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Hemos descontinuado la descarga del complemento para MS Outlook. El complemento dejará de funcionar después del 31 de mayo de 2021. Lee más al respecto aquí.

• Agregar registros a la Categoría de Zoho
  
• Eliminar registros de la Categoría Zoho
  
• Sincronizar automáticamente (de una sola vía) los Contactos, Tareas y Eventos del Calendario desde MS Outlook a Zoho CRM
  
• Exportar Contactos, Tareas y Calendario (Eventos) de MS Outlook a Zoho CRM
  
• Agregar correos electrónicos a Clientes Potenciales, Contactos o Oportunidades en Zoho CRM
  
• Agregar correos electrónicos como Casos en Zoho CRM
  

Categorizar registros como Zoho

1. Selecciona los Contactos, Tareas o eventos del Calendario.
   Ten en cuenta que los registros deben seleccionarse de la carpeta correspondiente que haya especificado en la Configuración de carpetas.
2. Haz clic en Inicio > Categorizar.
   
3. Selecciona la casilla de Zoho de la lista de categorías.
   El registro se marcará bajo la categoría Zoho.
   De manera similar, puedes quitar la categoría desmarcando la casilla.
   

Sincronizar Contactos, Tareas y Calendario

Nota

La verificación de duplicados para Contactos se basa principalmente en la dirección de correo electrónico de los contactos. En ausencia de una dirección de correo electrónico, los duplicados se identifican en base al nombre y el apellido.

Nota

La verificación de duplicados para las Tareas se basa en el Asunto y la Fecha de finalización.

Nota 

La verificación de duplicados para los eventos se basa en el asunto, la fecha y hora de inicio y fecha y hora de finalización, así como en el correo electrónico de los asistentes/participantes.

 

Sincronización de Participantes del Evento

• Contactos
  
• Clientes Potenciales
  
• Usuario de Zoho CRM
  

 

Nota 

• Los correos de invitación a eventos no se envían automáticamente a los participantes en Zoho CRM cuando un evento se crea mediante la sincronización desde Microsoft Outlook. Esto se debe a que la decisión sobre el envío de correos de invitación ya se habría tomado en el momento de la creación del evento en Microsoft Outlook. Por lo tanto, no se le solicita al usuario enviar un correo de invitación para los eventos que se crean como resultado de la sincronización en Zoho CRM. Lo mismo aplica para los eventos sincronizados de Zoho CRM a Microsoft Outlook.
   
• Si es necesario, se pueden enviar correos de invitación a los participantes del evento editando manualmente el evento y enviando el correo, tal como se realiza para cualquier evento regular tanto en Zoho CRM como en Microsoft Outlook.
  

1. En Microsoft Outlook, haz clic en Zoho CRM > Configuración.
   
2. En el cuadro de diálogo de Configuración, haz clic en la pestaña Contactos/Tareas/Calendarios.
   
   
   
   
3. Selecciona la casilla Sincronizar automáticamente los cambios realizados en contactos/tareas/citas de Outlook con Zoho CRM.
   
4. Haz clic en Guardar.
   Los cambios realizados en los registros antes de habilitar la opción de sincronización automática deben sincronizarse manualmente.

1. Inicia sesión en Zoho CRM desde Microsoft Outlook.
   
2. Desde el complemento de Zoho CRM, haz clic en Sincronizar Contacto/Tarea/Calendario.
   La sincronización comenzará automáticamente. Según la Configuración de Sincronización, los registros se actualizarán.
   
   

Note 

• Puedes hacer clic en el enlace Ver detalles para obtener la lista detallada de cambios.
   
• Los detalles de la sincronización de Contactos/Tareas/Calendario se muestran en tres categorías: Para agregar, Para actualizar y Para eliminar.
  
  
  
  
• Durante la sincronización de contactos, tareas o eventos, los registros que no se sincronizaron durante una sincronización anterior se desmarcan automáticamente y se marcan como Ignorados durante la sincronización anterior en la columna Información.
  
  
  
  De esta manera, puedes ver fácilmente qué registros no se sincronizaron anteriormente. Además, si decides incluirlos en la sincronización actual, solo tienes que seleccionar los registros y sincronizarlos.
• La capacidad de un usuario para editar registros sincronizados con Outlook depende de los permisos de su perfil y de las reglas de compartición de datos.
   
• En el caso de un permiso de perfil restringido, el usuario recibirá una advertencia de Permiso denegado cuando intente modificar el registro.
  
  
  
  
• En caso de que un usuario intente modificar un registro que le ha sido compartido según las reglas de compartición de datos, los cambios en el registro se reflejarán en Zoho CRM según el Tipo de Acceso establecido en la regla de compartición de datos. Esto ocurrirá incluso si el usuario tiene el permiso de perfil necesario para acceder al registro. Por ejemplo, si el Tipo de Acceso de un registro está configurado como Solo lectura, el usuario no podrá realizar cambios efectivos en el registro aunque tenga los permisos de perfil requeridos para editar el registro.
  

Agregar correos electrónicos como casos a Zoho CRM

1. Selecciona Bandeja de entrada desde la barra lateral o la Carpeta que contiene los correos electrónicos que necesitas agregar a Zoho CRM.
   
2. Selecciona el email específico del cliente desde la Bandeja de entrada o la carpeta de correo personalizada.
   
3. Desde el complemento de Zoho CRM, haz clic en Agregar caso.
   
   
    
4. En el cuadro de diálogo Agregar caso, selecciona un Estado de la lista desplegable.
   
5. Selecciona la casilla de Adjuntos si deseas que los archivos adjuntos también se agreguen junto con el correo electrónico.
   
6. Busca registros según un criterio dado y luego añade el correo como caso a los registros seleccionados.
   
   
   
   
7. Haz clic en Agregar.
   El correo electrónico se agregará como un caso en Zoho CRM.

Nota

Puedes buscar y agregar el correo electrónico como un caso, solo a los contactos seleccionados, si es necesario.

Al agregarlo a Contactos, si seleccionas el estado y solo haces clic en Agregar, entonces se creará un nuevo registro y se tomarán los siguientes valores en Zoho CRM:

En MS Outlook	En Zoho CRM
Dirección de correo electrónico	Dirección de correo electrónico
Nombre del contacto	Nombre del contacto
Asunto del correo electrónico	Asunto del caso
Contenido del correo electrónico	Descripción del caso

Agregar correo electrónico a Zoho CRM

• Al hacer clic en esta opción, el correo electrónico seleccionado (recibido o enviado) se agregará al prospecto/contacto según la Configuración de Correo especificada.
   

• Puedes buscar registros por criterios y agregar el correo electrónico (recibido o enviado) a los registros que coincidan.
  
• Esta opción se puede usar para asociar correos electrónicos a oportunidades.
  
• Los correos electrónicos no están asociados según la Configuración de Correo. Aquí tienes la opción de seleccionar el módulo.
   

• Al enviar un correo electrónico desde MS Outlook, este se agregará automáticamente al contacto correspondiente en Zoho CRM.
  
• El correo electrónico enviado se agregará en Zoho CRM, solo si está disponible en la carpeta de enviados especificada en la Configuración de Correo.
  
• El contacto al que se envía el correo electrónico debe estar listado en la Carpeta y Categoría especificadas en la Configuración de Contactos. 
  
• Para los usuarios de cuentas IMAP, es posible que los correos electrónicos no se asocien automáticamente a los registros en Zoho CRM si no está seleccionada la opción "Guardar los elementos enviados en la carpeta Elementos enviados en este equipo" en la configuración de MS Outlook. Para habilitarla:
  
  1. Abre la configuración de la cuenta de MS Outlook.
     
  2. Haz clic en Más configuraciones > Elementos enviados.
     
  3. Selecciona "Guardar los elementos enviados en la carpeta Elementos enviados en este equipo".
     
  4. Haz clic en OK.
     

• Puedes redactar un correo electrónico para tu cliente y agregarlo a Zoho CRM cada vez que lo envíes.
  
• Esta opción puede utilizarse para asociar correos electrónicos a tratos.
  
  

1. Selecciona la carpeta que contiene los correos electrónicos que deben agregarse a Zoho CRM.
   
2. Selecciona el correo electrónico específico del cliente de la carpeta.
   
3. Desde el complemento de Zoho CRM, haz clic en Agregar correo electrónico.
   Según la configuración de correo, el correo seleccionado se agregará al lead/contacto en Zoho CRM.
   
   

1. Selecciona la carpeta que contiene los correos electrónicos que deben agregarse a Zoho CRM.
   
2. Selecciona el correo electrónico específico del cliente de la carpeta.
   
3. Desde el complemento de Zoho CRM, haz clic en Buscar y agregar correo electrónico.
   
   
   
   
4. En el cuadro de diálogo Agregar correo electrónico, selecciona un Módulo (Prospectos, Contactos o Tratos) de la lista desplegable.
   Cuando selecciones Tratos, aparecerá otro campo llamado Criterio (para buscar registros).
   Debes seleccionar ya sea Dirección de correo electrónico o Nombre del trato para buscar los registros. Al seleccionar Dirección de correo electrónico, se buscarán en Zoho CRM los contactos con la dirección de correo electrónico coincidente y se mostrarán los registros de trato asociados a esos contactos.
5. Selecciona la casilla de verificación Adjuntos si deseas que los archivos adjuntos también se agreguen junto con el correo electrónico. También puedes hacer lo siguiente:
   
   • Buscar registros según un criterio específico. Se mostrarán los registros que coincidan.
     
6. Haz clic en Agregar.
   El correo electrónico se añadirá a los clientes potenciales/contactos/oportunidades seleccionados.

Nota

Al agregarlo a Prospectos o Contactos, si seleccionas el módulo y simplemente haces clic en Agregar, se creará un nuevo registro y los siguientes valores se tomarán en Zoho CRM:

• La dirección de correo electrónico en MS Outlook será la dirección de correo electrónico en Zoho CRM
  
• El nombre del contacto en el correo será el nombre del Contacto o Prospecto en Zoho CRM.