuado de SPF, DKIM y DMARC puede prevenir estos problemas, asegurando que los correos lleguen a sus destinatarios y, en última instancia, mejorando el retorno de inversión (ROI) de las promociones por correo electrónico.
 
Utilizar estos estándares de autenticación de correo electrónico es esencial para asegurar las comunicaciones por email, mantener una buena reputación como remitente y evitar posibles bloqueos por parte de los proveedores de servicios de internet (ISP). Esto, a su vez, garantiza una mejor entregabilidad de los correos y un mayor compromiso con los clientes.
 
Aprende más sobre cómo funciona la autenticación de correo electrónico en Zoho CRM.

Pasos que toma Zoho CRM para autenticar dominios y garantizar la entregabilidad  

Reconocemos los desafíos que enfrentan los equipos de ventas al equilibrar la garantía de la entregabilidad de los correos electrónicos con el aumento de las conversiones. Zoho CRM respalda estos esfuerzos con varias funciones diseñadas para mejorar la entregabilidad.
 
El uso de dominios de correo públicos o gratuitos como Gmail o Yahoo para comunicaciones empresariales a menudo resulta en un mayor escrutinio por parte de los proveedores de correo, lo que puede afectar negativamente las tasas de entrega. Para contrarrestar esto, Zoho CRM actualiza automáticamente los correos enviados desde estas direcciones para usar los dominios autenticados de Zoho, aumentando las probabilidades de que estos correos lleguen a sus destinatarios previstos.
 
Para las empresas que utilizan dominios personalizados (por ejemplo, xyz@zylker.com), Zoho CRM permite enviar correos electrónicos desde estas direcciones sin modificaciones, siempre y cuando estén autenticadas dentro de Zoho CRM. Si un dominio personalizado no está autenticado, Zoho CRM sustituirá la dirección del remitente por una de su propio dominio autenticado para asegurar la entrega del correo electrónico. Esta práctica no solo preserva la reputación del remitente, sino que también es crucial dado el uso de una infraestructura de correo compartida por Zoho CRM. Así se garantiza que los dominios no autenticados no comprometan la entregabilidad de otros usuarios en el mismo sistema. Este enfoque protege la integridad y efectividad de tus comunicaciones por correo electrónico.

Notes

Nota:

  • Para autenticar tus dominios personalizados y usarlos para enviar correos electrónicos a través de Zoho CRM, puedes seguir los pasos en este documento de ayuda.
  • Los cambios mencionados sobre la entregabilidad de correos electrónicos no aplican cuando los usuarios envían correos desde su buzón configurado o cuando se configura un servidor de retransmisión de correo para una cuenta.

Contenido del correo electrónico  

La calidad y presentación del contenido de tu correo electrónico juegan un papel importante en cómo tanto los destinatarios como los proveedores de correo perciben tus mensajes. Los correos electrónicos mal formateados o aquellos con errores de codificación, como etiquetas HTML abiertas, suelen ser marcados como spam por los proveedores de correo.
  
Para evitar que tus correos electrónicos sean marcados y enviados a la carpeta de spam, es esencial utilizar URLs legítimas y completamente verificadas. Las URLs que parecen sospechosas o son demasiado breves probablemente activarán los filtros de spam. Esto es especialmente importante para los equipos de ventas que buscan conversiones rápidas: deben asegurarse de que sus correos no parezcan engañosos o similares al spam.
 
Además, el tono y las palabras utilizadas en tus correos electrónicos deben ser cuidadosamente seleccionadas para evitar sonar demasiado urgente o como spam. Mantener altos estándares de contenido no solo mejora las posibilidades de que tus correos sean entregados con éxito, sino que también ayuda a construir una lista de suscriptores más comprometida y receptiva. Este enfoque estratégico en la calidad del contenido facilita interacciones más significativas y mejora la comunicación con tu audiencia.

Consejos y trucos para asegurar la entregabilidad

Mejorar la entregabilidad del correo electrónico es fundamental para una comunicación efectiva y para asegurar que tus mensajes lleguen a la bandeja de entrada de los destinatarios previstos.

La entregabilidad de correos electrónicos puede mejorar siguiendo estos consejos y trucos:
 

  1. Mantén una lista de contactos limpia:
    1. Evita comprar contactos: Nunca compres listas de contactos de terceros, ya que a menudo incluyen usuarios poco comprometidos que pueden afectar negativamente tu reputación como remitente.
    2. Usa doble confirmación (double opt-in): Confirma el interés del suscriptor mediante un proceso de doble confirmación. Esto asegura que solo los usuarios realmente interesados reciban tus correos, lo cual mejora las tasas de apertura y reduce las quejas de spam.
    3. Actualiza y limpia tu lista regularmente: Elimina las direcciones de correo que rebotan y las que no responden para mantener tu lista actualizada y comprometida.
    4. Segmenta a tus audiencias para asegurar que el contenido sea relevante, lo que puede mejorar el compromiso y disminuir la posibilidad de que tus correos sean marcados como spam.
  2. Autenticación y Gestión de Dominio:
    1. Usa un Dominio Personalizado: Evita utilizar direcciones de correo electrónico públicas (como las de Gmail o Yahoo) para las comunicaciones empresariales. Un dominio personalizado aumenta la credibilidad.
    2. Autentica tu Dominio: Configura los registros SPF, DKIM y DMARC para verificar tu dominio y la integridad de tus correos, lo que reduce la probabilidad de ser marcado como spam.
    3. Regístrate en BIMI: Brand Indicators for Message Identification (BIMI) asocia tu logotipo con tu correo electrónico, aumentando la confianza y potencialmente mejorando las tasas de apertura.
      Obtén más información sobre BIMI para la autenticación de correo electrónico.
  3. Contenido y Diseño del Correo Electrónico:
     
    1. Optimiza las Plantillas de Correo: Asegúrate de que tus plantillas sean responsivas y consistentes en todos los dispositivos y clientes de correo.
    2. Personaliza tu Contenido: El contenido personalizado genera mejor conexión con los destinatarios y demuestra un nivel de compromiso que mejora la entregabilidad.
    3. Utiliza un Lenguaje Claro y Conciso: Comunica tus mensajes en pocas oraciones para mantener la atención del lector.
    4. Evita el Uso Excesivo de Contenido Multimedia: El uso excesivo de imágenes o contenido multimedia puede activar los filtros de spam. Mantén un equilibrio entre texto e imágenes.
    5. Evita Adjuntos en los Primeros Correos: Los archivos adjuntos en correos en frío pueden parecer sospechosos y suelen ser marcados por los proveedores de correo.
    6. Limita el Uso de Palabras que Activen Filtros de Spam: Palabras como "gratis", "garantía" y el uso excesivo de signos de dólar o mayúsculas pueden activar los filtros de spam.
    7. Evita los Signos de Exclamación: Estos pueden parecer agresivos o spam, reduciendo el profesionalismo de tu correo.
       
  4. Prácticas de Envío:
     
    1. Monitorea la Frecuencia de Envío: Demasiados correos electrónicos pueden molestar a los destinatarios y generar altas tasas de cancelación de suscripción; muy pocos pueden hacer que se olviden de ti.
    2. Evita Contactos Inactivos: Refresca regularmente tu lista para eliminar a quienes no han interactuado con tus correos durante un periodo prolongado.
    3. Usa un Nombre de Remitente Reconocible: Esto ayuda a los destinatarios a identificar de quién proviene el correo, mejorando la tasa de apertura.
    4. Obtén Consentimiento Explícito: Siempre pide permiso antes de agregar a alguien a tu lista de correo para cumplir con las leyes anti-spam y mejorar la interacción.
    5. Ofrece una Opción para Cancelar la Suscripción: Facilita que los suscriptores se den de baja si ya no desean recibir comunicaciones.
       
  5. Cumplimiento Legal y Retroalimentación:
     
    1. Adhiérete a las Leyes Antispam: Asegúrate de que todos los correos electrónicos cumplan con las regulaciones locales como GDPR, CAN-SPAM o CASL.
    2. Utiliza Buzones de Retroalimentación: Registrarse en los bucles de retroalimentación con los proveedores de servicios de Internet (ISP) te permite saber cuándo los destinatarios marcan tu correo como spam, lo que te ayuda a depurar tu lista. Por ejemplo, bucle de retroalimentación de Yahoo.
    3. Incluye Información Esencial: Siempre agrega tu dirección física en el pie de página de tus correos electrónicos para cumplir con las leyes antispam y aumentar la autenticidad.
       
  6. Pruebas y Monitoreo:
     
    1. Utiliza herramientas de prueba de entregabilidad: Herramientas como Mailtrap.io y Spamcheck te ayudan a probar si tus correos electrónicos terminarán en la carpeta de spam y te permiten solucionar problemas antes de enviarlos a tu lista principal.
Al implementar estas prácticas, las organizaciones pueden mejorar significativamente la entregabilidad de sus correos electrónicos, asegurando que sus comunicaciones sean vistas y reciban interacción por parte de sus audiencias objetivo.  

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